管理体系培训资料Word文档下载推荐.docx

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一、文件控制程序：

1、各单位、项目部要建立受控文件清单，建立清单的目的是明确受控文件的范围。

受控的目的是确保与管理体系有关的部门和人员能够及时得到文件的有效版本。

根据以前检查情况，许多人对受控文件的范围不清楚，不清楚哪些文件属于受控文件。

受控文件包括与质量、环境、职业安全健康管理体系有关的所有文件。

包括管理类、技术类、法律法规标准规范类、合同类、图纸变更类、行政文件、记录表格等。

与管理体系有关的有效文件都应该列为受控文件，所以受控文件的范围很大。

为了便于控制，不至于操作失误，建议借此规范文件管理工作，所有文件都按照有关规定进行管理。

除了程序文件的规定外，要按照国家、公司以及本单位关于公文处理实施办法的规定去做，只要按照以上文件的规定去做了，基本上就能够实现对体系文件管理的要求，没有必要再搞成两张皮，分受控文件和非受控文件两个方面去进行管理，单独登记，单独建立台帐。

2、要建立本单位的有效文件清单，主要指内部、外部的管理性文件，包括标准规范类文件。

所谓有效，是指以前发布现在仍然有效的文件。

各单位要进行文件的清理，以前发布的文件（不仅体系文件，大量的是行政文件），现仍在实施的要列入受控文件的清单范围。

文件清单要每年进行更换，发布。

3、要对文件进行有效性评审。

这项工作以前做得不够。

有效性评审体现两个方面，一是新文件发布前的评审，主要体现在领导的审批上，领导的审核、审批实际上就是对有效性的评审。

二是对以前发布的文件是否继续有效，需不需要进行修改，标准要求要定期进行评审。

公司程序文件没有要求什么文件多长时间评审一次，只要求要定期进行评审。

公司机关主要评审以公司名义发布的体系文件，各单位只评审本单位的有关文件，主要是各单位补充制定的一些三层次文件。

公司制定了评审表格，评审要留下评审记录，内审、外审时有可能要查。

对于废旧文件要及时收回，或采取其他措施防止误用。

4、档案室的管理。

要建立档案管理的规章制度，以前有的是否需要修改。

档案保存条件要符合防火、防潮、防蛀、防腐、防盗的规定，要有防盗设施、有干湿度测量仪、有消防设施。

这个程序运行应留下的记录：

文件（图纸、变更）的接收、发放记录、文件修订状态记录、文件审批及更改记录、文件作废处置记录、移交归档记录、法律法规标准规范清单及发放记录、有效文件清单。

二、记录控制程序

这个程序也是三个体系的要求，质量、环境、职业安全健康三个方面。

有两点需要强调的，一是各单位、项目部、部门都要建立本单位、部门的记录清单，以明确记录收集的范围。

第二点就是对各类记录应定期进行汇总、分析。

比如部门日常收集的信息、检查记录等，不能仅仅用来证明对分管的工作进行了检查，还应该对收集的信息和记录进行分析整理，从中发现问题，并提出改进的建议，制定改进的措施。

这才是主要目的，才能实现工作的改进，实现体系的持续改进。

有无记录清单、查看记录保存条件、记录内容是否符合要求等。

三、内外沟通、参与及协商控制程序

这也是三个体系的要求。

信息分内部信息和外部信息。

内部信息：

范围很广，包括与体系运行有关所有信息，如管理方针、管理目标、指标的实现情况，特别是“两重”因素的控制情况，质量、环境、安全事故及处理结果，内外部审核情况，应急准备与响应情况，上级领导、上级部门的指示、指令、要求等，员工对质量、环境、安全方面的建议和要求，告诉员工谁是管理者代表、谁是他们的职业安全健康代表等，都属于内部信息的范畴，都需要通过一定的渠道和形式进行交流。

外部信息：

包括的范围也很广，包括顾客、监理、政府、设计方、供应方、社区等方面对企业在质量环境、安全方面的期望和要求、投诉等信息，紧急状态下与外部的的联系、市场环境需求的变化和社会对企业的要求等。

