笔会活动策划及细案Word下载.docx
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1、嘉宾签到10:
00－10：
30
活动开始前半个小时，现场迎接嘉宾，营造现场氛围，签到台前填写客户信息调查表。
在签到台旁边准备案桌、对联、笔墨，与会嘉宾挥墨填写，将对联作为新年礼品赠送。
期间领取抽奖卷，并放入抽奖箱里面。
2、臻纪讲坛10：
30-11：
00
主持人开场，并介绍本次活动流程。
期间通知臻纪讲坛及家装讲坛内容、时间。
由培训部协助朱总，在多媒体室进行臻纪公司简介、画家简介以及书画艺术品投资与收藏的视频播放和现场讲解。
3、家装讲坛11：
00-11：
HeartHouse家居艺术馆在多媒体室进行展示标志性家居设计作品，并演绎书画藏品在软装布局中风水
学讲究。
★注意事项：
上午活动中，心房子生活馆进行冷餐的提供。
嘉宾在上午活动中可自由进行取食。
上午活动中，艺术部进行对现场嘉宾进行画作讲解和信息收集，嘉宾离开时赠送相关资料。
4、藏家签到13:
30－14：
00
活动开始前半个小时，现场迎接藏家，营造现场氛围，签到台前填写客户信息调查表，在签名台旁边准备案桌、对联、笔墨，让藏家自己挥墨填写，并将此作为新年礼品赠送。
5、领导致词14：
00－14：
由主持人开场，邀请臻纪和心房子的领导分别进行简短的致词（每人10-15分钟），并由臻纪领导介绍大师出场。
工作人员进行欢迎和献花行动，音乐配合。
6、大师互动14：
30-15：
主持人邀请来宾和熊显林教授、苏扬老师进行互动，两位老师对各自代表作品及藏家收藏的作品进行点评。
7、大师泼墨15：
00-16：
熊显林教授和苏扬老师现场挥墨，及题写墨宝，并进行现场讲解与客户互动沟通。
8、合影保真16：
30－17：
主持人按照会员中心提供的藏家名单，有序邀请熊显林教授和苏扬老师在现场与藏家合影，进行作品的保真纪念。
9、自由观展17：
00－17：
主持人感谢大师离席，告知进行自由观展，藏家互动交流，并进行抽奖活动。
活动结束，感谢各位嘉宾到场，并献上祝福。
活动结束后，邀请领导、藏家、员工集体照。
十、会场布置
（一）外场布置
（1）提前进行宣传横幅、海报、路牌、X展架等的张贴、摆放，宣传和引导嘉宾入场。
（2）HeartHouse家居艺术馆进门处安排礼仪人员进行迎接。
（二）内场布置
（1）灯光音响设备的调试。
（2）签到台、台花、桌布、水果、茶水、礼品、桌椅等安排到位。
（3）画家作品摆放、悬挂到位。
（三）内外场布置示意图
场内物料布置图
场外物料布置图
人员点位规划图
十一、会场人员设定
人员点位分布图
以上人员安排数量为初步设定，根据现场人数及变化，相关部门进行机动支援。
十二、效果图示意
宣传物料效果图
十三、注意事项
1、如果参会人数过多，现场所有工作人员注意维持持续，现场疏通。
2、上午活动进行嘉宾登记时，工作人员注意表达语术，避免登记嘉宾产生抗性。
3、活动期间保证冷餐及茶水的供应数量和及时。
4、上午活动中，主持人应及时提醒臻纪论坛和家装论坛活动，工作人员应尽量将嘉宾领入多媒体室参加。
5、财务部做好现场收款和签署合同协议准备。
6、拍摄人员进行活动全程现场拍摄，注意重要节点的拍摄。
7、本次活动第一协调人：
企划部（张维），第一监督人：
人力资源部（仪汐）。
十四、奖项设置：
1、熊显林及苏扬老师墨宝赠送。
2、由于时值新年，故本次活动中考虑设定对联赠送，以增加新意。
由企划部设计制作，每幅对联上空出一个字的位置，由与会嘉宾进行填写。
十五、活动物料预算
单位：
元
序号
物料
规格
数量
单价
总价
备注
1
入口大门横幅
8m*0.8m
1幅
107
不含安装
2
心房子内横幅
4m*0.6m
77
3
心房子入口横幅
5m*0.6m
64
4
海报
0.6m×
0.9m
4张
128
5
X展架
1.8m*0.8m
5个
428
6
公告喷绘
11.2m*3.6m
433
7
背景墙喷绘
2m*2m
856
8
画板、展架
0.8m*0.6m
2套
685
9
桌牌
0.1m*0.2m
2个
10
活动折页
630*210mm
400张
11
抽奖巻
企划部印制
12
对联
140*960mm
400套
14
签到薄、签字笔
行政部负责
15
鲜花、胸花
16
笔墨套件
财务部负责
17
宣纸
不可预估费用：
2000
备注：
实报实销
整体费用预算：
