整理公务员礼仪修养之语言礼仪规范19文档格式.docx
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这里所说的网络礼仪除了大家应当普遍遵守的规则惯例外，还包括基层公务员因其特定身份而必须遵循的特殊网络礼仪。
一般而言，基层公务员应当遵守下述规则。
一、特殊的规则&
鉴于自身的特定身份，基层公务员在上网时除应当遵守一些众所周知的基本规则外，还应严格遵循以下三条特殊的规则。
（一）公私分明&
国家行政机关的电脑是办公的工具，因此基层公务员在平时使用网络时必须明确自己的上网目的，做到公私分明，不可利用工作之便为个人私利服务。
其基本要求是要遵守“公款公用”和“因公上网”这两项基本原则。
1.公款公用。
基层公务员不准利用公款，以公务之名购买个人电脑、软件或支付因私上网的费用。
给基层公务员配备手提电脑，应当严格按规定行事，不得浪费国家财产。
不准借办公条件现代化之机和提高个人业务水平之名，利用公款参加各种电脑知识、技能培训。
2.因公上网。
基层公务员不准占用公家电脑私人使用，为个人谋利，如收发私人电子邮件，玩网络游戏，进行“网上约会”等。
尤其不得在闲暇时间，利用单位配给的手提电脑进行娱乐或做其他任何与公务无关的事。
在实际工作中，违背上述规定的现象时有发生。
类似的做法不仅极大地浪费了国家财产，而且使公用电脑和网络无法在工作中发挥应有的作用，基层公务员因迷恋于网上的“私人作业”，往往会大大降低其工作效率。
（二）控制时间&
基层公务员在利用网络执行公务时，一定要注意时间的把握，做到择时上网，适度上网。
1.择时上网。
由于在现有条件下，各级行政机关使用网络往往会占用电话线路，而电话是目前各级机关最常用的对外联络工具，因此基层公务员必须对上网时机的选择明确把握，如果时机不当，例如在平时电话联络繁忙的时段上网，就会妨碍本单位的对外交流，不仅是对他人的不敬，而且会影响公务的正常办理。
2.适度上网。
各级行政机关使用网络办公是为了提高工作效率，但如果基层公务员长时间使用网络，甚至不分昼夜地上网，就会使本单位承担较重的上网费用负担，增加行政开支，而且同样有可能造成本单位与外界联系的不便。
为解决上述问题，各级行政机关必须采取切实可行的办法对上网时间进行有效的控制。
例如，划定一个固定的时间段，作为本单位在工作日的统一上网时间，并将此作为一项工作制度确定下来，通知与本单位有联系的其他单位，请求予以配合。
本单位的工作人员只能利用这段时间上网办公，其余时间则务必保持电话线路的畅通无阻。
另外，许多公务员上网办公时间过长是因为其电脑知识和操作技能不过关。
因此，基层公务员应当努力提高自己的网络操作能力，从而缩短用时，提高效率。
（三）确保安全&
基层公务员因其工作的需要，往往掌握着一些国家机密。
基层公务员在使用网络这种极易广泛、迅速传递消息的交际工具时，必须谨慎言行，切不可掉以轻心、泄露机密。
1.严守秘密。
基层公务员在上网时要注意严格保守国家机密，不可把国家机密当成自己炫耀的资本加以传播，尽量避免在网上谈及与自己所知机密相关的话题，更不可借网络这种高效的传播渠道故意泄密。
配有手提电脑的基层公务员应当谨慎保管电脑，不得随意将电脑借给他人使用，以免电脑中的机密材料外泄。
为防万一，基层公务员应对重要的资料采取严格的加密措施。
2.防范“黑客”。
基层公务员要防止“黑客”入侵。
所谓“黑客”，即指采用非法手段侵入网络服务器的人。
“黑客”往往凭借其高超的计算机知识和网络操作技术进入重要机构的服务器，或偷窥机密，或擅改程序，造成网络混乱，并借机谋利，进行高科技犯罪。
近年来，我国已发生多起“黑客”入侵事件。
基层公务员一般都具有良好的科学文化水平和较丰富的计算机知识，又往往掌握着本单位、本部门的一些关键性网络材料，如果运用不当，或目的不纯，很容易步“黑客”后尘，给国家和集体造成巨大损失。
基层公务员必须正确运用网络技术，全心全意为人民服务，既不能充当“黑客”，同时又必须防范“黑客”，确保国家机密的安全。
