秘书四级考试情景录像题解读文档格式.docx
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“请你们尽快派维修人员检修办公大楼的照明灯，谢谢”。
并认真填写了《隐患记录及处理表》，表的格式正确，内容完整。
办公室工作人员小李进来：
“卫秘书，研发部张主任请你把有关2号新产品的技术资料发到他的邮箱里。
另外我昨天去总公司开会的交通费要报销。
”
卫红递给小李《零用现金凭单》让其填写，凭单格式正确，内容符合要求。
然后打开计算机迅速查到要找的资料，却不熟练发邮件的程序，只得让小李帮助发送。
卫红认真核对零用现金凭单和发票，并指导小李将发票贴在凭单后面。
小李：
“今天主任不在，你先给报销了吧，明天再补签就是了。
卫红不假思索地说：
“也好”，拉开抽屉取出现金付给小李。
随手将凭单放在桌上的文件堆里。
电话铃响四声后卫红接起：
“你好，金泰公司。
王总经理的声音：
“你把最近收集到的客户对我公司产品的反馈信息送过来。
卫红手忙脚乱地抱着一堆资料来到王总经理办公室：
“王总，资料都在这里。
王总经理：
“这么一大堆，你让我怎么看呀，你把它整理后在拿给我。
卫红：
“好吧，我这就去整理。
卫红正在整理客户的有关资料，传来敲门声，“请进”，并立即起身迎接。
泰康公司秘书小李进来：
“你好。
卫红忙着为小李倒水招待，“对不起，你稍坐一会儿，我去技术部取一份资料，马上回来。
小李看到桌上一段资料，随手拿起一份翻看。
二、（30分）
秘书卫红身着职业装来到总经理办公室，敲门后进入：
“王总，考虑到您第二季度活动较多，我为您制定了一份活动时间表。
”表格格式正确，内容完整。
“谢谢，我正需要呢。
我刚刚接到电话明天上午去市里开会，你安排张副经理接待来访的利康公司李经理吧。
“我马上去安排。
”回到办公室在工作日志上做更改。
办公桌上文件码放整齐，办公桌前电话线、电脑线交叉拖曳。
工作人员小李进来：
“卫秘书，我明天去人事局外调，需要开封介绍信。
卫红边拿介绍信、公章，边说：
“我正要去向张副经理汇报工作，你自己开吧，开好后把介绍信、公章放在桌子上就行了。
”随即离开办公室。
卫红在张副经理办公室：
“这是明天接待利康公司李经理的接待计划。
张副经理：
“接待规格变了，你要与对方作好解释工作。
“哎呀，我忘记通知对方了。
张副经理继续看着接待计划，略显生气地说：
“怎么能让客人参观2号新产品试验室呢？
这可是我们的保密项目呀。
“我去重新安排参观路线。
第二天卫红提前来到接待室，整理环境，开窗通风。
利康公司李经理一行人来到公司大门口，没有人员迎接便自行来到接待室。
卫红和张副经理马上迎上去，卫红抢先与来访客人握手，并主动用正确的手势引导客人进入接待室。
卫红让李经理一行人坐在离门口较近的沙发上，让张副经理坐在离门口较远的沙发上。
突然卫红的手机响了，她向客人很抱歉地说：
“对不起，我接个电话。
”转身离开到外面接听电话。
参考答案：
评分基本标准：
简要列出15个以上的要点，并在“（）”中以“V”“X”给出正确和错误的判定；
每列出并判断正确1个答案，给2分，总分不超过30分；
如考生所写答案未包括在以上答案中，但清楚有道理，每点可计1分，最多计4分。
一、
1着装规范。
（V）
2发现问题能够及时了解情况。
（V）
3能够及时报告维修部门排除隐患。
4及时填写《隐患记录及处理表》。
5《隐患记录及处理表》格式正确，内容完整。
6《零用现金凭单》设计正确。
7会用计算机查找文件资料。
8不熟悉发电子邮件的程序。
（X）
9认真核对报销手续并指导下属。
10没有领导签字就予以报销。
11现金没有放在带锁的抽屉里。
（X）
12没有及时在零用现金帐簿上作记录。
13接电话不及时。
14接电话没有首先道歉。
15接电话问候语正确。
16没有对收集到的信息资料进行整理。
17起身迎接客人符合接待要求。
18招待客人有礼貌。
