01文件和记录控制程序Word文档格式.docx
《01文件和记录控制程序Word文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《01文件和记录控制程序Word文档格式.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
3.2各部门按照本程序文件及相关质量体系文件的要求对文件和记录实施控制。
3.3相关部门对各单位的执行情况进行监督检查。
3.4业务部门质量管理部门归口管理质保体系的建立及责任人员任命文件、质量活动过程所需的文件和相关记录；
技术管理部门归口管理管理制度、标准、图纸及作业（工艺）技术文件和相关的记录；
计划经营部门归口管理合同和相关的记录，相关部门配合。
4工作流程（见附图一、附图二）
5工作程序
5.1文件的控制
5.1.1文件的分类
5.1.1.1受控文件。
如质保体系文件和记录、技术性文件、检验文件、外来文件等。
5.1.1.2非受控文件。
如向顾客提供的文件，不盖“受控”章。
5.1.1.3受控文件可以任何媒体形式存在。
包括纸质、照片、光盘、电子媒体或它们的组合。
5.1.1.4确保各相关部门、人员及各有关场所使用最新有效版本。
5.1.2受控文件类别范围
5.1.2.1质保体系文件：
如质量方针和目标文件、质量保证手册、程序文件，包括管理制度和岗位职责，质量记录样表；
5.1.2.2技术文件：
包括设计图纸、施工方案等资料。
5.1.2.3工艺文件：
包括质量计划、工艺过程卡、工艺卡、作业指导书以及通用工艺规程和设备操作维护规程等。
5.1.2.4检验文件：
如通用检验规程、无损检测通用规程、检测专用工艺卡以及检验试验计划，质保体系实施过程中的检验、试验记录、报告等。
5.1.2.5外来文件：
包括国家法律、法规、国家技术标准、行业技术标准、安全技术规范、用户提供的外来设计图纸文件、技术条件、设计文件、资料、型式试验报告文件资料、产品安全质量监督检验报告，分、供方产品质量证明文件及资格证明文件等。
Q/JH05-B12-001-2018第2页共12页
5.1.3文件编制、会签、审批和标识
5.1.3.1质量保证手册由质量管理部组织各系统责任师编制，相关职能管理部门负责人会签，经公司质量保证工程师审核，由公司最高管理者批准发布。
5.1.3.2程序文件、质量管理制度等由质量管理部组织各系统责任师编制，经质量管理部负责人审核，相关职能管理部门负责人会签，由公司质量保证工程师批准发布。
5.1.3.3公司其它管理制度等管理体系文件由综合管理部管理，主管部门组织编制，经部门负责人审核，相关职能管理部门负责人会签，由公司分管领导批准发布。
5.1.3.4技术文件、通用工艺规程由技术部门负责编制，并组织会签，相关责任人员审核。
必要时由技术总负责人批准。
5.1.3.5GC1管道施工技术方案由项目技术人员编制，项目技术负责人批准；
施工作业指导书由专业技术人员编制，项目或专业技术负责人批准。
5.1.3.6项目检验文件由项目质检部门组织编制，项目质量计划或检验计划、项目检验规程由项目检验责任人负责编制，无损检测通用规程由项目无损检测责任人负责编制，项目专业责任人会签，项目质保工程师审核批准。
质保体系实施过程中的检验、试验记录、报告以及检验检测专用工艺卡、检验和试验计划等由项目相关专业责任人审核确认。
5.1.3.7压力管道安装、改造、维修的气压试验方案由项目质保工程师组织各责任工程师编制，项目质保工程师审批，并经公司相关责任师、安全部门及公司技术总负责人审查确认。
大于等于0.6MPa的气压强度试验专项施工技术方案由项目经理组织项目有关管理人员和专业技术人员编制，安全主管部门参与审核，施工单位技术总负责人批准。
5.1.3.8所有文件都应进行编号标识，文件的编写必须规范、正确、完整、统一、清晰、具有可操作性。
文件编号按《XXXX工程建设有限公司标准体系及标准编号规定》、《XXXX工程建设有限公司质量文件编号实施细则》、的规定执行，外来文件按各自的原编号。
