文件控制管理程序.doc

文件控制管理程序.doc

《文件控制管理程序.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件控制管理程序.doc（14页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

XXX有限公司

文件编号：

程序文件

版本：

文件控制管理程序

页码：

1/14

目录

1、目的

2、范围

3、相关文件

4、职责

5、工作程序

6、报告和记录

受控状态

受文部门

修改履历

日期

修改码

页次

修改单号

修改内容简述

修改人

备注

XXX有限公司

编号

文件控制管理程序

版本

A

第2页共14页

编制/日期

审核/日期

批准/日期

1.目的

对质量体系有关的文件，进行控制管理，确保有关场所使用的文件，均为有效版本。

2.范围

适用于本公司与质量体系有关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。

3.相关文件

无

4.职责

4.1总经理负责质量手册的批准和发布。

4.2管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布。

4.3各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核。

4.4各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计。

并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录。

4.5行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。

5.工作程序

5.1行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施。

5.2文件控制的流程。

文件发放

办公室

文件归档

办公室

文件批准

特定的或部门主观领导

文件审核

授权部门负责

起草或更改文件

指定授权部门

作废回收处理

有关只能部门或办公室

使用部门或使用者

按规定

评审、修订、申请

相关部门

5.3文件的分类

5.3.1质量手册---是本公司质量体系描述的纲领性文件。

5.3.2程序文件---是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法。

5.3.3其他管理性和技术性文件（第三层次文件）---如管理性的有：

规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有：

产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等。

5.3.4外来文件等---国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。

5.4文件的编写导则

5.4.1本公司的各类文件都必须有：

标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效。

文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单。

外来文件被采用必须要有提供部门领导的认可签名。

4-1-1

文件控制管理程序版本：

A第3页共14页

5.4.2质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，质量手册由管理者代表审核，总经理批准。

程序文件由相关部门经理审核、管理者代表批准。

5.4.3研发部门负责编写技术文件，包括产品标准、技术图样、工艺文件、采购、规范、检验和试验规范、工序控制大纲、工序操作规范、设备维护和操作规范等。

部门经理批准。

5.4.4质量手册的编写

5.4.4.1手册的编号办法：

WS/QMXX

手册更换顺序号（即板序A.B.C版时分别以01.02.03.04顺序号表示）

表示质量手册

企业代号

5.4.4.2手册的结构

（1）手册由概述部分、正文部分和附录三部分组成。

A.概述部分：

封面、目录及最新状态清单、批准实施令、修改履历、手册的管理和说明、术语、企业概况等。

B.正文部分：

按IATF16949-2016版的标准叙述五大部分（一个要求四个过程的体系控制要求。

正文的每个部分应具有以下结构：

1）.目的---采用本过程的目的；

2）.适用范围---本过程在体系中适用的领域；

3）.职责---完成本过程实施控制所设计的责任者；

4）.程序概要---本过程实施控制的主要活动内容；

5）.支持性文件---对本过程实施控制活动的具体的遵循途径的文件。

C.附录：

1.质量记录一览表。

2.本手册各章节月标准各章节的对照表。

3.程序文件清单等。

（2）手册每页的题头格式

WS

威索公司质量手册

