高校办公室管理实务培训课件.ppt

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中国高校师资培训交流中心主办中国高校师资培训交流中心主办中国高校师资培训交流中心主办中国高校师资培训交流中心主办高校办公室管理实务培训高校办公室管理实务培训高校办公室管理实务培训高校办公室管理实务培训目目录录高校办公室管理的内涵及重要性高校办公室管理的内涵及重要性一一高校办公室管理的主要内容高校办公室管理的主要内容二二高校办公室人员职业素质高校办公室人员职业素质三三高校办公室人员专业能力高校办公室人员专业能力四四课课件件内内容容一、办公室管理的内涵及重要性一、办公室管理的内涵及重要性1.1.办公室办公室22.办公室含义办公室含义33.办公室的功能办公室的功能4.4.办公室管理的重要性办公室管理的重要性1.1.办公室的由来办公室的由来西方古代的办公室通常是宫殿或大型庙宇中的一部分。

通常是一间存放有大量卷轴的房间，并有抄写员在其中进行工作。

对一些考古学家和大众媒体而言，这些房间有时也被称为“图书馆”，因为这个场所通常与记载有文学作品的卷轴有关。

事实上，除了诗歌或虚构的文学作品之外，自从各种记录、合约、命令、公告等内容都被记载于卷轴上起，这些存放卷轴的房间就有了现代“办公室”的定义。

2.办公室的含义办公室的含义

（1）广义：

泛指一切办公场所，区别于教室、车）广义：

泛指一切办公场所，区别于教室、车间、等。

间、等。

（2）狭义：

指某一类职业人员或某一级职务人员）狭义：

指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如校长办公室等。

的办公场所，如校长办公室等。

（3）特指：

党和政府机关、企事业单位内的综合）特指：

党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅。

办事机构，级别高的又称办公厅。

（4）专指：

某种专门的独立的工作机构，如国务）专指：

某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。

院台湾事务办公室。

办办公公室室办公室的一般含义办公室的一般含义办公室是提供工作办公的场所，由办公设备，办公人员及其它辅助设备组成。

（此处采纳广义）办公设备办公设备辅助设备辅助设备办公人员办公人员3.办公室的四大功能办公室的四大功能办公室的功能办公室的功能参谋与参谋与助手助手枢纽与枢纽与心脏心脏协调与协调与沟通沟通形象与形象与管家管家4.办公室的基础管理办公室的基础管理办公室管理即依据办公室内在活动机理，利用先进的科学技术，综合运用办公室中的人力资源，从而有效地实现组织目标的过程。

办公室管理的五大性质办公室管理的五大性质辅助性辅助性事务性事务性综合性综合性中枢性中枢性机要性机要性办公室管理的指导思想办公室管理的指导思想v

（1）为领导服务v

（2）为相关的各级部门服务v（3）为同事服务办公室管理四要素办公室管理四要素一、是明确的组织目标二、是服从自己目标的运转方式三、是管理人员四、是先进的科技管理手段四要素四要素办公室管理的六项原则办公室管理的六项原则v第一，准确原则v第二，迅速原则v第三，保密原则v第四，密切联系群众原则v第五，一切从实际出发的原则v第六，协调配合原则5.办公室管理的重要性办公室管理的重要性学校的办公室作为学校的行政中枢，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位核心地位。

加强办公室管理，是优化办公流程、明晰办公职责、提高办公绩效、增强办公科学化、制度化的有效手段有效手段。

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6.办公室管理的必要性办公室管理的必要性办公室职能的内在要求办公室职能的内在要求实现业务管理和行政管理实现业务管理和行政管理“两翼齐飞两翼齐飞”的必然要求的必然要求提高办公室工作质效的主要途径提高办公室工作质效的主要途径7.全面推进办公室管理科学化全面推进办公室管理科学化

（一）更新观念，提高认识

（二）明确职责，细化流程（三）完善制度，强化考核8.案案例例分分析析案例分析目的：

通过具体案例分析，明确办公室管理的重要性。

一一1229清华附中工地脚手架倒塌事故清华附中工地脚手架倒塌事故2014年12月29日8时，清华大学附属中学A栋体育馆等三项工程，在进行地下室底板钢筋施工作业时，上层钢筋突然坍塌，将进行绑扎作业的人员挤压在上下钢筋之间，塌落面积大约在2000平米，造成10人死亡4人受伤。