5.1.4文件的发放和管理
5.1.4.1体系文件的发放以电子版为主要方式，纸质版发放作为电子版的一种补充。
5.1.4.2体系文件由质量管理部负责发放，质量保证工程师批准发放范围。
质量管理部在发放体系文件时，应编注分发号，领用者必须在《文件发放（回收）登记表》上签名，以便追溯。
质量保证手册分受控本和非受控本两种。
受控本修改后，应及时将修改后的内容发送至受控本持有者，收回相应失效文件。
非受控本修改时不予通知。
5.1.4.3各种管理性制度由分管领导确定发放范围，由相关管理部负责发布、发放和登记，并确保其有效性。
5.1.4.4技术标准、通用工艺文件由技术管理部根据制造要求，分发给有关部门，并作好发放登记记录。
5.1.4.5相关压力管道法规、标准、安全技术规范和企业工艺标准、检验、试验规程等技术标准由技术管理部确定发放范围并负责发放，领用者必须在《文件发放（回收）登记表》上签名，以便追溯。
5.1.4.6文件管理部门负责对内部网站发布的电子版文件进行维护和更新，同时负责纸质版文件的更换，以确保其为最新版本。
5.1.4.7为保持体系文件的一致性，使其处于受控状态，发布的体系文件电子版应采用不可修改的
Q/JH05-B12-001-2018第3页共12页
文件格式，如PDF格式。
5.1.4.8公司指定专人负责内部网络文件的管理。
在使用电子版文件时，应直接到内部网络服务器指定地址上浏览。
只有在该指定地址上的电子版文件为有效版本。
5.1.4.9文件发放记录上应明确电子版文件的存放位置，以便于查看和使用。
5.1.4.10当文件以纸质版发放时，发放部门应在文件上做出“受控”标记，注明受控号。
5.1.4.11项目文件的发放和领用
（1）受控的压力管道质量保证文件、通用工艺、技术标准和规范等文件发放范围由项目质保师确定，以电子版为主要方式，纸质版发放作为电子版的一种补充。
项目部负责对内部网络发布的电子版文件进行维护和更新，以确保其为最新版本。
（2）资料员在发放体系文件时，应编注分发号，领用者必须在《文件发放（回收）登记表》上签名，以便追溯。
文件发放记录上应明确电子版文件的存放位置，以便于查看和使用。
（3）施工组织设计、施工技术方案应发放至项目相关责任人员，施工作业指导书应发放至相关专业技术人员和作业人员。
图纸和技术条件、项目质量计划、作业文件、工艺指导书及记录表卡等其他受控文件，由项目质保师确定发放范围，资料员负责编注分发号，领用人或归还人应在《文件发放（回收）登记表》上签字。
文件应标明版本号和修订状态，以识别文件的更改和现行修订状态。
注有分发号、受控状态及发放日期标识的文件，应进行跟踪管理。
（4）在受控文件发放范围外需使用受控文件的部门和人员，应向各项目专业责任工程师申请，经项目质保师批准后发放。
（5）文件的发放要确保需要该文件的场所都能获得文件的有效版本。
项目部资料室负责建立
《受控文件清单》。
5.1.5文件的变更
5.1.5.1在质保体系运行过程中如发生下列情况应随时对质保体系文件进行修订：
（1）公司机构及其职能变化；
（2）适用的国家法规或标准更改；
（3）管理评审提出改进要求；
（4）存在缺陷或含混不清之处。
5.1.5.2各部门在质保体系实施过程中或通过内部审核和管理评审时，发现文件的个别条款存在缺陷或含混不清时，可向质量管理部提出更改建议。
质保体系文件由原编制部门进行具体修改，并做好修改标识，报质量管理部。
修订后的质量保证手册报公司总经理批准，修订后的程序文件报公司质保工程师批准。
5.1.5.3质量保证手册一般每4年再版一次。
再版前，由质量管理部征求汇总各相关部门和人员的意见，并在充分讨论后进行修订。
质量管理部负责组织文件的修订工作，确定修订的版次、修改标记和统一编号、更改生效日期。
5.1.5.4当文件需要修改时，由文件更改提出部门填写《文件更改审批单》和《制度会签（审批）单》，按第5.1.5条款规定的文件管理权限经审核、批准后，方可实施更改。
