文书学复习重要知识点梳理.docx

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文书学复习重要知识点梳理

文书学复习重要知识点梳理

文件、公文、文书的概念及关系（Ｐ４）

▲含义：

文件是指社会组织或个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录；公文是指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录；文书有两层含义，一是在清代以前通指文件，二是引申为文书的一种职业称谓。

▲关系：

从内涵来看，它们在许多情况下通用，具有同一性。

文书的主体部分是公务文书，即公文；公文既包括18种法定公文，也包括机关常用应用文，而18种法定公文即通常所指称的“红头文件”。

行政机关习惯上将公务文书称为“公文”，党的机关则称“文件”。

文件可分为公务文件（公文）和私人文件两类。

2、公文的特点P7▲老师的课件：

公文作用的策令性；特有的严密程式性；公文撰拟的专任性；严格的时间性；作者与阅者的特定性。

▲书本上要点：

由法定的作者制发；据有法定的权威性和现行效用；具有规范的体式和特定的处理程序。

3、公文种类（多选题）P9

▲分类目的：

对大量的文件进行分门别类，以便准确、恰当的使用每一种文件，把握不同种类文件的撰写、处理和处置要求，从而提高文件工作的质量和效率，加速文件工作规范和科学化的进程，使其发挥更大的效益。

▲不同标准的分类方法：

①从物质载体的角度分类1.纸质文件2.感光介质文件3.磁介质文件4.电子文件

②从内容性质的角度分类

1.规范类文件2.领导指导类文件3.报请类文件4.知照类文件5.契约类文件6.会议文件

③从涉密程度的角度分类

绝密级文件2.机密级文件3.秘密级文件4.内部文件5.限国内公开的文件6.对外公开的文件

④从办理时限的角度分类1.特急件2.急件3.平件

⑤从行文方向的角度分类1.上行文2.平行文3.下行文

⑥从机关授受公文的角度分类1.发文2.收文

4、文中及其选用规则P12

▲如何正确选用文种的规则：

据发文目的选择；据行文关系选择；据发文机关的权限选择；据国家有关规定而选择。

▲通用文种及其用途（五类）

①规范类文件：

条例、规定、办法②领导指导类文件：

命令、决定、批复

③报请类文件：

议案、报告、请示④知照类文件：

公告、通稿、通知、通报、公函

⑤会议文件：

会议纪要此外，还有如意见等文种

上述五类按行文关系可分为：

①上行文种：

请示、报告、意见、议案

②下行文种：

批复（批示）、指示、决定、决议、通知、通报、会议纪要、意见

③平行文种：

函、意见（具平行行文功能）④公布类文种：

公告、通告、公报

5、公文的稿本P16

草稿；定稿；正本（还有试行本、暂行本、修订本三种特殊形式）；副本；不同文字的稿本

6、电子文件P17

▲概念：

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

▲电子文件的主要种类

从信息表现形式和存储格式的角度来看，对电子文件可作如下划分:

文本文件（Text）、图形文件（Graphic）、图像文件（Image）、影像文件（Video）、声音文件（Audio）、多媒体文件（Multimedia）、超文本文件（Hypertext）、程序文件（Program、数据文件（data）等。

