培训资料EXCELWord格式.docx
《培训资料EXCELWord格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《培训资料EXCELWord格式.docx（32页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
“窗口”菜单最多能列出个工作簿，若多于个，“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。
1.8选定超级链接文本（选学）
如果需要在中选定超级链接文本而不跳转到目标处，可在指向该单元格时，单击并按住可选定单元格。
1.9快速查找（必须）
在执行查找操作之前，可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表（可选定此工作表内的任意一个单元格）或者工作簿里的多个工作表范围内。
在输入查找内容时，可以使用问号（？
）和星号（*）作为通配符，以方便查找操作。
问号（？
）代表一个字符，星号（*）代表一个或多个字符。
需要注意的问题是，既然问号（？
）和星号（*）作为通配符使用，那么如何查找问号（？
）和星号（*）呢？
只要在这两个字符前加上波浪号（～）就可以了。
1.10修改默认文件保存路径（必须）
启动，单击“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，在“常规”标签中，将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径。
以后新建工作簿，进行“保存”操作时，系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。
1.11在多个工作簿间快速切换（必须）
按下“”可在打开的工作簿间切换。
1.12双击单元格某边移动选定单元格（选学）
在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法:
将鼠标指针放置于选定单元格的一边，注意要选择与移动方向相关的一边，即要向下移动，就将鼠标指针放置于单元格的底部;
如果要向右移动，就将鼠标指针放置于单元格的右边;
依此类推。
这时鼠标指针变为白色箭头的形状，双击选择单元格的某边，鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的单元格中。
如果此方向相邻单元格为空白单元格，则将移动到连续最远的空白单元格中;
如果此方向相邻单元格为非空白单元格，则将移动到连续最远的非空白单元格中。
1.13双击单元格某边选取单元格区域（选学）
与上一技巧类似，如果在双击单元格边框的同时按下键，根据此方向相邻单元格为空白单元格或非空白单元格选取从这个单元格到最远空白单元格或非空白单元格的区域。
1.14复制或移动单元格（必须）
把单元格从一个位置复制或移到另一个位置，其方法为:
选择源单元格，单击“编辑”菜单中的“剪切”或“复制”命令，选定目标单元格，从“编辑”菜单中选择“粘贴”命令，则源单元格便被移动或复制到目标单元格中了。
1.15完全删除中的单元格（必须）
想将某单元格（包括该单元格的格式和注释）从工作表中完全删除吗？
只要选择需要删除的单元格，然后按下“（减号）”，在弹出的对话框中选择单元格移动的方式，周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。
1.16快速删除空行（必须）
有时为了删除工作簿中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做非常不方便。
你可以利用自动筛选功能来实现，方法是:
先在表中插入新的一行（全空），然后选择表中所有的行，单击“数据→筛选→自动筛选”命令，在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”。
在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑→删除行”，然后按“确定”，所有的空行将被删去。
注意:
插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
1.17回车键的粘贴功能（必须）
回车键也有粘贴功能，当复制的区域还有闪动的复制边框标记时（虚线框），按下回车键可以实现粘贴功能。
不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换，此时你应该使用键或方向键进行单元格切换。
1.18快速关闭多个文件（必须）
按住键，打开“文件”菜单，单击“全部关闭”命令，可将当前打开的所有文件快速关闭。
1.19选定多个工作表（必须）
若选择一组相邻的工作表，可先选第一个表，按住键，再单击最后一个表的标签;
若选不相邻的工作表，要按住键，依次单击要选择的每个表的标签;
若要选定工作簿中全部的工作表，可从表标签快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。
1.20对多个工作表快速编辑（必须）
如果想一次操作多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴操作，可采用以下方法。
按住键或键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，就可以实行多方面的批量处理。
一般情况下，进行的操作主要有如下几种:
.页面设置，可快速对选中工作表设置相同的页面。
.输入相同的数据，可快速在多个工作表中输入相同的数据。
.快速操作，在多个工作表中进行一系列相同操作，如设置字号、字体、颜色，进行单元格的合并撤销等。
.输入公式，快速输入相同的公式，进行公式汁算。
1.21移动和复制工作表（必须）
不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表，还可以把表移动或复制到其它工作簿里。
若要移动工作表，只需用鼠标单击要移动的表的标签，然后拖到新的位置即可。
若要复制工作表，只需先选定工作表，按下键，然后拖动表到新位置即可。
当然，用这种方法可以同时移动和复制几个表。
移动后，以前不相邻的表可变成相邻表。
1.22工作表的删除（必须）
单击“编辑→删除工作表”命令，然后单击“确定”按钮，则这个表将从工作簿中永久删除。
“删除工作表”命令是不能还原的，删除的工作表将不能被恢复。
1.23快速选择单元格（必须）
在选择单元格（行，列）时，同时按住键可以选中连续的单元格（行、列）。
在选择单元格（行、列）时，同时按住键可以选中不连续的单元格（行、列）。