信息收集的主要途径是各种会议，特别是工作例会、各种形式的工作检查、工作汇报，各种工作报表等。

对收集的信息要进行分析。

上面已经讲过。

分析方法要执行《数据分析工作指导书》。

这个程序运行应留下的记录很多，包括各种会议记录、与相关方的往来文件、检查记录、工作报表、合同协议、另外还有回访服务的记录（回访计划、实施记录、回访总结等）、顾客满意度测量记录、内部沟通制度等。

这个程序强调的几点：

第一点，要建立内部沟通制度。

机关各部门之间、工程处与项目部之间、与公司主管部门之间信息传递的要求必须明确。

哪些信息需要上报或向下传递，以什么形式，什么时间传递必须明确。

以前规定不完善的要继续完善，对规定要进行修订。

比如以前没有要求传递有关环境管理的信息，现在就要予以补充。

第二点，顾客满意度的测量。

对顾客满意信息的收集主要分三个阶段进行，一是投标阶段的顾客满意度测量，主要通过中标率的计算，中标率越高，说明顾客满意度越高。

二是施工阶段的顾客满意度测量，在施工阶段，一般工程要进行三次进行顾客满意信息的收集，（基础完、主题完、竣工时）。

三是保修期顾客满意度测量，主要看你的回访率、顾客的反馈意见、维修情况等。

投标期和保修期的测量由主管部门负责，每年度进行一次，以我们自己的分析为主，是针对本单位所有工程的。

施工期顾客满意度的测量是针对每个工程项目的，由项目部负责。

要求每个项目结束后，项目经理必须对本项目进行履约情况的总结，总结应包括成本情况、管理状况、顾客满意度测量情况等。

第三点，关于项目部内部沟通、信息交流的方式。

我们以前在项目上检查时强调过，要改变过去一月一次的质量分析会的形式和叫法，把过去每月一次的质量分析会干脆就叫“例会”，叫工作例会或生产例会。

会议的内容要大大扩展，内容可以包括质量、环境、安全以及生产管理中的其他问题。

项目部的各个部门都应在这个会上向项目经理汇报各自的工作，汇报各自职责的履行情况，存在什么问题，准备采取什么样的纠正措施等，便于项目经理及时了解和掌握项目的全面情况，了解体系运行各个方面的情况，以便作出决策。

会议对提出的存在问题必须要有纠正措施的要求，纠正措施的要求可以体现在会议记录里，也可以责成相关人员另外制定改进做事，体现在纠正措施评审、处置记录里。

要求项目部每月召开一次例会与其他会议并不矛盾，如有的项目部每天的碰头会，发生质量、环境、安全事故后召开的专题分析会，上级检查前的准备会等，并不矛盾。

四、管理评审控制程序

这个程序也是三个体系的要求，但主要工作在公司，各工程处只是配合公司进行。

公司程序文件规定，公司管理评审每年进行一次，工程处不再单独进行管理评审。

但在公司管理评审前，要由处长组织对本单位体系运行的情况进行自我评价，拿出评价意见，作为公司管理评审的输入。

同时对涉及本单位的管理评审提出的纠正措施的要求要进行落实。

这个程序运行记录主要在公司主管部门。

作为工程处应保留为公司管理评审输入提供的，对本单位管理体系进行自我评价的资料、公司下发的管理评审计划（通知）、管理评审报告、需要本单位落实的纠正/预防措施。

五、内部审核控制程序

这个程序和管理评审程序一样，主要由公司组织，各单位不再单独进行内部审核，只是参与和配合公司统一组织的内部审核。

公司的内部审核每年不少于一次，必要时增加审核次数，或进行专项审核。

这个程序运行应留下的记录主要在公司主管部门，工程处应保留公司内部审核计划、内部审核报告，有关人员应了解公司内审对本单位的审核结论、开局的不符合报告等情况。

六、纠正和预防措施控制程序

这两个程序涉及到体系管理的各个部门和所有项目部，是一个综合性的程序。

运行得不太好，主要是对标准的理解不够。

首先应弄清楚概念。

什么叫纠正措施，什么叫预防措施。

纠正措施主要是针对已经发生不合格或不符合，针对其产生的原因所采取的措施，目的在于消除其产生的原因，以防止不合格的再次发生。

比如发生了质量通病或较严重的不合格，就需要分析原因，是如何产生的，是材料问题，还是工艺问题，还是人员素质问题等，针对原因采取相应的措施，从根本上防止不合格的再次发生。

