文秘会议方案设计.docx

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文秘会议方案设计

文秘会议方案设计

DesignofsecretaryConference

编订：

JinTaiCollege

文秘会议方案设计

前言：

本文档根据题材书写内容要求展开，具有实践指导意义，适用于组织或个人。

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会议目的

本次会议为的是响应***系的号召，提高学生的实务操作能力与动手能力；根据课堂讲授的内容，结合实际的秘书工作情况与工作环境，使学生综合运用和深化了解所学过的书本理论和专业知识，熟悉使用秘书工作事务及会议筹备内容，培养学生的分析问题、解决问题和独立工作的能力，并进一步提高学生的实际操作与应变的能力。

会议内容

课程设计总结汇报会主要是同学之间进行交流课程设计期间的经验、收获，总结课程设计期间表现出来的不足，吸取教训，并对最近社会上发生的热点、难点问题进行讨论、演讲，增强同学们对社会的关注程度、社会责任感。

指导老师要对同学们在课程设计期间的表现进行评价和总结。

四、会议时间、地点

会议于20xx年11月5日上午9:

00在经管楼A511举行。

与会人员

1、邀请系有关老师、辅导员老师参加。

2、指导老师********老师。

3、***********班全体学生。

六、会议主持

由********同学主持。

主要活动

1、现场交流经验，总结课程设计期间的不足。

2、个别同学对最近发生的社会热点、难点问题进行演讲。

3、老师对同学在课程设计期间的表现进行总结，指出不足，提出意见。

会议日程

1、11月1日研究并确定会议议题，做好会前准备工作。

2、11月2日讨论并开展会议前的准备工作，拟定会议组织方案、会场布

置方案、会议通知的初稿。

3、11月3日上午9：

00开一个座谈会、茶话会、小型工作会议。

4、11月4日以小组形式开展讨论，找出方案的不足之处，进行修改，从

而确定会议组织方案、会场布置方案、会议通知等，撰写会议发言稿。

5、11月5日上午9：

00---10:

00召开公事081班课程设计总结汇报会。

会议议程

1、由主持人致开幕词，介绍参会老师、会议目的，宣布会议开始

2、指导老师*************老师对课程设计进行总结，对同学们在课程设计

期间的表现进行评价，指出不足。

3、参会老师代表讲话，对此次会议发表看法，给与鼓励。

4、学生代表演讲，对最近发生的社会热点，难点问题进行演讲，发表自己

的看法，给出自己的观点、意见。

5、老师对学生演讲进行总结评价，指出学生的不足，给出意见。

6、主持人宣布会议结束

7、欢送参会老师

8、清理会场，将会场按原座位排好，打扫教室卫生，将教室恢复原样。

会务分工

1、会议筹备总负责人：

882、工作人员：

88学生

3、将全班分成八个小组，每组六到七个人，具体分组如下：

4、按小组进行划分工作，具体分工如下：

（1）主席台布置:

第一小组。

会场布置:

第二小组

主要职责是服务于开会之前会场的相关事宜。

会场大小要适中，以四五十名与会人员来说小型教室比较适合；会场温度要适中，如果会场过热或过冷可以向相关部门借空调、风扇等制冷制热设备；会场要求干净、明亮，适当的开窗通风，保持室内空气流通良好；向管理系办公室借桌布，安排足够数量的桌椅，按照会场布置方案的要求对桌椅进行摆放，并在椅背处贴上到会老师的名字，避免发生混乱。

（2）会议名称的制作和悬挂：

第三小组。

主要职责是制作、悬挂有会议名称的横幅、会徽、会标、旗帜。

其制作要求名称简洁、标识清晰明确、如有必要可设计相应的会议标志已达到突出主题的作用。

（在制作横幅时已采取尽量节约的观念，可向学生会借事宜的横幅加以改造）（3）会签制作:

第四小组。

会前接待与会间服务：

第五小组

主要职责是会前的解答以及会中的服务工作。

会间服务，是文秘人员最活跃的阶段。

其中本次会议的会间服务主要是由第三组成员来准备的。

应做到以下几点：

第

一、邀请有关老师以及嘉宾参加会议，明确与会人员名单，做好会议签到工作；第

二、会前十五分钟第三组全体组员应全部在会场门口组织接待工作，注意接待礼仪，准确了解出席、列席和缺席的人数及人员资料，并报告给大会主持人；第

三、按会场安排安排与会人员入座，座次安排要提前制定，若怕出错应制定小卡片标识各与会人员名单——对号入座（座次安排应以职位、声望高低居中依次向左右侧排列）；第

四、准备好会议材料、热水、纸杯以确保会议顺利进行；第

五、制定应急方案，以防止突发事件的发生。

（4）拍摄工作:

第六小组。

宣传板的制作：

第七小组会后的宣传:

第八小组

主要负责拍摄工作和宣传工作，使本次会议得以宣传，成果可以存档必要时可以作为新闻宣传的有利素材。

会前要准备好拍摄工具，向系里借数码相机或数码摄像机，并学习如何使用，要求该小组所有成员能够熟练的操作数码相机和数码摄像机；会议期间，要求对会议的过程做详细的拍摄，包括会场环境、老师的发言、同学的发言；在拍摄期间，要遵守会场秩序，避免影响会议的进程；会后要将照片冲洗出来以作宣传之用；将会议的情况写成文章发表到系网站，以作宣传之用；对于照片与底片应及时存档，以确保以后文件材料的保存和查阅工作5、组长的具体职责是:

（1）负责与指导老师的联络、沟通工作。

（2）负责纪律的检查与登记，每天及时将有关情况报告指导老师；

（3）负责本小组日常管理组织和考勤工作。

6、班级负责人的职责是：

（1）会前通知同学

（2）统筹安排会议工作、进程，总揽全局（3）负责会前、会后的宣传工作

7、会议结束后，宣传委员负责写作消息，并发布到系网站。

会场布置

1、会场布置创意：

会场布置遵从“课程设计总结汇报”这一主题，这一主题主要由黑板设计、横幅设计体现，主要营造严肃、认真的氛围。

2、会场布置主色系——黄色、黑色、白色

课程总结汇报会是一个严肃而认真的会议，意在让同学们交流经验，吸取教训，以冷色调为主色系，凸显了认真而严肃的氛围，红色又调和了气氛，不至于使会场过于死板。

3、会场布置分区：

（1）发言区

（2）主席台（3）同学区

4、会场分区地图：

5、会议材料

（1）88课程设计总结汇报会筹备方案（3000字）

（2）88课程设计总结汇报会会场布置方案（3）88课程设计总结汇报会会议通知（4）88课程设计总结汇报会发言稿（5）88课程设计总结汇报会会议记录（6）88程设计总结汇报会会议总结注：

（以上材料必须每人准备一份）6、会议通知由班长向大家发放具体通知，电子版由纪晓岩老师发放。

会场设备和用品准备

1、音像设备：

麦克风、扩音器、电脑。

2、会议文件：

每人手中各有一份。

3、条幅：

悬挂主题用。

4、桌椅：

按照会场布置方案将会场桌椅摆放成方形。

5、粉笔：

白色和彩色，若干根。

会议要求

1、参会人员必须准时参加，如有特殊情况的需提前向老师请假，经老师批准后方可缺席会议

2、与会人员须提前15分钟进入会场。

会议期间关闭随身携带的通讯工具，不得随意出入，不得中途退场。

3、开会期间要保持室内安静，不得交头接耳，更不得大声喧哗，要认真听取报告人讲话

4、每组必须有一位同学发言，两位同学做好会议记录，会后进行总结。

经费预算

秘书课程设计总结汇报会筹备方案

一、会议主题

聚焦社会热点问题，增强大学生责任意识

二、会议名称

公事121班课程设计汇报暨社会热点研讨会

三、会议内容

公事121班的课程设计总结汇报会主要是12个小组选取代表对最近社会上发生的热点、难点、焦点问题发表自己的看法以及12个小组之间交流在为期一周课程设计期间的经验、收获以及对课程设计过程中表现出来的不足进行总结，取其精华，去其糟粕，为今后从事秘书工作打下良好的基础。

会议最后，指导老师要对同学们在为期一周的课程设计期间的表现进行评价和总结。

四、会议的时间及地点

公事121班课程设计总结汇报会于20xx年10月31日下午2：

00——4:

30在经管楼1B305举行。

五、参会人员

1、邀请xxx学院管理学院有关老师、辅导员参加

2、《秘书理论与实务》课程设计指导老师纪晓岩老师

3、公事121班全体同学

六、会议主持人和发言同学的确定

1、主持人：

由公事121班刘洋同学主持本次会议。

2、发言同学：

每组确定1名学生参加大会发言。

（组员为5名的小组要推选2名学生发言）

七、会议活动

1、每个小组各派1~2位同学对最近发生的社会热点、难点、焦点问题发表自己的看法。

2、12个小组现场交流在为期一周的《秘书理论与实务》课程设计中积累的经验，总结课程设计期间的不足。

3、指导老师对同学们在课程设计期间的表现进行总结，指出不足，提出指导性意见。

八、会议日程

1、10月27日研究并确定会议议题，制定会议筹备方案，做好会前准备工作。

（1）制定会议筹备方案，拟定会场选择与布置方案，拟定会议日程、议程安排、会议接待方案，并提出会议经算预算。

（2）选择好会议地点、模拟布置会场，注意会议主席台的位置、发出会议通知、准备好会议文件、准备会议用品。

2、10月28日分小组召开不同类型的会议，并做好会中服务。

（1）做好会议接待工作。

包括会议签到与报道工作、会议文件的分发，掌握接待工作的基本礼仪要求，接待工作的内容，理解接待工作的原则，掌握接待工作的程序和方法。

（2）做好会议值班工作。

掌握值班内容及要求，做好领导交办事项。

（3）做好会议期间服务工作，正确操作使用会场设备。

（4）做好会议记录工作，掌握会议记录的方法，整理会议记录。

1

（5）做好会议协调工作，了解协调工作的原则、方法及技巧。

（6）做好会议宣传工作，会后写作消息，并制作宣传板对会议工作进行展示。

3、10月29日上午9:

00分组召开座谈会、茶话会、小型工作会议。

学习各种会场的布置，掌握会议的主持、发言、倾听、表述的技巧。

4、10月30日以小组形式开展讨论，找出方案的不足之处进行修改，从而确定会议组织方案、会议布置方案、会议通知等，各小组确定发言的同学，撰写会议发言稿。

5、10月31日下午2:

00——4:

30召开公事121班课程设计总结汇报会。

6、会后总结，整理分析并提交书面材料。

课程设计结束后，每位同学提交文字材料，主要有会议筹备方案、会场布置及会议主席台布置方案、会议通知、发言稿、会议记录、会议总结等文字材料。

九、会议议程

1、由主持人致开幕词，介绍参会人员、会议目的，宣布会议开始。

2、各小组代表演讲，对最近发生的社会热点、难点、焦点问题发表自己的看法，给出自己的观点和意见。

3、老师对各小组代表的发言进行总结评价，指出同学们的不足，给出指导性的建议。

4、各小组同学对本次课程设计进行经验交流，总结优点及不足。

5、本次课程设计指导老师纪晓岩老师对课程设计进行总结，对同学们在此次为期一周的课程设计的表现进行评价，指出不足。

6、参会老师代表讲话，对此次会议发表看法，给予鼓励。

7、主持人宣布此次会议总结。

8、欢送参会老师。

9、清理会场，将会场按原座位排好，打扫教室卫生，将教室恢复原样。

十、会务分工

1、会议筹备总负责人：

袁翠、王文、孙伟康负责协调、沟通。

2、班级负责人的职责是：

会前通知同学；统筹安排会议工作、进程，总揽全局；负责会前、会后的宣传工作。

3、工作人员：

公事121班全体同学

4、分组情况:

分为12个小组，每个小组设1名小组长。

5、小组长的具体职责是：

负责与指导老师的联络、沟通工作。

负责纪律的检查与登记，每天及时将有关情况报告指导老师；负责本小组日常管理组织和考勤工作。

2

6、按小组进行划分工作，具体分工如下：

（1）会场的选择与主席台的布置：

第1小组

主要职责是服务于开会之前会场的相关事宜。

会场大小要适中，以六十名与会人员来说小型教室比较适合；会场温度要适中，如果会场过热或过冷可以向相关部门借空调、风扇等制冷制热设备；会场要求干净、明亮，适当的开窗通风，保持室内空气流通良好；向办公室借桌布，安排足够数量的桌椅，按照会场布置方案的要求对桌椅进行摆放，并在椅背处贴上到会老师的名字，避免发生混乱。