编号

WS/QM-XX

（章节号）

（名称）

修改码

第页共页

5.4.4.3手册编写时的注意事项：

A.应明确质量体系建立的标准依据。

B.应明确质量体系覆盖的产品范围。

C.应阐明体系所包含的管理过程及过程之间的相互作用和关系。

D.按标准要求，本公司体系所要删减的细节及其合理性的说明（仅限第七章）。

5.4.5程序文件的编写

5.4.5.1程序文件的编号方法

WS/QPX——X

表示程序文件所属部分中的次序

表示程序文件属五大部分中的哪一部分

表示程序文件

企业代号

4-1-2

文件控制管理程序版本：

A第4页共14页

5.4.5.2程序文件的结构

（1）目的---采用本程序的目的。

（2）范围---该程序所包含活动的领域。

（3）相关文件---该程序所引用的设计的文件。

（4）职责---该程序所设计的责任者。

（5）工作程序---该车工女婿质量活动所应遵循的途径。

（6）记录和报告---该程序活动实施后所证实的见证记录。

（7）附件：

（需要时）

5.4.5.3程序文件的首页格式和续页格式

（1）首页格式

威索公司

编号

WS/QPX-X

（XXXX程序）

版本

编制/日期

审核/日期

批准日期

（2）续页格式：

（编号）（程序文件）版本：

A第页共页

5.4.5.4程序文件编写时的注意事项：

A.规定的职责在质量活动中都应有体现。

B.每项活动的各个环节都应有人承担责任。

C.所有活动都可有验证有效性的方法，都应有记录。

D.活动的描述要体现5W1H（为什么、做什么、怎么做、何地做、谁来做）注意逻辑性和可操作性。

5.4.6其他管理和技术文件（即第三层次文件）的编写

5.4.6.1本公司已有的管理和技术文件一般继续延用已规定的编制及编号方法，只要与本导则不矛盾，也继续采用，文件保持原状态，不重新编写。

5.4.6.2出于实施质量管理体系而要新增的第三层次管理和技术文件时，或已有的第三层次文件需要新修订时可用如下规定。

A.文件编号方法

WSXX-------XX

该文件的顺序号

文件属性（技术的用JS，管理的用GL）

企业代号

B.文件的结构

（一）主题和适用范围

（二）工作内容和要求

（三）应用的表示和必要的记录

5.4.6.3文件的首页和续页格式

（1）首页格式：

文件标号

WS/XX——XX

编制/日期

修改码

审核/日期

第页共页

批准/日期

4-1-3

WS/QP-1文件控制管理程序版本：

A第5页共14页

（B）逐页格式：

修改码：

（编号）（文件名称）版本：

A第页共页

5.5文件的控制

5.5.1各类文件的版序和状态控制

5.5.1.1为了文件的有效性进行识别，必须实行版序控制。

即对质量手册、程序文件及其他管理性和技术性文件都要标明版本。

版本以大写英文字母A、B、C、D---表示。

修改码以版本号和修改次序号（以小写英文字母a、b、c、d---表示）相接个来表示。

如Aa、Ab、Ac、Ba、Bb、Bc以此类推。

这样的修改码既体现了版本，又体现了修改次序。

文件第一次发布尚未有修改时以Ao、Bo、Co----表示。

文件如有封面，封面和文件上只需表示版本，不标修改码。

修改码只在文件的修改履历上和修改通知单及最新状态氢弹上表示。

装可大大简化更改文件中的工作，又能节约纸张。

5.5.1.2文件的目录和最新状态清单控制。

a.每份文件入档前由编制部门编写文件目录，以便查阅，并编制“最新状态清单”

b.每份文件一经旧该，必须在“最新状态清单”中得到反映，不断地更新“最新状态清单”

c.“最新状态清单”的编制，可视不同的文件而顶，可作单独一个文件编制，也可综合汇编，或根据目录的编写。

“最新状态清单“和目录放在一起是最简单的方法。

能做到一目了然。

和目录放在一起时可采用的表示如下：

序号

文件名称（或章节）

编号

页次

版号/修改次序

1

2

3

4

5

6

1

2

3

4

5.5.2文件的归档和保管控制

5.5.2.1所有文件和资料在形成正式稿后交办公室入档（经审核、批准以后，均需按规定的分工到办公室办理入档手续）。

办公室应立即使办理登记，记录在“文件入档登记表“（WS/QP4-1-01）。

文件和资料的提供部门对其正确性负责。

5.5.2.2所有入档的文件和资料均为受控文件，经登记的原版文件和资料存放在档案料柜中作出标识，不外借和外发。

发给文件时均制作复印件发放。

5.5.2.3入档的原版文件保管部门（办公室）必须分门别类，排列整齐。

做到查找方便，防止误用和错用。

并必须存放于防霉、防潮、防盗、防火等安全良好的橱柜内，以免损坏。

并由专人负责。

保管人员应负责日常检查，发现问题及时处理。

5.5.2.4因工作需要，需临时借阅文件和资料的人员，需经保管部门负责人批准，填写“文件和记录（查）阅单“（WS/QP44-1-02）在规定的期限内归还，到期不还的由办公室文件管理员收回。

4-1-5

WS/QP-1文件控制管理程序版本：

A第6页共14页

5.5.2.5电子媒体形式的文件，归档和保管方式相同，并视情况