职工档案管理机构资格备案方法Word文件下载.docx
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（一）各级档案行政管理部门、劳动和社会保障部门应成立企业职工档案管理机构备案组。
备案组由档案局与劳动和社会保障厅（局）共同组成（成员为3—5人），负责本级企业职工档案管理机构资格备案工作。
备案组办公室设在各级档案行政管理部门。
（二）备案工作实行统一管理、分级负责的原则。
省档案局、省劳动和社会保障厅负责省（中）直企业及年销售额亿元以上民营企业等单位的备案工作；
各市档案局、劳动和社会保障局负责市级各类企业、市级职工档案代理机构及退休人员档案管理机构等单位的备案工作；
县（市）区档案局、劳动和社会保障局负责所属的各类企业、县（市）区职工档案代理机构及退休人员档案管理机构等单位的备案工作。
六、备案工作的程序
（一）企业职工档案管理机构应在开展自检的基础上，形成职工档案管理工作自检报告，填写《企业职工档案管理机构资格备案登记表》，向备案组办公室递交备案申请。
（二）备案组办公室受理申请后，应对职工档案管理机构的工作进行指导。
（三）备案组对申请单位资格进行检查。
根据检查情况做出结论。
对符合条件的机构颁发职工档案管理资格证书（有效期3年）；
对不符合保管条件的机构提出改进意见，限期整改。
（四）《企业职工档案管理机构资格备案登记表》一式二份，由备案组办公室和被备案单位各存一份。
（五）各市档案局、劳动和社会保障局应有计划地开展备案工作，每年要形成工作总结，并填写《企业职工档案管理机构资格备案情况年报表》，报至省档案局、省劳动和社会保障厅备案。
七、不具备职工档案管理资格的企业，其职工档案应交由劳动和社会保障部门设立的具有职工档案管理资格的劳动保障代理机构托管。
八、已经通过企业科技事业单位档案工作规范化管理等级评估的单位，同时发放企业职工档案管理机构资格证书。
九、备案组每三年要对备案合格的单位进行复查，如发现问题限期整改，整改后仍未符合条件的单位，将被取消其管理职工档案的资格。
十、企业资产重组、撤销、兼并、破产时，应严格按照有关规定妥善处置职工档案，并向同级档案行政管理部门与劳动和社会保障部门报告职工档案的归属与流向，档案行政管理部门、劳动和社会保障部门将及时撤销其管理职工档案的资格。
凡经过资产重组、撤销、兼并、破产等改制企业，未向同级档案行政管理部门与劳动和社会保障部门报告职工档案的归属与流向情况的，劳动和社会保障部门将不予审核重组、撤销、兼并、破产等改制企业的职工安置方案。
十一、职工档案管理机构要严格执行《企业职工档案管理暂行规定》，如违反规定，档案行政管理部门、劳动和社会保障部门将按照有关规定追究其经济责任和法律责任，并予以处罚。
十二、本办法由省档案局、省劳动和社会保障厅负责解释。
十三、本办法自2008年1月1日起执行。
附件一：
企业职工档案管理机构资格检查标准
附件二：
企业职工档案管理机构资格检查表
附件三：
企业职工档案管理机构资格备案登记表
附件四：
企业职工档案管理机构资格备案情况年报表
1管理体制
1.1职工档案管理机构必须是依法成立，并具有独立法人资格或委托法人资格的单位。
1.2建立了档案管理机构，职工档案实行集中统一管理。
1.3明确分管职工档案管理工作的领导及其职责，对职工档案管理工作中出现的困难和问题及时给予解决，提供经费上的保障。
1.4设立专人负责职工档案管理工作。
职工档案管理人员须经职工档案管理业务培训，持证上岗。
做到政治可靠，忠于职守，严格遵守保密、利用档案等工作纪律。
1.5建立、健全职工档案的收集、整理、保管、利用、转递、保密等管理制度及必要的控制措施，保证档案工作各项制度落实。
2立卷与归档
2.1职工档案的内容要齐全完整，归档率、完整率、准确率达到100%，劳动合同签定率为100%。
2.2档案管理机构对职工应归档的材料能及时收集、整理立卷，其内容和分类符合职工档案分类标准与归档范围的要求。
2.3归档的材料经过认真鉴别，材料真实、字迹清晰、手续完备，用纸规范，书写材料符合要求。
案卷编目科学，字迹工整，装订整齐。
2.4使用符合标准的职工档案卷皮（盒、袋）、目录、密封条、转递单等用品。
3档案管理
3.1建立职工档案专用库房或在综合档案室保管，配备铁质档案柜或密集架，库房面积及装具能够满足档案管理的需要。
3.2库房要具备防火、防潮、防蛀、防尘、防盗、防光、防高温、防有害气体等条件；
库房温度应控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45%—60%。
3.3库房、办公室、阅览室应分设。
3.4有条件的要应用档案管理系统软件，实现档案存贮、检索现代化。
3.5按规定移交、接收职工档案，档案移交、转递手续完备，双方签字盖章，编制移交清册，档案转递及时。
4档案利用
4.1建立阅览室，编制必要的检索工具。
4.2档案利用手续完备，有利用登记及效果反馈。
4.3提供利用档案采取有效措施，防止擅自涂改、抽取、销毁或伪造职工档案行为的发生。
4.4职工档案管理机构在补办职工档案时，必须严格执行《〈企业职工档案管理暂行办法〉补充意见》（辽档发[2005]9号）的规定。
考核项目
检查内容
标准
分数
自检
检查
减分
原因
备注
管理体制15分
1、职工档案管理机构具有独立法人资格或委托法人资格
3
※
2、建立档案管理机构统一管理职工档案
4
3、明确分管档案的领导提供经费保障
4、职工档案管理人员经过培训持证上岗
2
5、建立制度及保证落实
立卷归档30分
1.归档率、完整率、准确率、劳动合同签定率为100%
10
2、分类规范案卷质量符合要求
3、归档材料真实准确、手续完备
5
4、档案用品采用统一标准
档案管理30分
1、库房面积档案装具满足档案管理的需要
2、库房条件达到“八防”要求
3、库房、办公室、阅览室三分开
4、采用档案管理系统软件
5、档案移交转递及时，手续完备
档案利用25分
1、建立阅览室检索工具
2、有利用登记及效果反馈
3、无涂改、抽取、销毁、伪造档案行为
4、补办职工档案严格执行有关规定
合计
100
注：
带※号项为必备项目。
单位名称
单位性质
单位法定代表人
单位规模
单位地址
联系电话
邮政编码
保管档案机构名称
传真
E-mail
档案部门
负责人
档案员数量
人
专职
取得岗位
培训证书
人
兼职
员工总人数
职工档
案卷数
卷
在职职工档案数
卷
离退休职工档案数
库房面积
m2
办公、阅览室面积
建立规章制度
项
编制检索工具
种
复印机（台）
密集架（列）
档案柜（节）
去湿机（台）
空调（台）
其它
现
代
化
管
理
情
况
单
位
自
检
情况
盖章
年月日
检查结论
年月日
企业职工档案管理机构
资格备案情况年报表
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年月日
序号
单位名称
备案时间
单位性质
单位规模
单位法定代表人
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