公文种类格式及拟制Word格式文档下载.docx
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2.公文处理涵义。
公文处理是一个动态的过程，是指公文收发文单位特定的人员用特定的方法办理公文，使之符合有关规定和收发文单位的要求。
它包括公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
收文办理包括公文签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等7个程序;
发文办理包括复核、登记、印制、核发等4个程序。
公文由文秘部门或者专人统一管理。
管理的原则是：
即发挥公文效用，又有利于公文保密安全。
管理的内容是：
传达范围的管理、密级管理、复制（包括翻印、复印和其他手段复制公文）管理，汇编公文管理、秘密文件（包括各种载体文件）管理、公文清理清退销毁和机关合并、撤销时公文管理、新设立机关发文立户管理等。
公文归档，根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。
两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。
机关领导为兼职的，由兼职机关归档。
（二）公文的地位与作用
公文是领导机关决策的产物，是领导机关进行领导管理工作的重要工具。
公文处理（写作）工作水平代表一个机关（单位）的决策水平、工作水平及整个领导管理水平。
在当代的领导和管理工作中，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。
公文处理是各级党政机关一项重要的不可或缺的公务行为，是机关之间进行工作联系的纽带与桥梁，在党政机关、行政机构以及人民团体、企事业单位的实际工作中具有不可替代的作用，是提高工作效率，增加上下级、同级之间协调沟通的有效载体。
公文以其严格的行为规范和体式要求，同其他工作系统有着紧密的联系，在各级各类的机关业务工作中发挥着重要的枢纽作用。
主要有10大作用，即：
启示和传达作用、规范作用、请示报告作用、控制作用、传递信息作用、协作作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、教育参考作用、记载和备查作用。
（三）公文的特点
公文是人类社会进行领导、管理和处理公务时所使用的书面文字工具。
它具有以下8个特点：
1.鲜明的政治性。
公文是阶级统治的工具，是管理工作的工具。
它的内容反映了统治阶级的意志，代表统治阶级的利益。
因此，它的阶级性、政治性非常鲜明。
2.法定的权威性。
公文是领导机关的实施领导和管理工作的工具，其管辖范围内的所有单位和个人必须不折不扣地贯彻执行，不允许有任何反对地表示。
如果对某些条文有不同意见，只能用合法的方式向上级领导机关反映，在上级机关未改变决定之前，必须遵照执行。
3.特定的作者、读者和严格的程序。
公文写作，是一项严肃的工作。
公文有特定的作者、读者，公文办理有特定的程序，均不可逾越。
公文的作者，是公文制发机关（单位）。
公文的读者，是由领导机关制发文件时规定的，只能按公文制发机关的意见办理，不得随意突破。
公文办理有一套严格的程序。
公文办理人员，必须严格按规定的程序办理，不得减少和超越规定的程序;
必须恪尽职守，不得越权越位。
4.文字表述的准确性和语言的生动性。
文字表述的准确性，是指公文的语言表达必须做到准确、规范，无歧义，否则，无法贯彻落实或出现执行上的偏差。
特别是政策性公文，要清楚明了，操作性要强，便于贯彻和执行。
一个规定，只能是一种解释。
公文语言的生动性，是指公文语言的运用在确保其准确、鲜明、朴实、简洁的基础上，充分运用我国语言、词汇丰富的特点，在一篇公文中或在局部的段落内，做到句法、构词法一致，句子、词汇新颖，避免重复、累赘。
5.内容上的公务性和现实性。
内容的公务性，是指公文是机关决策的产物，是机关处理公务活动的工具，必须完全彻底地为公务活动服务，不得把私人的事务写入公文之中。
内容的现实性，指公文必须充分全面地反映实际情况，实事求是;
必须为现实管理工作服务，具有现行功用和指导性、实践性。
6.强烈的时效性和特定的意向性。
公文是为一定时期的管理工作服务的，过了一定的时期，就失去了现行功用，变成了档案材料（历史资料）。
所以说，公文的时效性很强，必须在规定的时间内起草、审批、发出和产生效用。
否则，公文就失去了现行功用。
特定的意向性。
是指公文的读者即受文对象在起草之前就确定了。
不同的受文对象，用不同的公文语言表述。
7.严密的逻辑性。
公文必须按照人们的思维规律构思、布局、撰写，做到逻辑严密，言简意赅，以其独有的逻辑力量说服读者（执行者），实现其管理作用、处理公务的作用。
8.规范的体式。
通用公文是法定的，每一个文种的撰写方式、格式都是固定的。
公文写作人员必须按规定的体式写作、印制公文，不得违反。
（四）公文处理的原则
⑴实事求是的原则;
⑵准确规范的原则;
⑶精简高效的原则;
⑷安全保密的原则。
（五）公文处理工作的管理机构及职责
新条例第7条规定：
各级党政机关办公（厅）室主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
（六）文秘人员应当具备的素质
素质，本指事物的本来性质，这里是指人们在理论、知识、艺术、思想、能力等方面的素养及所具备的水平。
公文写作人员（秘书人员）应当具有较高的政治业务素质，工作积极，作风严谨，遵纪守法，恪尽职守。
由于公文处理工作的政治性、知识性、专业性很强，涉及的领域、行业比较广泛，要求秘书人员必须具有较高的政治和业务素质，做到博而专。
博，指广博的知识，博大的胸怀、健全的人格与宽广深厚的人文素养;
专，指在核文专业方面造诣较深，精通核文业务，成为核文工作的专家。
也就是说，既要做通才，又要做专才;
在博中求专，在专中求博。
具体说来，必须具备较高政治素质、业务素质、能力素质、心理素质、品德作风素质等。
