公文写作资料Word文档下载推荐.docx
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传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。
7.通报
用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。
8.报告
用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
9.请示
用于向上级机关请求指示、批准。
10.批复
用于答复下级机关的请示事项。
11.函
用于平行或者不相隶属机关之间互相商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
12.会议纪要
用于记载和传达会议情况和议定事项，要求与会单位共同遵守、执行。
在我们中国信保的分支机构，应用较多的是请示、报告和函。
（二）公文的格式
公文的格式是指文件的组成部分和印刷规范。
公文的格式具有规范性和相对确定性。
1.公文的组成部分
公文的组成部分分为基本组成部分和其他组成部分。
（1）公文的基本组成部分
公文的基本组成部分是一切公文所必备的。
▲标题
标题用于揭示公文的主要内容，是公文主题的高度概括。
公文标题由三要素组成：
制发机构名称、事由（公文的主要内容）、文种。
例如《辽宁分公司关于追加广告经费的请示》，制发该文的机构名称是辽宁分公司，事由是追加广告经费，文种是请示。
从语法关系上看，在制发机构和事由之间有介词“关于”，在事由和文种之间有结构助词“的”，“关于”和事由组成介宾词组作文种的定语，构成一个以文种为中心词，以制发机构名称和事由为限定修饰成分的偏正词组。
公文标题的三要素是公文标题不可缺少的组成部分，但在处理上有两种特殊情形：
一是凡使用公文版头（文头纸）的文件，标题中的制发机构名称可以省略（如文头纸是“中国出口信用保险公司辽宁分公司文件”则下面标题就可以是《关于追加广告经费的请示》）；
二是告示性公文中的公告、通告这两个文种的标题可以省略事由，如《大连市公安局通告》、《新华社公告》、《辽宁省政府通告》等。
凡不属于这两种特殊情形的公文，三要素都不可缺少或随意变动。
公文标题要求完整、准确、简明。
完整是指三要素要齐全，制发机构名称要用全称或规范化简称（如中国保监会、大连保监局、中国信保辽宁分公司等）；
准确是指公文标题要准确揭示公文的主要内容（切中主题），准确地选择文种；
简明是指事由部分要高度概括公文事实，简洁、明了（比如，想组织员工春游，向上级请示，撰写一个标题——《关于五月中旬组织分公司男女员工到鞍山市千山风景区旅游两天的请示》，正文的长度也不会比这长多少）。
另外，标题对标点符号的使用也有特殊要求。
在中国信保系统，标题中除法规、规章名称或转发文件、印发领导讲话等特殊情况加注书名号、引号、小括号外，一般不用标点符号。
公文标题一般在发文字号下方居中标注。
遇到字数比较多的标题，可以分行，一般分行采用倒梯形，但也可以采用正梯形，主要取决于折回位置。
但是一定要在一个词末折回，不可随意。
（如辽宁分公司关于先进/性教育总结情况的报告，不合适）。
▲正文
正文是公文的主体部分，公文的内容、主题以及发文的目的都是通过正文表达出来的。
写好正文，目的在于表达使受文者对特定事物获得明确认识所需要的信息。
公文写作，关键是正文的写作。
公文质量的高低也主要通过这部分来评判。
（关于正文的写作要求在“草拟公文的要求”中探讨）
▲作者、印章或签署
公文作者是法定作者，即制发公文并对该文件负全部责任的依法成立的机构。