19将客户信息的有关资料随手放在桌上，没有保密意识。
二、
2进入领导办公室敲门。
3主动为领导制定活动计划表。
4活动计划表格式正确。
5能够及时更改工作日志。
6办公桌上摆放整齐。
7办公桌前电线拖曳。
8不应让工作人员自己开具介绍信。
9印章、空白介绍信不应放在桌上，没有保密意识。
10没有及时通知对方改变接待规格。
11不应安排来访者参观企业的保密项目。
12能够提前整理接待室。
13没有到大门口迎接客人。
14不应抢在领导前面与客人握手。
15引导客人手势正确，合乎礼仪要求。
16安排主、客座位不正确。
17接听电话前能够主动向客人道歉。
18出去接听电话处理方式正确。
2005年11月案例分析录像题第二题：
要求仔细观察录像中宏远公司总经理办公室秘书钟苗工作时的情景，指出其工作环境和工作行为中至少15处正确与错误的地方，分值是30分。
一、情景叙述
宏远公司，墙壁上的挂钟显示的时间是上午7：
50，钟苗身着西服套装走进办公室，拉开窗帘，推开玻璃窗，擦拭办公室，然后打开电脑。
电脑旁的拐角低柜上放着打印机，背向窗户。
钟苗：
“系统界面怎么换了？
今天的工作日志在哪儿呢？
”钟苗正查找着，电话铃响了。
“你好，宏远公司。
”对方：
“钟秘书，我是王总，MI新产品发布会的策划方案准备得怎么样了？
“差不多了。
“一会儿拿来给我看看。
“好的，王总。
”放下电话：
“这可麻烦了。
先这样吧，让王总看完我再改。
钟苗打开抽屉拿出化妆品补妆，再匆匆忙忙把打印好的策划方案用订书机订上，一遍不行，又订一遍。
宏远公司王总办公室，钟苗敲门。
王总：
“请进。
钟苗走进办公室：
“王总，这是您要我做的策划方案，请您过目。
“我看一下。
”王总起身接过方案，“怎么这么乱啊，页码也没排。
新产品发布会，新产品技术说明、发布会时间、地点、邀请对象。
哎，上次我专门提到的李总和赵总工程师怎么没有列入邀请对象？
“噢，您瞧我这记性。
回去我马上补上。
您放心，肯定不会影响下午发出请柬。
“你这个策划方案得拿回去重做。
”钟苗：
“好的。
“钟苗啊，做事不能总是马马虎虎的。
“好的，我下回一定注意。
“策划书上提到的发言稿、回答提纲还有报道提纲等都要准备好。
你责成各个部门负责人去完成。
另外，咱们要开个预备会，会议主要部署新产品发布会的准备工作。
会议时间安排在后天下午两点，你要尽快把通知发下去。
另外，会议室要安排一下。
钟苗拿出随身携带的小本子，边记录边说：
还有，新产品发布会是否要派车去接嘉宾？
“当然要派车。
你负责安排好这件事。
“好的，我一定办好。
“方案你拿回去改一下。
“好，回去我先改方案，再安排预备会和车辆。
王总，没事我先走了。
“好。
”钟苗离开。
钟苗办公室。
时钟显示上午10：
00.钟苗在电脑上修改新产品发布会策划方案。
“光线怎么这么强啊。
”她没去拉上窗帘而是拿起桌上的一张纸在电脑上挡了挡光，电脑上显示的是补充的邀请对象名单。
钟苗接着打字，电脑上显示的是：
宏远公司新产品发布会预备会通知
一、会议日期：
2005年10月20日
二、会议地址：
宏远公司第二会议室
三、参会人员：
各部门经理、总经理、董事长
四、会议时间：
上午
“总算打完了，可以发了。
”钟苗拿起电话，拨号：
“喂，车队小王吗？
我是钟苗。
对方：
“钟秘书啊，您好，有什么事吗？
“周三我们要开新产品发布会，除了上次我要的两部车外，还需要增加两部轿车去接一下宏达公司的李总和世纪集团的赵总工程师，有没有问题？
“那比较困难，只剩下一辆车了。
王总说不能随便派出，要留着备用。
你上次的用车计划里，可没说要那么多车啊！
“是我没考虑好，是哪些部门还预约了车子？
“周三财务部要车去银行，行政部要车去买办公用品，生产部经理要车去飞机场。
“怎么全赶一块了。
哦，我知道了。
要不这样吧，我去和行政部协商一下，让他们打车去，腾出一辆车来，加上剩下的这辆就够了。
我协商好了再和你联系吧。