▲电子文件的技术特性

编码形式特性

1.非人工识读性2.对系统的依赖性3.多媒体集成性4.信息的集散性5.信息的易更改性

（二）载体特性1.信息的可转载性2.载体的不稳定性

▲电子文件的管理目标：

真实性、完整性、可读性、效率提高、方便使用（课件）

▲电子文件的著录：

通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景和管理过程的信息，准确描述电子文件的过程及结果。

7、文件生命周期理论P20

文件生命周期是指文件从产生直至因丧失作用而被销毁或因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。

一、文件生命周期理论

▲基本内容

①关于文件生命阶段的划分：

较权威的是现行、半现行和非现行三阶段式划分法；

②建立文件周期理论的依据：

主要依据是文件价值形态及其有规律的转化；

③核心内容可归纳为三要点：

文件从形成到最后处置是一个完整的运动过程；价值形态的变化使这一过程可划分为若干阶段；不同阶段的文件和各要素之间存在着内在对应关系。

二、文件连续体理论

▲形成背景：

信息技术革命的影响，电子文件对纸质文件的冲击，引起了人们对电子文件的生命周期的概念、阶段划分、各阶段对应关系的重新理解与思考。

▲主要内容：

四个坐标轴：

保管形式轴；价值表现轴；业务活动轴；形成者轴。

（多选）

▲文件连续体实质：

是对文件生命周期理论的修正和补充，而非变革和突破。

（详见P30）

三、对文件管理的启示

文件生命周期理论表明，从文件阶段到档案阶段是一个连续统一、前后衔接的运动过程，必须把从文件到档案的管理看作一个系统工程，采取统一的工作制度、程序和方法来控制各有特点但却始终相互关联和前后衔接的整体过程。

电子文件的产生和连续体理论的出现又提出了前端控制、全程控制等思想体系和方法。

8、文件工作的涵义和任务P43

▲一般而言，文件工作是指应机构开展各类业务活动的需要，酝酿生成文件直至办理完毕可以有效管理的全部活动，包括文件的撰制、传递、运转、整理编目、检索查阅、归档保存等项工作环节。

▲文件工作的任务，即文件工作所应担负的职责和使命，它是文件工作的性质和作用的具体体现。

具体表现为发文处理；收文处理；文件处理过程中的管理活动；办毕公文的处置；文件的保管、借阅工作；文件的组织和有效控制等。

9、古代文件工作制度要点（术语解释）P35

▲用印制度。

始于春秋后期，到战国时期已形成一种制度，要求各国相互往来的文件均要用印，一是表示权威，二是作为凭证。

▲贴黄制度。

贴黄，也称押黄，是唐代首创的公文改错制度。

唐代的效书用黄纸书写，当公文有错误需要改正时，使用同样的黄纸，覆盖住有错误的地方。

▲引黄制度。

宋朝规定百官上报的奏章要将其内容要点、日期、理由书于封面或者文首，这一制度称为引黄制度。

引黄制度的实行，极大地提高了文件处理的效率。

▲票拟制度。

亦称条旨制度，始于明代。

即在向皇帝呈送公文时，必须在公文上面签押纸条，写出处理意见，以供皇帝审批。

后来有所变化，凡呈皇帝的奏章，都由专职官员用红笔批出，然后呈皇帝阅读。

▲勘合制度。

文件加盖印信，分为两半，当事者各执一半，查验骑缝半印，作为凭证。

10、文件工作的发展趋势P41、P241

发展趋势可归纳为三点：

标准化、现代化以及文档一体化管理

一、标准化。

▲文件工作的标准化是指对文件工作中反复使用的概念、循环往复的处理程序及其它规律性的管理活动，通过制定、实施标准获得文件工作的最佳效能的活动过程。

▲动因：

①文件工作标准化是文件工作现代化的前提和基础；②是实现文件工作科学管理的重要手段；③是提高文件工作质量及效率的内在要求。

▲体现：

①简化原理：

种类的简化、格式的简化、工作环节的简化、发文数量的简化；②统一原理：

概念的统一、格式的统一、管理制度的统一、载体和设备用具的统一；③协调原理：

标准内部要素的协调、标准之间的协调、文件工作和文献工作等相关领域标准之间的协调；④优化原理：

确定目标、明确限制条件、分析和决策。

二、现代化。

▲文件工作现代化是指将处于领先地位的科学管理方法和技术手段运用于文件工作，使文件工作达到先进的科学管理水平。

▲动因：

①外在动力—信息技术革命；②内在需求—提高文件工作效能；③是文档一体化的必要条件。

▲体现：

①管理机制现代化；②技术设备现代化；③人员素质现代化。

三、文档一体化。

▲文件、档案一体化管理，常简称为“文档一体化”。

▲动因：

①文件工作与档案工作的内在联系要求实行文档一体化②有效管理电子文件的前提是实现文档一体化

▲表现：

①文件、档案生成控制一体化；②文件、档案管理流程一体化；③文件、档案信息利用一体化。

▲国外重要思想：

①前端控制—指对电子文件的管理应在文件形成之前便对文件的形成直至档案管理的整个过程予以通盘规划，把预先可能设定的管理功能纳入系统之中，并对形成和维护阶段进行监督。