法定作者应署制发机构的全称或规范化简称。
公文作者在公文中有三处标示：
一在公文头部，即版头上，如我分公司的文件，在版头上有套红印刷的“中国出口信用保险公司辽宁分公司文件”字样，表明该文件的法定作者即是中国信保辽宁分公司；
二是在公文标题上，（在某些情况下用了制式文件字头纸此处可以省略）；
三是在公文的落款处，需署上制发机构的名称，（公文的落款处使用公章，公章上必须有机构的名称）
印章，指作为机构权力象征的图章。
以机构名义制发的公文，除会议纪要外，均须加盖印章，否则公文无效。
印章盖在公文的落款处，要注意上不压正文、下需“骑年盖月”，联合行文时，各机构的印章要下不压成文日期。
签署，指签发公文的机构领导人在公文正本的落款处签注姓名（或代以签名章）。
以机构领导人名义制发的公文均需签署，否则公文无效。
签署处须注明领导人职务。
▲成文日期
成文日期指公文形成的确切时间。
一般都以机构领导人签发该文的日期为准；
经会议正式讨论通过方能正式生效的公文，以会议通过的日期为准；
……联合行文以最后签发机构的领导人签发日期为准。
（2）公文的其他组成部分
▲文头
文头也称版头，是公文制发机构的标记。
国家常用的文头有四种。
我们常用的是由制发机构全称或规范化简称加“文件”构成的文头。
▲发文字号
发文字号是指发文机构对其所制发的公文依次编排的顺序代码。
它由发文机构代字（如辽信保发）、发文年号（如〔2006〕）、发文顺序（如8号）三部分组成。
几个机构联合行文，只署主办机构的发文号。
一般情况，发文号位于文头下方正中。
但如须注明签发人时，则在文头下方左侧。
▲签发人
在重要的上行文中，需印有代表机构核准并签发文稿的领导人的姓名。
签发人：
XXX位于与发文号平行的右侧。
▲秘密等级
目前公司秘密文件的等级分为四级：
绝密、机密、秘密、商业秘密。
密级标注于公文首页文头的右上角或左上角。
▲紧急程度
这是表明对公文送达和办理时间要求的标志。
分别用汉字“特急”、“急”表示。
一般在公文首页的左（右）上角，有密级标志的，在其上方。
▲版记
在公文的最末页，主要内容有：
主题词、主送、抄送、联系人、联系电话、印发单位、印发时间（这部分由办公室负责办文的同志处理，因此不再赘述）
（三）草拟公文的要求
1.符合国家法律法规，方针政策及有关规定。
2.要情况确实（无中生有、虚无缥缈、无端猜测的内容不能出现在公文中，如我到公司撰写的第一个材料）；
材料翔实（比如写一个有关业务开展情况的报告，有关业务开展的材料要既多且实，否则就是一纸空文）；
观点明确（你是什么意见，或倾向于什么意见，一定要写明，不能出现这样的词句“是否可以”“是否需要”等等“例：
大连机场路路牌广告已到期，是否需要续转，请指示”）；
表述准确（不能让人望文产生歧义，如“集体婚礼”与“集体结婚”，“每册5元”与“每期5元”，“鱼目混杂”等等）；
结构严谨（完整、紧密，风格一致，不能说一半没了，下文不搭上文，前面公文体，后面抒情散文体，让人没法看）；
条理清楚（为说明主题，或由浅到深逐条阐述。
或并列分题，共赞主题，让人看了有脉络可循，不能想一条是一条，杂七杂八毫无头绪）；
直述不曲（是什么，是怎样的，是什么意见，直截了当，不拐弯，不隐讳，不能领读者在外围绕大圈子，不能哭了半天不知道谁死了“例：
申请会议经费，先说中央文件精神、再说节约经费意义，再说会议召开必要性，再说怎样想法节约经费，最后两句话，拟于某月某日在某地召开有XX参加的XX会议，申请会议经费X元，请批准；
再如西昌地委打报告，要求开放。
国务院先引了西昌报告中的理由，然后说“但是”不同意。
”）；
字词规范（公文中尽量选用庄重严肃的书面语，避免口语化，如阴谋诡计——鬼把戏、无所顾忌——不管三七二十一、漫无边际——胡拉乱扯等）；
