系统信息系统会计信息系统Word文档格式.docx
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如图1-1所示。
图1-1封闭式系统
在现实生活中，很难找到一个纯粹的封闭式系统。
有一些情况可以近似地将其看作是封闭式系统，如一个正在考试的考场、一个在隔离环境下进行的化学试验等。
2、半封闭式系统
半封闭式系统和外界环境之间有着比较有限的联系，环境主要是对系统的输入和输出环节产生影响。
如图1-2所示。
图1-2半封闭式系统
同样，要想找到一个实际的半封闭式系统也是比较困难的。
有一些系统在短期内可以将它看作半封闭式系统，例如，企业在短期内的运作主要是从外界接收输入（如原材料），然后加工成输出，发送到外界（如产成品）。
在短期内，外界环境并不会对企业内部产生影响。
3、开放式系统
开放式系统和外界环境之间存在着复杂的联系。
外界环境既对系统提供支持，有给予系统的运作以一定的约束。
如图1-3所示。
图1-3开放式系统
（二）按照系统的确定程度分类
按照系统运行的确定程度，可以将系统分为确定性系统（DeterministicSystems）和随机性系统（ProbabilisticSystems）。
1、确定性系统
确定性系统的运行过程和结果是确定的，可以预计的。
例如，机器设备、计划好的旅程等。
2、随机性系统
随机性系统的运行过程和结果并不能够完全确定，只能够以一定的把握程度进行估计。
例如，一项投资项目并不能保证一定是盈利的，并不能够保证盈利的水平是确定的。
第二节信息及其质量要求
一、信息和数据
（一）定义
信息和数据这两个名词在现实生活中经常使用到，在很多人看来这是同一个意思。
但事实上，这是两个概念。
1、数据
数据是指记录下来的事实。
将发生的实际情况通过文字、数字、图、声音等方式记录下来，人们通过数据并不能够做出什么决策。
例如，会计工作中的会计凭证。
在经济业务发生时，都要填制适当的凭证。
会计凭证就是用来记录经济业务的发生和完成情况，明确经济责任，作为记账依据的书面证明。
2、信息
信息是指经过加工的数据，可以据此进行决策。
信息是对数据的进一步处理，使得数据转化为可以帮助人们进行决策的信息。
例如，会计工作中的会计报表。
会计报表是企业对反映在各种账簿中的会计事项的资料进行汇总整理成一个完整的报告体系，用以反映其资产、负债和所有者权益情况及一定期间的经营成果和现金流动情况。
会计报表就为报表使用者提供了能使他们做出合理的投资、贷款、经营管理和其他经营决策有用的会计信息资料。
（二）信息和数据之间的关系
1、信息和数据是两个不同的概念
从定义中可以看出，信息和数据是两个不同的概念。
数据所记录的仅仅是事实，是未经加工处理的，对其接收者来说并没有什么直接的提示或帮助。
必须将数据经过加工以后对信息接收者来说具有较为直接的提示和帮助，能够帮助接收者决策，采取某些行动，这才称为信息。
2、信息和数据有着密切的联系
信息和数据又有着密切的联系的。
信息来源于数据；
对数据的进一步加工可以产生信息。
可以用图1-4来表示。
图1-4数据和信息的联系
图1-4中，将数据转化为信息的工作称为数据处理。
数据处理方法可以采用手工的方法，也可以采用计算机等方法。
例如，会计人员通过手工做账的方法或者操作计算机进行账务处理。
会计工作中的账务处理程序就是指记账和产生会计信息的步骤和方法。
3、实际的使用情况
还需要指出的是，信息定义中所提到的“对决策者有用”，这要视具体情况而定。
同样的一个数字，对于一些决策者是有用的，而对于另一些决策者是没有用的；
或者，在某一个时候是有用的，而在另一些时候可能又变得没有用处了。
例如，某个生产车间的生产情况对于车间管理人员是有用的，因为他们直接管理和负责该车间的事务；
但对于企业的高级管理人员来说，他们更多关注的是整个企业总体的生产情况，某个生产车间的生产情况就是数据了。
同样这些生产情况，在当前可能是有用的，在以后一段较长时间以后，可能就变得毫无价值了。
这些因素就决定了在实际使用“信息”和“数据”这两个概念时，我们并不可能、也不需要时时关注二者的差异。
二、信息的质量要求及其注意点
（一）信息的质量要求
为了能够对信息的接收者有用，能够帮助信息接收者降低对情况的不确定性或者提高他们对情况的了解程度，信息应具有以下一些质量要求。
1、完整性
信息的完整性指要能够获取和决策相关的尽可能多的、全面的情况。
