英语商业文书讲解Word格式文档下载.docx
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6.结束语（ComplementaryClose）：
Yoursfaithfully,Yourstruly,Sincerelyyours.
7.签名（Signature）:
手签。
代签则注以perprocuration;
perpro;
P.pro.或P.P.以代理，如：
perpro:
GuangzhouTradingCompany
StylesofEnglishBusinessLetters商务信函的格式
商务往来常常采用以下6种格式：
1.全齐头式（TheCompleteBlockForm）
2.齐头式（TheBlockForm）
3.半齐头式（TheSemi-blockForm）
4.缩进式（TheIndentedForm）
5.简化式（TheSimplifiedForm）
6.倒缩式（TheHangingIndentionForm）
TheSuperscription信封的写法
表示信函类别的信封标志有：
OrdinaryMail平信ByAirMail（ParAvion）航空
Registered（Reg./R.）挂号Double-Registered双挂号
Express快件ExpressDelivery特快专递
ExpressMailService（EMS）特快专递Sample样品
PrintedMatter印刷品PhotoInside内有照片
ParcelPost包裹邮件Local本埠
WithCompliments赠品Urgent急件
Immediate要件Personal亲启
Private私人信件Secret密件
Topsecret绝密Confidential机密
Rush快件；
etcx.
Tips（提示）：
1.写给已婚女性的信，信封上应称呼为Mrs.+丈夫的名字，写信给两位及两位以上的男士时，应用Messers.+姓名1+姓名2+……;
写信给两位及两位以上的女士时，应用Misses+姓名1+姓名2+……，写信给夫妇时，可写：
MrandMrs+丈夫的名字。
2.如果信要请某人转收，则应在收信人下面写：
C/O+代收人的姓名，C/O=careof,意即转交。
ChapterTwoLanguageSkills,NormalizeandWritingPrinciples商务信函的语言技巧、规范化及写作原则
1.实用表达（PracticalExpressions）
信函语汇中包括一些常用套语，现列举如下：
（1）“依照您的请求/意图”
asyourequested/asyouinstructed/atyourrequest/accordingtoyourrequestorwish/inaccordancewithyourrequest/incompliancewithyourwishes/followingyourdirections
（2）“承前一信/电话/会议”
furthertomylettersofMay1st/followingonourletterofMay1st/asafollow-uptoourtelephoneconversation/inthewakeofthe…meeting
（3）“我方了解到/注意到”
wenoteornotice/weseeorunderstand/wehavebeentold/wehavebeennotified/welearnedorhavelearned（from…）/wehavebeeninformed（by…of…）
（4）“尽力”
tryto/attemptto/makeeveryeffortto/doeverythingwecando
（5）“若贵方同意”
if（theplan）meetswithyourapproval/if（theplan）isacceptabletoyou/ifyouapproveof（theplan）/iftheideaappealstoyou
（6）“（望）即赐复，速复”
（togivesb.）apromptreply/anearlyresponse/animmediatereply
（7）“请接受我们的．．．”
Pleaseacceptourapology/congratulations/assurancethat…
（8）“现附上”
Attachedis/Pleasefindattached/Attachedare/Weareattaching/Ihaveenclosed/You’llfindenclosed
（9）“供参考/批阅/指正”
foryourinformation/foryourconsideration/forreview/forrecommendation
TheSevenC’sforBusinessWriting商务信函七原则：
7C：
courtesy礼貌,consideration体谅,completeness完整,clarity清楚,conciseness简洁,concreteness具体,correctness正确
ChapterThreeEstablishingBusinessRelations建立业务关系
1.ComprehensiveKnowledge（综合知识）
新的贸易对象的名址一般可以从以下几个途径获得：
（1）国内外商会（ChamberofCommerce）;
（2）大使馆（Embassy）,领事馆（Consulate）,商务参赞处（CommercialCounsellor’sOffice）;
（3）海外关系及其他客户;
（4）媒介上的广告;
（5）市场调查;
（6）商品交易会、展览会等;
（7）银行;
（8）贸易代表团体的互访;
（9）自我介绍。
2.建立业务关系的信函一般包括以下内容：
（1）告诉对方是如何获悉其地址和业务范围的，并表示意图与对方建立业务关系；
（2）向对方作自我介绍（企业性质、业务状况、经营范围、信誉声望等）；
（3）以礼节性的语言结尾，表明对对方回复和合作的希望。
同时，对于一般试探性接触的来函应该及时、认真地予以回复，切忌置之不理。
回函应包括：
（1）引出对方的来函日期（Date）和编号（Ref.No.）；
（2）对对方的来信和诚意表示感谢；
（3）说明我方的态度，交代汇寄资料，如不能满足对方要求，应婉述原因，真诚地表明歉意，为以后可能的交易留有余地；
（4）说明我方的明确打算。
Gentlemen:
Wehavelearnedfromthecommercialcousellor’sofficeofourEmbassyinGuangzhouthatyouareoneoftheleadingexportersChinesedinnersetsandenjoyagoodreputationformorethan40yearsintheworldmarket.