标点准确（各种标点符号要运用自如、准确无误，常见的错误有一逗到底、分句倒置、分句无当等）；
篇幅力求简明扼要（一般不超过3000字，例“对一篇长文，朱镕基批示“能否精炼点，你有时间写，我哪来时间看？
”如正文篇幅过长，要有内容提要）。
3.人名、地名、数字、引文要准确规范。
引用公文应当先引标题，后引发文字号{如根据总公司《关于开展争创“四好”党委活动的决定》（信保党发；
[2006]1号文件）精神}；
日期应当写具体的年、月、日，不要写去年、上月、昨天，或不写年，只写月、日；
年份要完整表述，如2006不能写成06。
4、结构层次序数，第一层为“一、”；
第二层为
（一）；
第三层为1.；
第四层为
（1）。
5.必须使用国家法定计量单位。
6.文内如使用非规范化简称，应先用全称，然后用括号注明简称[如“大连市个体、私营企业协会”（以下简称“大连个私协会”）；
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名[如“WTA”（世界贸易组织）]。
7.公文中的数字，除标题、成文日期、部分结构层次序数[如一、
（一）]、和在词（十分）、词组（一心为了创建四好党委）、惯用语（一塌糊涂）、缩略语（十一五规划）等必须使用汉字外，其他应使用阿拉伯数字。
8.在会议纪要及成立临时机构的文件中，姓名、职务并用时，一般是姓名在前，职务在后（如刘燕翔总经理、曹丽清处长）。
姓名、职务之后，不再加同志字样（陶毅处长同志）。
（四）行政公文的撰写
在这里，主要探讨报告、请示、和函。
1.报告
▲报告是向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级询问时用的陈述性公文。
它以具体的事实和确实的数据为汇报的主要内容，表达方式主要是叙述，要直陈其事。
其中虽然也有阐明观点、论述道理的地方，但不能长篇大论讲道理，而只在叙述事实时摆明观点，讲清道理，且只点到为止（不能有教育上级之嫌）。
报告同请示是两种不同的公文，不能连称为“请示报告”。
而且报告中不能夹带请示事项。
（报告是向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，是呈报性公文，不需批复；
请示是请上级答复、批准或请上级给与指示，是呈请性、期复性公文，是需要上级批复的。
报告是汇报工作，是在工作结束或告一段落之后向上级所作的汇报；
请示是向上级请求批准或答复，是工作或活动开展之前所作的请求。
）
▲报告的分类：
按报告的用途分，
（1）呈报式报告（向上级汇报工作、反映情况，我们用得较多）；
（2）呈转式报告（除把工作情况向上级汇报外，还有对工作的意见或建议，希望上级转批给有关部门，这类报告的正文结尾，多有单独占一行的“以上报告如无不妥，请批转有关部门执行”等字样。
按报告的内容分，
（1）综合报告（反映全面情况的报告，如“辽宁分公司关于二○○五年业务工作总结的报告”）；
（2）专题报告（某项工作、某个问题、某一方面情况的报告，如“辽宁分公司关于开展先进性教育活动“回头看”工作情况的报告”）；
（3）例行报告（按上级报告制度定期或不定期上报的报告）。
按报告的性质分，
（1）情况性报告（主要是向上级反映工作情况，把本级主管业务范围内的工作情况、出现的问题，特别是新情况、新问题报告给上级，以便上级了解下情，便于指导工作。
如“辽宁分公司关于贯彻总公司二○○六年工作会议精神情况的报告”。
这种报告首先要讲清报告的是什么工作，然后叙述怎么做的、进展到什么程度、取得哪些成效，最后还要说明还存在什么问题，今后的打算。