事故分析事故分析事件经过事件经过2014年12月29日8时，清华大学附属中学A栋体育馆等三项工程，在进行地下室底板钢筋施工作业时，上层钢筋突然坍塌，将进行绑扎作业的人员挤压在上下钢筋之间，塌落面积大约在2000平米，造成10人死亡4人受伤。

事发原因不明。

11229清华附中工地脚手架倒塌事故伤亡情况清华附中工地脚手架倒塌事故伤亡情况10人死亡，剩下4名伤者情况稳定，并无生命危险，事故发生后，死伤者家属已获通知，大部分死者家属已经抵京。

1229清华附中工地脚手架倒塌事故施工单位清华附中工地脚手架倒塌事故施工单位该工程的建设单位是清华大学，施工单位为北京建工一建工程建设有限公司，监理单位是北京华清技科工程管理有限公司，设计单位是清华大学建筑设计研究院有限事故分析事故分析事件处理事件处理1229清华附中工地脚手架倒塌事故进行调查清华附中工地脚手架倒塌事故进行调查市政府成立了事故调查组，对事故的详细情况进行调查。

2014年12月30日，事发工地周围拉起多道警戒线，进入工地的两扇大门紧闭，并有专人把守。

工地已停工，3名民警在勘察现场，不时地测量、记录。

北京市住建委要求各单位要按照建设工程安全质量标准规范及有关要求，全面开展施工现场安全质量隐患排查工作，发现隐患应立即整改，整改合格并由相关负责人及企业法人签字确认后方可复工。

北京市建设工程安全质量监督总站成立专门检查组对施工现场进行全面督查，切实保证整改落实到位。

事故分析事故分析工地整改工地整改在这份下发给各区县住建委、各建设集团、总公司的通知中，市住建委要求各单位要高度重视安全生产工作，深刻吸取事故教训。

同时，全市所有工地从即日起全面停工整改，各单位要全面开展施工现场安全质量隐患的排查，发现隐患应立即整改，整改合格、填写安全质量隐患整改情况记录表并由相关负责人及企业法人签字确认后方可复工。

这份表格同时还要报工程所在地区县住建委备案。

除了要写明检查情况及存在问题和整改情况外，签字一栏中，技术负责人、安全负责人、项目经理、总监理工程师、主管安全副总、法人等层层都要签字确认。

这意味着这些人员都要对此负责。

事故分析事故分析案件宣判案件宣判北京建工一建工程建设有限公司和创分公司清华附中项目商务经理杨泽中等15人因重大责任事故罪被公诉至法院。

海淀法院对此案进行了宣判。

15名责任人分获3至6年不等有期徒刑。

法院理查明，北京建工一建工程建设有限公司和创分公司于2014年6月承建清华附中体育馆及宿舍楼建筑工程过程中，于同年12月29日，因施工方安阳诚成建筑劳务有限责任公司施工人员违规施工，致使施工基坑内基础底板上层钢筋网坍塌。

杨泽中及施工方法定代表人张换丰、施工队长张焕良等15人因在生产、作业中违反有关安全管理的规定，被法院以重大责任事故罪，分别判处15人3年至6年不等有期徒刑。

二、办公室管理的主要内容二、办公室管理的主要内容信息信息政务政务品质品质制度制度M1M2M4M3服务服务平行信息平行信息平行信息平行信息1.1.信息管理：

信息管理：

上行信息上行信息上行信息上行信息下行信息下行信息办公室办公室下行信息下行信息信信息息管管理理信息工作的定位信息工作的定位信息工作的定位信息工作的定位v下情上达、上情下达下情上达、上情下达v宣传工作，展现单位面貌，建树单位形象宣传工作，展现单位面貌，建树单位形象v争取上级领导关注支持，推动难点问题解决争取上级领导关注支持，推动难点问题解决信息管理信息管理信息工作的理念信息工作的理念信息工作的理念信息工作的理念v信息工作无小事信息工作无小事v主动融入中心工作主动融入中心工作v为本单位领导服务为本单位领导服务v及时准确质量为本及时准确质量为本信信息息管管理理信息的基本要求信息的基本要求信息的基本要求信息的基本要求基本要求：

