技术档案管理规定.docx

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技术档案管理规定

技术档案管理规定

1．目的

技术档案是我院的宝贵财富，为贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》，加强我院技术档案的管理，保护知识产权，制定本规定。

2．范围

本规定适用于设计、服务、技术咨询、工程承包、科研开发、技术交流及生产管理、基本建设和重要设备购置活动等形成的技术档案。

3．职责

3.1信息中心档案管理人员负责技术档案的整理、保管工作。

3.2职工对个人借用的档案负有保护的责任，并应严格遵守借阅制度。

当发生丢失或损坏时，必须承担赔偿责任。

3.3工程项目（包括设计、服务、技术咨询、工程承包等）的技术档案由设总（项目经理）负责归档；科研开发的技术档案由项目负责人负责归档；重要设备购置活动（当不属于某个工程项目时）的档案资料由经办人负责归档；技术交流活动的技术档案由活动的主办人员或其委派的相关人员负责归档；生产管理及其它活动的相应技术档案由各部门负责人负责归档。

4．程序

4.1技术档案归档办法

4.1.1工程设计档案的范围，主要有：

顾客提供的设计依据与设计基础资料（包括各专业现场搜集的部分）、设计过程中形成的质量记录、设计文件及设计图纸（包括计算书、说明书、设备表、概预算、材料表、订货资料等）。

4.1.2工程设计档案，当按设计阶段分别归档时，项目建议书（预可行性研究）、可行性研究和初步设计（基本设计）阶段由设总（项目经理）进行归档；施工图设计（详细设计）阶段由各生产室将成品交项目管理部，由设总（项目经理）负责归档。

4.1.3设计后期服务，包括设计交底、驻厂、调试、回访总结等活动，形成的设计文件、报告、记录和设计变更通知单、设计联系单等，由设总（项目经理）组织专业分负责人整理归档。

4.1.4标准图和通用图的设计文件，由编制部门负责归档。

4.1.5科研开发档案，其主要内容包括项目的立项申请书与批准文件、项目任务书或合同、项目的实施方案、阶段总结报告、全部实验记录、数据、图纸和报告、技术鉴定与验收资料、鉴定证书或验收通知书等，由项目负责人（课题组负责人）负责归档。

4.1.6出国人员在考察、访问、谈判等活动中形成的文件、记录、报告和取得的技术资料，由出国团组的负责人组织参加人员整理后归档。

4.1.7重要设备（单件或一批量金额在5万元人民币以上者）购置活动中形成的合同、记录、鉴定验收资料，由购置的负责人组织整理登记，并经物业公司或主办部门负责人验收签字后归档。

院基本建设项目相应的技术档案按基建归档要求的规定，由物业公司或主办部门负责人负责归档。

4.1.8我院参加的各种技术鉴定会、竣工验收会、经验交流会、技术推广会，以及重要的展示会等所取得的资料，由参加者整理后归档。

4.2技术档案归档时间与要求

技术档案归档工作应与科研设计工作同步进行。

有关部门在下达计划任务的同时，要提出资料文件的归档要求；检查计划进度的同时要检查资料文件的形成情况；评审鉴定成果的同时要验收鉴定档案资料的完整、准确性；上报登记和评审科技成果的同时要出具专题归档情况证明材料。

