其他应收文档格式.docx

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员工借款报销流程是通过A/R模块，把员工作为一种特殊的客户进行未清项（往来帐）管理的核算流程。

它所涵盖的业务包括除货款、运费外的所有由员工经办的个人借款业务。

如员工差旅费借款，为日常营运开支的各种借款，包括：

广告费、招待费、会议费、各种租金、物业管理费借款等。

员工借款明细帐按人员编号设置，借款时计入该帐户的借方，报销时，计入相关科目的同时，对该科目进行核销处理。

并对未清项进行重点管理。

（一）基本概念

1、客户主数据：

将员工视同客户来管理，包括一般数据与公司代码数据。

2、帐户组：

标明客户身份，不同的帐户组有不同的字段选择及赋号方式与范围。

3、容差组：

规定还款金额与所欠金额的差额范围，在此范围之内，视同等额还款。

其他应收款的容差为1元或欠款的1%，两者取小。

容差记入营业外收支。

4、预制凭证（暂存凭证）：

未记帐的凭证，可以是单项凭证，不影响科目余额。

5、记账码:

由两位阿拉伯字符组成,控制凭证输入的行项目,如:

帐户种类、借方过帐或者贷方过帐、录入的屏幕布局等等。

同时，还可以控制凭证编号。

6、行项目：

在一个简单的项目中反映凭证的信息，是凭证的一部分。

通常情况下包含金额、

记账码、帐户、借贷方等。

（二）业务流程简介

1、原始单据审批：

对接收的原始单据（员工费用类借款单和相应的报销单）进行审核。

审核人员检查报销单、借款单等原始单据的内容，确保日期，部门编号等一般信息无误；

单据的批准人是否有足够的授权；

原始单据后所附的发票是否真实有效；

要求填列的选项填列是否完整；

书写是否规范等。

审核人员根据制度和规定对单据的合理性、正确性做判断，审核不能通过交经办人重新办理相关手续。

2、付款：

通常是现金出纳或银行出纳根据已通过审核的借款单，付给借款单上填列的款项，如果是限额支票，应填列对应的限额，付给支票时应在用途栏列示借款用途。

付款后需登记详细的记录如借款人、借款日期、部门、支票号等，方便报销时查找此借款单。

3、录入限额借款：

会计人员根据借款单的部门信息及用途，在系统中录入预制凭证：

贷记：

银行存款。

4、过帐到其他应收款：

对于定额借款，会计人员根据借款单内容，在系统中作适当的会计分录：

借记：

员工（给出员工编号），贷记：

现金或银行存款。

存盘，系统会自动记录到统驭科目“其他应收款-员工”中相应的人员编号帐户中。

对于限额转成定额的借款，要先修改预制凭证，再记帐。

5、结算处理：

若为现金借款，出纳人员需先判断借款单与报销单是否匹配。

在匹配的前提下，如借款金额与报销金额相符，在报销单上加盖“转帐付讫”章；

若借款金额小于报销金额且补给现金，填写“尾款支出凭单”，加盖“现金付讫”和“转帐付讫”章；

若借款金额大于报销金额应收回现金，加盖“现金收讫”和“转帐付讫”章。

并将结算后的单据交由会计人员入帐。

6、清帐处理：

会计人员首先判断借款单与报销单是否匹配，若二者相符则根据已通过审核的单据在A/R模块录入相应的会计分录，选择相应员工借款，与原始借款上的信息核对，相符后存盘，系统自动会生成清帐凭证，检查凭证是否正确，收付款项与结算款项是否一致。