（2）签到表的制作与负责签到：

第2小组

（3）名签制作与布置：

第3小组

（4）邀请嘉宾和会间服务：

第4小组

主要职责是会前的解答以及会中的服务工作。

会间服务，是文秘人员最活跃的阶段，应做到以下几点：

第

一、邀请有关老师以及嘉宾参加会议，明确与会人员名单，做好会议签到工作；第

二、会前十五分钟第2组全体组员应全部在会场门口组织接待工作，注意接待礼仪，准确了解出席、列席和缺席的人数及人员资料，并报告给大会主持人；第

三、按会场安排安排与会人员入座，座次安排要提前制定，若怕出错应制定小卡片标识各与会人员名单——对号入座（座次安排应以职位、声望高低居中依次向左右侧排列）；第

四、准备好会议材料、热水、纸杯以确保会议顺利进行；第

五、制定应急方案，以防止突发事件的发生。

（5）会议期间照相与照片洗印：

第5小组

（6）会议手册的制作：

第6小组。

（7）会议期间摄像：

第7小组

（8）活动视频的制作：

第10小组

（9）会后宣传板的制作：

第11小组

（10）消息写作与发布：

第12小组。

（会后的下午发布到管理学院网站）主要负责拍摄工作和宣传工作，使本次会议得以宣传，成果可以存档必要时可以作为新闻宣传的有利素材。

会前要准备好拍摄工具，向系里借数码相机或数码摄像机，并学习如何使用，要求该小组所有成员能够熟练的操作数码相机和数码摄像机；会议期间，要求对会议的过程做详细的拍摄，包括会场环境、老师的发言、同学的发言；在拍摄期间，要遵守会场秩序，避免影响会议的进程；会后要将照片冲洗出来以作宣传之用；将会议的情况写成文章发表到系网站，以作宣传之用；对于照片与底片应及时存档，以确保以后文件材料的保存和查阅工作

（11）会标的制作：

第8小组

3

（12）会标的悬挂：

第9小组

主要职责是制作、悬挂有会议名称的横幅、会徽、会标、旗帜。

其制作要求名称简洁、标识清晰明确、如有必要可设计相应的会议标志已达到突、出主题的作用。

（13）会议记录：

每个小组由2名学生做记录并整理。

十一、会议材料（每人准备一份）

（1）《秘书理论与实务》课程设计总结汇报会筹备方案（不少于3000字）

（2）《秘书理论与实务》课程设计总结汇报会会场布置方案

（3）《秘书理论与实务》课程设计总结汇报会会议通知

（4）《秘书理论与实务》课程设计总结汇报会发言稿（不少于2000字，每个学生发言时用）

（5）《秘书理论与实务》课程设计总结汇报会会议记录（比较详细，准确）

（6）《秘书理论与实务》课程设计总结汇报会会议总结（不少于1500字）十二、会议用品准备

1、会议文件：

每人手中各有一份

2、会议手册：

每组至少一本

3、条幅：

悬挂会议主题时用

4、桌椅：

按照会场布置方案将会场桌椅摆放成矩形

5、粉笔：

白色和彩色若干根

6、照相机、摄像机

十三、会议要求

1、参会人员必须准时参加会议，如有特殊情况必须提前向老师请假，

经老师批准后方可缺席会议。

2、参会人员须提前15分钟进入会场，会议期间关闭随身携带的通讯工

具，不得随意出入，更不得中途退场。

3、开会期间要保持会场安静，认真听取发言人讲话，不得交头接耳，

更不得大声喧。

4、每组至少有一位同学发言（组员为5名的小组要推选出2名学生发

言）两位同学做好会议记录，会后进行总结。

十四、经费预算

洗照片：

25元；打印桌签：

15元；卫生杯：

10元；纸张：

10元。

合计：

60元

第一章秘书会议

一、会议方案的拟订

（一）会议筹备方案的概述:

1.会议筹备方案的内容:

会议筹备方案包括如下几个组成部分:

（1）确定会议的主题与议题。

（2）确定会议的名称。

（3）确定会议和议程。

（4）确定会议的时间性和地点。

（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要

（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。

（7）确定会议与会代表的组成。

（8）确定会议经费预算。

（9）确定会议住宿和餐饮安排。

（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

2.会议筹备方案的作用:

（1）确保会议的周密组织

（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;

（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行

3.电话会议及视频会议

（1）电话会议交流信息的特点

1）电话会议:

①方便灵活，准备时间短，回复迅速。

②缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难以传递大量细节信息。

③为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件）。

2）电话会议信息工作要的要求:

电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体要求如下：

1准确发出开会信息；2认真分发会议书面信息材料；3合理安排会场信息传输设备；4按时接通电话；5互相能报出席情况；6做好会议记录。

（2）视频会议

1）视频会议的特点:

①声音和图像同时传送。

②不受空间的限制。

③节省时间、费用。

④交流效果较好。

⑤视频会议的交流不够深入广泛。

2）视频会议信息工作的要求

由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。

具体要求有：

1发出开会信息；2分发文件信息资料；3布置会场；4置与检查会场信息传输设备；5做好会议准备；6采用行集中后分散的形式；7汇总情况信息。

4.远程会议筹备方案的优点:

远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。

5.会务机构分工的要求

会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。

会务机构的各部门需明确各息的任务和要求。

具体要求如下：

（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍。

（2）会务机构要分工明确、责任到人。

（3）加强协调，定期沟通。

（二）会议筹备方案和制定程序会议筹备方案的制定程序为：

组建会议筹备委员会分成筹备小组形成筹备方案领导审核方案。

二、会务筹备概述

（一）会务筹备概述

1.会务筹备情况检查的主要内容:

（1）会议准备是否充分;

（2）会议期间能否排除各种干扰;

（3）环境条件与用品准备

（4）文件材料的准备情况;

（5）会场布置情况的检查;

（6）会议保卫工作的检查;

（7）检查的其他内容

2.会务筹备情况检查结果的形式:

务筹备情部的检查结果可以通过三种形式向领导或会议工作人员汇报。

第一，书面形式；第二，口头形式；第三，协调会形式。

3.会务筹备情况的检查的方法:

务筹备情况检查的方法大致分为以下两种：

（1）听取会议筹备人员的汇报;

（2）会前现场的检查

（二）会务筹备的程序

1.开会检查的程序:

如对会议的准备情况以汇报会的形式进行检查，检查的程序应包括：

（1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导

小

（2）会议领导小组经过协调，确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知。

（3）召开筹备检查协调会，听取汇报，并会上现场解决各种需要协调和问题。

（4）汇报会后要以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实。

2.现场检查的程序:

（1）先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门.

2）将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总。

（3）按照既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到预期要求的准确项目都要有明确的记录。

（4）对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，并以电话、文件或会议厅等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。

三、审核会议文件夹概述:

1.会议文件的类型,

2.会议文件审核的内容:

（1）审核会议文件的准确性和完整性

（2）会议文件的具体内容

3.会议文件审核的方法:

（1）对校法，适用于定稿上改动较多的文件夹。

折校法，适用于整洁、改动不多的文件。

读校法，适用于定稿内容浅显易懂，生僻字、专用术语名词较少的定稿。

（二）会议文件审核的工作步骤:

（1）由起草文件的秘书就文件内容进行自审，使会议文件在初始期就能严格把关。

（2）由主管乞讨书进行会议文件夹初审。

（3）如会议文件夹的内容涉及的部门较多，要进行必要的会审。

（4）在会议文件审核修改之后，要由主要领导者或主管领导进行终审。

四、与领导沟通会议的有关事宜

（一）与领导沟通会议概述

1.与领导沟通会议有关事宜的原则有：

（1）时间生原则；

（2）及时原则；

（3）全面原则。

2.与领导沟通会议有关事宜的方法:

（1）定期向领导提交书面报告;

（2）由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况;

（3）领导亲自参加有关会议;

（4）其他途径，例如，通过举办会议工作进展情况的小型展览向领导者汇报工作。

3.与领导沟通会议有关事宜的时机:

第一，会议筹备阶段；第二，会中阶段；第三，会后阶段。

（二）与领导者沟通会议有关事宜的工作程序

与领导者沟通会议有关事宜的程序如下：

（1）明确会议的目标;

（2）明确沟通会议有关事宜的方法或途径。

（3）检查沟通过程的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员。

（4）确定沟通过程中所需要人种文件夹、音像等资料。

（5）向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题。

（6）听取领导指示，或与领导者进行双向讨论，并完成会议记录。

（7）将记录通过某种方法送给领导。

五、拟订会议的应急方案概述

1.会议应急方案的内容包括：

（1）会议举行过程中可能出现的问题;

（2）出现问题时负责解决的会议工作人员

2.会议应急方案的作用:

（1）会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪。

（2）应急方案可以有效的地缓解危机，提高会议管理的效率。

比如关键人员不能到会如何处理，住宿的预订不够如何解决，网络系统出现故障如何等。

（3）使会议工作人员能够统一步调，当问题出现时，能够有回旋余地。

3.会议应急方案特点:

1.有的放矢；2.预防为主；

3.留有余地。

4.会议应急方案实施的原则:

1思想上充分重视；2在人、财、物方面要措施到位；3在实施的过程中要坚持定期检查。

5.处理会议突发事件的方法:

1处理人员问题；2处理场地问题；3处理设备问题；4处理资料问题5处理健康与安全问题；6处理行为问题。

（二）会议应急方案的工作程序预测情况准备应对备选方案讨论会议紧急情况确定会议应急方案。

三级秘书复习重点：

第一章第二节会中服务

一、提示会议按计划进行

（一）基础知识:

1.推进会议进程应遵循的原则:

（1）认真倾听，最少限度地打断谈话。

（2）树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极的影响。

（3）消除交流障碍。

（4）强调问题。

（5）使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极有益的批评和建议。

2.提示会议按计划进行的意义:

根据会议目标的需要，秘书人员可在会议进行过程中创造与会议目标相适应

的`环境气氛，掌握会议议程、维护会间秩序，排除外