Wewouldliketoenterintodirectbusinessrelationswithyouonthebasisofequality,mutualbenefitandexchangingwhatonehasforwhatoneneeds.
Togiveyouageneralideaofthescopeofourbusinessactivitiesandtheavailablecatalogueforexport,weencloseabrochureandaprice-listunderseparatecover.Quotationsandsampleswillbeairmailedtoyouuponreceiptofyourspecificinquiry.
Welookforwardtoyourfavourablereply.
Yourssincerely,
先生们：
承蒙我方驻广州大使馆商务参赞办公室的介绍，我方获悉你方是中国餐具的主要出口商之一，40年来在世界市场上享有很高的声誉。
我们希望在平等互利、互通有无的基础上与贵方建立直接的贸易关系。
为使贵方对我们的经营范围和可供出口的商品类别有所了解，我们另函附上产品手册和价目单。
一接到你方的具体询价，我方将航寄报价单和样品。
静候佳音。
谨上
DearSirs,
WewritetoofferourservicesasyouragentsinGuangzhouif,however,youarealreadysatisfactorilyrepresentedhere,pleaseignorethisletter.Thereisagrowingdemandherefortextiles,especiallyfancyworstedsuitingsandprintedcottonfabricsandtheprospectsarereallyexcellentforgoodqualityfabricsatcompetitiveprices.Assoonasweareinpossessionofdetailsandsamplesofyourrange,weshallbeinapositiontoadviseyouontheirsuitabilityforthisparticularmarket,toselectqualitiesthatarelikelytosellwellandthentovisitourcustomerswiththem.
Withregardtoreferences,youmaywritetoanyofthemajorGuangzhouconfirminghouses,toourbank,theBankofChina,ortoanyofourcustomers.Weareknownthroughoutthetradeasagentsofthehighestintegrity.
WelookforwardtohearingfromyouandtothepossibilityofrepresentingyouinGuangzhou.
Sincerelyyours,
敬启者：
现去函请示担任你方在广州的代理。
倘若你们已有合适代理则作罢。
此地对纺织品，特别对精纺花呢及印花棉织品需求日增，价廉物美的纺织品销售前景的确极好。
一旦我们获得你方样品及详细情况，当能告知哪些是适销此间市场的，并能选出一些品质适销的商品向客户兜售。
关于我们的资信情况，可写信向广州主要保兑行----我们的开户银行“中国银行”或向我们的任何客户询问。
在全行业中我们以最诚实的代理而闻名。
有关在广州代理的可能性，期盼回音。
DearMesdames/Sirs:
ItisregrettabletofindanabsenceinyourorderssinceFebruaryof2002.Wehavenotheardofanyproblemsand/orcomplaintsconcerningourproductssoweassumeeverythingissatisfactory.Ifthereareanyproblems,pleasefeelfreetocontactussowecancorrectthesituation.
Ifthecurrentmarketdepressionisthecauseforyourlackoforders,wecanofferyoua20%reductiononallcrystalvasesfromthecurrentpricelistenclosed.
Wearegratefulforyourbusiness.
Sincerely,
2002年2月以来订货中断令人遗憾。
贵方对我产品从无怨言，使我方以为一切正常。
若有不妥，望告，我方当予纠正。
如因目前市场萧条而难以订货，我方可自附去各式水晶花瓶价单中给予8折优惠，如何？
如蒙惠顾，感激之至。
DearSirs:
WeareoneoftheleadingmusicalinstrumentsimportersGuangzhou.WelearnfromourEmbassyinLondonthatyouareproducingforexportmusicalinstrumentsofsuperiorquality.Thereisasteaddemandhereforthem.
Willyoupleasesendusatyourearliestconvenienceprice-listsandcataloguesofallmusicalinstrumentsyouholdinstock;
alsodetailsoftradediscountsandtermsofpayment?
Ishouldalsofinditmosthelpfulifyouwouldsupplyrepresentativesamples.
Wetrustthatyouwillsendusyourreplybyreturnatanearlytime.