“那，能行吗？
“这你就不用管了，你只管准备好车子接人就是了。
“那好。
三、结论
根据以上知识点，结合录像情景，可以对秘书钟苗的工作环境和工作行为作出以下判断：
对
2提前10分钟到达办公室，主动打扫工作区域卫生，做好上班准备。
3办公桌上办公用品、文件摆放整齐。
4办公室采光充足，环境良好。
5电脑屏幕侧对强光，以致光线反射，看不清显示内容。
错
6办公室电脑没设置密码，导致系统界面换了。
7制作工作日志，以合理有效地管理和计划工作时间。
8电话用语礼貌规范。
9上班时间在办公室补妆。
10离开办公室没关电脑。
11进王总办公室先敲门。
12制定的策划方案零乱，没排页码，又没有会议主题与议题等相关内容。
13邀请对象里遗漏了王总事先指定的人员。
14做事总是马马虎虎，以致不能及时完成领导交办的工作。
15领导布置工作时能作好记录。
16与领导交谈时，能正确倾听和有效提问，适时给领导提出建议。
17马上去落实领导安排的修改策划方案，发布会议通知、安排车辆等事宜，做事能区分轻重缓急。
18会议通知中，“参会人员”未按职务由高到低排列。
19会议时间不具体，且将下午写成了上午。
20会议通知中没说明会议主题。
21用车计划考虑不周全。
22预定车辆。
出现矛盾能主动和相关部门协调。
200306答案
一、情景录象参考答案及评分标准：
答出以下各点，每点计2分：
1、将挡住通道的移开，保持畅通。
（√）
2、公文标题错误（请示和报告是两个文种）（×
）
3、无保密意识（保密文件放桌面上，随意让他人看）（×
4、报销手续错误（《零用现金凭单》没有领导签字就付现金）（×
5、现金保管不符合要求（现金放在无锁的抽屉中）（×
）
6、报销环节错误（《零用现金凭单》没有附发票就付现金）（×
7、泄露会议中信息（×
8、忘记告诉陈总和司机下午不要去昌顺公司（×
9、能注意工作时保护眼睛（办公室光线适当）（√）
10、能主动提示他人室内禁止吸烟（√）
11、电话边备有笔和留言条，能马上记录（√）
12、电话记录记得齐全，并能将关键词复述（√）
13、接电话用语不规范。
（没有问候语、没自报姓名、没有告别语）（×
14、办公桌干净、整齐，物品摆放有序（√）
15、能快速接应电话；
评分标准：
按以上标准评分，最高30分；
如考试所写答案未包括在以上答案中，但清楚有道理每点可计1分，最多计4分。
二、情景录象参考答案及评分标准：
1、请柬格式不规范，“敬请”应顶格书写；
（×
8、钟苗对参观项目的解说准备不充分，无法回答来宾的提问。
2、请柬中没有写明活动地点；
9、保密意识不强（如进货渠道属公司机密，不应泄露）（×
3、开放参观活动的时间不对，五一假期刚过，此时组织参观活动不合时宜；
）10、参观路线不安全，准备工作不到位（×
4、没有准备宣传资料（×
11、休息室准备得不充分（茶水、饮料、座位都不够）；
5、对参观路线不熟悉（×
12、注意了门口环境的布置（如横幅和彩旗，起到烘托气氛的作用）（√）
6、在参观路线的一些拐角设有指示性标志（√）
14、能够在门口迎候来宾（√）
7、引导来宾参观时，没有提醒来宾注意路上的障碍物（×
15、接应电话及时，符合电话礼仪（√）
13、钟苗的服饰不规范，应穿办公室职业装，以表示正规和对来宾的尊重（×
答出以下各点，每点计1分：
16、办公环境不标准（办公桌前电话线与电线缠绕混乱、桌上不应摆放咖啡瓶）；
17、钟苗的问话不够礼貌（应说：
“请问各位是来参观的嘉宾吧！
”）（×
18、引导来宾时，指示方向的手势不对（应用右手）。
评分说明：
200308答案
考题一参考答案
1、
办公桌干净，文件夹摆放整齐。
2、
职业装规范。
3、
通知的标题错误。
4、
不应开空白介绍信。
5、
介绍信没在虚线处盖骑缝章。
6、
一张介绍信的落款处不应盖2个印章。
7、
电话接应不准时。
8、
电话接应不规范。
如：