一般的、轻微的不合格只需要纠正，不必制定纠正措施。

预防措施是在问题没有发生之前，根据事物的发展趋势，根据历史经验或相关经验，能够预见到或估计到可能会发生不合格或不符合，为避免不合格或不符合情况的发生所采取的措施，是预防措施。

从以前体系运行情况看，项目部预防措施的控制还是比较好的，制定了许多行之有效的预防措施，如质量通病的防治措施、编制的施工方案、技术交底等，包括安全技术交底等，都包含了一些预防措施。

项目部运行的要点：

在项目开工前根据本项目实际情况，编制必要的策划文件，包括作业指导书、技术交底、施工方案、预案等，对质量、环境、职业安全健康进行控制，预防发生不合格、不符合或事故、事件的发生。

对纠正和预防措施的要求进行评审，使之与风险程度及企业的资源和能力相适应，与不合格、不符合的重要程度以及伴随影响的程度相适应。

审批是评审方法的一种，所以纠正、预防措施制定后要由经过领导审批，就是审批其适用性。

项目部纠正措施的信息来源：

主要来源于项目部的日常检查、项目部各部门日常管理收集的信息、每月一次的工作例会收集的信息、上级或相关方的信息等。

如公司、处主管部门检查提出的问题，上述信息中需制定纠正措施的必须制定纠正措施，并对措施的实施情况予以验证。

这两个程序运行应留下的记录很多，包括纠正/预防措施及实施验证记录、问题整改通知单、不合格/不符合台帐、质量环境安全事故台帐、事故快报书、对已出现事故、事件的纷至沓来报告、有些包含预防措施的策划文件、检查记录、会议记录等。