Yoursfaithfully,
我们是广州的主要乐器进口商之一。
承蒙我方驻英国大使馆的介绍，获悉你们生产出口的乐器质量很好。
目前，广州市对乐器的需求比较稳定。
请问贵方能否尽快寄出你们有现货的乐器的目录清单和价目表，并同时寄来有关贸易的折扣的细节和付款方式说明？
如果你方还能寄来一些典型的样品的话，将非常有助于我们做决定。
盼复！
TypicalSentences（典型例句）
1.Beingspecializedintheexportof…,weexpressourdesiretotradewithyouinthisline.
我们专门出口．．．愿与贵方展开这方面的业务。
2.Ｗelearnform…thatyouareoneoftheleadingimportersofelectricproductsinyourareaandenclosehereourillustratedcatalogueandpricelist.
从．．．（处）得知，贵公司是你们地区最主要的电子产品出口商之一，随函附上我方产品插图目录及价目表。
3.Havinghadyournameandaddressfrom…weavailourselvesofthisopportunitytowritetoyouandseeifwecanestablishbusinessrelationshipwithyou.
我方从．．．（处）获悉贵公司的名称和地址，因此我们借此机会写信给你方，看看能否同你方建立起贸易关系。
4.ThroughthecourtesyofMr.Liu,wearegiventoknowthatyouareoneoftheleadingimportersofinyourareaandwishtoenterintobusi
5.nessrelationswithus.
承蒙刘先生的介绍，我们获悉你方是当地．．．．．．（产品）的主要进口商之一，并且希望同我方建立贸易关系。
6.Ｗehearongoodauthoritythatyourfirmspecializein…
我们从可靠的官方消息得知贵公司专营．．．．．．
7.Mr.BobSmithinformsusthatyouaremanufacturersofnylonbed-sheetsandpillowcases.Astheitemsfallwithinthescopeofourbusinessactivities,weshallbepleasedtocommunicatewithyoudirectonbusinesstransaction.
从鲍勃．史密斯先生处得知，贵公司是尼龙床单、枕套的制造商。
因该类商品属于本公司经营范围，所以有意与贵公司发展直接贸易往来。
8.WeownyournametotheBritishChamberofCommerce&
Industry,London,throughwhomwelearnedthatyouarethemanufacturersofTextiles,PiecegoodsandotherGeneralMerchandise,andalsothatyouareImporters&
Exporters.
承蒙英国伦敦工商业协会告知贵公司名称，并获悉贵公司生产纺织品、布品以及其他一般性商品，同时兼做进出口生意。
9.WearethelargestlightindustrialtradingcompanyinChina,andhaveofficesorrepresentativesinallmajorcitiesandtownsinChina.
本公司是中国最大的轻工业品贸易公司，在中国各主要城镇都设有分公司及门市部。
10.Weareaconstructioncompanywithaworldwidenetwork.
我们是土木建筑公司，与世界大部分的国家保持联系。
11.Thecorporationwithwhomwehavehadconsiderabletransactionsforthepast6years,wouldprovideyoubusinessstanding.
该公司在过去6年中曾与我公司做过大量交易，他们会向你方提供有关我们业务信誉的任何资料。
12.Werequestyoutosendusyoursamplestodeterminethequality,andweshallpayforthesamples.为了确定贵公司产品质量，希望贵公司寄来样品，我方将偿付样品费用。
13.DuringarecentvisittotheIdealHomeExhibitionIsawasampleofyourplastictileflooring.Thistypeofflooringwould,Ithink,besuitableforourcustomersrequest.Wouldyoupleasegivemethefollowinginformation:
…
最近，在理想家庭展览会上，看见贵公司塑胶地板花砖的样品。
该地板砖，想必一定很适合我们顾客的需要。
惠请告知下列各项资料：
．．．．．．
14.Weappreciate/lookforwardtoyourfavourableandpromptreply.
敬请早日回信。
15.Ifyouarenotinterestedintakingadvantageoftheofferingsonthelist,pleasebegoodenoughtoforwardittosomeofyourfriendsorafirm,whomaybeinterestedintheseitems.
如果贵公司无意于清单上所提供的产品，恳请将商品清单转寄给对这类产品感兴趣的朋友或相关公司。
16.Ifyouareinterestedinestablishingbusinessrelationswithusinthisline,pleaseletusknowyourspecificrequirements.We’llbepleasedtoforwardsamples,cataloguesaswellasdetailedinformation.
如贵公司有意与本公司建立该商品的业务往来，请提出具体要求，以便寄上样品、目录及详细说明书。
17.Yourletterexpressingthehopeofenteringintobusinessconnectionwithushasbeenreceivedwiththanks.
我们已收到你方希望同我方建立贸易关系的信件，深表谢意。
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