报告要以事实和数据说话，不要有渲染式的描写，不要有过多的议论，比如去年我起草的先进性教育活动第一阶段总结，议论太多。
）
（2）建议性报告（这种报告主要是对某项工作或某方面工作提出意见或建议，它从汇报工作入手，进而提出遇到的情况或问题，再根据情况或问题提出意见或建议。
如“辽宁分公司关于利用展会展业的情况和下一步展业工作意见的报告”，文中先写利用展会展业的情况，情况应要而不繁。
然后写遇到的新情况、新问题，再对此拿出下一步的意见或建议。
意见和建议要有针对性，要具体并切实可行。
）（3）经验性报告（这种报告是在某项工作、任务完成后，将工作的成绩和取得成绩的做法、体会、经验上报给上级。
有时这种报告是在上级指定下写的。
经验性报告首先要写作了什么工作，取得了哪些成绩；
其次要写在工作中是怎么做的，步骤、措施是什么，工作中遇到了哪些阻力和困难，怎么克服的；
最后是体会和经验，这部分大都是列条写出。
例如，“业务发展处关于利用政府推进展业工作的情况报告”，先写什么时间、与政府一起召开了什么会、收到了什么效果。
然后写此项工作怎样起步，采取了哪些措施，工作中遇到了哪些困难，怎么去克服的。
最后写通过这次成功，有哪些经验、体会。
要注意的是，写经验性报告，要实事求是，不可哗众取宠，经验要写出本单位的特色，不要大而空的东西。
这类经验报告的关键是事实，是一些典型事例，遇到了什么事，本单位是怎么做的，效果如何，要把这些写清楚。
事实多，报告的内容就充实。
）（4）会议性报告（这种报告是某项工作的研讨性会议的产物。
这种工作的研讨会，都是专业性、学术性、理论性比较强的会议，经与会人员研究讨论后形成一定的共识，然后把这些研究讨论的成果书面向上级汇报，从而形成会议性报告。
例如，我们召开了短险融资工作的会议，研究讨论了短险融资工作的意义、现状、面临的问题及对策，在会议研讨的基础上，形成了“辽宁分公司关于促进短险融资业务健康发展的报告”，向总公司报告。
这个报告应分三部分：
第一部分写会议情况，什么时间、在什么地方召开了什么会议，有哪些人出席会议，哪些领导到会作了重要讲话。
第二部分写出短险融资业务的开展情况，什么时候开展、怎么开展、现在规模、效果和意义、现在面临的问题。
第三部分，归纳与会人员提出的意见和建议，分条列出，比如，希望上级进一步加强领导、降低门槛、实行标准化操作等）（5）报送性报告（是指向上级报送文件、资料等而发出的报告。
这种报告写法比较简单，只要写清楚报送的是什么、数量即可。
结尾性语言多用“敬请查收、”“请查收”。
例如，“辽宁分公司关于报送二○○五年工作总结和二○○六年工作要点的报告”正文只写总公司：
现将我公司2005年工作总结和2006年工作要点上报，敬请查收。
下面用上分公司印章，标注成文日期，附上报送的文件就成了。
）（6）答复性报告（这种报告用于回答上级的询问或回复上级交办的事情。
这种报告的正文多为两部分：
第一，答复的事由。
写清上级什么时候对什么问题作了批示，或询问了什么，本级接到批示或询问后是怎样做的。
这里怎样做的要写得很简要，如“立即开会研究”、“立即组织贯彻落实”、“当即进行了处理”等，然后用过渡语“现将情况汇报如下”、“处理结果如下”、“现答复如下”等过渡到下一部分。
第二，答复的事项。
交代清楚处理、办理、研究结果。
询问什么就答复什么，交办什么就汇报什么，不延枝展蔓，要简明扼要。
）（7）检讨性报告。
（这种报告分四部分写：
第一，导语。
什么时间、在什么地点（部门）、（谁），发生了什么事故（犯了什么错误），性质如何，本单位（本人）是什么态度；
第二，事故（错误）经过和事实，后果及原因分析。
这部分是检讨报告的主体，目的在于让上级知道是怎么回事，所以事实要确凿，不隐瞒也不夸大，态度要诚恳，要表达出沉痛的心情。