例如，在选择供货商时，需要全面了解市场上各个供货商的情况，对他们提供的商品和服务有全面的了解，“货比三家”，才能够有效地进行决策。
2、相关性
相关性是指与决策有关，具有改变决策的能力。
相关信息则是指与正在处理中的事项具有某种关联的信息。
收集到的信息应该能够帮助决策者对问题的了解，降低不确定性。
例如，在对某个客户进行信用审核中，需要收集对该客户的赊销历史记录和其财务状况。
因为这些信息能够帮助决策者有效地评价该客户的信用情况，所以，这些信息具有相关性。
相反，该客户的机构设置情况，就和本次决策无关。
3、可靠性
所谓可靠性，是指确保信息能免于错误及偏差，并能忠实反映它想要反映的现象或状况。
信息必须是真实的。
目前在会计工作中引起广泛注意的有关会计信息失真问题，就是指会计信息不能够真实地反映客观情况。
这种不真实有些是技术上的原因，误记、算错的情况，例如企业的存货是49件，误记为94件；
不真实还可能是由于违法违规操作引起的。
根据这些失真的信息，决策者无法做出决策，或者做出了错误的决定。
信息还必须是可核的，由具有相近背景的不同人员分别采用同一种方法对同一事项进行处理，要能够得到相同的结果；
信息还必须具有中立性，不能有偏见。
4、及时性
决策者在进行决策的过程中，需要及时地得到信息。
信息的及时性包括信息的产生要及时，信息的传递也要及时。
例如，在客户信用审核中，如果迟迟不能收集到客户的赊销记录和财务状况，或者收集了以后没能够及时传递到决策者手工，那么这些信息就是不及时的，对决策也就没有什么用处。
5、可理解性
信息必须能够让信息的接收者可以理解。
可理解性需要从信息的发送方和接收方两个角度来分析。
从信息的发送方来说。
在表达信息的时候，大多数情况下需要用到语言，需要使用自然语言，也需要使用专业的、技术性的语言，例如，会计方面的术语、计算机方面的术语等。
在语言的运用上，要力求让决策者明了。
如果信息中包含太多的代码或缩写，而决策者对此又不熟悉的话，则可理解性大大降低。
我们也可以采用语言之外的其他形式来增加信息的可理解性，如利用表格、图形、声音等，能够更为直观地传递信息。
在信息的展示中，对于重点的、例外的情况，可以采用加黑等方法突出显示，并进行详细解释。
这其实体现了重要性原则。
对于信息的接收方，也就是决策者来说，决策者也必须加强学习，提高在专业领域的理解力，例如，企业的高层管理者需要学习一些基础的会计知识，能够理解会计的基本术语。
接收方也需要在事先和发送方进行沟通，表达出自己的要求，方便发送方按照接收方的要求“量体裁衣”。
6、成本小于效益
信息的产生需要成本。
例如，需要会计人员进行账务处理工作才能获得会计报表信息，信息质量要求愈高，所需要花费的成本愈高。
信息也是有效益的，能够帮助决策者进行判断。
如果信息的成本大于效益，那么从经济上来说，就不需要这个信息。
从理论角度来说，这是很容易理解的事情。
但需要指出的是，在很多情况下，有很多无形的成本和效益，这些是无法计算清楚的。
而且，采用什么样的方法来进行成本和效益的比较，也是一个需要注意的问题。
有关这个问题，在本书的第九章第五节中会有详细的介绍。
7、可比性
信息的可比性是要保证信息的使用者可以将两个信息进行比较，从而发现它们的异同之处。
例如，在会计工作中，可以对会计报表进行比率计算，并可以将两个公司的比率进行比较和评价。
但如果一个公司采用的是先进先出法进行存货的计价，另一个公司采用的是后进先出法进行存货的计价，则这两个公司的报表就不能简单地进行直接比较。
所以，在会计工作中，制定了会计准则、会计制度，这在很大程度上提高了会计信息的可比性。
8、一致性
信息的一致性是指对同一个对象在不同时候获得的信息可以进行比较。
例如，在会计工作中采用的趋势分析法，就是根据一个企业两期或者连续数期的会计报表，将报表中的相同指标进行对比分析，确定其增减变动方向、数额和幅度，以反映企业的财务状况和经营成果的变动趋势，并对企业发展前景做出正确的推断。
（二）需要注意的问题
在信息的各个质量要求之间存在着冲突。
例如，在进行销售决策时，如果能够得到全面的信息当然好，但这就意味着需要花费更大量的时间、精力，这必然会降低及时性，贻误战机，也会增加信息的成本。
再例如，在会计工作中一味追求准确性是不现实的。
这是因为，会计工作本身具有一定的艺术性，对会计事项的处理只能规定一些相对合理的方法，但不能保证绝对的真实；