②全程管理—是根据电子文件的特点和要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存的整个生命周期进行全程的管理。

11、文件工作组织形式P47

是指在社会组织内部围绕文件工作的活动程序，确定各部门之间的分工、组合的形式。

其实质是文件工作机构结构问题，对整个文件工作的管理与控制具有重要影响。

▲文件工作组织形式的类别（选择或判定，详见P48）

①集中型②分散型③（集中、分散）复合型④分级型

▲文件工作的组织机构与作用机制

文件工作的组织机构，由主体机构（发文、收文机关领导班子）和有关辅佐班子构成。

▲文件工作组织形式的变化

传统办公环境下，文件信息的最终形态主要表现为纸介质，信息载体和信息内容是个不可分割的复合体，同一份文件在同一时间往往只能单向线性地运行，难以实现信息共享。

网络环境下文件工作形式的出现，使得其组织形式向下列方式转变：

①双向互动式；②多点分布式；③数据库方式；④网络发布方式。

（详见P51）

12、文件工作的规则P71—74

文件工作具有全程管理、全员参与的特点，对标准化、规范化要求很高，必须遵从相应规则，才能保证各方面协同工作。

文件工作规则具有层次性，包括适用于全部文件工作的基本原则，以及针对某些文件处理环节的具体规则（如行文规则）。

一、基本原则①准确原则（质量原则）②及时原则（效能原则）③安全原则④精简原则

二、行文规则（案例分析题目）

▲遵守行文规则的必要性，做到遵守行为规则，方可做到：

①有效控制行文方向，保证文件传递的准确、快捷；

②有效的控制行文方式，维护正常的工作秩序和运作效率；

③有效控制行文数量，合理精简文件、简化手续，反对文牍主义。

▲行文规则的主要内容：

（含义的理解）

①根据机关之间的工作关系确立行文方向；

②选择适宜的行文方式，一般不得越级行文；

③正确选择主送机关和抄送机关；

④坚持党政分开的原则；

⑤联合行文时作者应是同级机关，并在行文前就有关问题协商一致；

⑥严格控制文件数量，简化行文手续。

13、公文处理程序的特点P238

①规范性②有序性③“双轨制”④非线性

“双轨制”：

是指纸质文件和电子文件同步随业务流程运转。

即在文件进入运行程序时就形成电子文件和纸质文件两种版本，文件人员等要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理，“双轨制”也导致了“双套制”归档。

14、公文处理流程重组P244

公文处理流程重组是指以文件、档案一体化管理理念为先导，打破文件工作、档案工作互相分家的局面，对原有的文件管理流程和档案管理流程进行统筹规划，重新设置合理的工作流程，旨在简化重复环节、提高效率、满足电子文件的全程管理需求。

一、流程重组的必要性公文处理程序缺乏规划或设计不当，已经成为电子文件难以在网络环境中正常运转的瓶颈，电子系统中的文件、档案一体化管理也就无从实现。

因此，必须加强对公文处理程序的科学规划和有效控制，在完善纸质公文处理程序的基础上充分考虑电子文件的形成规律和运转特点，重新考虑电子公文处理程序的重组问题，优化处理流程，以便和电子文件管理系统有效衔接。

二、流程重组的方式

①环节前置：

提前并实时归档；提前鉴定、并与鉴别同步；提前著录。

②环节后延：

归档、鉴定、著录等在提前时也需延后。

③环节叠交：

各环节可能同时进行，如鉴定、著录、归档可同时在文件形成之际进行。

三、流程重组在系统中的实现

文件生命周期理论启示人们在软件设计上应充分体现全程管理和一体化管理的理念，文档一体化是电子时代文件管理工作的必然发展趋势，文件管理软件的设计不应仅仅局限于文件的现行处理