监理资料管理系统规章制度Word文档下载推荐.docx
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“C.5.2-03-028”代表C大类第5分类第2小类的第3个专业或专项的第28号文件；
3.4工程监理资料存放应标准化，资料一律使用A4纸，由资料员分类设文件夹，卷夹上贴标签，将编号后的文件对号入座，分门别类存放。
3.5工程监理资料借阅应办理借阅手续，并按时归还。
4、工程竣工监理档案资料的归档、移交要求
4.1竣工监理档案资料的归档内容原则上包含《项目监理机构文件资料编号分类表》内6大类的所有内容。
4.2项目竣工后由各项目监理机构总监（吴国锋）负责审阅本项目的竣工监理档案资料，审核无误后交管理部审核，审核通过后在档案管理员的指导下按公司要求进行装订。
4.3归档资料应符合《工程监理档案资料管理办法》规定，移交公司时需填写《江苏外建竣工档案交付记录》。
4.4编制竣工档案资料时，如不足A4纸的，应贴在A4纸上，大于A4纸的应叠成A4纸大小，装订时应统一使用《科技档案》封面、封底。
4.5归档的档案资料需认真核对：
资料复印件必须清晰、完整，文件种类、份数、页数应逐件核对，不得漏缺；
卷内文件要排列有序，装订成册的资料应符合“下平右齐”的要求。
二、项目监理机构文件资料编号分类表
大类号
大类名称
分类号
分类名称
小类号
小类名称
备注
A
项目监理机构
前期筹备工作
1
项目监理机构应备文件
中标通知书
2
委托监理合同
3
企业资质
组织机构
项目监理机构组织形式
人员名单
人员证书
4
考勤表
监理设施与设备
技术文件及使用台账
检测设备及使用台账
办公设施
监理规划与实施细则
监理规划
监理实施细则
B
施工准备阶段
监理工作
建设文件收集与图纸会审、设计交底
工程勘测资料、施工图纸及设计变更
建设文件
图纸会审与设计交底
业主来文
5
监测及试验文件
6
其他文件
施工组织设计与专项施工方案审核
施工组织设计（方案）报审表
施工单位质量、安全保证体系审核
质量保证体系报审表
安全保证体系报审表
分包单位资质审核
分包单位资质报审表
测量放线控制成果检查
测量人员及设备审核记录
控制点复核资料
开工报审
工程开工报审表
7
第一次工地会议
第一次工地会议纪要
8
现场检测机构
现场检测机构审核记录
现场实验室（或养护室）检查记录
C
工程施工阶段
工程进度控制
工程进度计划报审表
施工大型（起重）机械（设施）核查
设备进场核查
设备启用核查
使用期监管
工程材料、构配件、设备进场审核
材料设备台账
材料设备报验单
施工过程监控
巡视监理记录
旁站监理记录
监理工程师联系单
监理工程师通知单
监理工程师备忘录
向有关主管部门质量安全报告单
工地例会
专题会议
9
内部会议
10
其他监控资料
工序验收
工程质量验收范围的划分
检验批（分项工程）验收
设分目录
分部（子分部）工程验收
其他工作验收
造价控制
工程量与签证
工程款支付审核
D
工程竣工验收
阶段监理工作
竣工预验收
单位工程竣工报验
协助竣工验收工作
竣工验收计划
专项验收报告
初验报告
竣工验收报告
监理工作总结
工程音像资料
资料检查移交
工程监理资料移交单
监理服务期质量缺陷处理
保修期资料
结束期工作
监理业务手册
竣工验收备案
监理合同履约
监理工作评价
E
施工合同管理
施工承包合同
承包合同
合同履约情况
合同履约情况核查
工程暂停及复工
工程暂停令及复工报审
工程变更管理
工程变更单
费用索赔处理
工程费用索赔报审表
工程延期处理
延长工期报审表
竣工结算
竣工结算资料
F
监理资料的
管理工作
监理资料信息管理
管理制度
分类存放管理
监理机构工作检查评价
监理机构自查
公司检查评价
监理日记
监理月报
对主管部门的月报表
对建设单位的月（周）报表
监理资料归档管理
监理资料归档制度
竣工档案交付记录
其他
收、发文登记
质监、安监交底记录
上级来文
项目相关论文
项目表彰
监理合理化建议
注：
小类文件目录可按单位工程、专业类别划分，增加建立小类文件分目录。
第2章项目监理机构文件资料过程管理
基本说明：
