文件与资料管理程序aWord文件下载.docx
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工程部。
4.定義
4.1內部文件:
依據公司內部活動行爲特徵或依據外來文件需要而産生的文件。
4.2外部文件:
凡來自國際國家標準機構、國家法律、行政機構、客戶等標準、法規、要求性文件等均爲外來文件,此類文件將規範指導或影響公司行爲活動。
4.3系統文件:
闡述系統活動總體政策,公司經營宗旨,並爲此描述總體架構之綱領性文件。
4.4程序文件:
規定某一要素活動實現的流程、活動時機與目的、擔負管
理與實施之責的部門等指導性文件。
4.5指導書:
爲實現某項活動而詳細描述其步驟、方法的文件。
4.6表單:
規定用於記錄活動內容、狀況或結果之文件。
5.作業內容
5.1文件與資料管理流程圖(見附件一);
5.2各部門因工作而需制定活動文件,或接收外來文件且須進行相應文件轉換時,由相應權責部門産生相關文件。
5.3文件應依3.1規定之權責人員進行審查核准,如爲程序文件,需各部門主管進行討論、會簽,審查、會簽、核准之記錄應體現在<
文件制定、修改、廢止申請單>
中。
5.4制定部門應將核准文件連同<
一併交文控中心,由其依據以下規則統一編號:
□□-□□-□-□□□-□□
文件版本01~99
文件流水序號001~999
文件類別
公司簡稱:
YH部門代號
5.4.1部門代號:
總經理室-GM工程部-PE品管部-QC
生産部-PR採購部-PU倉管部-MC
發貨部-DC人力資源部-MR
5.4.2文件類別:
系統文件-S程序文件-P指導文件-W
表單文件-R外部文件-E
5.4.3版本說明:
文件之版本由01~99依次改版,初版爲01,改版依此爲02、03、04...;
表單版本直接於編號中予以體現,爲最後兩位碼,其他文件則單獨顯示其版號碼。
5.5所有文件均由文控中心登錄於<
文件總覽表>
以利管控。
5.6文件發行
5.6.1初次發行:
文件初次發行,由文控中心依規定的分發範疇,複印相應份數後、加蓋“文件發行”章後,分發各部門,分發時由文控中心於<
文件分發回收記錄表>
上予以登記,並由文件接收部門簽收;
5.6.2文件補發:
需求部門應填寫<
文件補發申請單>
並依下述情形予以審批,交文控中心加蓋“文件發行”章補發文件,補發同樣應由文控中心於<
上予以登記,並由文件接收部門簽收:
5.6.2.1數量不足時:
使用部門文件數量不足時,由需求部門主管向副總經理申請核准;
5.6.2.2文件遺失時:
使用部門文件遺失時,由需求部門主管向副總經理申請核准,分發時由文控中心于原<
上予以標記;
5.6.2.3文件損壞時:
使用部門損壞時,由需求部門主管向副總經理申請核准,分發時由文控中心于原<
上記錄并收回損壞文件。
5.6.3對外發行:
如有需要將公司文件對外發行時,應由相關對口部門填寫<
,經副總經理審核同意後,由文控中心於<
上予以記錄,由該對口部門代為簽收,并於備注中注明發行對象,對外發行文件如屬向外包加工商、供應商發行標準類文件,需蓋“文件發行”章,更改時須回收再次發行;
其他則應加蓋“參考文件”章,變更版本時無需回收。
5.7文件修改:
5.7.1文件如因現狀發生變化或因系統改善而需進行修改時,針對修改之內容應提出<
,注明修改內容,并經文件原文件審查核準部門負責人審查同意後,交文控中心變動版本,并依原文件的<
收回原文件後,再按規定發行新版文件;
5.7.2發行新版本時,ISO文控中心應於<
文件修改履歷表>
中說明修改情況,以標識前後修改之重點。
文件廢止:
文件如因現實發生變化而失去其功效應予廢止時,建議單位應提出<
,注明廢止原由,并經文件原審查核準負責人審查核準同意後,交文控中心依原文件之<
收回原文件。
文件修改、廢止收回原發行文件時,文控中心應注意文件的完整性,如因知識積累或法規緣故而需保留時,應加蓋“廢止文件,僅供參考”章,回收情況應由文控中心於<
予以記錄。
5.10文件總覽表的發行:
文控中心依公司文件類別制作<
并發放各部門以供對照,文件如有增減、版本變動均應重新制作<
并發放各部門。
5.11外部文件
5.11.1外部文件如需進行相應轉換方可使用時,依內部文件之規定予以處理,同時原外部文件交文控中心保存,并登記於<
;
5.11.2外部文件如可直接使用時,由接收部門填寫<
規定文件分發範圍後,由該部門主管簽署審查意見,交文控中心予以管理發行。
5.12作廢或收回文件之處理:
各部門收回之文件,其背面可回收利用,但僅可用於印刷使用之表單,且應於該作廢文字頁面加蓋“作廢文件”章以示識別。
5.13原稿保存:
所有文件原件均由文控中心予以保存,如有修改、廢止,該文件原稿文控中心均應分開保存,并加蓋“舊版文件”章以示識別。
5.14暫時發行:
如因工作需要而需暫時發行文件時,文件可直接交文控中心加“暫時發行”章發行,發行時需注明有效期限,到期自行失效,無需回收。
5.15表單文件發行時可不加蓋“文件發行”章,以便各部門復印使用;
改版時由各部門對照<
之最新版本狀態使用最新版本,原余留之舊版空白表單自行作廢。
5.16文件分發管理,各工作部門現場使用、保管情況於內部品質審查時均應進行審查。
5.17有關文件管理之表單記錄均應由文控中心依《質量記錄管理程序》予以管理。
6.相關文件
6.1內部品質審核管理程序
6.2質量記錄管理程序
7.使用表單
7.1文件制定、修改、廢止申請單
7.2文件總覽表
7.3文件分發回收記錄表
7.4文件補發申請單
8.附件
8.1文件與資料管理流程圖
8.2“文件發行”章、“參考文件”章、“暫時發行”章、“作廢文件”章、“舊版文件”章、“廢止文件,僅供參考”章
文件制訂
附件一:
文件與資料管理流程圖
No
程序文件
Yes
會簽
審查No
文件編號/登錄
核準No
文件發行
申請處理
Yes適合否
No廢止
回收舊文件
督導使用
回收/分發
審核
附件二:
(各樣章)
1.文件發行章2.參考文件章
3.暫時發行章4.作廢文件章
(暫時發行有效期為三個月)
5.舊版文件章6.廢止文件,僅供參考章
附件三:
文件格式