公文处理办法Word下载.docx

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（五）意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。

适用于发布、传达要求下级执行和有关单位周知或执行的事项，任免人员，批转、转发公文。

（七）通报。

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。

适用于向**公司（公司）汇报工作、反映情况，回复**公司的询问。

（九）请示。

适用于向**公司（公司）请求指示、批准。

（十）批复。

适用于答复司属单位请示事项。

（十一）函。

适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。

适用于记载会议主要情况和议定事项。

第九条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页面等组成。

（一）份号。

公文印制份数的顺序号。

涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。

涉密文件应按照保密有关规定标注密级和保密期限。

涉及国家秘密的，分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限；

涉及商业秘密的，分别标注“核心商秘”、“普通商秘”和保密期限。

（三）紧急程度。

公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文分别标注“特急”、“急件”。

（四）发文单位标志。

由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

几个单位联合行文时，主办单位排列在前。

（五）发文字号。

由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。

联合行文时，使用主办单位的发文字号。

司属单位应使用本单位简明、统一、规范的单位代字。

上行文的单位代字应报公司备案。

（详见附件《发文字号使用规范》）。

（六）签发人。

上行文应当标注签发人姓名，联合行文应标注各发文单位的签发人姓名。

（七）标题。

由发文机关名称、事由和文种组成。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，词组、短语之间一般也不空格。

（八）主送单位。

公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。

公文的主体，用来表述公文的内容。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”标注。

（十）附件说明。

公文附件的顺序号和名称。

如有多个附件，应标注附件顺序号。

印发、批转、转发的公文，不应以附件说明。

（十一）发文单位署名。

署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。

署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发单位负责人签发日期。

成文日期用阿拉伯数字标注。

（十三）印章。

公文中除“纪要”外，有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名机关相符。

（十四）附注。

公文印发传达范围等需要说明的事项。

如有附注，应加圆括号编排在成文日期下一行。

（十五）附件。

公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送单位。

除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。

公文的送印单位和送印日期。

第一十条公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准GB/T9704—2012执行。

第一十一条公文用纸幅面采用国际标准A4型。

特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第一十二条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第一十三条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性，并从严控制数量。

第一十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第一十五条向上级行文，应当遵循以下原则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级机关。

（二）公司一般不直接向省政府及其工作部门行文，一般不直接向**公司工作部门行文；

司属单位一般不直接向**公司或**公司工作部门行文。

（三）公司工作部门一般不得向公司以外的单位行文。

确有需要，应经公司领导批准，以公司名义行文。

司属单位商洽一般业务，可直接向当地政府及其工作部门行文，必要时抄送公司；

凡涉及项目、投资、资产、资金、人事等重要事项，必须经公司批准后方可行文，或以公司名义行文。

（四）“请示”应当一文一事。

一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送下属单位。

不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，也不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。

（六）受双重领导的单位向一个上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位，并抄送另一个上级单位。

第一十六条向下级行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

（二）公司机关部门一般不得以部门名义向公司下级单位行文，确需行文时应以公司名义行文。

（三）公司机关部门的一般性具体业务，应以内部专函形式向下级单位及相关部门行文。

（四）涉及多个部门职权范围内的事务，牵头部门应主动与会办部门协商一致后方可行文，未协商一致的不得行文；

擅自行文造成不良影响的，应及时纠正或者撤销。

（五）向上级单位受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。

第一十七条公司及司属单位的同级党委和行政可以联合行文，属于党委和行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

第一十八条发文办理包括公文的起草、审核、签发、校对、复核、登记、盖章、印制、核发等程序。

第一十九条公文起草应做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，实事求是分析问题，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁、情况真实，主题突出、观点鲜明，结构严谨、表述准确，文字精炼、标点正确。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门和单位职权范围内的事项，牵头起草部门应征求相关部门和单位意见，力求达成一致。

（七）对涉及国家秘密和企业商业秘密的公文应当按相关保密规定进行，在公文拟制时，应标注密级及保密期限。

（八）对涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致后方可行文。

（九）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

第二十条公文审核。

公文文稿签发前，应当由发文部门负责人进行审核。

审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；

是否完整准确体现发文机关意图；

是否同现行有关公文相衔接；

所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关单位或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

如有分歧，部门主要负责人应当出面协调。

（四）重要公文文稿的起草，部门负责人审核后应送办公室进行初核。

（五）经审核不宜发文的公文文稿，应当退回并说明理由；

符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第二十一条公文签发。

公文应当经本单位负责人审批签发。

重要公文和上行文由单位主要负责人签发，一般性下行文由分管负责人签发。

签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；

圈阅或者签名的，视为同意。

联合发文由所有联合发文单位的负责人会签。

会签一般不得使用复印件。

第二十二条公文复核。

已经主要负责人或分管负责人签批的公文，印发前应当交由办公室进行复核。

复核的重点是：

审批、签发手续是否完备，文种是否正确，内容是否符合相关规定，格式是否规范；

需做实质性修改的，应当报原签批人复审。

第二十三条公文登记。

对复核后的公文，要确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

第二十四条公文印制。

公文印制应当确保质量和时效。

涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

第二十五条公文分发。

公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发，并做好登记。

第二十六条收文办理包括公文的签收、登记、初审、拟办、签批、承办、传阅、催办和答复等程序。

第二十七条公文签收。

对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

第二十八条公文登记。

对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

第二十九条公文初审。

对收到的公文应当进行初审。

初审的重点是：

是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求。

经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

第三十条公文拟办。

经审核符合规定的公文，由办公室负责人提出拟办意见，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门，紧急公文应当明确办理时限。