7、打印相关报表：

1）其他应收款余额明细表

2）超期未报销明细表

3）影响总帐的银行日报表

（三）业务情景介绍

1、创建、维护员工主数据

2、限额借款

3、限额生成定额

4、定额借款

5、报销：

借款金额同报销金额相等、借款金额大于报销金额、借款金额小于报销金额、全额还款、容差之内还款。

6、重置已清项

7、冲销

8、显示行项目

9、显示余额

10、显示修改

（四）系统操作

路径：

会计/财务会计/应收帐款/主记录/创建<

事物代码：

FD01创建客户主数据

说明：

必填字段：

客户：

外部赋号，即人员编号；

公司代码0002；

帐户组为60。

参考中的客户与公司代码均可选，可对系统中已经存在员工客户进行复制创建。

回车进入下一屏。

名称必填，检索词必填，对员工主数据来说，均填员工姓名。

国家、语言代码均缺省为CN与ZH。

统驭科目1190100表示其他应收款-员工；

排序码001。

其他不填，回车进入下一屏。

付款条款0301；

容差组102，对于员工主数据，缺省为上述内容。

注意事项：

选中记录收付行为

若为员工主数据，“催款数据”项下内容和“通信”项下内容均可不填。

存盘完成操作。

2、录入限额借款

会计/财务会计/总分类帐/凭证输入/预制凭证<

事务代码：

F-65录入限额借款

案例：

彭强借部门活动费-限额支票10000元。

∙

凭证日期为借款单上的日期，凭证类型DB，公司代码0002，过帐日期与期间缺省为当前日期与期间，货币缺省为RMB，若为外币，需录入汇率。

参考处录入借款单号。

记帐码50，帐户为银行科目编号。

起息日必录，缺省为当前日期。

若借支票，定位处录支票号，否则录0000。

文本即借款单用途必录。

存盘生成暂存凭证。

3、限额生成定额

1）路径：

会计/财务会计/应收帐款/凭证/预制凭证/更改<

FBV0修改暂存凭证

公司代码0002，凭证编号为欲修改的预制凭证编号，会计年度为当前会计年度。

此屏抬头处从上一屏带过来，白色字段可修改，双击行项目，可对它进行编辑，进入下一屏

金额：

根据银行实际划帐金额填写；

起息日：

当日；

定位：

支票号；

文本：

借款用途；

记帐码：

04帐户：

6868为该员工编号。

同上一屏。

收付基准日期改为当前日。

保存修改过的预制凭证编号不变。

2）将预制凭证记帐

路径：

会计/财务会计/应收帐款/凭证/预制凭证/记帐、删除<

FBV2记帐、删除预制凭证

凭证编号为预制凭证编号，确定后回车进入下一屏

检查行项目内容是否正确，确认无误可记帐，系统提示如下：

记帐过程结束.若删除预制凭证，选择凭证/删除，系统提示：

点击“是”，预制凭证即被删除。

4、定额借款

会计/财务会计/应收帐款/过帐/其他/内部转帐/不带清帐<

F-21定额借款

彭强借部门活动费-定额支票5000元。

凭证日期为借款单上的日期，公司代码0002，记帐日期与记帐期间缺省为当前日期与期间，货币缺省为RMB，若为外币，需录入汇率。

参考处录入借款单号，记帐码04，帐户为人员编号。