另外，在一些时候并不需要很准确，如在管理会计中有关于外购和自制零部件的决策问题，在这个时候，我们并不强调关于外购成本的估算和自制成本的估算的精确，只要求能够大致准确即可。
这就是说，我们在判断具体信息的质量时，是有所侧重的，要根据决策的具体需要着重对信息的某方面的要求。
例如，一个市场部管理人员需要及时了解新的广告策略的市场效果，他可以很快地收集一些地区的销售情况从而有一个大致的了解。
在这个情形中，他更看重的是信息的及时性，而不是全面性和准确性。
第三节信息系统
一、企业的结构
大多数人把企业的结构看作是由一个四层的三角形构成。
如图1-5所示。
图1-5对企业结构的认识
在图1-5中，最顶层是战略管理层，它负责对企业整体的指挥和领导；
第二层是战术管理层，它按照战略管理制定的目标和战略进行具体策略的制定；
第三层是运作管理层，这一层的任务是对日常运作的管理和指导，以及对目标和战略的实施；
最后一层是由非管理人员组成，他们是一些实际从事企业日常活动的人，如订购处理、生产零部件等。
二、各个结构层次的信息需求
（一）各个结构层次面临的决策
在图1-5中，各个结构层次都面临着决策问题。
对于底层的人员，他们在工作中要解决一些问题，这些问题往往是结构化的。
对于高层的人员，他们在工作中可能更多地面临一些非结构化的问题。
1、结构化的问题
所谓结构化的问题，是指问题可以客观地加以解决，解决方法是清楚的，最后可以得到一个正确的答案。
例如，决定一个产品的最低售价，这就是一个结构化的问题。
因为产品的最低售价就应该等于产品的边际成本，这是确定的，可以客观知道的。
2、非结构化的问题
所谓非结构化的问题，是指问题的解决需要主观判断，没有一个确定的解决思路，没有一个绝对的正确答案。
例如，决定产品的售价，这就是非结构化问题。
到底采用什么价格是最合理的、最好的？
这需要管理人员根据具体情况和经验进行分析。
（二）各个结构层次对信息的不同质量要求
由于各个结构层次都需要决策，所以都对信息有所需求。
但又由于他们面临的决策不同，所以，他们对信息的需求也是不同的。
1、战略管理层的信息需要
一般来说，战略管理层所需要的信息涵盖的面广，涉及的时间段长。
他们需要做企业的规划，所以不仅需要知道本企业的信息，还需要知道其他企业的信息；
不仅需要知道当前的、历史的信息，还需要知道未来的市场走向。
因为他们需要了解的信息很多，所以，很难保证信息的完整性。
高层管理人员往往在掌握了一定的信息后，还需要借助判断和推理进行决策。
高层管理人员对信息的精确程度、详细程度和及时程度的要求不高，他们不喜欢限于过于精确的数字中，例如，会计具体记账人员需要将计算精确到分，而对企业高层管理人员报告时可以只精确到千，这样更有利于高层领导掌握企业的财务状况。
他们不需要知道非常细节的信息，他们更需要总括的信息。
由于战略的决策需要进行较长期的深思熟虑，所以，他们对信息的及时性要求并不苛刻。
由于高层管理人员需要了解市场的未来走向，所以提供给他们的信息就不是完全客观的、不是可以定量准确描述的、不是非常有把握的。
因为未来是未知的。
2、运作管理层和非管理人员的信息需要
相反，运作管理层和非管理人员的工作主要是要解决规定的、明确的、按部就班的任务。
工作涉及的面较窄，所以，他们所需要了解的信息就直接和他们的工作任务相关。
具体的工作很多，需要立即进行决策，例如，对客户的销售，对零件的加工等，都需要了解当前的情况，需要非常精确的、详细的、及时的信息，这些信息是客观的，可以定量描述的，有把握的。
而且，因为他们的大部分工作是确定的，所以可以在事先就明确他们的信息需求，能够尽可能全面地收集到所需的信息。
3、战术管理层的信息需要
由于战术管理层起到了承上启下的作用，他们的工作既需要涉及到宏观、长期的规划，又和具体的工作安排有关，所以，他们的信息需要也就介于上述两者之间。
三、企业的信息流动
企业的信息向三个方向流动。
如图1-6所示。
图1-6企业的信息流
当企业高层管理人员将制定的战略、目标等逐层传达、落实，这就形成了向下的信息流。
当企业底层人员将实际发生的情况逐级汇报时，就形成了向上的信息流。
当企业各个职能部门之间进行沟通时，就形成了水平的信息流。
正是不同的信息系统形成了这些信息的流动，从而构成了企业的信息交流和工作的协调。
四、企业的信息系统
企业需要信息系统来对信息进行收集、加工、传送、保存等。
