SAP系统维护管理办法Word格式文档下载.docx

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2.0范围

本规定适用于城建亚泰租赁有限公司及下属公司。

具体包括账户权限配置、系统配置调整、利润中心成本中心配置、程序变更、公司代码配置等。

3.0原则

城建亚泰租赁有限公司对SAP系统的维护遵从“标准化操作、全过程跟踪”的原则。

4.0职责

4.1需求部门

4.1.1根据实际业务需要通过“IT需求申请流程”递交系统调整的相关需求申请，需求描述力求全面、准确。

4.1.2信息技术部SAP应用组完成系统调整后，需求提出部门需要进行确认和验收。

4.2战略管理部

负责系统调整需求合理性的审核确认。

4.3信息技术部

4.3.1信息技术部系统维护中心SAP应用组负责SAP系统日常维护、新需求开发和系统持续优化。

4.3.2受理各业务部门和职能部门关于SAP相关的需求。

4.3.3受理SAP系统账户和权限的申请。

4.3.4负责根据业务需要和系统运行情况对SAP系统的配置进行调整。

4.3.5负责对新成立的子公司进行SAP系统实施。

4.3.6根据业务需求和系统运行情况调整系统程序。

4.3.7配合和协助财务部进行月结和年结。

4.3.8根据业务和管理需求调整BW的配置。

4.3.9负责对系统各种异常情况进行处理。

4.4财务部

4.2

4.4.1财务部配备专职SAP业务管理人员，负责财务部内部有关事项的维护，也负责事业部各项需求的对接。

4.4.2定期维护员工供应商主数据，包括新员工编码。

4.4.3根据公司组织架构的调整情况及时配置SAP系统中的利润中心和成本中心。

4.4.4负责特殊情况下财务凭证的调整，包括制作手工财务凭证。

4.4.5负责东泓ERP等其他非SAP系统的财务凭证校验和导入。

4.4.6负责SAP系统年结和月结的操作，包括管理会计期间、利息计提、收入费用分摊等。

4.4.7根据财务业务需要向集团申请新增会计科目。

4.5资金部

4.5.1根据我司银行账户的开立情况，负责向集团进行银行账户注册申请，并将申请结果反馈给信息技术部。

4.5.2负责各类LIBOR信息的日常维护，确认系统LIBOR信息的准确、及时。

5.0管理规定

5.1需求管理

5.1.1各业务部门和职能部门通过“IT需求申请”流程提交需求申请，需求内容必须详尽、明确。

5.1.2如果需求对系统的影响会涉及公司的多个部门，信息技术部SAP应用组必须召集相关部门的接口人进行讨论，并得到各方的确认。

5.1.3战略管理部负责判断需求的合理性、紧迫性、重要性和与公司管理战略的一致性。

5.1.4信息技术部SAP应用组负责对需求进行可行性评估，对技术可行的需求提供技术方案。

5.1.5信息技术部SAP应用组根据需求的紧迫性和重要性，并结合整体的工作安排给出需求实现的计划和实施资源。

5.1.6信息技术部SAP应用组负责需求的具体实施，包括系统设计、系统开发、单元测试和集成测试。

5.1.7需求提出部门负责对需求进行测试，并进行需求实施的最终确认。

5.1.8需求变更需要有需求部门、战略管理部和信息技术部一起讨论并确定。

对经确认的需求变更，由信息技术部SAP应用组负责安排实施计划并进行具体实施，需求部门负责最终确认。

5.2账户权限管理

5.2.1需求部门通过“账户申请流程”申请账户，通过“权限申请流程”申请系统权限。

5.2.2根据集团有关SAP账户和权限的相关规定，信息技术部SAP应用组负责将账户和权限申请递交集团信息技术部。

在集团完成配置后进行确认并反馈给申请人。

5.2.3信息技术部SAP应用组通过建立《SAP系统账户台账》的方式对账户进行管理，台帐包括帐户名称、用户名、权限、申请时间和具体执行人。

5.2.4每个月由信息技术部负责进行用户账户内部审计，并提供《SAP用户账户内审报告》。

5.3配置管理

5.3.1会计科目

1）原则上会计科目申请由财务部负责。

2）财务部通过“会计科目申请”流程进行科目申请并递交集团相关部门，信息技术部SAP应用组在得到流程结束的备案信息后负责在系统中对申请的科目进行确认。

3）针对新配置的公司代码或者需要大批量申请会计科目的情况，由信息技术部SAP应用组与集团信息技术部直接对接并完成科目的配置，财务部只负责提供会计科目的需求。

5.3.2科目事务表

1）科目事务表描述了业务对象和财务会计科目的对应关系，在业务发生调整或者出现新增业务时需要对科目事务表进行调整。

2）业务部门通过“IT需求申请流程”提交有关业务变更和新业务的申请，信息技术部SAP应用组负责判断是否需要对科目事务表进行调整。

3）信息技术部SAP应用组负责根据实际业务需要及时对科目事务表进行调整。

5.3.3接口校验

1）原则上接口校验规则必须保持稳定，一般情况下不作修改。

2）当业务出现较大调整时，由信息技术部SAP应用组负责评估是否需要进行接口校验规则的调整。

3）由信息技术部SAP应用组负责执行具体的接口校验调整操作。

4）接口校验规则调整后，信息技术部SAP应用组负责跟踪一段时间，以确保接口是否运行正常。