二、具体的要求&
除了上述与其身份相应的规则外，基层公务员在使用网络时还必须对一系列网上漫游的基本规则予以充分的认识和严格的遵守。
在这些规则中，有的涉及网络使用操作的具体步骤、程序、方法等，是关于“必须怎样”的网络“法律”问题，如不遵守，就无法正常使用网络；
有的则涉及到“应该怎样”一类的网络“道德”问题。
这些规则虽不具有强制性的约束力，但仍要求人们严格遵守。
对于基层公务员来说，对这些“道德性”规则的遵守，将有助于自身形象的维护。
下面就以收发邮件和查阅资讯这两项公务员最常用的操作方式为例，对使用网络的一般性规则予以阐述。
（一）收发邮件&
电子邮件，即通过计算机网络在用户之间传递的各种信息。
电子邮件是迄今为止最为方便快捷的通讯方式之一。
收发电子邮件是基层公务员利用网络办公最常见的内容，也是最重要的方式。
在收发电子邮件的不同阶段，基层公务员都务必要遵循一定之规。
1.撰写与发送。
电子邮件的撰写与发送皆有一定之规。
一是为节约国家财产，在撰写电子邮件时，尤其是在撰写多个邮件时，应先在脱机状态下撰写，并将其保存于发件箱中。
然后在准备发送时再连结网络，一次性发送。
二是所撰写的必须是公务邮件，不可损公肥私，将单位邮箱用作私人联系途径之用，不得将单位邮箱地址告诉亲朋好友。
三是在地址板块上撰写时，应准确无误地键入对方的邮箱地址，并应简短地写上邮件主题，以使对方对所收到的信息先有所了解。
四是在消息板块上撰写时，应遵照普通信件或公文所用的格式和规则。
邮件篇幅不可过长，以便收件人阅读。
五是邮件用语要礼貌规范，以示对对方的尊重。
撰写英文邮件时不可全部采用大写字母，否则就像是发件人对收件人盛气凌人的高声叫喊。
六是不可随便发送无聊、无用的垃圾邮件，无端增加网络的拥挤程度。
七是要保守国家机密，不可发送涉及机密内容的邮件，不得将单位邮箱的密码转告他人。
2.接收与回复。
接收与回复电子邮件时，通常应注意以下几点：
一是应当定期打开收件箱，查看有无新邮件，以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。
二是应当及时回复公务邮件。
一般应在收件当天予以回复，以确保信息的及时交流和工作的顺利开展。
若涉及较难处理的问题，则可先电告发件人业已收到邮件，再择时另发邮件予以具体回复。
三是若由于因公出差或其他原因而未能及时打开收件箱查阅和回复时，应迅速补办具体事宜，尽快回复，并向对方致歉。
3.保存与删除。
基层公务员应当注意电子邮件的保存与删除。
一是要定期整理收件箱，对不同邮件分别予以保存和删除，不可使邮箱过于拥挤。
二是对需要保存的邮件，应当复制成其他形式，更为安全地保留下来。
既可复制在硬盘或软盘上，也可打印成稿，与公文归为一类。
三是要及时清理删除与公务无关的垃圾邮件，或已无实际价值的公务邮件，以及已被复制的其他公务文件。
（二）查阅资讯&
出于工作需要，基层公务员往往会上网查阅一些重要的新闻或资料。
一般而言，这些资讯的查阅通过新闻网和万维网两种途径进行。
查阅资讯也有一定之规。
1.作好准备。
基层公务员在上网前，对于自己要查找的内容和要登陆的网站应有大致的了解，并提前做好记录、下载或打印的准备。
目标明确后，上网时就能直奔主题，不至于在网上漫无目标地临时查找。
2.提高效率。
在网上查阅资料需要一定的技巧和方法。
基层公务员应当熟练地掌握和运用这些技巧和方法，从而提高办公效率，节约费用。
对于所需要的资料可及时下载，不宜在网上长时间浏览。
3.独善其身。
在网上经常会有一些虚假的消息广泛传播，甚至有非法的内容大肆其道。
基层公务员要保持清醒的头脑，增强辨识能力，不要轻信他人所言，更不要人云亦云、以讹传论，甚至主动发布假消息以致谬种流传。
4.文明交流。
在网上与人交流时，应确保用语的规范和文明，不得使用攻击性、侮辱性语言。
另外，电脑有自身独特的语言符号系统，基层公务员应当对其加以了解。
例如表情符：
：
）?
表示微笑；
：
（表示皱眉；
｜?