第三十一条公文签批。

办公室负责人审批后，呈送本单位主要负责人或分管负责人批示；

一般业务性文件应由分管责任人审批或直接交有关部门办理。

签批文件时，主批人应签署明确意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意；

没有请示事项的圈阅表示已阅知。

第三十二条公文承办。

承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

单位（部门）负责人收到交办事项的行文，应在批示后交由办公室登记归档，需要转有关部门的，用复印件。

第三十三条公文传阅。

根据领导批示和工作需要，应将公文及时送传阅对象。

办理公文传阅时，办公室文秘人员应随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定阅知范围，经办公室负责人审批后分送。

第三十四条公文催办。

办公室文秘人员应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。

紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

第三十五条公文答复。

公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知其他相关单位。

第三十六条公文由各级办公室或者专人统一管理。

各级办公室应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理规范，充分发挥公文效用。

第三十七条公文整理与归档。

公文办理完毕后，应当根据有关国家档案法律法规和公司档案管理有关规定，及时收集齐全、整理归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十八条应按照分工负责的原则，做好归档公文的收集、整理、归档工作。

（一）各种公文定稿、正本，由本单位办公室收集整理。

（二）各种例会的会议记录、纪要等，包括原始记录及有关资料，由承办机构或承办人收集、整理。

纪要定稿应交办公室归档。

（三）单位负责人外出参加会议收到的应当归档的公文，使用后交本单位办公室整理归档。

（四）单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。

（五）两个以上机关联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复印件。

（六）每年4月底前，须将上年度应整理、归档的公文向档案管理机构移交并办理交接手续。

第三十九条公文归档期限按照公司档案分类保管期限表的规定执行。

拟制、修改和签批的公文纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第四十条涉密文件按照公司保密相关规定执行。

（一）公文确定密级前，应根据拟定的密级先行采取保密措施。

确定密级后，应当按照所定密级严格管理。

绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。

（二）涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

（三）涉密公文公开发布前应当履行解密程序。

公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。

经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

（四）复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。

绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。

复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。

翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。

汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第四十一条公文撤销或废止，由发文单位或者上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。

公文被撤销的，视为自始无效；

公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第四十二条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。

销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。

个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十三条机关合并时，全部公文应当随时合并管理；

机构撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

第四十四条工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十五条新成立的单位应当向上级单位提出发文立户申请。

经审查符合条件的，列为发文单位，机构合并或者撤销时，相应进行调整。

第四十六条公司根据需要，可适时对本办法进行修订完善。

第四十七条本办法由公司负责解释。

第四十八条本办法自印发之日起施行。

附件：

发文字号使用规范

发文字号是由发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号，由公司办公室负责统一编排。

公司机关发文字号遵循以下规范：

一、公司主要发文字号

1、***字：

适用于以公司名义向**公司等上级单位行文。

2、***发：

适用于以公司名义安排布置重大事项或重要工作的文件。

3、***党字：

适用于以公司党委名义向**公司党委等上级单位行文。

4、***党发：

适用于以公司党委名义安排布置或通知党内各项工作的文件。

5、***纪字：

适用于以公司纪委名义向**公司纪委等上级单位行文。

6、***纪发：

适用于以公司纪委名义安排布置或通知纪委各项工作的文件。

7、***工会字：

适用于以公司工会名义向**公司工会等上级单位行文。

8、***工会发：

适用于以公司工会名义安排布置或通知工会各项工作的文件。

9、***函：

适用于以公司名义向同级别单位或部门行文。

10、***党函：

适用于以公司党委名义向同级别单位或部门行文。

11、***办发：

适用于以公司名义安排布置或通知一般行政事务性工作的文件。

12、***规发：

适用于以公司名义安排布置项目规划、投资、设计方面的工作。

13、***企发：

适用于以公司名义安排布置企业管理方面的工作。

14、***财发：

适用于以公司名义安排布置财务管理、会计核算、资金管理方面的工作。

15、***招发：

适用于以公司名义安排布置招投标方面的工作。

16、***人发：

适用于以公司名义安排布置人力资源管理方面的工作。

17、***生发：

适用于以公司名义安排布置生产计划管理方面的工作。

18、***工发：

适用于以公司名义安排布置工程管理方面的工作。

19、***科发：

适用于以公司名义安排布置科技创新方面的工作。

20、***审发：

适用于以公司名义安排布置审计方面的工作。

21、***安发：

适用于以公司名义安排安全、环保、质量管理方面的工作。

二、司属单位发文字号

1、司属单位发文字号由各单位根据公司发文字号规范、本单位名称自行确定。

2、凡单位名称中带有“****”字样的，一般应编为“**X字、**X发或**X函”等。

3、司属单位及新成立单位的发文字号须报公司办公室备案。