七、采购工作程序

只是9000标准的要求。

1、物资采购管理办法

强调的几点：

供应商的评价。

评价内容应包括质量、环保和安全方面的要求。

对有环保要求的产品必须要求对方提供符合环保要求的证明材料。

如采购涂料、油漆等材料，厂家应提供产品是否符合国家环保要求的证明材料。

涉及到安全的材料或设备，应提供是否符合国家有关安全方面法律法规的规定。

评价方式：

A类物资的供应商由工程处主管部门评价，或由授权的项目部评价后报处主管部门批准。

B、C类物资供应商由项目部评价后，项目负责人批准。

工程处应编制A类供应商清单，相关的评价资料保存在主管部门。

每年年底各单位把A类供应商清单和变动情况报公司主管部门，由公司主管部门编制全公司统一的A类供应商清单，下发全公司。

列入公司清单范围的供应商，各单位不需要再进行评价，可直接采用，但要进行跟踪评价。

对A类供应商中发现问题的应及时逐级上报。

进场物资的验证和跟踪验证应在质量验收的基础上，增加对环保、安全方面的验证。

物资不合格品的控制：

过去许多项目出现空白，这是不正常的。

有的项目发现了物资不合格，但没让进场就进行退货处理了。

类似的问题应在不合格台帐中有所反映，便于对供应商的管理和控制。

物资的存放：

应执行相关的规章制度。

对有毒有害、易燃易爆物资的管理应执行相关文件的要求，下面还要讲。

物资的搬运：

特殊物资的搬运应制定相应的方案，必要时进行书面交底。

一是为了保证搬运过程中的安全，二是一旦发生事故便于追究责任。

物资的标识：

首先要了解标识的目的，是为了防止不同规格、不同状态的产品的混用、误用。

标识分为产品标识和状态标识两类。

产品标识主要标明产品的规格型号生产日期、有效期等，防止不同规格型号的产品误用。

所以对于施工现场单一品种的物资，如砖、沙、石等，可不进行产品标识，只做检验状态标识就性了。

但甲供产品应单独标识并单独登记入帐，甲方提供的产品发现问题应及时与甲方联系，并做好记录。

状态标识是标明材料的不同检验状态，防止不合格产品或未检产品的误用。

状态标识分为已检合格、已检不合格、待检和已检待定四种。

对有追溯性要求的产品，如钢材、水泥，或用于隐蔽工程的产品，要通过批号、进货编号，记录使用部位等，形成唯一性标识，以便于追溯。

对易燃易爆有毒产品，通过收货单、发放单、退料单等形成可追溯性。

如炸药，发出去多少，发给谁了，使用多少，退回多少，要详细记录，万一发生事故，便于追查责任。

物资采购管理应留下的记录：

包括采购授权书、物资需求计划、物资采购计划、合格供应商推荐评价表及相关资料、合格供应商清单、跟踪评价记录、进货验收记录、物资检验试验记录、物资不合格品台帐及评审处置记录。

2、劳务采购作业指导书

各工程处应成立评审组，由劳资、预算、经营、技术、安全部门负责人组成，主管处长任组长，并形成文件。

项目部也应成立相应的评审组。

评审工作由工程处劳资科或被授权的项目部进行。

工程处和项目部应建立合格劳务分包方台帐，并上报公司劳资处。

劳务采购活动实施前，项目部应提出劳务采购计划，采购计划由工程处主管部门审批。

评审内容主要包括劳务方的营业执照、资质证书、安全许可证以及施工能力、业绩、管理水平、岗位技能证书的持证率、特殊工种上岗证及以往履约情况等。

评审方式以集中评审为主，临时评审为辅。

劳务合同：

经评审后确定采用的劳务分包方都要签定劳务合同。

合同由工程处主管部门或经授权的项目部签定，同时要登入劳务合同台帐，台帐要上报公司劳资处。

跟踪评价：

对分包方应进行阶段性评价或终结评价。

主管部门对劳务分包方管理情况要进行检查，并有检查记录。

公司制定了《劳务分包方履约评价量化分析表》，对分包方的履约情况进行评价。

各单位劳资部门可采用这张表格对分包方进行检查。

分包队伍进场前，项目部应对分包队伍进行必要的培训，对技术、质量、安全、环保等方面提出要求，要求执行公司的体系文件的规定。

劳务采购活动应留下的记录：

成立评审组文件、评审授权书、采购计划审批、分包方评价表及相关资料、合格分包方台帐、劳务合同登记表、劳务人员花名册、分包方履约评价量化分析表、分包工程检查评定表、跟踪评价表等。

3、专业工程分包管理办法

工程开工前，根据工程需要或合同条款规定，由处长或委托人决定是否采用工程分包，确定后，由工程处主管部门协同项目部编制分包计划，分包计划由主管处长审批，并上报公司经营管理处。