表示冷漠；
d表示大笑。
又如缩略语：
btw：
顺便说一句；
fyi：
仅供参考；
otoh：
另一方面；
imho：
据我愚见。
对于上述语言符号，应当谨慎使用，以免对方不解进而导致交流受阻。
基层公务员则应对此熟练掌握，以便理解他人所言。
5.言语有度。
为维护自身形象和各级行政机关的形象，基层公务员切不可以单位或部门名义在网上任意发表个人对新闻时事的看法，尤其不能发布假消息或泄露国家机密。
另外，不得在网上做生意和招揽客户。
除了收发邮件和查阅资讯外，互联网还能为人们提供其他各种服务，如网上交谈、网上购物、电子公告板等。
基层公务员虽不得在工作时间享用这些私人服务项目，但完全可在闲暇时间，在家或其他场合接触这些内容，而且同样应当遵守其一定之规。
例如进入聊天室前应先打招呼，不宜频繁更换别名，玩网络游戏时不得以各种方式作弊等。
事实上，人们在社交场合的一些行为准则也适用于网上交流。
会议礼仪&
会议，通常是指将特定范围的人员召集在一起，对某些专门问题进行研究、讨论，有时还需作出决定的一种社会活动的形式。
在处理日常性行政事务时，各级政府部门往往召开各种会议。
不论是召集、组织会议，还是参加会议，为会议服务，基层公务员都有一些基本守则、规矩必须遵守。
此类与会议相关的守则、规矩，就包括会议礼仪。
会议礼仪的关键性内容有会务性工作、会场的排座、会风的端正等三项。
一、会务性工作&
但凡正规的会议，均须进行缜密而细致的组织工作。
具体而言，会议的组织工作，在其进行前、进行时与进行后又各有不同的要求。
凡此种种，均可称为会务工作。
负责会务工作的基层公务员，在其具体工作之中，一定要遵守常规，讲究礼仪，细致严谨，作好准备。
（一）会议之前&
在会议的种种组织工作中，以会前的组织工作最为关键。
它在大体上包括以下四个不同的方面。
1.会议的筹备。
举行任何会议，皆须先行确定其主题（包括会议名称）。
这是会前有关领导集体已经确定了的。
负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，将领导议定的会议的规模、时间、议程等组织落实。
通常要组成专门班子，明确分工，责任到人。
2.通知的拟发。
按常规，举行正式会议均应提前向与会者下发会议通知。
它是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件，同时还包括向有关单位或嘉宾发的邀请函件。
基层公务员在这方面主要应做好两件事。
其一，拟好通知。
会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求等七项要点组成。
拟写通知时，应保证其完整而规范。
其二，及时送达。
下发会议通知，应设法保证其及时送达，不得耽搁延误。
3.文件的起草。
会议上所用的各种文件材料，一般应在会前准备妥当。
需要认真准备的会议文件，主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。
有的文件应在与会者报到时就要下发。
4.常规性准备。
负责会务工作时，往往有必要对一些会议所涉及的具体细节问题，做好充分的准备工作。
其一，做好会场的布置。
对于会议举行的场地要有所选择，对于会场的桌椅要根据需要作好安排，对于开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查。
其二，根据会议的规定，与外界搞好沟通。
比如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。
其三，会议用品的采办。
有时，一些会议用品，如纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位签以及饮料、声像用具，还需要补充、采购。
（二）会议期间&
负责会议具体工作的基层公务员，一丝不苟地做好下列工作。
1.例行服务。
会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。
对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人，往往还须进行重点照顾。
对于与会者的正当要求，应有求必应。
2.会议签到。
为掌握到会人数，严肃会议纪律，凡大型会议或重要会议，通常要求与会者在入场时签名报到。
会议签到的通行方式有三：
一是签名报到，二是交券报到，三是刷卡报到。
负责此项工作的人员，应及时向会议的负责人进行通报。
3.餐饮安排。
举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。
与此同时，还应为与会者提供卫生可口的饮料。
会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。
那样做往往既不卫生、安全，又有可能妨碍对方。
如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。
4.现场记录。
凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。