1.项目监理机构现场资料分“大类”、“分类”、“小类”三级目录，其中“大类”要求建立专门档案盒并做好标识（详参考《大类号标签》）；
2.各“大类”、“分类”需做好文件目录；
“小类”可根据实际情况考虑是否编制小类文件目录（参考“工作要求”）；
目录按《项目监理机构文件目录》表式；
3.“小类”的文件编号应按自然数由小到大排列，并保留3位（如001、002…）；
4.文件复印件应具备复印件的三要素：
5.项目监理机构文件需统一使用《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》（第四版）；
资料归档需符合公司《工程监理档案资料管理办法》的规定。
大
类号
大类
名称
分
类
号
收集资料内容（参考）
工作要求
检查内容
责任人
配合人
项目监理机构前期筹备工作
中标通知书（复印件）。
1.收集中标通知书复印件（招标项目）。
1.检查复印件的齐全性、完整性；
2.检查合同文本形式、合同内容的符合性；
3.检查资质文件的时效性、完整性。
4.非项目监理机构原因造成的不符合项检查时应予以说明（下同）。
总监
资料员
监理合同、合作监理合同、补充协议、监理合同备案书（复印件）。
1.收集监理合同、合作监理合同、补充协议、监理合同备案书复印件；
2.监理合同需采用《建设工程委托监理合同》示范文本（外资项目可除外）；
3.监理合同中服务内容及工程范围要明确，无背离招标文件实质性内容的合同条款或其他协议；
4.监理合同取费符合国家收费标准。
监理单位营业执照、资质证书（复印件）。
1.收集监理单位资质证书、营业执照复印件。
监理机构组织机构图。
1.编制项目监理机构组织机构图（职位、人员明确），要求项目机构形式和职责分工明确，符合监理规划的规定。
1.检查项目监理机构组织机构图的完整性、符合性；
2.检查职责分工的合理性、完整性。
《项目监理机构人员名单》；
项目人员变更手续。
1.填写《项目监理机构人员名单》表格，成员有增加、变动的要及时更新；
2.项目人员变更要及时与建设方沟通好，并做好书面变更手续；
3.人员数量配置需符合投标文件及监理规划；
4.人员专业配套、持证上岗。
1.检查《项目监理机构人员名单》填写的及时性、完整性；
2.检查项目变更人员手续；
3.检查人员配置的合理性、数量、持证上岗及专业对口情况；
4.检查总监任命书、总代授权书；
5.检查总监到位率、工作认知；
6.检查总代有无超越职责范围行使职权。
总监任命书、总代授权书、证书复印件。
1.按《项目监理机构人员名单》顺序收集证书复印件；
2.收集总监任命书、总代授权书；
3.收集监理人员的证书复印件（包括见证员）。
《项目监理机构考勤表》。
1.填写《项目监理机构考勤表》，考勤表格式按公司标准。
1.检查《项目监理机构考勤表》的及时性、真实性和完整性；
2.抽查旁站工序、节假日人员在岗情况。
《项目监理机构技术文件目录》；
《项目监理机构技术文件使用台账》。
1.填写《项目监理机构技术文件目录》，并根据目录配备相应的图集、标准、规范及相关法律法规；
2.填写《项目监理机构技术文件使用台账》
1.检查标准规范配备的合理性、真实性、有效性；
2.抽查标准规范的使用情况。
专监
《项目监理机构检测设备台账》；
计量检定证书（复印件）；
《项目监理机构检测设备使用台账》。
1.填写《项目监理机构检测设备台账》；
2.收集检测设备和仪器的计量检定证书复印件；
3.填写《项目监理机构检测设备使用台账》。
1.检查检测设备和工具配备的合理性；
计量检定证书的齐全性、有效性；
2.抽查检测设备和工具使用情况。
《项目监理机构办公设施台帐》；
现场办公室布置影像资料。
1.填写《项目监理机构办公设施台帐》；
2.现场统一使用江苏监理标识或悬挂监理工作图表、制度等（上墙资料主要包括：
公司营业执照、资质证书、质量目标及方针、项目组织机构图、人员岗位职责、监理主要工作程序、晴雨表、廉政建设协议书、考勤表、总平面图、施工形象进度图等）；
申报“省示范监理项目”的，需在施工现场醒目位置悬挂“创建江苏省示范监理项目工地”标牌，在施工现场办公室张贴创建考核标准，接受社会监督；
3.现场办公室布置需留有影像资料。