第一次没有报上公司名称，第二次不说话。
9、
上班时间因私事长时间战友用电话，影响公务。
10、无保密意识，不应在电话里向外人透露公司有关新研制成功的新产品及产品价格的变动。
11、新印章在启用前，没将印模备案和上报就使用。
12、在文件上盖印章没有做用印登记。
13、盖印位置没有骑年盖月，盖章歪了。
14、用印后未能及时收好印章。
15、电话应对态度生硬。
如“你找谁”和“他不在”等语言不礼貌。
）1
6、接电话不能一视同仁，态度不一样。
17、不了解清楚对方就将上司的私人住址告诉陌生人。
考题二参考答案
会议没准备签名和茶水、饮料等。
主席台背景布置不规范，如会标等。
能够认真做好会议记录。
会议记录的开头部分没有，不完整。
会议结束时，未请会议主席在会议记录上签字。
钟秘书不应在先于专家和总经理退场。
钟秘书不知道用录音记录来补充和修正记录的疏漏不全之处。
会议简报的报头出现错误：
会议简报报头中缺少名称“会议简报”。
会议简报报头中缺少期号。
10、会议简报的报头出现错误：
会议简报报头中缺少制发单位。
11、会议简报的报头出现错误：
会议简报报头号中印发日期应：
汉字大写，不可用阿拉伯数字。
注：
第8、9、10、11点中，如果考生直接写出会议简报的正确报头样式，也可酌情给分。
宠远公司会议简报
第（10）期
宏远公司总经理办公室二OO三年八月三十日
12、能够抓紧时间，有时间管理观念。
13、不懂简报应以“简”为中心，不能超过千字。
14、对于涉密会议的记录不注意保密，放在办公桌上随别人任意取看。
15、办公桌不整齐，文件乱放找不到。
16、信息资料管理不到位，找不到交叉参照卡。
17、钟秘书不会使用交叉参照卡，不懂得交叉参照卡的样式和作用。
18、没有做好会议文件的清退工作。
19、
能够运用电话等方式收回提前离会人的保密文件。
（√）
2005年5月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题
（二）答案
情景录像题
（二）
第一，钟苗办公室内办公设备齐全，文件书籍排列有序。
对；
第二，会议室采光充足，桌椅整齐干净，回字型会议桌中间鲜花点缀。
第三，会议室温度低于16度。
错；
第四，能在会前检查设备是否正常，温度是否适合。
第五，8点开会，本应提前进会场检查却8点20分才去检查。
第六，能安排初秘书检查录音机和磁带是否齐全。
第七，能在会前叫初秘书给她一份人员座位图。
第八，与同事说话口气太硬，不注意密切同事关系。
第九，没有及时做好会议文件的退清工作。
第十，会后能整理“会议简报”。
第十一，“第三季度会议时间表”编制不规范。
第十二，在回收文件、编制会议时间表、整理会议简报等诸多工作中，没有安排初秘书一起做而是独自去做，既不利于调动同事积极性，又影响了工作效率。
第十三，在进苏经理办公室时未敲门而直接进入。
第十四，与领导谈话，不等领导谈完示意“可以走了”就擅自离去。
第十五，把文件清退、编制会议时间表两项工作置于一边，而把发“文件处理流程图”这项不很急的工作放在首位，不符合ABCD法则。
第十六，在发传真文件时，能先打电话确认对方。
第十七，文件传真后，能打电话问对方是否收到。
第十八，对挡住过道的大箱子，不是寻找物主、适当安置，而是大骂人“缺德”，将箱子推到灭火器前，既损害了同事关系，又留下了安全隐患。
错。
2005年11月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题
（一）
1.电脑与打印机放置一处,便于电源线连接,对;
2.窗户没有窗帘,使打印机和复印机工作时光线耀眼,错;
3.与复印机连接的电源线没有隐藏起来,任其在地下拖曳,造成安全隐患,错;
4.钟苗着装不规范,错;
5.能在电话铃响三声内接电话,接电话前先报单位名称,对;
6.在不明电话对方身份的情况下轻易告诉己方领导行踪并泄露新产品发布会的日期,错;
