员工借款管理制度Word文档格式.docx
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本制度不包括公司对外借款、关联方之间资金拆借及其他任何形式的融资与贷款。
第四条管理原则
(一)员工借款管理遵循“范围限定、专款专用”、“前款不清、后款不借”的原则。
(二)公司员工的借款与报销采用属地原则进行管理,任何员工的借款与报销均应归属一地。
(三)借款由借款人本人保管,并对其安全负全责。
(四)业务结束必须在规定时间内结清余款。
第二章借款标准和流程
第五条借款起始金额
凡预计支付金额在人民币1000元以上的各项公务活动,集团财务中心给予提供借款。
预计发生费用低于1000元的,由经办人先行垫付,业务活动结束后申请报销。
第六条借款限额
(一)差旅费借款
因公出差人员借款限额,按预计出差天数及标准核定:
出差期间预计需要支付的公共交通工具费用(汽车、轮船、火车、飞机等)、住宿费、当地交通费、通讯费、出差津贴等各项开支合计金额。
该金额不包括公司直接支付的机票、酒店等费用,且借款总金额不得超过借款人基本月薪。
(二)接待费借款
借款由集团总裁办公室指定人员负责,按接待人数、天数、费用标准借款。
(三)行政备用金
定额支付,月度周转。
金额根据独立办公室场所人数月度调整,限额如下:
办公人数
备用金限额(人民币)
25人以下
1,000.00
26-50人
2,000.00
51-100人
4,000.00
100人以上
5,000.00
(四)突发事件借款
由公司指定业务处理责任人根据事件实际情况借款。
(五)其他因公业务临时性借款
根据实际情况申请并提供相关凭据,不得多借;
没有相关凭据的,不得借款。
第七条借款时间
借款需提前将申请书送达财务中心:
(一)借款低于3000元的,需提前1个工作;
(二)借款金额大于3000元少于1万元的,需提前2个工作日;
(三)超过1万元、低于5万元借款的,需提前3个工作日;
(四)超过5万元借款的,需提前5个工作日。
第八条借款形式
借款可以现金,支票,商务卡,银行转账、汇款或其他方式支付。
方式由财务部门结合实际情况确定:
(一)银行转账:
借款原则上使用银行转账的方式进行支付;
(二)现金:
对于低于5000元的借款可使用现金支付,收款人在收到现金后填写收据并签字;
(三)商务卡:
由公司给予指定商务卡使用,申请人签字后领用;
(四)其他方式:
由财务部门结合实际情况确定。
第九条借款审批权限和流程
借款人填写《出差申请单》(附件1),报业务事项有审批权限的负责人批准,财务确认后借款,人力资源中心备案:
低于2000元以下的借款:
借款人申请直属主管审核财务审批、借款;
高于2000元、低于1万元的借款:
借款人申请直属主管审核申请单位CEO核准财务审批、借款;
高于1万元、低于5万元的借款:
借款人申请直属主管审查申请单位CEO核准财务审核集团公司副总裁审批财务付款
5万元以上借款:
借款人申请申请单位CEO审核财务审核集团公司副总裁核准集团公司董事长审批财务付款
(二)招待费借款
借款人填写《借款单》(附件2),财务中心审核,报业务事项有审批权限的集团公司副总裁审批后借款。
(三)行政中心备用金
借款人填写《借款单》(附件2),报业务事项有审批权限的负责人审核,财务审批后借款;
独立办公室属于不同一单位的,由集团行政中心负责人统一审核,财务审批后借款。
(四)其他因公业务临时性借款
参考本条流程
(一)差旅费借款。
(五)相关负责人因会议、出差等原因不能签字审核审批的,可以邮件、传真等书面形式代替签字;
若相关负责人无条件签字或书面回复时,由事先指定人选代为签字,此指定人员与负责人负连带责任。
第三章借款管理
第一十条借款用途
借款专款专用,不得挪作他用:
(一)差旅费借款仅用于出差期间交通、住宿和通讯备用,借款不得用作招待;
出差期间有交际应酬需要的,借款需分项列支、申请。
接待费分为接待餐饮费、接待住宿费、接待交通费、接待礼品费和接待通信费。
仅用限于零星、紧急办公用品和办公费用,包括待客饮料费(不含其他招待费)借款。
突然发生、造成或者可能对公司造成严重危害,需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、卫生事件和安全事件。
由负责执行人员和财务人员视情况而定。
第一十一条以下情形公司不予借款:
(一)员工个人因私借款;
(二)贸易项下货款支付;
(三)试用期员工(除非部门负责人对借款的安全性负责)、留职考察员工、即将离职员工、异动员工;
(四)公司规定的其他情形。
第一十二条责任义务
(一)借款人义务:
1.借款由本人领取,禁止代领;
2.借款人有义务负责借款安全;
3.按申请目的使用,不改变范围或超范围使用;
4.业务事项结束,及时到财务中心销账;
(二)财务中心义务
1.建立借款和备用金台账,及时、准确登录记账;
2.定期盘点,定期清理;
第一十三条禁止事项
以下情形属于借款禁止事项:
1.借款申请人与领取人不一致的;
2.借款改变资金使用用途、挪作他用、或超范围使用的;
3.将借款转借他人的;
4.将大额借款拆分为多笔小额借款的;
5.公款私用的;
6.公司规定的其他情形。
第四章报销与还款
第一十四条还款、报销期限:
(一)对出差人员,在返回公司一周内报销差旅费;
(二)其他业务事项借款,在事项结束后一周内还款报销;
(三)对领用备用金的部门或个人,进行定期(不定期)报销;
(四)特殊原因不能及时结算的,由经办人书面书说明原因,经财务中心负责人同意后,方可延期,但延期时间最长不得多余三个月。
第一十五条还款、报销注意事项
(一)报销应先用于归还借款;
(二)如遇有新事项需要借款时,报销结余应先归还公司财务中心,重新履行新的借款程序,财务人员不得保留原借条而直接支付现金;
(三)对于购置固定资产、商品采购、广告费、代办费、房租等涉及的部分预付款,若当时没有提供相应发票,暂作为个人借款处理。
收待到货物并结清余款后,经办人务必提供发票及相关资料到财务报销冲账;
(四)财务部门在收回借款时,应当另开收据,不得退回原借款单据;
(五)备用金必须每个财年结束前清算完毕,次年重新办理借款。
第五章罚则
第一十六条借款人违反本制度第十条、第十三条,除追回原借款外,视情节严重,处以借款金额30%以上200%以下罚款,并取消借款资格;
第一十七条冒领、盗用他人名义借款的,一经发现,立即开除;
其直属审批领导人,应付相应责任;
第一十八条财务人员违反第十一条规定,借款给不符合规定人员的,按金额大小处以警告、罚金、降职、直至开除处分;
造成损失的,依法追究法律责任;
第一十九条经办人违反本规定第十四条规定,出差人员返回公司一个月未办理报销还款手续的,其借款直接从当月工资中扣除,不另行通知,并取消借款资格;
其他事项经办人在事项结束后未及时办理清帐的,超过一个月又无正当理由的,取消借款资格。
第六章附则
第二十条本制度由集团财务中心制定,并负责解释和修订。
第二十一条本制度自公布之日起实行。
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