5.1.5.5文件的更换（除全部更换版本外）按章节进行，其修改部分用下划线标记，文件管理部门作好更改记录和更改生效日期。
最新版次和日期标明在目录中。
文件更改后，应按原审核、批准程序进行。
5.1.5.6更改文件经批准后，由原发放部门按原发放范围发放，同时收回作废的文件。
5.1.5.7项目文件的修改
（1）修改原因
1）文件参考、引用、基于的有关法律、法规、标准等发生变化时；
Q/JH05-B12-001-2018第4页共12页
2）由于文件本身的缺陷而影响产品质量时；
3）文件在执行过程中，与公司实际情况不符，经原文件编制部门组织对该文件进行评审，评审结论认为应该修改时；
4）产品结构发生重大变化，从而造成文件内容的大部分不适用时。
（2）修改方式
1）文件修改时应由相关项目技术人员填写《文件修改记录》，经项目专业责任工程师批准后实施修改。
图纸修改由项目技术部提出《审图记录》和《工程联系单》，经项目工艺责任师审核后与原设计单位联系并取得原设计单位同意修改的证明。
2）少量更改：
对少量的更改，可以直接用笔在该文件上采用划改。
3）换页和换版：
文件经过多次更改或进行大幅度修改的，应进行换版；
原文件代号不变，应改用新发布年号；
版次应同时更改，版本次序：
首次发布时为1版，第一次修订为2版，第二次修
订为3版，以此类推，按阿拉伯数字顺序排列。
文件经多项修订后，应更换版本号；
文件按章节、文页修改时，修改码随之变化。
修改前的文页，修改码为0；
第一次修改，修改码为1；
第二次修改，修改码为2；
以此类推，按阿拉伯数字顺序排列。
4）文件需要修改时，应按原审批程序经再次审批后发布实施。
5）修改文件时，被修改文件原则上应交回相应的文件发放部门，因各种原因暂时不能交回的，应由文件管理员注明。
（3）工艺文件的更改按《作业（工艺）控制程序》执行。
5.1.6文件的回收及销毁
5.1.6.1体系文件、标准或规程等新版文件发放时，纸质文件由文件管理部门将所有的旧版本收回，并在《文件发放（回收）登记表》上签字确认。
需要销毁的报质量保证工程师批准后销毁（除留一套存档外）。
因工作需要保留时，应在文件上加盖“作废”章。
电子版文件由文件管理部门及时将该文件在内部网站上删除。
5.1.6.2当上级有关法规、标准、安全技术规范颁发新版本时，应及时撤回旧版本，换发新版本。
5.1.6.3技术负责人应参加或派员参加上级有关技术法规标准新版本的宣贯学习，组织人员学习新法规、标准、安全技术规范规定的强制性规定，适时发布新法规、标准、安全技术规范实施通知单。
5.1.6.4项目文件控制中，文件修改后，被修改文件原则上应交回项目资料管理员，并在《文件发放（回收）登记表》上签字确认。
因各种原因暂时不能交回的，应由项目资料员注明。
5.1.7外来文件和资料
5.1.7.1总经理办公室、技术管理部、质量管理部、项目部应按照各自的职责范围做好外来文件和资料的接收、登记、跟踪、及时传递、建档和归档等管理工作，并保持必要的记录。
5.1.7.2技术管理部负责对法律、法规、安全技术规范、标准的信息跟踪，定期公布压力容器、压力管道等现行法规、标准、安全技术规范有效版本以及受控文件的目录，并发放至生产、技术、质量等使用部门，以确保使用场所文件和资料的有效性。
5.1.7.3项目资料档案员负责编制《项目引用的法规、标准目录清单》，并负责收集、接收和保管登记发放，及时回收过期作废标准、法规文件。
5.1.7.4用户来图由项目技术部门资料管理员负责登记，包括合同协议、技术资料、设计文件和产品图纸等。
5.1.7.5所有上述发放文件应受控，使用部门和个人必须妥善保管，不得私自复制和外借，如有破损不能使用时，应办理更换手续。
5.1.8文件的保管与保存
5.1.8.1《质保手册》及其程序文件（管理制度）、表单的原件由质量管理部统一保管，保存期限不
Q/JH05-B12-001-2018第5页共12页
少于5年。
