办公室业务管理及管理知识培训.docx

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办公室业务管理及管理知识培训

争做合格秘书，提高办公室工作水平

----朱恩重关于办公室业务培训发言

（2009年7月25日）

办公室的人员都是秘书人员，办公室的工作就是秘书工作，今天主要围绕办公室人员如何争当合格秘书这一主旨，讲三个问题：

第一个问题，总体上介绍一下秘书工作；

第二个问题，讲讲秘书的素质与职业道德；

第三个问题，简要说一下秘书的文字工作。

第一个问题，总体上介绍一下秘书工作

秘书

一、秘书的定义

　所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。

　　秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。

（《秘书学》陈合宜著）

　秘书是专门从事办公室程序工作，协助领导处理重要行政事务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。

（1998.5劳动和社会保障部《秘书职业技能标准》）

　所谓秘书专业，乃是办公室内特定主管的助手。

其任务，是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室的工具，从事该主管制定的行政性任务。

（１９９８．８　原国际职业秘书协会，现更名为：

国际专业行政协会）

二、秘书的职业特色

与其他职业相比，秘书有着自己的特征:

1.直接性

秘书服务的直接性体现在以下三个方面:

一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;

二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;

三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。

　　2.稳定性

很多职业的服务都有其“业缘性”和“偶然性”。

比如营业员与顾客之间，一次商品交易完成后，其关系就结束了。

而秘书与其服务对象之间的关系却有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。

秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与领导全面合作，朝夕相处，这就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，往往还有着更深的人情关系。

3.知识化

秘书工作需要为领导的决策和管理起到参谋和助手的作用,还要协调各方关系，使领导的决策得以正确执行。

秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。

随着秘书工作的进一步完善和规范，对秘书知识化的要求会越来越高.

4.年轻化

从世界范围来看，秘书队伍比较年轻。

发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。

他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。

在秘书岗位上工作三五年或七八年就能升到主管位置或独立工作。

他们留下的秘书职位又会被更年轻的秘书接替。

客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力的要求都较高，尤其是记忆力、灵敏性、准确性等，这些都是年轻人的优势。

因此，秘书的职业年龄比较短，“新陈代谢”也比较快。

但少数高级秘书、秘书官员或私人秘书除外。

5.女性化

我国就历史状况来说，男性秘书仍占大多数。

近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。

许多心理学家的研究表明:

大多数女性乐于做程序性、重复性的工作，适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。

而秘书尤其是初、中级秘书的工作正是这种性质。

所以西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。

三、秘书的分类

（一）秘书的纵向分类

　　高级、中级、初级秘书。

北京秘书界有一种通俗的说法：

高级秘书是动脑子出点子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，初级秘书是跑腿办事的。

这形象地反映了人们对秘书人员工作性质和所起作用的层次划分。

（二）秘书的横向分类

商务秘书、教学秘书、司法秘书、医务秘书、政务秘书等。

企业秘书、文字秘书、机要秘书、值班秘书、生活秘书等。

具体如下：

按服务对象划分

1、公务秘书

①集体秘书。

②专职秘书。

2、私人秘书。

按从事行业和职能划分

1、业务秘书。

2、一般秘书。

3、法律秘书。

4、医学秘书。

5、教育秘书。

6、广告秘书。

7、工程秘书。

8、演艺秘书。

按工作内容划分

1、文字秘书。

2、机要秘书。

3、信访秘书。

4、通讯秘书。

5、事务秘书。

6、生活秘书。

按职责范围和工作任务划分

1、高级秘书。

2、中级秘书。

3、初级秘书。

秘书部门

一、秘书部门

秘书部门又称秘书机构，是现代秘书工作的组织形式，是秘书人员从事秘书工作的地方。

秘书机构有广义和狭义之分。

广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。

一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。

秘书机构的负责人称办公厅（室）主任。

省级以上机关还设秘书长。

狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。

这里所称秘书机构，是指广义的秘书机构。

二、秘书部门的地位

秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。

它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。

秘书部门处于最贴近领导层的中枢位置。

它的级别虽与直属下级职能部门相平，但其作用实际上高于其他职能部门。

如果把领导层比作人体的头部，那么秘书部门就是颈部。

一般来说，高层的领导机关、大型的企事业单位中，秘书机构规模较大，分工较细，分设的处室较多。

而在基层单位，秘书机构较小，分设的处室少一些，往往只是综合性的办公室。

有的单位甚至不设秘书机构，只设秘书岗位，配备一两名专职的秘书人员。

三、秘书部门的基本特征

秘书机构的特殊地位，决定了秘书机构具有以下3个方面的基本特征：

1，从属性

秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。

所从事的工作属辅助性、服务性工作。

秘书人员可以向领导提出解决问题的意见和方法，但这些意见和方法只有经领导认可后，作为领导机构的决定、决议执行，而不是作为秘书部门的决定去执行。

2．中介性

在企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。

秘书机构既不是决策机构，也不是执行机构，而是介于二者之间起中介作用的部门，是领导层与职能部门之间的桥梁和纽带。

3．综合性

在机关的内部机构中，秘书机构不承担任何具体业务工作，但有些无法分解到具体业务部门的工作，如在全局范围内给领导提供服务、综合协调、处理事务等，都要由秘书机构承担。

而且，秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广，大至大政方针的制定，小至车辆交通、接待来访，均需秘书部门的参与和办理，因而属于综合性机构。