原因分析要正确、全面，对其根源要有深刻的认识；
第三，今后措施。
这部分要与所分析的原因接紧，措施要有针对性、可行性；
第四，请求处分）。
▲小结：
我们日常写报告首先要搞清楚它是呈报性报告，还是呈转性报告（前者只需如实汇报，而后者则须有明确的意见）；
其次要搞清它是综合性报告，还是专题报告，还是例行性报告。
（明确这个问题，目的在于按分类要求组织材料、整理提纲）；
最后，要明确你写的是什么性质的报告。
（是什么性质的报告，就按什么要求去写）。
2.请示
▲定义：
请示是下级向上级请求指示或批准的呈请性、期复性文件。
▲特点：
（1）呈请性。
（呈请性是请示的最大特点。
对上级无所呈请，则不应该称“请示”。
）
（2）期复性。
（希望在一定时间内得到答复，这是请示的第二个特点。
上级收到下级的请示，不管同意与否，都应在一定时间内给予答复。
）（3）越职性。
（凡属本级职责范围内的、应由本级处理、且有能力有条件处理的事项不能请示。
本级职责范围之外，必须由上级批准、授权、指示后方可办理的事项，必须“请示”。
▲分类
（1）请求指示的请示。
（这类请示有两种情况：
第一种情况是，对上级规定的某些政策界限把握不准，而本级无权解释或不能擅自决定，需请求上级给予指示的请示。
比如业务发展处2005年底关于鞍钢业务的请示；
第二种情况是，遇到了新情况、新问题，在本级过去的职责权限内从来没有处理、解决过，这就需要请示上级给予指示。
（2）请求批准的请示。
（这类请示多数是增设[调整]机构、增加编制、上项目、列计划、要资金、购置设备等而向上级请示的。
请示的要求就是请求批准。
结束句一般是“请求批准”、“特此请示”等）
（3）请求批转的请示。
（这是政府职能部门对新情况、新问题提出了处理意见和解决办法，但因“条条”不能对“块块”下命令的限定，不能直接要求同级职能部门或不相隶属机构、部门照此执行，这就需要请求上级领导机关审定或批准同意后批转有关方面执行。
此类请示的结尾语多有“以上请示如无不妥，请批转各部门执行”。
因这类请示我们并不常用，故不再赘述。
▲写作要点
（1）标题：
三要素中最后一个要素，一定要写“请示”，凡写申请、请求、要求等都不可以，因为上级可以不受理。
（2）主送机关：
请示的主送机关只能有一个，而且不能主送上级领导个人；
要根据请示事项准确选择主送机关，不要同时主送上级领导机关和上级业务指导机关。
例如“辽宁分公司关于扩展办公网络容量的请示”，主送总公司办公室，可以抄送总公司信息资源部，但不能在主送机关处并列写上“总公司办公室、信息资源部：
”。
（3）正文：
请示的正文一般由三部分组成——一是请示的原因。
（一般要陈述情况，阐述理由。
要讲清楚申办事项的必要性，如有必要，还要写清申办事项已具备的条件及办理的可能性，如系对政策规定的条文不理解，则要详细引述条文并讲清疑问之所在，最后用“为此，特作请示如下”、或“为此，请示如下”过渡到下一部分）二是请示的事项。
（这部分要说明请示的是什么，即请示要求，这是请示的中心部分。
要明确、清楚地写明要求指示、批准、解答的是什么事项。
请求资金要直接写清数额；
请求物资要写明品名、规格、数量；
如请示对某项工作的指示或对某一问题的处理，要写明自己的初步意见或办法、措施，不可只提出问题，让上级给拿办法，这样有上交矛盾之嫌。
）三是结尾语。
（要求是简短、肯定、谦和，多用“上述意见是否妥当，请指示”、“特此请示，请予批准“、“以上要求，请予审批”、“以上请示，请予批复”等等。
要注意的是，结尾语切不可含混不清，如“上述意见，请予考虑”、“以上请示，如无不当，请批复”，让上级考虑又如何？
上级不考虑又如何？
如无不当，可以批复，如有不当呢？
