学校档案分类方案Word文档格式.docx

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2、考核奖惩材料。

（三）学籍管理类

1、德、智、体、音、美、劳材料；

2、学籍管理材料。

三、科技档案

（一）设备类

1、仪器；

2、器材。

（二）基建类

1、新建项目；

2、改建、维修项目。

四、会计档案

（一）财务报告类

年、季、月财务报告。

（二）会计帐簿类

各类会计帐册。

（三）会计凭证类

各类会计凭证。

（四）其它类

会计档案各类清册。

五、特种载体档案

（一）声像类

1、照片；

2、录音；

3、录像带

（二）电子文件类

1、光盘；

2、磁盘。

（三）实物类

1、奖牌；

2、证书；

3、赠品；

4、锦旗；

5、题词；

6、书画；

7、印鉴。

杭州市始版桥小学档案保管期限表

1、上级党委召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料短期

2、上级党委普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件短期

3、上级党委下发的对本单位党务工作的指示、规定、意见和本单位党组织的指示、上级批复永久

4、党支部（党委、总支）工作计划、总结、支委会、支部大会的会议材料；

永久

5、党员名册、年报表、党内干部任免文件永久

6、组织史资料永久

7、党员党内奖励材料：

获省级以上奖励材料；

其它奖励材料；

长期

8、党员党内处分材料永久

一般处分材料长期

9、组织关系介绍信长期

10、学校行风、教风建设材料短期

11、教工政治学习材料、政治思想工作计划、总结短期

12、离休干部工作材料

离休干部更改任龄身份及上级机关的批复永久

离休干部工作的工作计划、总结及有关活动材料长期

13、纪检工作的计划、总结、意见、规定等材料长期

14、信访材料：

省市级领导批示的重要信件永久

一般的具有保存参考价值的信件长期

15、民主党派材料长期

民主党派成员名册永久

16、教代会材料长期

17、工会工作材料：

工会会员名册长期

工会工作计划、总结及有关活动材料短期

18、上级团委召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料短期

19、上级团委普发的非本单位主管业务但需要贯彻执行

的法规性文件材料短期

20、上级团委下发的关于本校团组织工作的指示、意见、规定等材料长期

21、团组织工作计划、总结、发展工作及有关活动材料长期

22、团员名册、报表长期

23、少先队员名册、工作计划、总结及有关活动材料长期

24、学生会干部名册、工作计划、总结及有关活动材料短期

1、上级行政部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料短期

2、上级行政部门普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行

法规性文件短期

3、上级行政部门下发的对本校政务工作的指示、规定、制度、

意见、本校的请示、上级的批复永久

4、学校行政会议记录永久

5、校史、大事记及学校发展规划永久

6、学校工作计划、总结、行事历永久

7、学校内部机构设置、撤并、名称更改等文件材料永久

8、学校目标管理材料长期

9、学校荣誉记载材料：

获省级以上奖励材料永久

其它奖励材料长期

10、学校各项规章制度长期

11、干部任免材料、学校领导、教职工名册、统计报表永久

12、干部职工调资、晋级、定级材料永久

13、干部职工录用、调整、离退休、死亡等材料长期

14、教职工职称评定、考核、专业技术职务聘任材料长期

15、教职工奖励材料：

16、教职工调动行政介绍信、工资介绍信长期

17、财务管理办法、意见、规定、措施、财务工作计划、预算长期

18、政府、社会对学校的综合评价材料、重要的通讯报道永久

一般的有参考价值的通讯报道长期

19、安全保卫、依法治校的材料短期

20、计划生育材料短期

21、学校医疗、卫生工作方面的材料短期

（三）教学管理类

1、上级教育行政机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料

短期

2、上级教育行政机关普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的

法规性文件短期

3、上级教育行政机关下达的关于本校教育工作的方针、政策、规定方法永久

4、学校制定的教学常规、计划、总结长期

5、学校的各科教学制度、办法、规定、条例、守则长期

6、教研工作计划、总结、教改计划、教学经验材料短期

7、学校德育、艺术、科技、劳技等各学校教育的工作计划、

总结及有关材料短期

各学科教育工作的实施意见、方案、办法规定等有关材料长期

各学科教育工作获奖材料：

省级以上奖励或表彰材料永久

其它获奖材料长期

8、学生各科考试成绩短期

9、教学统计报表、教师任课表长期

10、课程表、作息时间表、课外活动安排表短期

11、班主任工作手册、计划、总结及有关活动材料短期

12、试卷、参考答案、计分标准、试卷分析短期

13学校各类高中、高校招生、考生花名册、上级名单等材料

短期

14、校刊（一般简讯短期）长期

15、学校运动会、体育工作有关材料

获省级以上奖、破记录奖材料永久

16、图书新增表、图书工作计划长期

17、医疗保健卫生教学计划短期

（四）教师业务类

1、教师教学基本情况登记表、教学鉴定、教学成绩、业务考核成绩、

业务进修材料长期

2、教学业务交流、观摩课、公开课、研究课等材料长期

3、教研成果、学术论文、个人奖励等材料长期

4、教案评议记录、教研手册、教研活动有关材料短期

5、教师在教育改革方面的成绩、经验、总结材料短期

6、各学科兴趣小组活动获奖记载

省级以上获奖材料永久

（五）学籍管理

1、学生名册、转学、毕业材料长期