秘书工作

　　秘书工作:

是指协助领导决策与管理时所进行的各项辅助性工作。

这一涵义，反映了现代秘书工作与领导活动的关系，准确地指明了现代秘书工作的辅助性这一本质特征。

秘书工作总是围绕着领导活动的全过程进行的。

有领导活动，就有为领导活动服务的秘书工作。

领导的职责，是制定并实施决策以掌管全局。

而领导者不可能事必躬亲，这就需要秘书人员做领导的参谋和助手，以使领导能集中精力与时间进行决策与管理。

总之，领导者在为掌管全局所进行的组织、指挥、协调与控制的行为过程中，离不开辅助性质的秘书工作。

否则，领导者就难以保证全局的正常运转，难以进行有效的管理。

一、秘书工作内容与形式

（一）办文：

主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。

具体分三项事务：

1、文字工作，主要指文书、文件、信函和新闻稿件的撰写工作，以及领导同志需要的各种文字材料的准备和起草工作。

2、文书处理和档案工作，主要指文书文件办理方面的工作，包括文书的打印、制作，收发、运转、传递工作，立卷、归档工作。

3、围绕文书文件需要秘书部门承办的事务。

比如一份文件要迅速复制多份下发，有的文书要传真、发电子邮件。

（二）办会

秘书“办会工作”所指的“会”，是以“会”为代表的一系列相近事务。

在程序上，包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。

在内容上，办会工作既有讨论研究工作、商恰谈判合作的工作会议、会谈事务，也有联谊性的、礼节性的、沟通感情、展开公关的会见和会议事务或文娱活动事务。

在形式上，办会工作既包括领导层召开的小型的常规性工作例会会务，也包括几个单位联合召开的、会期较长的大型会议会务；既包括准备会议预案、议程、文字材料、促成会议结果、督办落实的工作，也包括准备节目、聘请主持人、选定奖品，甚至包括明确礼仪程序、鲜花的摆放等事务。

（三）办事

主要分三项，即信息工作、技术工作和日常行政事务工作。

信息工作，是指围绕信息处理展开的工作。

公司企业的市场预测分析和调查、情报动态的每日分析整理、组织内简报的编发，都是信息工作。

收集资料摘要、编写大事记、组织史志编写、编制各种范围的联络手册、收集保管名片等等，也是信息工作。

办公室还有一项督办查办工作，主要指秘书按照领导的批示和既定的工作安排，对负责承办的部门和责任人员进行定期的督促和检查，协助做好必要的沟通工作，以保证承办事项按时落实。

负责查办工作的秘书一般不亲自办案，不代替各部门的工作，而是从秘书的角度督促并协助具体事项的贯彻落实。

督办查办工作在机关中常常对无人过问、推诿扯皮、久拖不决的事情起着重要的协调解决，督促落实的作用。

其实质是秘书履行辅助管理职能，为领导提供反馈信息。

技术工作，主要指机要工作、计算机安全工作、特殊的现代办公设备设施的使用维护工作。

机要工作是机关机密文件的保管、传递，以及单位内保密事务、保卫工作的安排、检查、落实等工作。

计算机安全工作主要指计算机信息安全工作，像设置防火墙、防黑客袭击、防计算机病毒等。

特殊的现代办公设备设施的使用和维护主要指多媒体会议设备、数码摄录像设备、现代办公环境的主控室设备的操作和日常维护等等。

日常行政事务工作，主要指值班工作、接待工作、印章管理、财务管理、后勤管理、环境管理、车辆管理以及对外联络等工作。

在党政机关，专门设立信访办公室，主要办理群众来信和群众来访的接待和相关事项的处理工作，同时也负责对报刊上的批评、建议的处理工作。

其他组织单位一般不另设立信访室，类似工作由值班秘书接待办理。

在不另设公关部的公司企业，秘书工作还包括公关事务。

二、秘书工作原则

1.准确原则

准确原则，是对秘书工作的质量要求。

秘书工作是领导工作和机关工作的重要组成部分，秘书工作直接对领导工作和机关工作负责。

因此，秘书工作质量的优劣，与领导工作和机关工作的权威息息相关。

而衡量秘书工作质量的首要标准，就是准确无误,也就是没有差错和疏漏。

坚持秘书工作的准确原则，必须做到如下事项:

要准确地理解和执行党和国家的现行方针政策，做到有令则行，令止则止;

要准确地收集和提供领导工作所需要的信息资料，做到有喜报喜，有忧报忧;

要准确地判断和贯彻领导意图，做到不误解，不走样;

要准确地处理各种秘书事务和领导者交办的事项，做到事前有请示，事后有报告;

要准确地进行文字表达和口头表达，做到语言规范，合乎逻辑。

2.及时原则

及时原则，是对秘书工作的效率要求。

秘书工作大都具有较强的时限性，务必在规定的时间内处理完各项事务，做到不积压，不拖延，不扯皮。

对于关系到领导工作的重要事项，如重大决策、中心工作、重要部署和突发性事件，秘书人员更要反应灵敏，讲究效率，注意速度。

坚持秘书工作的及时原则，必须做到如下事项:

要确立正确的时间观念，以适时为本，该快则快，该慢则慢，快慢适中，只要符合领导工作的需要即可;

要讲究工作效率，以较少的人力、物力和时间，去获取较大的工作效果;

要分辨轻重缓急，重要的工作，紧急的工作，要首先去做，下工夫去做，直到取得满意的