下级请示问题，上级皆须批复，所以考虑与否、有当无当不需下级限制。
另外要注意，结尾语忌带强制性，如“以上请示请予十日内批复”、“此项工作定于4月5日开始，请于此日前给予批准”，这哪是请示，整个一“最后通牒”。
▲注意事项
（1）一文一事。
（2）一个主送机关。
（不能多头请示，如系双重领导，则确定一个主送机关，另一个为抄送机关。
如“辽宁分公司关于关于建立大连市短险融资平台的请示”，主送总公司，抄送则为大连保监局。
（3）逐级请示。
（一般情况下应逐级请示，不得越级用请示行文。
3.函
▲含义：
函由公函、私函、便函之分。
我们这里指的是公函。
公函类似公务信件，使用范围广泛，它主要用于平行机关或不相隶属机关之间，但也可以用于上下级之间。
任何机关、团体、单位都可以制发。
函多用于部门之间相互商洽工作，其内容均属于一般性事物工作，所以不涉及各机关内部的机密事项。
函对受文单位不具有法规的约束力和强制性。
但由于公函是正式公文，它代表法定作者行使职权，受文单位应从工作考虑，予以认真对待，尽可能给予配合、办理。
▲分类及用途：
（1）商洽函。
部门之间商洽工作、联系事项用此函。
这种函的正文多分为三个部分：
第一层是缘由。
（发函的根据、理由或情况。
例如2005年我分公司发给总公司业务发展部商洽请对方介绍曹天瑜表现情况的函，先讲曹天瑜调入我部之前曾在业务发展部工作，再讲调入我分公司后已被确定为党员发展对象。
）第二层讲事项。
（讲清希望对方如何协助、办理，这部分要观点明确、意见具体、便于对方理解或答复。
还以曹天瑜的那封函为例，“请贵部以党组织的名义，将曹天瑜在贵部工作期间的政治、工作和生活表现情况以书面的形式介绍给我公司党组织”。
）第三层是结尾。
（明确要求，但要谦恭。
多用“上述要求，请予函复”、“祈请函复”、“请予大力协助为盼”、“如蒙慨允、不胜感激”等。
（2）问答函。
询问问题的函为问函，答复对方的函为复函合称问答函，
问函的内容是本级职责范围内应当予以解决但又无据可查或难以解决的问题，。
问函的内容一般由三部分组成：
首先说问题产生的缘由。
（需要把问题产生的情况、过程讲清楚，以便对方了解，便于回答。
）其次讲问题是什么。
（要把问题究竟是什么，请求对方解决（解答）什么，都写清楚。
）最后是结尾语。
（明确提出要求，如“希予协助”、“请即函告”等）
复函的内容是本级职权范围内的事，是可以帮助对方解决或解答的。
复函不能越职越权去解答、处理问题。
复函的正文也由三部分组成：
首先是缘由，写明对什么问题或什么来函进行答复；
其次写事项。
表明自己的态度，针对来函、来文提出处理意见或解决办法。
意见要具体中肯，办法要切实可行。
（3）请求函。
这种函用于向平行或不相隶属的主管职能部门请求批准。
（例如，“辽宁分公司关于调整员工冬季取暖补助费的函”、“辽宁分公司关于增加限额的函”，其函属于平行文，分别打给财会部和短X部，但它代行请示职能，受函机关应视同请示，不能置之不理。
对这种函的回复，可以用复函，也可以用批复。
）这种函的写法类同于请示，要求理由充分、请求批准事项明确具体。
结尾语多用“请予批准”、“请予协助解决”、“盼复”等。
（4）告知函。
用于平行或不相隶属机关之间相互知照、告知事项的函。
（如总公司给沈阳市经济计划委员会“关于设立中国信保沈阳办事处的函”）这种函的撰写比较简便，只要把事项说清就行。
▲写法要点：
（1）标题
使用公文的正式标题。
（不要忘了三要素——制发机构、事由、文种。
如“中国出口信用保险公司关于在沈阳设立办事处的函”）切记不能以“函”或“复函”代替整个标题。
（2）主送机关
直接发函联系、询问、请求、告知、答复的机关为主送机关。
一般情况下，一封函只主
升级会员 