RMB元
十六、活动筹备细案
2011年第一季“臻心雅集”书画笔会活动筹备进度表
日期
负责部门
筹备事项
12月13日
企划部
召集各部门参加活动筹备会
12月14日
活动策划案及执行细案提交给心房子
活动物料设计定稿，并安排制作
活动现场领导致词稿1份（15分钟）
心房子
培训部
主持人串词稿
12月16日
业主及其嘉宾通知
艺术推广部
客户通知
会员中心
会员通知
统计墨宝明细
12月19日
企划部、心房子、行政部
活动物料制作、现场安装完毕
12月20日
财务部
笔墨纸砚数量落实
赠送藏家的墨宝落实
墨宝和作品的记录与分类
现场收款和签署合同协议准备
现场活动宣传PPT、VCR制作等落实
艺术部、财务部
画家作品准备完毕
行政部
画家资料、内刊准备、抽奖券准备完毕
12月21日
活动其他物料检查
财务部、艺术部、推广部协助
书画作品布置
12月23日
企划部、艺术部、行政部
活动现场场地布置
预订鲜花、花环等准备
冷餐、茶水、现场桌椅、音响落实
12月24日
全体活动参与部门
活动开始
现场作品运输回库
现场宣传物料拆除、运输回库
现场活动资料收集
扫尾工作
12月25日
笔会新闻稿、网络推广、活动总结
会员名单收集整理
十七、各个部门执行细案：
1、企划部：
（7人参加）
与心房子对接，完成活动策划方案、客户信息登记表和物料设计制作。
全程记录本次活动状况，照相和后期跟踪，新闻稿撰写。
召集给部门参加活动筹备会
活动策划案及执行细案提交
活动现场领导致词稿1份（10-15分钟）
向心房子提供本次参展作品电子版
活动场地布置
全程人员进行管理、调动，专人进行拍摄工作
2、行政部：
（4人参加）
会前画家资料准备（数量）、内刊准备（数量）、抽奖券、预订鲜花工作。
当天前台客户签到接待、现场画家资料及内刊发放、茶水及水果准备、画家两餐等工作。
负责物料安装时车辆安排及活动结束后车辆安排
企业宣传单（200份）
活动折页（200份、企划部设计）
签到礼品（对联200套，企划部设计）
公司内刊（200份）、抽奖券（200份）
手提袋（200个）准备完毕
预订鲜花4束、胸花10个、红绸带2卷等准备
画家行程安排及接待（见附表一）
进行礼仪接待、茶水供给工作
嘉宾入场时资料发放（上午）
附表一、画家行程时间表
时间（12.24日）
事项
责任
12:
画家午餐接待
1:
将画家接到心房子暂作休息，准备参加笔会
2:
邀请画家入场，活动开始
18:
画家晚餐接待
19:
画家回程
3、艺术推广部：
（全部人员参加）
来宾的到场情况的把握以及来宾资料收集。
活动资料和请柬的发放。
藏家、客户通知
12月24日
下午13：
00到达现场，迎接工作
现场作品搬运
4、艺术部：
（6人参加）
布展、作品讲解、大师访谈、书画投资与收藏讲坛。
艺术部
向企划部提供本次笔会参展作品电子版
画家作品准备完毕、书童培训
书画作品布置、画案布置检查
活动场地布置、检查
现场对嘉宾和藏家的引导和讲解工作。
活动现场流程控制
现场作品看管、回库
5、财务部：
（2人参加）
画家赠送给藏家的墨宝的分类与出入库、配合艺术部出库部分作品布展。
收款和签署合同协议、藏家合影配合。
画案笔墨纸砚的准备、现场墨宝和作品的记录，分类与保管。
保真环节作品出库、保管。
大师作品进行运输和保管，以及活动后的作品回库。
画家邀约
抽奖墨宝和作品的记录与分类
向会员中心提供保真作品
现场收款和签署合同协议
作品回库
6、培训部：
（3人参加）
会场布置、开场主持及整场、礼仪、VCR制作。
（请朱总提供30分钟演讲稿）
按流程进行准备
多媒体室视频管理、播放
（由朱总进行臻纪论坛的讲解）
画家互动活动、现场抽奖
7、人事部：
安保工作（比如维护作品安全、提醒客户手机静音等）。
8、会员中心：
统计墨宝明细、藏家邀约、藏家代表准备（2位）、藏家到访情况确认、辅助讲解。
笔会上午来宾登记、协助藏家合影及作品展示、离职经纪人藏家配合、藏家代表协商。
签到、客户信息表填写、奖券发放
抽奖环节
保真环节
9、心房子：
业主及其他嘉宾邀约、家装与书画讲坛活动讲解。
12月14号
所有物料的安装完成
冷餐、茶水、现场桌椅、音响、台花（1盆）落实
宣传资料400份
家装讲坛视频或PPT制作
家装讲坛
重庆臻纪文化传媒公司企划部
2011年12月12日
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