可单用某一种，也可交叉使用。
负责手写笔记会议记录时，对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。
5.编写简报。
有些重要会议，往往在会议期间要编写会议简报。
编写会议简报的基本要求是快、准、简。
快，是要求其讲究时效；
准，是要求其准确无误；
简，则是要求文字精炼。
一、基本的要求&
基层公务员在立据时，所立之据不论是凭据性的，还是说明性的，都必须严格遵守一些共同的规范性要求。
（一）立据态度&
基层公务员所立之据多使用于平辈之间，而且更多地使用于熟人之间。
但本着“认真负责，严肃规范”的工作态度要求和“空口无凭，立此为证”的凭据性特征，基层公务员在立据时必须端正自己的态度，其总体要求就是要做到认真负责。
具体而言，基层公务员不能碍于熟人的面子，该立据时不立据，所立之据模糊难辨，甚至令人有空子可钻，或立据之后不妥善保管，等等。
执照公事公办的原则，基层公务员务必要认真立据。
各类各据的组成部分须齐全，不可有所疏漏。
在署名时应由立据者亲笔签上自己的真实姓名，必要时应在签名之后加盖私章或摁手印，以示负责。
条据最后还要写明立据的详细日期。
（二）立据语言&
条据的语言应符合简单、准确两大要求。
1.简单。
条据实质是对书信的简化。
能以条据形式表达的内容通常都是简单的内容，复杂的内容不宜用条据表述。
一般情况下，一张条据只能说明一件事，切勿一据多事。
相应地，条据的语言也应简洁明了。
能清楚表述条据内容的最简语言是最适宜的语言。
切勿拖沓冗长，也不可过分简单而致使表述不清。
2.准确。
条据的语言应当准确无误，不可在条据上涂涂改改、乱增乱删。
尤其是涉及到关键内容的文字和数字，务必要保持整洁，不能有任何涂改。
若发现遗漏或错误，应另立一据。
在书写金额数量时，应采用大写汉字，如“壹”、“叁”、“仟”等，而不能采用小写汉字，如“一”、“三”、“千”等，更不能使用阿拉伯数字。
（三）立据用具&
基层公务员在立据时为确保条据的有效性，应选择整洁耐用的工具。
对于条据写作时所用的纸笔，虽不必过于挑剔，但也须有所选择。
条据的用纸应当整洁、干净、耐折、耐存，污损、折皱、不易书写、不易保存的纸张不宜用作立据。
立据时最好选用钢笔或毛笔，配以黑色、蓝黑色墨水或墨汁书写。
不宜选用不易保存笔迹的铅笔、圆珠笔以及有失庄重感的彩色墨水或墨汁。
（四）条据保管&
任何条据都是用来证明或说明某项事由的凭据，都有其存在的意义和价值。
因此，基层公务员务必要对收到的条据进行妥善保管，有时还应在给他人立据后留有样据，以便日后核实之用。
基层公务员应当对自己经办的所有条据统一处理、妥善保管。
要将各类条据分门别类保管，存放条据之处要固定而安全，以便日后查阅。
事情办完之后需要销毁条据的，应当及时地当着收据者的面予以销毁。
二、具体的规范&
条据可分为凭据性条据和说明性条据，而这两大类条据又可根据功能的不同再细分为各类条据。
每一类条据的撰写和使用都应当遵守一定之规。
（一）凭据性条据&
凭据性条据，指的是为证明某一事实或契约而出具的条据。
凭据性条据一般要求出据者在某一事实或契约发生前写作完毕，并交由接收者作为一种信誉的保证和凭据加以保存。
凭据性条据通常由标题、正文和落款三部分组成，其种类大致有借条、欠条、收条、领条和发条等几类。
1.借条。
借条又叫借据，是指在借到个人或公家的钱物时所写的条据。
借条是一种非正式契约，通常在归还了钱物后，由立据者收回或当场销毁。
若是向个人借钱借物时所写的条据，借方可只写一张借条；
若是向公家借钱借物，借方须写两张借条，借方和公家各保留一份。
借条上应标明“借条”二字。
正文中应明确写清借了什么、借了多少、归还期限等内容。
向公家借钱借物还应写明其用途。
最后须在借条后面签名盖章、标上日期。
2.欠条。
欠条实质是借条的一种特殊形式。
如果借方在归还所借钱物时，只能归还其中一部分而不能全部归还，则应立下欠条。
有时，在借用了钱物之后补写的用作凭证的条据亦可称为欠条。
欠条的格式、份数、处理方法与借条大致相仿。
3.收条。
收条有时或称收据，指在收到其他个人或单位的钱物后，专门立下的凭据，交给对方。
收条可写一份，也可采用两联单或三联单的形式以便日后核实之用。
其中第一联是存根，第二联或第三联在加盖公章后交由付方，作为其回单位的报销凭证。
归还钱物时，如果被借方不在场，而由他人出面代为收下时，代收者应出据收条。
此类收条亦被称为“代收条”。
若被借方在场，则只需交还给借方借条，而不必出据收条。
4.领条。
领条即个人或某一机关单位向另一机关单位领取钱物时，领取时给发放钱物者留下来保存的条据。
如果是代替他人领取钱物，则应注明“代领”二字，并写上代领者与被代领者的姓名。
5.发条。
发条即机关单位在发放钱物时写给领取者的条据。
发条不同于发票。
发条往往限于零担小卖的小额货款或单位内部发放钱物，仅是一种收付钱物的简单凭证。
而发票则是由国家税务部门统一印制的，有严格的规范样式。
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