2、学生学籍卡、学生学籍变更情况的材料永久

3、学生成绩册长期

4、学生奖惩材料

其它获奖材料长期

5、学生体质测试达标材料长期

6、行为规范达标材料短期

7、学生社会实践活动有关材料短期

（六）设备类

1、学校教学仪器、使用说明书短期

（七）基建类

1、新建项目限永久

2、改建、维修项目长期

（八）会计凭证类

1、原始凭证

2、记帐凭证

3、汇总凭证

（九）会计帐簿类

1、总帐（包括日记总帐）

2、明细帐

3、现金和银行存款日记帐25年

4、固定资产卡（固定资产报废清理后保管5年）永久

5、辅助帐簿

（十）财务报告类（包括各级主管部门汇总财务报告）

1、月、季度财务报告（包括文字分析）3年

2、年度财务报告（决算）（包括文字分析）永久

（十一）其它类

1、会计移交清册

2、会计档案保管清册永久

3、会计档案销毁清册永久

4、银行余额调节表5年

5、银行对帐单5年

（十二）照片类

1、学校各项重大活动、工作成果的照片、底片永久

2、每届毕业生照片、底片永久

（十三）磁光介质类

1、重要活动的光盘长期

（十四）实物类

1、各类证书、领导题词、奖品、锦旗、赠品、纪念品永久

杭州市始版桥小学

12月

杭州市始版桥小学档案分类、编号、排列规则

本规则规定了学校档案全宗分类、编号及案卷排列的一般要求和具体方法。

一、基本原则

学校在各项工作中形成的各种门类文件材料和载体构成一个档案全宗，其全宗是以教学档案为主体，包括党、政、工、团工作以及计划、统计等方面档案，全宗内的所有档案，采取统一的分类、编号和排列方法。

在进行档案的分类、编号和排列时，遵循档案的自然规律，保持文件材料之间的有机联系，便于科学地管理和综合开发、合理利用。

档案的分类、编号及排列方法保持前后一致，不随意变动。

二、保管期限

凡是反映本校主要职能活动和基本历史面貌的，对本校及国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料列为永久保存；

凡是反映本校一般工作活动的，在较长时间内具有查考利用价值的文件材料列为长期保存；

凡是在较短时间内对本校有参考利用价值的文件材料列为短期保存。

具体详见《杭州市始版桥小学档案保管期限表》。

三、分类

1、分类原则

以学校全部档案为对象，根据本校职能，结合本校的档案内容与特点，保持档案信息之间的有机联系，便于科学管理与开发利用，把本校档案划分成相应的类别。

2、分类方法

学校档案统一采用年度（年）结合问题（专题）的分类方法。

即先将档案材料按其形成或针正确年度（年）分开，再将每年度（年）的档案材料，按其内容所反映的问题或专题分开，其中会计档案按文件形式（名称）分开，特种载体档案按不同载体分开。

（1）文书档案按行政年度结合问题（或组织机构）分为党群工作类、行政管理类。

（2）教学档案按教年度结合问题分为教学管理类、教师业务类、学籍管理类。

（注:

教师个人业务档案以个人为单位单独立卷）

（3）科技档案按行政年度结合问题分为设备类、基建类。

（4）会计档案按行政年度结合文件形成分为财务报告类、会计帐簿类、会计凭证类、其它类。

（5）特种载体档案按行政年度结合不同载体分为声像类、电子文件类、实物类。

具体详见《杭州市始版桥小学档案分类方案》。

3、分类时应注意的问题

（1）一般文件材料归入形成年度。

（2）跨年度的请示与批复，归入批复年度；

若没有批复的应放在请示年度立卷。

（3）跨年度规划、计划、预算归入文件内容针正确第一年立卷。

（4）跨年度工作总结放在针正确最后一年立卷。

（5）跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。

（6）跨年度的调查项目、科研项目、基建项目、设备项目等，齐全整套材料统一归入结束年度。

（7）法规性文件归入公布或批准年度。

4、组卷要求

一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。

（1）文件材料以问题为主。

（2）教研成果、设备以项目为主。

（3）基建以单项工程为主。

（4）统计、报表、名册等文件材料，根据数量，能够组成一卷或数卷。

四、编号

按卷整理的案卷编号：

全宗号—目录号—案卷号。

（1）全宗号是全宗的代号，由上城区档案馆给予。

（2）目录号是本全宗内案卷所属类目的编号不得重复。

按照档案整理规范要求，开始形成的文书档案按类别与保管期限排列按件整理，按件整理档号结构为：

全宗号一—年度号类号一—期限号—一件号；

1989年至形成的文书档案按年度分机构与保管期限排列按卷整理，按卷整理档号结构为：

全宗号——目录号——案卷号——页号；

文书档案目录号1为永久卷；

目录号2为长期卷；

短期不设目录以“01”表示；

教师个人业务档案目录号3为永久卷；

设备档案目录号02为短期卷；

特种载体：

声像类目录号4为永久卷，目录号5为长期卷；

电子类目录号5为长期卷；

实物类目录号6为永久卷，目录号7为长期卷；

基建档案不设目录号，档号结构为：

全宗号——类号•项目号——案卷号；

会计档案不设目录号，按年度——类别分类方法归档。

（3）案卷号是一本案卷目录内每一案卷的顺序号，在区别保管期限的前提下，采用时间结合问题给案卷编号，用阿拉伯数字“1”起依次编号，一本案卷设一个案卷号。

在同一案卷目录内设一个案卷流水号，案卷号不得重复。

全宗短期卷设一个案卷流水号。

五、档案排列

1、档案案卷按不同保管期限排列，即每年所有类别的永久卷一起流水排列，长期卷一起流水排列，短期卷一起流水排列。

2、开始形成的文书档案按类别与保管期限排列按件整理，每年形成一个流水号，并按永久（Y）、长期（C）、短期（D）依次排列；

按件整理档号结构为：

全宗号一年度号—期限号—件号。

3、会计档案每年形成一个流水号，按永久、25年、、5年依次排列。

4、特种载体档案的排列采用按载体形式分专题排列，即声像档案一起流水排列；

电子文件档案一起流水排列；

实物档案一起流水排列。