4.2.1工程设计的技术档案可按设计阶段归档或项目全部结束时集中归档。

但不论是按阶段性归档或集中归档，都应在工作结束后的15天内完成归档工作。

4.2.2后期服务的技术档案，应在完成任务（如完成驻厂、调试等）返院后的30天内归档完毕。

4.2.3标准图、通用图应在工作完成后15天内归档。

4.2.4科研开发项目的档案，在技术鉴定结束后15天内完成归档工作。

4.2.5出国考察、谈判、访问和国内各种会议等形成的技术资料，应在回院后15天内完成归档工作。

4.2.6购进重要设备的档案，开箱验收后7天内完成归档工作；基本建设项目的档案应在竣工验收后15天内完成归档工作。

4.2.7技术档案归档时，应按规定的内容将原件进行归档。

4.2.8办理技术档案归档时，应按归档资料性质分别填写附件1~6的表格，交信息中心技术档案组、各有关部门及留本部门备查。

4.3技术档案保管

4.3.1根据有关规定，技术档案的保管期限分为永久、长期（16~50年）和短期（15年以下）三种。

4.3.2档案保管人员应做好档案的整理和维护工作，严防技术档案的丢失、损坏和污染。

发现破损时应及时修补和复制。

4.3.3一般情况下，技术档案每四年复查一次。

信息中心在主管院长领导下负责实施，必要时由技术/质保部及有关专业人员协助。

其具体任务是：

1）复查技术档案保存期限是否合适，并做出规定。

2）对归档的技术档案完整性进行审查。

3）对超过保存期限的技术档案做出销毁的决定。

经复查，对可销毁的技术档案，由保管人员编制明细清单，信息中心负责人签署意见，报主管院长批准。

4.3.4技术档案不对外，并应严格执行档案借阅的有关规定，见4.4.1条。

4.4技术档案的借阅

4.4.1技术档案的借阅，应根据档案管理的密级规定按下列手续办理：

1）绝密级档案，由主管处室领导签字，院级领导批准，只能在阅览室查阅，不准借出阅览室。

2）机密、秘密级档案，由相关处室领导批准，只能在阅览室查阅，不准借出阅览室。

3）凡未注明密级的档案，我院在职职工，均可凭借阅证借阅。

4.4.2本院技术人员（包括返聘人员）凭本人借阅证，借阅与工作有关的本专业范围内的技术档案，借阅数量不得超过3份（因工作需要而需超过时，须经部门主管批准）。

借阅蓝图时，不得超过5个子项的图纸。

职工需出差2个月以上时，外出前应及时归还其所借用的与本次出差任务无关的技术档案，以保证技术档案的周转率。

4.4.3如需借阅非本专业的图纸、资料时，应填写“跨专业借阅条”，并经所跨专业部门的领导批准，方可借阅。

4.4.4质量抽查时，质检人员所需借用的图纸、计算书和相关专业图纸，由技术/质保部提出质检人员的名单和抽查的清单后，方可办理借用手续。

4.4.5设总（项目经理）或质保工程师因处理有关问题或工作需要时，可借用其所负责的工程项目的各专业的设计图纸和计算书。

4.4.6计算书原件一律不得借出馆。

如需查阅，应经所在处室领导签字批准后，在阅览室查阅。

4.4.7借用的技术档案不得在其上涂改或作标记，更不能损坏或丢失。

当出现丢失和损坏时，由档案管理人员按其技术价值、经济损失、损坏或丢失原因等提出赔偿办法，报主管院长审批后，进行处罚。

4.4.8职工调离本院前（包括离、退休未返聘者），应还清全部借用的技术档案。

4.4.9逝世职工所借技术档案，由其家属负责在5个月内清理归还。

5．附则

5.1本规定从公布之日起实施，条文的解释权归信息中心。

信息中心有权督促有关部门和职工执行本规定。

附件1项目建议书（预可行性研究研究）、可行性研究、初步设计（基本设计）阶段的技术文件归档内容及清单格式

工程代号及名称：

设计阶段：

名称

编号自至

份数

备注

1.顾客文件

a.与工程建设有关的批文

b.顾客与有关单位签订的协议证书

c.各种报告：

如工程地质报告、水文地质报告、资源地质报告、环境评价等

2.设计基础资料，按搜集资料提纲开列

3.设计阶段来往文件、信件和外来文件和专用信函，与传真、电传。

4.开工报告，设计评审，设计确认记录

5.各专业的设计文件与图纸

设总或项目经理（签字）：

信息中心技术档案组（签字）：

年月日年月日

本表一式二份，归档部门与信息中心技术档案组各一份。

附件2设计后期服务归档内容

工程代号及名称：

本表一式二份，归档部门与信息中心技术档案组各一份。

附件3标准图、通用图归档内容

图号及图名：

专业：

名称

编号

张数

备注

1.图纸

2.计算书

3.选用说明或选用图册

4.审批文件

室主任（签字）：

信息中心技术档案组（签字）：

年月日年月日

本表一式二份，归档部门与信息中心技术档案组各一份。

附件4科研开发项目归档内容

项目名称：

名称

编号

张数

备注

1.立项申请书

2.立项审查批准文件

3.项目任务书或合同

4.项目实施方案

5.阶段总结报告

6.实施记录、数据、报告

7.技术鉴定申报材料与验收资料

8.鉴定证书或验收通知书

项目负责人（签字）：

信息中心技术档案组（签字）：

年月日年月日

本表一式二份，归档部门与信息中心技术档案组各一份。

附件5出国考察、谈判、访问与国内各种会议等形成资料归档内容

项目、会议名称：

时间：

名称

份数

备注

1.会议发放的文件材料

2.谈判纪要、记录

3.考察报告

4.取得的技术资料、图纸等

5.照片、胶卷、录相带

归档者（签字）：

信息中心技术档案组（签字）：

年月日年月日

本表一式二份，归档部门、信息中心技术档案组各一份。

附件6重要设备购置归档内容

设备名称：

名称

份数

备注

1.设备订货合同复印件

2.设备谈判记录

3.设备开箱清单

4.设备安装说明书与图纸

5.设备备件表

6.鉴定与验收记录

7.其它资料（如合格单、保修单等）

设备购置部门负责人（签字）：

物业公司（签字）

年月日年月日

信息中心技术档案组（签字）：

年月日

本表一式二份，归档部门与信息中心技术档案组各一份。