1.政治素质
（1）具有较高的马列主义理论水平;
（2）具有坚定的共产主义信念;
（3）具有较强的政治敏锐性和政治辨别力;
（4）在政治上与党中央保持高度一致。
2.业务素质
（1）广博的知识修养。
必须熟悉社会科学知识、熟悉自然科学知识和熟悉新兴学科、边缘学科知识;
必须熟悉政策法律。
（2）精湛的业务修养。
（3）熟悉情况。
包括熟悉世界情况和国内情况。
熟悉国情、省情、市情、县情、乡情及本机关本单位的情况等。
3.能力素质能力，是指够胜某任某项任务所具备的主观条件。
秘书人员应当具有较强的文字处理能力、服务能力、预决策能力、组织管理、沟通协调能力、调研能力、创新能力等等。
4.心理品德作风素质
（1）良好的心理素质。
要能听得话、受得气、耐得烦、吃得亏。
也就是说，文秘人员必须具备健康的心理，正确观察和处理各类问题，积极稳妥地应对各类问题;
既要有宏大的胸怀，能海纳百川，又要有小中见大的自律意识和自我调节意识，处处小心谨慎，有如临深渊、如履薄冰的危机感;
既要正确对领导人，又要正确对待干部和群众;
既要热爱本职工作，又要服从组织安排，兢兢业业，任劳任怨，甘当无名英雄，为党和人民的事业，奉献自己应有的智慧和力量。
（2）高尚的品德。
必须具有坚定的共产主义信念，忠诚于所从事的事业。
遵纪守法，清正廉洁，乐于奉献，模范地遵守公民道德。
维护领导机关的形象。
（3）严谨的作风。
必须做到严谨细致，热情周到，优质高效，廉洁奉公，做到密切联系群众、理论联系实际、批评与自我批评和两个务必。
二、公文种类
新《条例》第八条规定，党政机关公文种类主要有：
决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。
1.决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
2.决定。
适用于对重要事项作用决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3.命令（令）。
适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
4.公报。
适用于公布重要决定或者重大事项。
5.公告。
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
公报和公告的不同点主要表现在：
公告多用于宣布重大消息，内容一般十分简要;
而公报的内容一般比较详细、具体地报道某一重要会议或重要事项的内容。
6.通告。
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
7.意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法
8.通知。
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
9.通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
10.报告。
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
11.请示。
适用于向上级机关请求指示、批准。
12.批复。
适用于答复下级机关请示事项。
13.议案。
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
14.函。
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
15.纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
三、公文格式
（一）公文格式概述
公文格式是公文内容的表现形式，是公文不可缺少的重要组成部分。
它由公文的内容所决定，又服务于公文的内容。
1.公文格式的含义
公文是人类使用的一种管理工具和交际工具。
人们使用公文进行管理和公务交往过程中逐步形成的习惯，并把它确定下来，共同遵守，这就是公文的格式。
通俗地说，公文格式就是公文的规格样式，即公文各组成部分在页面上的表现形式，也叫公文的外部组织形式。
它是规范化和标准化的格式。
它反映了公文的客观需要和内在规律，体现公文的权威和功能。
它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文的内容起表现和保证作用。
公文格式经领导机关确定，其所辖范围的各级各类机关、事业单位和人民团体，都要共同遵守。
之所以对公文格式进行规定，其目的都是为了规范公文处理工作，提高工作效率，做到运行有序，易于识别，便于管理和批阅处理，便于归档查考。
认真学习公文的格式，就是为了正确使用和处理公文格式，做到规范化和科学化，提高公文处理工作水平。
2.公文格式的组成
2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《党政机关公文处理工作条例》对公文格式作了明确的规定。
为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）。
该标准于2012年7月1日起正式实施。
此标准是对国标《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）的修订，从技术方面对通用公文的纸张、排版、印刷、装订和公文中各要素标识规则，都作了更加明确具体的规定。
这个国家标准适用于各级党政机关制发的公文，其他机关公文可参照执行。
公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3大部分组成。
（二）公文文面格式
公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。
实际上，公文的文面格式是公文全部书面内容的结构。