1.检查《项目监理机构办公设施台帐》的完整性、及时性、真实性；
2.检查办公室布置的合理性、整洁美观性；
3.廉政建设协议书需包含所有项目人员签字，后入项目人员需及时补充签字。
4.检查办公室布置的影像资料。
《监理规划》；
《监理规划审批表》；
《监理规划修改审批表》。
（《监理规划》封底空白处注明内部学习、对施工单位交底的会议纪要编号、发文登记编号）
1.采用B12表式，在监理合同签订，收到设计文件后编制；
2.规划需有针对性、可操作性，并注意时效性；
申报省示范项目的项目，应将创建“省示范监理项目”的目标写入规划，并在规划中提出创建方案和具体的创建措施；
3.规划应包含各阶段人员到岗计划（或人员进退场计划）及职责分工；
包含安全生产监理责任、节能内容等内容；
4.规划需填写《监理规划审批表》，报公司技术负责人审批通过后执行；
实际情况或条件发生重大变化时，规划应及时调整修改，并填写《监理规划修改审批表》，报公司技术负责人审核批准；
5.规划应在开第一次工地会议前报建设单位；
6.规划需组织监理内部人员学习（可采用B63内部会议纪要格式），并向施工单位交底（可采用B62专题会议纪要表式，其中接受交底人员必须包括项目经理、项目技术负责人、安全员）。
1.检查规划的时效性、审批及修订程序；
2.检查规划的针对性、可操作性、完整性；
3.检查《发文登记表》的建设单位签收规划记录；
4.检查规划的内部学习记录；
5.检查向施工单位的交底记录，并检查会议纪要的《发文登记表》。
A.4.2文件目录；
《监理实施细则》。
（目录备注栏注明内部学习、对施工单位交底的会议纪要编号、发文登记编号）
1.采用B13表式，对中型及以上或专业性较强、或有一定难度的复杂工序、危险性较大的分部分项工程应在实施前编制监理实施细则；
2.细则内容需全面，具有针对性、可操作性，由专监编制、总监审核批准后执行；
当实际情况或条件变化时应及时补充完善；
3.细则应组织相关内部人员学习（可采用B63内部会议纪要格式），并向施工单位交底（可采用B62专题会议纪要表式）；
4.建立小类文件目录。
1.检查细则的时效性、审批及修订程序；
2.检查细则的全面性、完整性、针对性、可操作性；
3.检查规划的内部学习记录；
4.检查向施工单位的交底记录，并检查会议纪要的《发文登记表》。
施工准备阶段监理工作
审图意见书、审图意见回复、审图合格证等；
《设计施工图纸目录》；
工程勘测报告；
施工图纸；
设计变更。
1.收集工程勘测资料；
2.收集全套施工图纸及设计变更，并填写《设计施工图纸目录》（勘测文件、设计施工图纸、设计变更通知统一登记在《设计施工图纸目录》中），监理用图加盖项目机构章（用以区别其他单位用图）；
3.工程勘测资料、设计施工图、重大设计变更需经相关部门审核，需收集相关审核证明资料，包括出图章、图审章、审图意见书、审图意见回复、审图合格证等；
4.设计变更要及时登记反映在图纸上。
1.工程勘测文件、设计施工图纸及设计变更应签章完整、保存完好无缺漏；
2.检查勘测、图纸及设计变更收文登记的及时性；
3.检查相关部门审核情况；
4.检查设计变更在图纸上的反映情况。
施工许可证等相关建设工程批准文件的复印件。
（施工许可证必须收集）
1.收集施工许可证等相关建设工程批准文件的复印件（基地道路红线图、用地许可证、规划许可证、施工许可证等）。
1.核对建设工程批准文件，无施工许可证的需识别并书面提醒业主。
图纸会审前熟悉图纸内部纪要的复印件；
设计交底（图纸会审）的会议纪要复印件。
（原件收集在C.4.8、C.4.9中）
1.图纸会审前，总监应组织监理人员熟悉设计文件，并对图纸中存在问题提出书面意见（可采用B63内部会议纪要格式）；
2.做好设计交底（图纸会审）的会议纪要（可采用B62专题会议纪要格式），注意参建单位有效签认手续要齐全；
3.会审意见、纪要中遗留问题后续处理要及时封闭；
4.图纸会审要及时登记反映在图纸上。
1.检查图纸会审前监理机构内部熟悉图纸情况；
2.检查设计交底（图纸会审）会议纪要及其问题封闭情况、签章完整情况；
3.检查图纸会审在图纸上的反映情况。
B.1.4文件目录；
建设单位工程通知单、联系单、会议纪要、设计单位来文等。