5.1.8.2法律法规、安全技术规范、标准、杂志、书籍等外来文件由技术管理部统一保管，长期保存。
5.1.8.3技术文件、产品质量记录及档案分别由项目部送交档案室保管，保存期限满足档案管理及压力管道法规标准的规定（附表一）。
5.1.8.4其他文件由相应归口管理部门负责保管，保存期限按相应管理程序（管理制度）的规定。
各归口管理部门应指定专人负责文件的保管，确保文件得到妥善保管。
5.1.8.5文件的保管场所的设施应具备防火、防潮、防变质、防盗措施，确保文件不变质或损毁。
5.2质量记录的控制
5.2.1质量记录分为体系运行记录和产品质量记录。
5.2.1.1体系运行记录包括：
取证及换证报告、质量回访记录、内部审核和管理评审记录报告、纠正/预防措施记录、有关责任人员任命文件等；
5.2.1.2产品质量记录包括：
交工技术文件、归档文件、检验记录、过程记录以及设备运转记录等。
5.2.2记录的填写
5.2.2.1作为证据的记录，操作者或检验人员应及时、清楚、正确的记入必要的事项，且记录的填写内容应真实有效。
5.2.2.2质量记录表填写时，不允许空项。
表格的空项作为漏项处理，能填的项目应填全，无项目内容的用“/”表示或填写“无”；
应填数据的项目，按计数值要求填写。
5.2.2.3记录应用黑色钢笔或圆珠笔填写，书写字体应规范、清楚。
5.2.2.4如记录需修改时，应在需修改的内容上划上一道横线，再记入修改内容，并同时填写修改者的姓名及日期（必要时根据修改内容签署审核印章等）。
5.2.2.5产品质量检验记录由质量检验人员填写，相应责任人员签字确认。
5.2.3质量记录的收集与归档
5.2.3.1质保体系运行记录和报告由质量部门负责收集、汇总、整理并归档。
5.2.3.2产品质量记录由项目技术部门负责收集、汇总、整理并归档。
5.2.3.3技术档案由项目技术部门负责收集、汇总、整理并归档。
5.2.3.4其他记录由记录归口管理部门负责收集、汇总、整理并归档。
5.2.4质量记录的保管与贮存
质量记录和档案应妥善保管与贮存，采取措施防止损坏或变质，并应符合下列要求：
5.2.4.1记录按时间顺序或按用途分类保存，便于查借；
5.2.4.2各记录保管场所应具有防潮、防变质、防火、防盗的措施；
5.2.4.3指定专人管理，防止丢失或损坏；
5.2.4.4依照公司档案管理的相关规定，在记录的保存期限内应妥善保管各种记录。
5.2.4.5产品质量档案保存期限不少于管道设计使用年限。
5.2.5记录的查阅
5.2.5.1有关人员如因工作需要，需查阅有关记录时，查阅人应填写《文书档案利用审批表》，经部门主管审核、记录管理部门的负责人批准方可查阅。
记录管理人员应填写《文书档案利用审批表》经查阅人签名后方可提供记录。
5.2.5.2查阅一般在记录保存场所进行，查阅记录时，应注意保持记录的完整、完好和清洁，查阅后应及时将记录整理好，交由记录管理人员放回原处。
5.2.6记录的出借
5.2.6.1特殊情况需借阅记录时，借阅人需填写《文书档案利用审批表》，经部门负责人审核、记录
Q/JH05-B12-001-2018第6页共12页
管理部门的负责人批准后方可借出。
记录管理人员应填写《文书档案利用审批表》，经借用人签名后方可提供记录。
5.2.6.2归还时，文件档案管理人员应检查记录完整、完好及清洁情况，并在《文书档案利用审批表》上填写归还记录，并将记录放回原处。
5.2.7记录的销毁
超过保存期限需废弃的记录，按《XXXX工程建设有限公司档案鉴定销毁管理细则》规定的鉴定、审批、销毁工作程序执行。
5.2.8质量记录的管理
5.2.8.1实施质保体系过程控制和工作的相关部门、人员及场所，使用的受控记录表格必须为有效版本。
5.2.8.2质量记录的管理，可采用人工或计算机管理，按本程序文件及有关的管理制度执行。
5.2.8.3质量记录应提供监督检验和鉴定评审机构人员在履行相关职责时查阅。