信息系统是由一系列相互联系的元素组成的，这些元素组合在一起共同完成必要的信息处理任务，从而提供信息来帮助相关人员制定决策。
例如，一个简单的存货管理信息系统，需要收集有关存货的入库和出库情况，将这些新的情况和原来的存货资料进行计算，就可以得到最新的存货信息了。
企业的信息系统并不一定是基于信息技术的。
但是，由于现在和未来的发展趋势都表明，企业的信息系统只有借助于信息技术，才能够更好、更快捷、更准确地收集、加工、传送、保存信息。
所以，我们所讲的信息系统在很多情况下其实是指信息技术系统。
有关信息技术系统的详细介绍请参见本书第二章。
大体而言，可以将企业信息系统软件的发展过程分为以下几个阶段：
（一）60年代的时段式（TimePhasedMPR）
MRP（物料需求计划，MaterialRequirementsPlanning）的基本任务是：
从最终产品的生产计划（独立需求）导出相关物料（原材料、零部件等）的需求量和需求时间（相关需求）；
根据物料的需求时间和生产（订货）周期来确定其开始生产（订货）的时间。
（二）70年代的闭环MPR（ClosedLoopMPR）
闭环MRP系统除了物料需求计划外，还将生产能力需求计划、车间作业计划和采购作业计划也全部纳入MRP，形成一个封闭的系统。
（三）80年代的MRPII
人们把生产、财务、销售、工程技术、采购等各个子系统集成为一个一体化的系统，称为制造资源计划（ManufacturingResourcePlanning）系统，英文缩写还是MRP，为了区别物流需求计划（亦缩写为MRP）而记为MRPII。
MRPⅡ的基本思想就是把企业作为一个有机整体，从整体最优的角度出发，通过运用科学方法对企业各种制造资源和产、供、销、财各个环节进行有效地计划、组织和控制，使他们得以协调发展，并充分地发挥作用。
（四）90年代的ERP
进入90年代，随着市场竞争的进一步加剧，企业竞争空间与范围的进一步扩大，80年代MRPⅡ主要面向企业内部资源全面计划管理的思想逐步发展为90年代怎样有效利用和管理整体资源的管理思想，ERP（企业资源计划，EnterpriseResourcePlanning）也就随之产生。
ERP是在MRP-Ⅱ的基础上扩展了管理范围，给出了新的结构。
用图1-7表示如下。
图1-7信息系统的发展历程
五、企业信息系统的一般构成
如上所述，ERP系统是目前企业信息系统发展的重要方向。
从对ERP系统的功能描述上，我们可以了解企业信息系统的全貌，从而也了解会计信息系统在其中的作用和地位。
ERP是将企业所有资源进行整合集成管理，简单的说是将企业的三大流：
物流，资金流，信息流进行全面一体化管理的管理信息系统。
在企业中，一般的管理主要包括三方面的内容：
生产控制（计划、制造）、物流管理（分销、采购、库存管理）和财务管理（会计核算、财务管理）。
这三大系统本身就是集成体，它们互相之间有相应的接口，能够很好的整合在一起来对企业进行管理。
另外，要特别一提的是，随着企业对人力资源管理重视的加强，已经有越来越多的ERP厂商将人力资源管理纳入了ERP系统的一个重要组成部分。
（一）财务管理模块
企业中，清晰分明的财务管理是极其重要的。
所以，在ERP整个方案中它是不可或缺的一部分。
ERP中的财务模块，作为ERP系统中的一部分，它和系统的其它模块有相应的接口，能够相互集成，比如：
它可将由生产活动、采购活动输入的信息自动计入财务模块生成总账、会计报表，取消了输入凭证繁琐的过程，几乎完全替代以往传统的手工操作。
一般的ERP软件的财务部分分为会计核算与财务管理两大块。
1、会计核算
会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。
它由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成
（1）总账模块
它的功能是处理记账凭证输入、登记，输出日记账、一般明细账及总分类账，编制主要会计报表。
它是整个会计核算的核心，应收账、应付账、固定资产核算、现金管理、工资核算、多币制等各模块都以其为中心来互相信息传递。
（2）应收账模块
是指企业应收的由于商品赊欠而产生的正常客户欠款账。
它包括发票管理、客户管理、付款管理、账龄分析等功能。
它和客户订单、发票处理业务相联系，同时将各项事件自动生成记账凭证，导入总账。
（3）应付账模块