根据新《条例》的规定，党政机关通用公文的文面格式由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明（附件名称）、发文机关署名、成文日期、印章、附注（印发传达范围）、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。
这18个要素按其所在的位置，又可分成眉首（文头）部分（前6个要素）、主体部分（中间9个要素）、版记（文尾）部分（最后3个要素）。
眉首部分，位于公文首页上部，一般占整个页面的1/3左右。
党的机关用特定版头制发的公文（党发、党通、党办发），眉首部分与主体部分用两条各长71mm、宽1mm的红色横线中间加2号实体五角星隔开，此外，可用一条长156mm（与版心同宽）的红色横线;
[LU1]行政机关的公文用一条长156mm、宽0.7mm的红色横线隔开,中间没有五角星。
主体部分位于眉首部分以下，版记部分之上。
版记部分位于公文最后一页下端，其中，印制版记包括印发机关、印发时间2个要素。
1.发文机关标志（版头或报头）。
发文机关标志。
版头是特定的、法定的、专用的，象征着领导机关的权威，起到增加公文庄重色彩和严肃性，识别发文机关、公文级别、重要程度，以引起受文者注意的作用。
在党的机关的普发性公文中，还可起到印信的作用。
不同的机关，不能共用版头,但规格样式是相同的，只是表示的发文机关不同党政机关公文版头的主要形式有两种：
一种由发文机关全称或规范化简称加文件二字组成,例如,中共县委员会文件中共县委文件一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成,例如,中国共产党市委员会（请示）中共县委文件（通知）。
版头字居中排印在公文首页上部，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字（以前用长牟体字或长宋体字），颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则,每个字的长度在2215毫米之间，宽度根据字数多少而定，但都要小于中共中央文件（27mm）中共贵州省委文件（省25mm）字样。
版头字、五角星与横隔线应美观、庄重、大方。
版头一经确定,须长期固定使用,一般情况下不作变动，更不得随意变动。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前;
如有文件二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
2.份号。
份号，即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。
在党的机关，用特定版头印发的秘密公文应标注份号，不是用特定版头印制的秘密公文，有条件的也应标注份号，例如，经会议讨论要收回的公文、领导讲话等。
在党政机关，涉密公文应当标注份号。
份号从000001号开始，用6位3号阿拉伯数字标注于公文首页左上角第一行。
秘密公文印制份号的目的是：
便于对秘密公文进行管理和利用。
凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件发生。
用电报传送的秘密公文，不标注份号。
但是，绝密、机密、秘密电报均属密码电报,均应按密码电报的管理办法进行严格管理。
3.密级和保密期限。
密级和保密期，即公文的秘密等级和保密的期限。
公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级。
有秘密事项的公文应确定密级。
用特定版头印发的公文，密级一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，在份号下方，两字之间空1字;
如需同时标注秘密等级与保密期限，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用★隔开。
比如：
机密★3年。
用电传方式发布的公文,密级用3号黑体字标注在公文首页报头部分的密级栏内。
4.紧急程度（等级）。
紧急程度（等级），是对公文送达和办理的时限要求。
用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度，用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级。
用特定版头印制的党的机关的紧急公文，分别标明特急、加急，用3号黑体字顶格标注于公文首页左上角密级和保密期限下面，两字之间空1字。
用电传方式传送紧急的公文有两种方式：
一是用特定版头印制的公文直接电传;
二是使用电报报头电传公文。
电报的紧急程度叫等级，分特提、特急、加急、平急4种，用3号黑体字标注，其办理公文的时间要求分别是即刻、2天、4天、6天，即受文单位必须分别在规定的时间内办理完毕。
确定公文的紧急程度（等级）应实是求是，防止随意性。
5.发文字号。
发文字号是公文的代号，由发文机关代字、发文年份、发文顺序号3部分组成，是每一个用特定版头（报头）制发的公文不可缺少的重要组成部分。
它起到便于识别公文、发文机关、发文年度和便于登记、管理、使用的作用。
其中，发文机关代字由发文机关所在行政区（管辖地）地方代字、发文机关代字和公文类别代字3部分组成，有的可省略发文机关代字或公文类别代字，但发文机关所在行政区地方代字不能省略。
发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。
发文年度应标全称，不能简写，例如，〔2012〕不能简写为〔12〕。
发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号,不随意编号，不编虚位（即1不编为01），不加第字。
使用发文字号,应注意3个问题：
一是发文字号一经确定，应长期固定使用。
二是联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。