金额；

定位录支票号；

文本；

收付基准日期必录，缺省为当前日期。

下一行项目中的记帐码为50，帐户为银行或现金科目。

金额处若与上一项目相同，可用“*”代替，起息日必录，可为当前日期；

定位处录入支票号，否则录入0000。

文本若与上一项目相同，录入“+”即可。

保存生成限额借款凭证。

5、报销

会计/财务会计/应收帐款/过帐/其他/内部转帐/带清帐<

F-30清帐

凭证日期为报销日期，记帐日期和记帐期间为当前日期和期间，凭证类型缺省为DB，公司代0002，货币为人民币，若为外币需填入汇率，清帐说明为凭证内容摘要；

要处理的业务缺省为“转帐并清帐”；

记帐码40，帐户为费用科目号或现金、银行科目。

1）全额还款报销

必填项目：

金额、文本，点击处理未清项进入下一屏

帐户填入员工编号，附加选择可进一步缩小选项范围。

如已知支票号，可选中定位，回车进入下一屏。

双击科目项目中选定的未清项，定位中未分配的应变为0，如下图：

在“凭证/模拟”处模拟凭证，显示如下：

检查凭证是否正确，是否有缺项，无误后可存盘，过帐。

2）报销金额超过借款金额，差额补付现金或银行存款。

本屏填写与上一种操作一样。

填入金额、成本中心、文本，同时在下一行项目中录入银行（或现金）科目贷方，回车进入下一屏。

金额填写报销金额与实际借款间的差额，点击处理未清项，与上一种业务操作相同。

最终凭证显示如下。

3）报销金额小于借款金额，还回现金或支票。

处理方法同2），只需将还款的记帐码改为“40”即可。

4）报销金额等于借款金额

处理方法同1），只需将借方的科目改为费用科目。

5）报销金额与借款金额的差额在容差范围内

初期处理同前几种情况，在处理未清项时，如下图：

显示有1元的差额，在容差范围内，转入凭证/模拟，如下图：

系统会显示“请修正被标记的行项目”，即蓝字行项目，双击此项，

将文本填入，存盘即可。

在屏幕的左下角，系统会显示生成的凭证号。

6、重置已清项

会计/财务会计/应收帐款/凭证/重置已清项<

事务代码：

FBRA将已核销的行项目恢复成未清状态。

清帐凭证为将重置的凭证号，公司代码、会计年度必录。

点击项目按钮，显示如下：

返回，存盘后，系统会提示

点击“只重置”，系统显示“清帐600000046冲销”。

这时，在行项目显示时，已清项又恢复为未清项。

若选中“重置并冲销”，则生成一张反冲凭证，且已清项恢复为未清项。

7、冲销

1）单个冲销

路径：

会计/财务会计/应收帐款/凭证/取消\倒退/单个冲销<

FB08冲销单个凭证

必输字段：

凭证号码、公司代码、会计年度、冲销原因

可选字段：

记账日期、记账期间

存盘后该凭证被冲销，在屏幕下方显示该凭证被冲销，并生成一张冲销凭证.

2）批量冲销

会计/财务会计/应收帐款/凭证/取消、倒退/批量冲销

F.80冲销多个凭证

必输字段：

公司代码、会计年度、冲回原因

选输字段：

凭证号、凭证类型、记帐日期、输入日期、冲销记帐明细中的记帐日期、记帐期间、测试运行

在冲销前先选择测试运行，若不选择测试运行，则凭证直接被冲销.