选定分包方后，应向监理提出审批分包方的报告，经监理书面批准后再签定分包合同。

管理办法规定由项目经理与分包方签定合同，建立合同台帐，并上报主管部门。

要根据评价准则进行评价，建立合格分包方名单，并上报主管部门。

对工程分包方要进行阶段性评价和合同履约评价，评价结果应做好记录并报主管部门。

采购还涉及到设备的采购，也应执行相关程序和三层次文件的要求。

工程分包管理应留下的记录：

分包计划、监理审批的报告、分包合同及台帐、分包方评价表及相关资料、阶段性及终结评价、工程分包管理台帐等。

八、对相关方施加影响管理程序这是14000、18000的要求。

什么叫相关方？

关注企业的管理绩效或受其影响的个人或团体。

包括甲方、供方、社区居民、政府部门等。

本程序文件规定的需施加影响的相关方主要指与公司存在有关联交易或活动的相关方。

简言之就是我们的供方，包括物资供应方、劳务分包方、专业工程分包方和其他提供服务的相关方，如提供运输、租赁服务的相关方。

看他们提供的产品和服务中是否包含对安全和环境造成影响的因素。

如果有，就应该把他们登录在相关方台帐中。

对有关联交易的相关方，应制定相应的管理措施，对他们施加影响，所谓施加影响，就是要影响他们的环境行为、安全健康行为，使之执行本公司的相关规定。

施加影响的方法主要包括：

向他们通报公司管理体系的要求、违规处理的规定、监督检查的方法等。

在合同、协议中要明确相关方必须执行公司职业健康安全和环境管理体系的规定，以规范其相关行为。

项目部在对相关方进行选择和评价时，应包括对其执行公司管理体系的情况进行评价的内容。

对相关方施加影响应根据部门管理职责，采取分类管理的方式：

物资管理部门负责对需施加影响的物资供应商进行管理。

其管理内容包括：

要求相关方提供产品环保合格证明、安全检测报告、有毒有害物品包装回收程序及运送途中安全环保措施等。

设备管理部门负责对设备出租方进行管理。

管理内容包括：

要求设备出租方提供操作人员上岗资格证、设备安检证明、设备操作规程、安全健康和环境保护控制措施等。

各项目部负责对施工现场的固体废弃物清运商进行管理。

要求清运商提供准运证明、防止运输遗撒、扬尘的措施，项目部的监督检查措施等。

工程分包管理部门负责对工程分包方进行管理。

将其纳入公司管理体系范围、履行相关方控制程序。

劳务管理部门负责对劳务分包方进行管理。

协助对作业人员进行安全与环保培训、违章处理规定、监督执行公司相关规定的情况。

需施加影响的相关方台帐、相关方评价记录、对相关方的管理措施、对相关方的检查记录。

九、人力资源管理制程序

这个程序是三个体系的要求。

人力资源的管理，首先要建立各类人员台帐，包括管理人员台帐，这些人接受培训情况及持证情况，特殊作业人员台帐，持证情况。

要求备有证书原件或复印件。

公司、工程处及项目部要制定本单位各部门的部门职责，明确各个管理岗位的工作职责。

这些职责应该是经过批准的，并报同级人事部门备案。

项目部在开工时要编制本项目的培训需求和项目自行培训计划。

需求计划是本项目实施不了的培训，如特殊工种人员培训、质检员、试验员培训等，由处或公司统一组织或参加地方主管部门的培训。

计划报单位主管部门，再由处主管部门报公司主管部门，由公司制定年度培训计划。

自行培训计划是由本项目组织实施的培训，如新技术、新工艺的培训，体系文件的培训、安全、质量意识培训等。

培训实施要有实施记录，以检查计划执行情况。

通过培训使职工了解符合管理方针和体系要求的重要性，了解他们的职责和在体系中的作用，偏离规定造成的后果，了解“两重”因素的内容及控制措施等。

培训有效性的评价。

每项培训活动实施后，要对培训的有效性进行评价，培训是否达到了预期目的，人员通过培训是否具备了相应的意识和能力，要进行评价。

评价可以通过书面考试、能力考核、现场观察操作等进行。

对分包方人员的培训。

项目部的培训计划应包括对分包方人员的培训。

包括对分包方人员进行技术、质量培训、管理体系的培训等，对分包方特殊作业人员持证上岗情况的检查。

项目部到年底或项目终结时应对培训计划实施情况进行总结，总结报单位主管部门。