1.包括建设单位工程通知单、联系单、会议纪要、设计单位来文等（建议业主来文使用C1、C2表式）；
2.业主来文按收文时间顺序存放，对来文要及时做好收文登记，并正确及时处理；
3.建立小类文件目录。
1.检查业主来文的收文登记；
2.检查来文问题处理封闭情况。
B.1.5文件目录；
施工监测记录资料；
桩基荷载试验资料；
沉降观测资料等。
（目录备注栏注明监理应对措施记录的文件编号）
1.收集施工监测记录资料、桩基荷载试验资料、沉降观测资料等；
2.监测数据超过规定值时，要按有关规定、程序和要求采取相应的措施；
按设计及规范要求核对桩基检测数量、检测结果和结论，不符合的要及时采取相应措施；
1.检查收文登记；
2.检查监理应对审查情况。
B.1.6文件目录；
招标文件（施工方、监理方等）；
投标文件（施工方、监理方等）；
白蚁防治合同；
检测合同等。
（若有，则收集）
1.收集以上未包含的其他文件，如招投标文件、白蚁防治合同、检测合同等；
2.建立小类文件目录。
1.检查收文登记等。
B.2.1文件目录；
施工组织设计；
施工方案。
1.施组（方案）采用A3.1表式报审（安全专项方案采用A3.9表式报验），工程开工前（专项方案在专项工程施工前）报审，总监组织专监审查并提出建议，总监最后审核批准；
对提出修改意见的，经总监批准退回施工单位修改完善后重新报审，直至监理审查符合要求后由总监审核批准实施；
2.施工组织设计（方案）由施工企业质量、安全部门及公司技术负责人审批后，由总监批准实施；
3.当条件发生变化、原施组（方案）不能指导施工时，需及时要求施工单位对施组（方案）进行调整、补充，并组织重新报审，经专监审查、总监审查批准后实施；
4.采用“四新”时要求施工单位编制工艺措施，经政府有关部门论证后，由总监审查批准实施；
5.危险性较大的分部分项工程应当在施工前单独编制安全专项施工方案；
超过一定规模的危险性较大的分部分项工程应由施工单位组织召开专家论证会；
6.建立小类文件目录。
1.审查批准程序、时效性、审核时限；
2.检查内容的完整性、齐全性、针对性；
审查有无违反强制性条文的内容；
审查施组（方案）中的安全技术措施；
审核意见的封闭情况；
3.检查施工单位对施组（方案）修订、补充后的审查批准情况；
4.检查建设部《危险性较大的分部分项工程安全管理办法》执行情况。
总监、专监
B.3.1文件目录；
质保体系报审表及其附件；
《施工管理人员审查记录》。
（目录有无根据实际情况；
附件包括项目部各项质量管理制度、质量管理人员一览表和人员资格证书复印件等）
1.采用A8表式，总包单位报审，项目组织机构、人员配置需符合有关标准规定及投标文件、施组承诺（收集质量管理人员一览表，监理填写《施工管理人员审查记录》）；
2.项目经理需按规定到位；
3.项目经理部需建立健全；
4.收集质量管理人员资格证书复印件（项目经理、技术负责人、质检员、施工员）；
5.项目有多家总包单位的需建立小类文件目录。
1.检查项目部质量管理人员一览表和人员资格证书复印件；
2.检查质量管理制度的完整性、针对性；
3.检查监理审核记录；
4.检查工地例会、各类报表项目经理签字手续；
项目经理不到位的监理机构需识别并采取相应措施作为。
B.3.2文件目录；
安保体系报审表及其附件；
《施工管理人员审查记录》；
《特种作业人员审查记录》。
附件包括项目部各项安全管理制度、安全生产许可证复印件、安全管理人员及特种作业人员一览表和人员资格证书复印件等）
1.总包单位报审，项目安全管理体系需符合有关标准规定（收集项目经理部安全管理人员一览表，监理填写《施工管理人员审查记录》）；
2项目部需建立健全各项安全管理制度（含应急预案）；
3.收集安全生产许可证复印件；
4.核查专职安全员数量配备情况，收集安全管理人员资格证书复印件（项目经理、专职安全员有B、C类考核合格证），必要时核对原件；
5.对特种作业人员的操作资格进行审核、备案，过程中需采取动态管理（定期、不定期检查核对人员、证件的符合性，表格按《特种作业人员审查记录》）；
6.
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