5.2.8.4合同要求时，在商定期内质量记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。
6相关文件和记录
6.1相关文件
6.1.1《XXXX工程建设有限公司标准体系及标准编号规定》Q/JH04-B04-007-2018；
6.1.2《XXXX工程建设有限公司质量文件编号实施细则》Q/JH05-B04-012-2018；
6.1.3《XXXX工程建设有限公司技术标准管理实施细则》Q/JH04-B04-001-2018；
6.1.4《XXXX工程建设有限公司施工档案管理细则》Q/JH04-B04-002-2018；
6.1.5《XXXX工程建设有限公司档案鉴定销毁管理细则》QJH02-B01-002-2018。
6.2记录
6.2.1制度会签（审批）单Q/JH02-B01-001-2018-1-H.1.1；
6.2.2文件清单Q/JH02-B01-001-2018-1-H.1.2；
6.2.3文件分发清单Q/JH02-B01-001-2018-1-H.1.3；
6.2.4公司发文签审单Q/JH02-B01-001-2018-1-H.1.4；
6.2.5文件领用（发放）登记表Q/JH02-B01-001-2018-1-H.1.5
6.2.6文件更改审批单Q/JH02-B01-001-2018-1-H.1.6
6.2.7文件销毁记录Q/JH02-B01-001-2018-1-H.1.7；
6.2.8文书档案利用审批表Q/JH02-B01-001-2018-1-H.1.8；
6.2.9销毁档案鉴定审批表Q/JH02-B01-001-2018-1-H.1.9；
Q/JH05-B12-001-2018第7页共12页
附图一：
文件控制工作流程图
作好标识防止误用
统一销毁
使用有效版本
控制文件分发
文件归档保存
Q/JH05-B12-001-2018第8页共12页
附图二：
质量记录工作流程
质量记录分类
质量记录的储存、保管和归档
Q/JH05-B12-001-2018第9页共12页
附表一：
压管管道安装、改造、维修施工管理和过程控制文件、记录保存期限
序号
管理和过程控制文件、记录名称
保存年限
一
竣工资料
开工报告
压力管道的设计使用年限
竣工图
3
压力管道安装、改造、维修质量计划或检验计划
4
设备基础检验记录
5
工序交接记录
6
合格焊工登记表
7
无损检测人员登记表
8
产品主要受压元件使用材料一览表（含焊接材料）
9
焊接材料质量证明书及复验报告
10
管道系统耐压试验条件确认与试验记录
11
管道试压流程图
12
单线图
13
管道焊接工作记录
14
管道对接焊接接头报验/检查记录
15
试压临时盲板安装、拆除记录
16
管道焊接接头射线检测比例确认表
17
焊缝无损检测报告（RT、UT、MT、PT，附检测位置图）
18
焊缝无损检测报告（TOFD，必要时）
19
设备热处理报告（附测温点布置及自动记录温度曲线）
20
产品焊接试板力学和弯曲性能检验报告
21
耐压试验记录
23
泄漏试验记录（必要时）
24
焊缝返修记录
25
基础沉降观测记录
26
设计变更通知单
27
工程中间交接证书
28
接地电阻测量记录
29
安全阀调整试验记录
Q/JH05-B12-001-2018第10页共12页
30
管道组成件验证性和补充性检验记录
31
弹簧支/吊架安装检验记录
32
滑动/固定管托安装检验记录
33
管道补偿器安装检验记录
34
35
阀门试验确认表
36
管道系统泄漏性/真空试验条件确认与试验记录
37
管道吹扫/清洗检验记录
38
给排水压力管道耐压试验条件确认与试验记录
39
给排水无压力管道闭水试验条件确认与试验记录
40
管道静电接地测试记录
三
管理和过程控制文件及记录
压力管道安装、改造、维修告知书（按台整理、装订）
公司质保体系责任人员任命文件
长期
项目质保体系责任人员任命文件
压力管道安装、改造、维修质量计划（施工组织设计）、质量检验计划、分部分项工程划分计划、施工方
升级会员 