1.24快速选定区域（必须）
在中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。
另外:
按住键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。
事实上选定区域和顺序无关，只需首先选定矩形区域的一个角的单元格，在按下的同时单击对角单元格。
1.25备份工件簿（必须）
单击“文件→保存”命令，打开“另存为”对话框，按右上角的“工具”旁的下拉按钮，单击“常规选项”，在随后弹出的对话框中，选中“生成备份”选项，单击“确定”按钮保存。
以后修改该工作簿后再保存，系统会自动生成一份备份工作簿，且能直接打开使用。
1.26快速浏览长工作簿（选学）
当你浏览一个有很长内容的表格时，按下“”键可以回到当前工作表的左上角（即单元格），按下“”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。
另外，如果你选取了一些内容，那么你可以通过重复按“.（句号）”在所选内容的个角单元格上按顺时针方向移动。
1.27绘制斜线表头（选学）
一般情况下在中制作表头，都把表格的第一行作为表头，然后输入文字。
不过，这样的表头比较简单，更谈不上斜线表头了。
能不能在中可以实现斜线表头，下面就是具体的方法:
由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大，所以首先将表格中第一个单元大小调整好。
然后单击选中单元格，单击“格式→单元格”命令，弹出“单元格格式”窗口，选择“对齐”标签，将垂直对齐的方式选择为“靠上”，将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中，再选择“边框”标签，按下“外边框”按钮，使表头外框有线，接着再按下面的“斜线”按钮，为此单元格添加一格对角线，设置好后，单击“确定”按钮，这时的第一个单元格中将多出一个对角线。
现在双击第一单元格，进入编辑状态，并输入文字，如“项目”、“月份”，接着将光标放在“项”字前面，连续按空格键，使这个字向后移动（因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”，所以当“月份”两字超过单元格时，将自动换到下一行）。
现在单击表格中任何一处，退出第一单元格看看，一个漂亮的斜线表头就完成了。
1.28每次选定同一单元格（必须）
有时，为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值。
但每次输入一个值后按下键查看结果，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。
如果你按“”组合键，则问题会立刻迎刃而解，既能查看结果，当前单元格也仍为活动单元格。
1.29快速查找工作簿（必须）
你可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为:
.单击工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替;
.在“文本属性”编辑框中，输入想要搜寻的文字;
.单击“开始查找”即可。
1.30禁止复制隐藏行或列中的数据（必须）
如果你复制了包含隐藏列（或行）的一个数据区域，然后把它粘贴到一个新的工作表，那么把隐藏列也粘贴过来了。
要想避免这种情况，可以选取你要复制的数据区域，然后选择“编辑→定位”命令，单击“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框，选中“可见单元格”选项，再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。
二、数据输入和编辑技巧
1
2
2.1增加工作簿的页数（必须）
单击“插入→工作表”命令，即可在底部看到一个新名称的工作表。
一个工作簿最多可以有张工作表。
2.2奇特的键（必须）
中有一个快捷键的作用极其突出，那就是键。
作为“重复”键，键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单。
2.3将格式化文本导入（选学）
.在“记事本”中输入格式化文本，每个数据项之间会被空格隔开，当然你也可以用逗号、分号、键作为分隔符。
输入完成后，保存此文本文件并退出;
.在中打开刚才保存的文本文件，出现“文本导入向导步骤之”对话框，选择“分隔符号”，单击“下一步”;
.在“文本导人向导步骤之”对话框中选择文本数据项分隔符号，提供了键、分号、逗号以及空格等供你选择。
注意，这里的几个分隔符号选项应该单选。
你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效果。
单击“下一步”;
.在“文本导人向导步骤之”对话框中，你可以设置数据的类型，一般不需改动，自动设置为“常规”格式。
“常规”数据格式将数值转换为数字格式，日期值转换为日期格式，其余数据转换为文本格式。
单击“完成”按钮即可。
2.4快速换行（必须）
我们在使用制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况，如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格，而不是换行，有一个简便实用的操作方法可以实现换行:
在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按“回车键”，即可输入第二行内容，再按“回车键”输入第三行以此类推。
2.5巧变文本为数字（选学）
在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入中后居然是以文本形式存在的（数字默认是右对齐，而文本是左对齐的），即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。
有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:
在空白的单元格中填人数字，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了。
2.6在单元格中输入值（必须）
一般情况下，在表格中输入诸如“”、“”之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成“”、“”，默认的这种做法让人使用非常不便，我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:
先选定要输入诸如“”、“”之类数字的单元格，鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”，在接着出现的界面中选“数字”标签页，在列表框中选择“文本”，单击“确定”。
这样，在这些单元格中，我们就可以输入诸如“”、“”之类的数字了。
2.7将数字设为文本格式（必须）
不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式，都会将数字保存为数字数据。
若要使将类似零件号码的数字解释为文本，首先应将空白单元格设置成文本格式，然后键入数字。
如果已经输入了数字，那么也可以将它更改成文本形式。
方法是:
.选择含有要设置成文本格式的数字单元格;
.单击“格式→单元格”命令，然后单击“数字”选项卡;
.在“分类”列表中，单击“文本”，然后再单击“确定”;
.单击每个单元格，按键，然后再按键重新输入数据。
2.8快速进行单元格之间的切换（必须）
在中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。
方法如下:
用鼠标圈定一定区域后，按键可使目标单元格向后移，按“”可向前移。
这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。
提示:
事实上，采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个单元格，继续按，则可以转到下一行开始的单元格;
在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按则会回到选定区域第一行第一个单元格。
同样用可以按列输入数据。
2.9输入数字、文字、日期或时间（必须）
单击需要输入数据的单元格，键入数据并按或键即可。
如果是时间，用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分，例如，可以键入或。
如果按小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母（上午）或（下午），例如，。
否则，如果只输入时间数字，将按（上午）处理。
2.10将单元格区域从公式转换成数值（选学）
有时，你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值，常规方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。
其实，有更简便的方法:
首先选取包含公式的单元格区域，按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离（不松开鼠标），然后再把它拖回去，在原来单元格区域的位置松开鼠标（此时，单元格区域边框变花了），从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”。
2.11快速输入有序文本（选学）
如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（、……）、日期（日、日……）等，可以利用下面的方法来实现其快速输入:
先在需要输入序列文本的第、第两个单元格中输入该文本的前两个元素（如“甲、乙”）。
同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第个单元格的右下角成细十字线状时（我们通常称其为“填充柄”），按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素（如“丙、丁、戊……”）依序自动填入相应的单元格中。
2.12输入有规律数字（必须）
有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列、、……），我们可以用右键拖拉的方法来完成:
先在第、第两个单元格中输入该序列的前两个数值（、）。
同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单，选“等比序列”选项，则该序列（、、、……）及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中（如果选“等差序列”，则输入、、、……）。
2.13巧妙输入常用数据（选学）
有时我们需要输入一些数据，如单位职工名单，有的职工姓名中生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好“职工姓名序列”，以后输入就快多了。
具体方法如下:
将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它们，单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框，选“自定义序列”标签，先后按“导入”、“确定”按钮。
以后在任一单元格中输入某一职工姓名（不一定非得是第一位职工的姓名），用“填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。
2.14快速输入特殊符号（必须）
有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。
这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。
先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如，注意:
不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击“编辑→替换”命令，打开“替换”对话框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“”，在“替换为”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的钩去掉（否则会无法替换），然后按“替换”按钮一个一个替换，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。
2.15快速输入相同文本（选学）
有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的“”、“”、“”）的方法来完成输入:
.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如“有限公司”），我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。