《特殊工种作业指导书》，作为这个程序的支持性文件。

对特殊工种作业人员（电工、电焊工、起重工、厂内机动车驾驶员、登高架设作业人员）提出了基本要求和具体要求。

如驾驶员：

对润滑油要以旧换新，不能乱倒，倒进下水道也不行，以减少对环境的污染。

装运垃圾时要注意封闭，不能沿途抛撒，不得污染环境。

电工：

除安全要求外，要减少对环境的影响，如施工中的电锤、电钻等产生的噪音影响。

电工作业的废弃物，要回收，进行集中处理。

电焊工：

要注意工作环境，减少焊接烟尘，降低有害气体对人体的伤害等等。

项目部必须严格执行公司文件的规定，并对实施情况进行检查，留有检查记录。

各级人员任职资格、各部门管理职责、各管理岗位职责、重要岗位人员能力评价记录、干部考核记录、培训（需求）计划、管理人员持证上岗台帐、特殊工种持证上岗台帐、个人培训考核登记表、各类专项培训实施记录、培训有效性评价、年度培训工作总结、项目经理管理资料、特殊作业指导书及检查记录。

十、合同评审工作程序

这是9000标准的要求，标准叫与产品有关要求的评审。

评审的目的是明确顾客的要求，了解自己有无能力满足顾客的要求，不能满足时应采取什么措施来满足，通过评审把顾客的要求和期望转化为自己的可实施要求，以达到顾客的满意。

为了便于操作，公司把合同评审分几个层次，一是200万－500万以下的工程，由承包主管部门直接进行评审，不需要其他部门的参与，主管领导审批。

500万至5000万的工程，由承包部门提出初步评审意见，相关部门进行会签，主管领导审批。

5000万元以上的或者特殊要求的工程，由主管部门组织相关部门进行会议评审，不管是公司名义还是各单位名义承揽的工程，评审意见报公司由公司经理审批。

以上评审由主管部门整理评审意见，归纳成评审记录。

合同管理。

签约后的合同由各单位合同主管部门管理，同时上报公司经营管理处一份。

公司和各单位主管部门均应建立合同管理台帐。

合同履约期间的评审。

项目部要按照合同的要求组织施工活动，同时经常与顾客保持联系，针对顾客意见制定相应的改进措施。

在履约过程中，如遇到工作内容变化、设计变更、工程量增减、施工难度增大等情况时，对工期和工程结算影响不大的，要及时提出工程洽商报甲方或者监理签字。

如果变化较大，应针对变更和洽商结果，由项目部合同人员负责起草补充协议或合同，上报主管部门，由主管部门进行审核，经主管领导同意后与业主沟通，达成一致意见后，再进行合同修订评审。

合同终结后，项目经理编制合同履约分析报告，对合同合同条款、履约情况、合同管理情况、顾客满意度情况等进行评价，上报主管部门。

工程处年终据此编制本单位年度合同履约总结，报公司经营管理处。

投标文件评审记录、话筒评审记录、合同台帐、合同修改记录、合同履约分析报告，为满足顾客要求制定的纠正措施等。

十一、公安部门职责：

各单位及施工现场均应建立消防安全管理工作体系，并定期检查消防工作。

施工现场对易燃易爆物品，应给予必要的标识并配备灭火器、干沙、通风装置等。

建立用火管理制度，凡明火作业，严格执行审批手续。

施工现场的生活区、食堂、木材加工、氧气乙炔库、油漆、装饰材料库、配电室等，都应配置消防器材。

消防器材及装置应及时检查、更换。

有的消防器材多年不用，已经过了有效期。

许多机关办公楼、家属楼的消防设施从来没有检查过，还能不能正常使用，谁也说不清楚。

开展消防培训并留有培训记录，留有消防设施检查的记录，存在隐患问题整改的记录。

火灾爆炸和触电应急预案的管理：

我们制定的管理方案、管理措施等都是在正常情况下防止意外事故发生的。

一旦发生意外事故，必须启动应急预案。

对制定的预案要进行广泛的宣传，组织有关人员进行相关知识的培训，甚至进行必要的演练。

比如灭火器材的使用，要使大家都学会用，一旦发生地震、火灾事故等，大家能掌握逃生的手段。

对涉及到一些相关方，如医院、消防队、环保机构、文物保护单位等单位的电话号码要公布，一旦发生紧急情况，能及时取得联系。

体系运行应建立的记录：

各项管理制度（易燃易爆危险物品、消防器材等）、消防工作体系图、应急情况的预案、相关