新、实、准、快、精、深基本要求：

新、实、准、快、精、深基本要求：

新、实、准、快、精、深基本要求：

新、实、准、快、精、深新：

新：

一是反映的情况必须是新近发生的；二是反映的事情虽然时过一是反映的情况必须是新近发生的；二是反映的事情虽然时过已久，但上级领导并不知道或知之不详，且又是接受者所需的信息；三已久，但上级领导并不知道或知之不详，且又是接受者所需的信息；三是反映的事物目前尚未出现，具有一定的前瞻性预测。

是反映的事物目前尚未出现，具有一定的前瞻性预测。

实：

实：

一是反映的事物必须真实，确有其事，确有其人；二一是反映的事物必须真实，确有其事，确有其人；二是事物发生的程度，必须实事求是地予以表达，不能是事物发生的程度，必须实事求是地予以表达，不能”拔高拔高”和和”掩饰掩饰”。

准：

准：

收集反馈各类工作、活动的信息，包括时间、地点、收集反馈各类工作、活动的信息，包括时间、地点、事情经过，活动主体以及活动变化的环境条件、因果关系、事情经过，活动主体以及活动变化的环境条件、因果关系、变化制约和影响程度等都要真实可靠，恰到好处，忠于事实。

变化制约和影响程度等都要真实可靠，恰到好处，忠于事实。

信息管理信息管理信息的基本要求信息的基本要求信息的基本要求信息的基本要求快：

快：

一是思想敏锐，反应灵敏；二是信息素材收集后，要立即进行一是思想敏锐，反应灵敏；二是信息素材收集后，要立即进行筛选、鉴别，提炼信息的精华；三是对经过加工的信息要快速传递，报筛选、鉴别，提炼信息的精华；三是对经过加工的信息要快速传递，报送上级有关部门。

送上级有关部门。

精：

精：

一是信息的内容要精，一则信息要集中反映一个主一是信息的内容要精，一则信息要集中反映一个主题，观点突出，目标明确；二是信息的文字要精，即需对大题，观点突出，目标明确；二是信息的文字要精，即需对大量的原始信息资料，进行加工提炼；三是向上级提供的信息量的原始信息资料，进行加工提炼；三是向上级提供的信息篇幅数量要精。

篇幅数量要精。

深：

深：

一是要根据决策需求和重点工作，深入进行调查研究，信息要一是要根据决策需求和重点工作，深入进行调查研究，信息要有分析、有观点、有建议；二是从各类信息载体提供的大量一般信息资有分析、有观点、有建议；二是从各类信息载体提供的大量一般信息资料中，分析、挖掘能够正确地阐述事物发展变化趋势的典型素材，进而料中，分析、挖掘能够正确地阐述事物发展变化趋势的典型素材，进而进行逻辑推理、高度综合、归纳、整理，力求实现信息从较低层次到较进行逻辑推理、高度综合、归纳、整理，力求实现信息从较低层次到较高层次的升华和增值。

高层次的升华和增值。

基本要求：

新、实、准、快、精、深基本要求：

新、实、准、快、精、深基本要求：

新、实、准、快、精、深基本要求：

新、实、准、快、精、深信信息息管管理理信息的来源信息的来源文件堆里挖信息；翻阅材料筛信息；文件堆里挖信息；翻阅材料筛信息；讲话稿中捡信息；领导口中理信息；讲话稿中捡信息；领导口中理信息；联系上下摸信息；会议之中捕信息；联系上下摸信息；会议之中捕信息；参与活动追信息；重大事件抢信息；参与活动追信息；重大事件抢信息；深入基层拾信息；关注新闻抓信息；深入基层拾信息；关注新闻抓信息；跟踪问效知信息；情况反馈传信息；跟踪问效知信息；情况反馈传信息；利用网络选信息；与外联系通信息。

利用网络选信息；与外联系通信息。

信信息息管管理理信息的报送一是紧紧围绕工作中心一是紧紧围绕工作中心二是全力提高信息报送意识二是全力提高信息报送意识三是注重沟通联系三是注重沟通联系四是加强信息指导四是加强信息指导2.2.政务管理：

政务管理：

办事办事会办事会办事办好事办好事办文办文会办文会办文办好文办好文办会办会会办会会办会办好会办好会办办好好文文办办好好会会办办好好事事办办好好文文文书管理文书管理

（一）

（一）文件管理制度文件管理制度

（二）

（二）文书管理制度文书管理制度（三）（三）档案管理制度档案管理制度办好文办好文文书书写文书书写一、文章标题要简要一、文章标题要简要二、文章内容要详实二、文章内容要