选择执行

显示所选凭证均可被冲销

点击欲冲销的凭证，点击“冲销凭证”，该凭证被冲销。

显示所有的凭证被冲销，并给出了冲销凭证号，如上图。

退出，选择凭证/显示，可以显示冲销凭证，

选择转向/凭证抬头

屏幕显示如下：

在冲销凭证栏中显示出被冲销的凭证。

8、显示行项目

会计/财务会计/应收帐款/帐户/显示行项目<

FBL5显示行项目

行项目显示可以列示员工所有的借款、报销情况，可通过行项目选择来实现。

未清项目、已清项目、预制项目必选其一，“选择准则”中提供一些字段供选择，只有满足这些字段条件的行项目才会被显示。

“设置”中的行格式决定了将被显示的字段，总计变式决定了按照那些字段汇总。

上面显示的即是标准行格式显示，可以点击菜单中的“行格式”，选择其他的行格式。

对于在行格式中没有的字段，可以点击“附加字段”选择所要增加的字段。

对行项目也可进行排序。

若根据凭证号排序，可单击“凭证号”，在点击菜单中的上下箭头，可按升序或降序排列。

双击任一行项目（或点击菜单中的放大镜），可以看到它的明细信息。

点击菜单中的“凭证/显示/修改”，可修改凭证的文本、定位、收付基准日期等。

9、显示余额

会计/财务会计/应收帐款/帐户/显示余额<

FD10显示科目余额

客户、公司代码、会计年度必录。

点击帐户余额，显示如下图：

双击某一个数字，即可察看凭证列表，操作同总帐中帐户余额显示方法。

其他应收款业务处理流程核算的内容是集团内公司间的业务往来款项和集团外公司的其他应收款项。

通过A/R模块，把集团内公司作为一类客户进行未清项管理，统驭科目是“公司内往来帐”，明细科目（客户编号）与应收帐款中相应的客户编号相同。

公司外其他应收款通过A/R模块进行未清项管理，统驭科目是“其他应收款-其他”。

款项支付时，计入该帐户的借方，还款时计入该帐户的贷方，并对该科目进行核销处理。

未清项是管理的重点。

（一）业务流程简介：

1、原始单据审批。

接收相关原始单据并进行审核。

审核人员检查借款单、还款单等原始单据的内容，确保日期、公司名称、款项内容等一般信息无误；

2、结算处理。

按审核无误的原始单据进行付款或收款处理。

按公司财务制度规定执行。

3、其他应收款过帐处理。

会计人员根据借款单内容，在系统中选择相应的客户编号，作适当的会计分录：

公司内往来帐或其他应收款-其他。

4、核销其他应收款。

核销清帐，有两种方法，一种是进帐时直接核销，一种是单独核销。

直接核销，根据原始单据，确认核销其他应收款，在A/R模块，选择带清帐处理，进行相应操作，入帐的同时即清帐。

单独核销是指进帐时不知核销哪笔，先入帐到其他应收款贷方，待取得清帐信息后再进行清帐操作。

5、打印相关报表。

集团内公司往来帐余额明细表和集团外其他应收款余额明细表。

（二）业务情景介绍

1、创建、维护客户主数据

2、借款

3、报销：

部分还款、全额还款、容差之内还款。

4、重置已清项

5、冲销

6、显示行项目

7、显示修改

8、显示余额

（三）系统操作

1、创建客户主数据

内部赋号；

帐户组为30或70。

如下图：

参考中的客户与公司代码均可选，同员工主数据的创建。

名称、检索词、城市、邮政编码、国家、地区。

统驭科目与排序码必填，若为集团内客户，缺省为1130200，若为其他客户，为1190200，排序码001。

参考数据中的先前的帐户号码为该客户在老财务系统的明细科目号（新客户则为空），人员号为HR模块中的人员编号。

付款条款可选，容差组必填，缺省为上述内容，选中记录收付行为。

保存完成客户创建。

2、借款

杭州技服中心站借周转金20000元。

凭证日期为借款单上的日期，凭证类型为DB，公司代码0002，记帐日期与记帐期间缺省为当前日期与期间，货币缺省为RMB，若为外币，需录入汇率。

参照为借款单号。

记帐码09，特别G/L为D，帐户为集团内（外）公司编号。

到期日，缺省为当前日期。

定位可选，若借支票，录入支票号。

文本即摘要。

下一行项目中的记帐码为50，帐户为银行或现金。

回车，进入下一屏

金额、文本均同上，定位录支票号，否则录0000。

预览凭证显示如下：

保存凭证，生成凭证号，显示于屏幕左下脚。

3、报销

凭证日期为报销日期，凭证类型DB，记帐日期及记帐期间可缺省为当前日期与期间。

公司代码0002，货币缺省为RMB，清帐说明为被清项的文本。

记帐码40，帐户为银行/现金科目号。

A．全额还款

金额、定位、文本同上。

点击处理未清项进入下一屏。

帐户、公司代码、特别总帐标志D。

附加选择中根据实际情况选取。

在科目项目中选择需清帐的项目，双击，定位中未分配的金额应变为0，显示如下：

选择“凭证/模拟”显示凭证如下：

保存生成凭证。

B．部分还款转入“剩余项目”

同一，转入“处理未清项”，

双击科目项目中选中的未清项20000，定位中未分配的金额变为2000，

选择“转到/剩余项目屏幕”

在剩余项目填写未分配金额2000元，未分配的字段变为0。

预览凭证如下：

凭证货币项中兰色部分表示需要修改，双击进行修改如下：

退回，原兰色部分恢复黑色，存盘生成凭证。

C．部分还款转入“部分收付”

前几步骤相同，在“转到”处选择“部分收付屏幕”，如下图：

支付金额处显示原未清项金额，将支付金额改为客户实际支付的金额40000，双击，未分配的金额为0。

显示模拟凭证如下：

双击“凭证货币项”中兰色部分，进行修改操作同上，保存生成凭证。

D．部分还款，容差清帐

点击处理未清项，进入下一屏。

选择未清项后，未分配的金额为1，在容差范围内，模拟凭证显示如下：

双击兰色部分填加文本：

还款后容差内余款。

其他操作同上。

4、重置已清项、冲销凭证、修改凭证、显示行项目、显示余额、与本文第一部分“其他应收款-员工中”路径操作方法相同，可参考上文操作。