5.3.4银行账户

1）原则上银行账户的申请由资金部负责。

2）对不同用途的账户，配置情况有所不同。

对用于租赁的收租账户，需要提供相匹配的存款科目，对融资贷款的银行账户，需要明确是用于长期借款还是短期借款。

3）资金部根据集团的相关规定提交银行账户的相关申请，在集团审批通过并完成相关配置后，信息技术部SAP应用组负责在系统中进行确认和对融资贷款银行账户的公司化配置。

5.3.5主数据维护

1）需求部门通过“IT需求申请”流程递交有关主数据维护的申请，主数据包括收付款名目、收付款结算方式、OA流程状态码等。

2）信息技术部SAP应用组负责评估主数据申请的影响范围，包括是否与记账科目相关，是否影响记账处理流程

3）信息技术部SAP应用组负责具体主数据维护的操作。

5.3.6标准功能配置调整

1）需求部门通过“IT需求申请”递交有关标准功能配置调整的需求申请。

2）信息技术部SAP应用组负责评估该配置调整的影响范围，若影响到其他公司代码的做账，必须按集团有关规定向集团信息技术部提交申请。

3）遵循集团有关规定，信息技术部SAP应用组负责对需要集团进行的配置调整进行确认。

4）对只对远东所有的公司代码影响的配置调整，有信息技术部SAP应用组负责操作。

5）信息技术部SAP应用组负责对所有的系统配置调整进行跟踪确认。

5.4CO要素配置

5.4.1利润中心的配置原则，原则上每个事业部配置为一个利润中心。

对职能部门，按管理要求进行适当的合并。

5.4.2财务部根据公司事业部及职能部门的新设和调整情况及时对利润中心进行增加和调整。

5.4.3成本中心的配置原则，成本中心设置到最小子部门，对职能部门根据实际情况进行适当的合并。

5.4.4财务部根据公司部门的新设和调整情况及时对成本中心进行增加和调整。

5.4.5财务部负责通过《部门与成本中心关系表》对部门和成本中心的关系进行维护和管理。

5.5员工供应商

5.5.1每周第一个工作日由财务部根据人力资源系统中的员工信息对上周新进员工进行SAP编码，并完成员工供应商信息在SAP系统中的登记。

5.5.2员工成本中心配置，根据新进员工的所在部门，对比《部门与成本中心关系表》取得员工成本中心，由财务部在SAP系统中进行配置。

5.5.3员工成本中心关系调整，每周第一个工作日财务部根据人力资源系统中员工的部门信息,同时参照《部门与成本中心关系表》取得员工成本中心，再在SAP系统进行调整。

5.5.4每周第一个工作日财务部负责核对员工成本中心，核对的依据是人力资源信息系统（EHR）中员工的所在部门。

5.5.5针对具有兼职的员工，根据兼职部门设置多个成本中心。

5.5.6针对其他要求需要为员工调整或者增配成本中心的需求，需要由需求部门通过“IT需求申请”流程进行递交。

5.6公司代码

5.6.1需求部门通过“IT需求申请”流程递交公司代码配置的申请。

5.6.2信息技术部SAP应用组负责将与公司代码相关的配置信息递交给集团信息技术部，在集团负责完成相关配置后由信息技术部SAP应用组负责确认。

5.7程序变更

5.7.1程序开发遵循《远东租赁SAP程序开发规范》。

5.7.2程序发布和传输遵循集团的相关规范，由信息技术部SAP应用组填写《程序传输申请单》和《系统维护申请单》向集团递交传输申请。

在集团审批通过并完成程序传输后，信息技术SAP应用组负责对代码的传输进行确认。

5.7.3信息技术部SAP应用组通过《程序变更台账》对程序的变更进行管理。

5.7.4每个月由信息技术部负责进行程序变更内部审计，并提供《SAP程序变更内审报告》。

5.8月度（年度）结算

5.8.1月结和年度操作由财务部负责，信息技术部SAP应用组协助配合。

5.8.2在财务开始月度结算和年度结算操作之前，信息技术部SAP应用组负责确保所有的流程数据都进入SAP财务系统。

5.8.3在财务部完成月度结算或者年度结算操作之后，信息技术部SAP应用组负责对当月数据进行备份。

5.9BW配置

5.9.1BW的账户和权限需要单独申请，并递交集团信息技术部进行维护。

5.9.2每日核查数据抽取情况，检查内容包括

1）ODS的请求是否已经激活

2）ODS数据上传至CUBE的任务是否执行

3）ODS数据上传至CUBE的任务是否成功

4）CUBE的请求号是否出现“有效报表请求”的图标

5.10异常处理

5.10.1需求部门通过“IT需求申请流程”递交系统异常处理申请。

5.10.2信息技术部SAP应用组负责对异常情况进行处理，并通过《SAP异常处理台账》进行跟踪管理。

5.10.3每月由信息技术部SAP应用组汇总并递交《系统不合规操作清单》。

6.0记录/表单

6.1《SAP系统账户台账》

6.2《SAP系统异常处理台账》

6.3《部门与成本中心关系表》

6.4《SAP程序变更台账》

6.5《SAP用户账户内审报告》

6.6《SAP程序变更内审报告》

7.0相关文件

无

8.0附则

8.1本规定由信息技术部牵头制定并负责解释、修订。

8.2本规定经公司审批通过后，自发布之日起开始实施。