7.把本该放在电话机旁的电话记录本放在抽屉里,错;
8.能想到记下对方的电话内容以便告诉领导回话,对;
9.把手机放在电脑旁,违背了“个人物品不能放在办公桌上而应放抽屉里”的原则,错;
10“请柬”两字未居中排布,错;
11.请柬正文用“自定于”开头,错;
12.请柬正文缺少新产品发布会的地点,错;
13.请柬的时间不具体,且将2005年简写为“05年”不规范,错;
14“.敬请光临”未左端顶格排布,错;
15.落款未空两格居右排布,且日期未标“年月日”,错;
16.请柬未提前一周发送,错;
17.向总经理提议用摄像设备来记录保存资料,对;
18.能向总经理建议临时租用摄像机,体现了“经济适用”的原则,对;
19.电话通知结束时未说礼貌语,错;
20.传真前把原件的别针（硬物）取下,对;
21.在取下原件别针时将文件弄破（容易造成卡纸）,错。
情景录象一
1、不应在办公室补装（X）
2、电话应接及时，语言规范。
3、能够根据领导工作日志的调整、更改自己的办公日志。
4、能及时向张副总经理介绍此次活动的有关情况。
5、在向领导汇报情况时，准备资料不够完整详细，书面资料没有及时送交上司。
6、在向上司汇报情况时，坐姿不规范，不能翘二懒腿。
7、此次接待不属于高规格，而属于对等接待。
8、向上司汇报情况，一些重要的信息要转述完整。
9、接待工作准备有漏洞，如参加时所需的物品没有落实。
10、接待人员没到公司的大门口去迎接客人，无人引领客人到接待室（X）
11、因我方的变化影响到即定的接待规格，必须向客人解释原因，并向客人道歉。
12、接待室的环境没有做到清洁、明亮、整齐、无异味。
13、主要客人应坐在离门较远的三人沙发上，坐次安排不对。
14、能够正确敬茶，姿势规范。
15、不应将公司的重要文件和保密文件随便放在办公桌上，不注意保密。
16、办公桌干净整齐，文件分类清楚。
情景录象二
1、宴请订菜，没有考虑到客人的情况和饮食习惯。
2、宴请选择的地点合适，安静。
3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。
4、宴请的坐次不正确，不应让客人坐在门口，也不能让客人坐在一起，应与主人相间而坐。
5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。
6、秘书抢先祝酒，不符宴请规范。
7、发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。
8、用自己的私筷给客人夹菜，不符合公共卫生要求。
9、当客人的面在饭桌旁脱衣服，不讲礼貌。
10、谈论不适宜的话题。
如向别人打听收入。
11、当别人的面剔牙，不文明，姿势不雅。
12、席间接电话能用礼貌用语，向客人道歉，出去接电话处理方式正确。
13、能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情。
14、能应上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。
15、能以暗示的方式向上司报告处理结果，与上司有一定的默契。
09年5月秘书三级录像题答案
一、案例分析（第1题20分，第2题30分，共50分）
1.参考答案：
1.着装符合职业要求。
2.能提前到会场做准备。
3.会前要求调节会议室温度，注意通风。
4.热情招呼开会人员礼让递水，沟通得当。
5.能提醒领导准点开会。
6.能事先通知与会人员开会的主题，做好准备。
7.问卷没有综合，没有给每人一份。
8.对会议的评估基本到位。
9.会议结束前注意收集对会议的反映意见。
10.对于会后暂留人员能做妥善安置。
11.会前资料准备不足。
12.对会议服务人员环境培训没有
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