会计里的应付账是企业应付购货款等账，它包括了发票管理、供应商管理、支票管理、账龄分析等。
它能够和采购模块、库存模块完全集成以替代过去繁琐的手工操作。
（4）现金管理模块
它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。
它包括了对硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理。
在ERP中提供了票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。
此外，它还和应收账、应付账、总账等模块集成，自动产生凭证，过入总账。
（5）固定资产核算模块
即完成对固定资产的增减变动以及折旧有关基金计提和分配的核算工作。
它能够帮助管理者对目前固定资产的现状有所了解，并能通过该模块提供的各种方法来管理资产，以及进行相应的会计处理。
它的具体功能有：
登录固定资产卡片和明细账，计算折旧，编制报表，以及自动编制转账凭证，并转入总账。
它和应付账、成本、总账模块集成。
（6）多币制模块
这是为了适应当今企业的国际化经营，对外币结算业务的要求增多而产生的。
多币制将企业整个财务系统的各项功能以各种币制来表示和结算，且客户订单、库存管理及采购管理等也能使用多币制进行交易管理。
多币制和应收账、应付账、总账、客户订单、采购等各模块都有接口，可自动生成所需数据。
（7）工资核算模块
自动进行企业员工的工资结算、分配、核算以及各项相关经费的计提。
它能够登录工资、打印工资清单及各类汇总报表，计算计提各项与工资有关的费用，自动做出凭证，导入总账。
这一模块是和总账，成本模块集成的。
（8）成本模块
它将依据产品结构、工作中心、工序、采购等信息进行产品的各种成本的计算，以便进行成本分析和规划。
还能用标准成本或平均成本法按地点维护成本。
2、财务管理
财务管理的功能主要是基于会计核算的数据，再加以分析，从而进行相应的预测，管理和控制活动。
它侧重于财务计划、控制、分析和预测：
（1）财务计划
根据前期财务分析做出下期的财务计划、预算等。
（2）财务分析
提供查询功能和通过用户定义的差异数据的图形显示进行财务绩效评估，账户分析等。
（3）财务决策
财务管理的核心部分，中心内容是作出有关资金的决策，包括资金筹集、投放及资金管理。
（二）生产控制管理模块
这一部分是ERP系统的核心所在，它将企业的整个生产过程有机的结合在一起，使得企业能够有效的降低库存，提高效率。
同时各个原本分散的生产流程的自动连接，也使得生产流程能够前后连贯的进行，而不会出现生产脱节，耽误生产交货时间。
生产控制管理是一个以计划为导向的先进的生产、管理方法。
首先，企业确定它的一个总生产计划，再经过系统层层细分后，下达到各部门去执行。
即生产部门以此生产，采购部门按此采购等等。
1、主生产计划
它是根据生产计划、预测和客户订单的输入来安排将来的各周期中提供的产品种类和数量，它将生产计划转为产品计划，在平衡了物料和能力的需要后，精确到时间、数量的详细的进度计划。
是企业在一段时期内的总活动的安排，是一个稳定的计划，是以生产计划、实际订单和对历史销售分析得来的预测产生的。
2、物料需求计划
在主生产计划决定生产多少最终产品后，再根据物料清单，把整个企业要生产的产品的数量转变为所需生产的零部件的数量，并对照现有的库存量，可得到还需加工多少，采购多少的最终数量。
这才是整个部门真正依照的计划。
3、能力需求计划
它是在得出初步的物料需求计划之后，将所有工作中心的总工作负荷，在与工作中心的能力平衡后产生的详细工作计划，用以确定生成的物料需求计划是否是企业生产能力上可行的需求计划。
能力需求计划是一种短期的、当前实际应用的计划。
4、车间控制
这是随时间变化的动态作业计划，是将作业分配到具体各个车间，再进行作业排序、作业管理、作业监控。
5、制造标准
在编制计划中需要许多生产基本信息，这些基本信息就是制造标准，包括零件、产品结构、工序和工作中心，都用唯一的代码在计算机中识别。
（1）零件代码，对物料资源的管理，对每种物料给予唯一的代码识别。
（2）物料清单，定义产品结构的技术文件，用来编制各种计划。
（3）工序，描述加工步骤及制造和装配产品的操作顺序。
它包含加工工序顺序，指明各道工序的加工设备及所需要的额定
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