.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下键就可以把后续文本输入。
.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“＋（或）”键就可以完成输入，其中“”是向下填充，“”是向右填充。
.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下“”键即可。
2.16快速给数字加上单位（选学）
有时我们需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。
我们用下面的方法来实现单位的自动输入:
先将数值输入相应的单元格中（注意:
仅限于数值），然后在按住键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“”“立”“方”“米”，按下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。
2.17巧妙输入位数较多的数字（必须）
大家知道，如果向中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。
如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。
其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小“'
”就可以了（注意:
'
必须是在英文状态下输入）。
2.18快速输入拼音（选学）
选中已输入汉字的单元格，然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命令，选中的单元格会自动变高，再单击“格式→拼音信息→编辑”命令，即可在汉字上方输入拼音。
单击“格式→拼音信息→设置”命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。
2.19插入“√”（必须）
首先选择要插入“√”的单元格，在字体下拉列表中选择“”字体，输入或，即在单元格中插入了“√”。
2.20按小数点对齐（必须）
有以下两种方法使数字按小数点对齐:
.选中位数少的单元格，根据需要单击格式工具栏上的“增加小数位数”按钮多次，将不足位数补以。
.选中位数少的单元格，右键单击选择“设置单元格格式”命令，在弹出的窗口中单击“数字”标签，选中“数值”，在右面的“小数位数”中输入需要的位数，程序就会自动以补足位数。
同样，对于位数多的单元格，如果设置了较少的小数位数，程序会自动去掉后面的数字。
2.21对不同类型的单元格定义不同的输入法（必须）
在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和汉字。
于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了编辑效率，而且让人觉得麻烦。
下面的方法能让针对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换:
.选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，在“数据有效性”对话框中选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“打开”，单击“确定”按钮;
.同样，选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”按钮。
此后，当插入点处于不同的单元格时，会根据上述设置，自动在中英文输入法间进行切换，从而提高了输入效率。
2.22在中快速插入表格（必须）
.打开表格所在的文件;
.打开要处理表格的文件，并调整好两窗口的位置，以便看见表格和要插入表格的区域;
.选中中的表格;
.按住鼠标左键，将表格拖到窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。
2.23设置单元格字体（必须）
选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击“格式→单元格”命令，在“字体”框中，单击所需字体，在“字号”框中，单击所需的字体大小即可。
另外，如果某一单元格中的少量数据不可见，那么可减小这些数据字体的大小，而不用调整列的宽度，以显示单元格中所有数据。
2.24在一个单元格中显示多行文字（必须）
选定要设置格式的单元格，单击“格式→单元格”命令，在打开的单元格格式对话框中选中“对齐”选项卡下的“自动换行”复选框即可。
2.25将网页上的数据引入到表格（选学）
网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到中，而且效果极佳。
你可以选中信息并复制它，然后将信息粘贴到中，或者可以选中信息并将其拖放到中。
使用这种“拖放”方法传输和处理任何基于网络的表格数据会显得非常简单并且异常快捷。
在中，你可以像使用工作表那样打开文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。
2.26编辑单元格内容（必须）
双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进行修改，完成后若要确认所做的改动，按键即可;
若取消所做的改动，按键。
另外，你还可以单击单元格，再单击工作表上边的编辑栏，你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。
2.27设置单元格边框（必须）
选择要添加边框的所有单元格，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡，然后在“样式”中选中所需的线型样式，同时可以在“颜色”中指定不同的颜色，再单击“外边框”按钮，最后单击“确定”按钮即可。
要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡，然后使用“预置”下的“外边框”和“内部”按钮，边框应用于单元格的边界，它会和文本旋转同样的角度。
2.28设置单元格文本对齐方式（必须）
选择要设置文本对齐的单元格，单击“格式→单元格”命令，单击“对齐”标签，然后根据需要设置文本对齐方式即可。
2.29输入公式（必须）
单击将要在其中输入公式的单元格，然后键入＝（等号），若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮，将插入一个等号，接着输入公式内容，按键。
2.30输入人名时使用“分散对齐”（必须）
升级会员 