三是用特定版头印制的公文的发文字号，党政机关都用3号仿宋体字标注于版头（发文机关标识）下空2行红色横隔线之上。
下行文、平行文的居中标注，上行文的标注于左侧，与右侧的签发人对称，左右边各空1字排印。
电报的发文字号用3号仿宋体字标注，用特定报头印制的电报，标注在密级栏之后。
6.签发人。
上报公文应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;
签发人由签发人3字加全角冒号与签发人姓名组成，签发人3个字用3号仿宋体字标注于公文发文机关标识（版头）下空2行红色横隔线之上，签发人姓名用3号楷体体。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
上报公文标注签发人的目的，是为了加强单位领导人对公文所负的责任，使之认真把好公文关。
签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者，即单位的主要负责人。
在县级党委、政府办公室，以办公室名义印发的公文一般由办公室主任或主任委托的副主任签发，两办联合行文的，由两办主任签发，但涉及内容重要的必须有党委、政府主要领导或分管领导审定，甚至经过会议研究同意后，由办公室主任签发。
7.标题。
标题，一般由发文机关名称（全称或规范化简称）、事由（公文主题）和文种组成，位于红色横隔线下方空2行排印，分一行或多行居中排布;
回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
主标题用2号小标宋体字，副标题用3号楷体字，居中排印。
回行时应做到词意完整，排列对称，间距恰当。
公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容，做到规范、简洁、无歧义。
在处理公文标题时应注意3个问题：
一是联合行文时各联署机关名称排序，一般情况下，主办机关的名称排在前面，其余依次排列。
二是在有双文种的公文中，应简化标题（关于转发什么的通知的通知等情形）。
三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号。
8.主送机关。
主送机关，即公文的主要受理机关，应当用全称，或规范化简称，或同类型机关统称;
在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字排印，回行时顶格;
最后一个主送机关名称之后用全角冒号。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记。
普发性公文，主送机关名称用统称，并做到规范、稳定。
在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关;
决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、纪要8种公文不标注主送机关;
通报可标注可不标注主送机关，即一般情况下不标注主送机关，但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果，可标注主送机关。
州直部门行文中，主送单位普遍存在的问题是：
各县（市、区），这里的区容易与区一级政府的区混淆，应该改为各县（市）、凯里经济开发区。
9.正文。
正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于主送机关下方;
不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。
公文首页必须显示正文。
数字、年份不能回行。
正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：
第一层为一、，第二层为
（一），第三层为1.，第四层为
（1）。
常见的错误有:
①第一层次用
（一）第三层次的1.写成了1、，把小圆点写成了顿号。
②第一层次用一、，第二次用
（1），跳跃了两级。
在正文层次不多的情况下，第一级用一、，第二级可用1.，但不能用
（1）。
为简化层次，正文中尽量不用多层次结构。
正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4种字体，均用3号字印制。
正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印;
有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印;
有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第三级小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体字排印。
除小标题之外的正文文字，有双文种的，第一文种的正文用3号楷体字排印，第二文种的正文用3号仿宋体字排印。
独立成段的小标题，末尾无标点符号;
小标题之后接着排印正文的,末尾用句号。
10.附件说明（附件名称）。
附件说明，是指公文附件的顺序号和名称。
附件应在正文之后、发文机关署名之前排印附件名称。
公文附件在正文之后空1行，左侧空2字，用3号仿宋体字排印附件2字，后面标全角冒号和附件名称。
附件的序号用阿拉伯数字（如附件：
1.XXXXX），附件名称前后的标识应一致。
附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐
11.发文机关署名、成文日期、印章发文机关署名，应当用发文机关全称或规范化简称，位于正文之后的右下方。
⑴加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之
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