商务信函信头格式Word格式文档下载.docx
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(五)格式规范性
商务信函结构类似于一般的书信,有称呼、有正文、有署名。
外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例,用英语或对方国家所使用的语言书写,在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。
(六)地位平等性
商务信函是两个平等法人之间的往来文书,反映双方平等、互惠互利的关系。
商务信函的写作应相互尊重,以礼相待。
(七)要求时限性
商务信函是在商务活动的每个环节中形成的,每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。
因此,接收对方的信函后必须及时回复。
目前,信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式,以适应这一特点的需要。
商务信函一般由三部分组成:
信头、正文、信尾。
(一)信头
信头即信函的开头,由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。
1发信人名称及地址
发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。
还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。
2.标题
作为商务信函,它与一般的普通信件不同,只要不是企业单位个人与个人之间的交流,商务信函一般可以有标题。
标题位置在信文首页卜方,居中书写,其内容是标明事由。
事由要求
概括出函件的主旨、中心,使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。
常见的商务信函标题有以下两种形式:
(1)由事由加文种名称“函”构成,如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。
(2)先写“事由”二字,加冒号提示,然后直接标写该信函的内容,如“事由:
机动车索赔”。
3函号
函号即编号,分为对方编号和己方编号。
在外贸业务信函的信头上注明编号,可保证信函便于管理和查阅。
函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。
常见的有两种形式:
一是仿效行政公文发文字号的格式,采用“x函〔xxxx〕x号”或(xxxx)“函第x号”的形式;
二是采用直接编号的形式,如“第x号”。
4称谓
称谓是对收信人或收信单位的称呼,一般写受文者的尊称,这是商务信函必须的一项。
其位置一般在标题或函号的左下方,单独占行,顶格书写,后面用冒号。
书写时有以下两种称谓:
(1)泛指尊称。
“尊敬的”后加称谓并加冒号,如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。
尊称中可以使用职务,如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、“尊敬的销售部经理”等。
(2)具体称谓。
即具体指名道姓的尊称。
在姓名后面加称谓语。
这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。
因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。
称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等,也可以使用职务,如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。
5.收信人地址、单位
收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。
(二)正文
正文是商务信函的主体,叙述商务往来联系的实质问题。
正文写作要求内容单纯,一文一事,文字简明,事实有据,行文礼貌。
1问候语
问候语也即应酬语或客气语。
开头的问候语是商务信函必不可少的,即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。
一般用一两句尊敬的客气话表示,如“您好”,“近来生意可好,效益颇高”等。
如果是初次联系,可使用“久仰大名,未亲雅教”等词语。
如果是回函,可使用“惠书敬悉,不胜感激”等词语表示感谢来函。
2主体
主体是商务信函正文的核心内容,是发信人要说明的事项。
不同的商务信函的内容是不同的。
一般包括以下两个内容:
(l说明发函缘由。
直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容;
复函则要引叙对方来函要点,以示复函的针对性。
(2)说明发函事项。
主体表达信函的中心内容,一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项,或是针对所要商洽的问题或联系事项,阐明自己的意见。
要求语气要平和,问题要明确,事实要清楚,表达要明白。
如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分;
询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分;
答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分;
商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。
如果正文主体内容简单,逻辑上可采用篇、段合一式结构,如果正文主体内容较多,逻辑上可采用分段式结构。
3结尾语
正文结束以后,一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括,并提出本函的有关要求,强调发函的日的。
如请求函的结尾语是“拜托之事,承望协助解决为盼”,希望回函的结尾语是“不吝赐函,静候佳音”等。
结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定,要求恰当得体。
(三)信尾
信尾部分包括四部分内容。
1祝颂语
所有的商务信函都要写明祝颂语。
祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分:
(1)请候语,在正文结束后空两格书写。
常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”
等。
(2)安好语,一定另起一行顶格书写,以表示对对方的尊重。
常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。
2签署
签署即发信人的署名或签名、用印。
商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。
有的企业署名以单位名称加盖印章的方式;
有的企业要求发信人直接签名,以示对信函的内容负责。
个人签名一定要由发信人亲手所签。
3日期
日期一般是发信具体时间。
商务信函因为涉及商务业务往来,务必写明发信日期。
一般采用以下三种形式:
(1)公文日期形式。
即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期,如xxxx年八月十八日。
(2)阿拉伯数字形式。
即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期,如20XX年8月18日。
(3)国际标准简写法形式。
即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日,在一位数的月、日前加“0"
,如20XX年08月18日。
无论哪种写法,日期务必写全,以便存档备查。
如20XX年08月08日,不能写成“08年08月08日”。
4附件
附件是随函附发的有关材料,如报价单、发票、确认书、单据等。
如果需要标注附件的,在信函签署的下方可以标注附件。
如果附件是两个以上的,要分别标注附件一、附件二等。
范文:
道歉函
xx市兴达贸易有限公司:
贵公司20xx年x月x日函收悉。
函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中,所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事,深表歉意,此事已引起我方高度重视,现已就此事进行调查。
经有关邵门查实:
我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌,出厂时,经质检部门检验全部为优质产品。
函中所提的部分电脑桌出现接口破裂,是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。
衬贵公司的损失,我公司再次深表歉意,并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度,以及公证人证明和检验证明书,我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。
对此,我们将引以为戒,查找工作中存在的问题和不足,制仃改正措施杜绝此类事件的发生。
希望能够得到责公司谅解,继续保持良好的贸易往来关系。
候复
xx市光明家具有限公司
20xx年8月9日
本文来源于:
http:
///article/sort07/sort053/info-3417.html
篇二:
商务信函的书信格式
商务信函的书信格式
1.thetoppartofabusinessletter
日期:
date:
23decemberxx
地址:
mr.jamesgreen
salesmanager
bbbplc
55-60oldst,londone66hg
称谓:
dearmr.green(deargentlemen,dearsir,dearsirs,dearmadam)
2.thebodypartofabusinessletter
标题(可以不要)
正文
3.lookatthetwoendingsofbusinessletterbelow.noticetheusefulphrasesthatareusedintheseletters.
(1)pleaseletmeknowifthisisconvenience.
ilookforwardtohearingfromyou.
bestwishes
yourssincerely,
(signature)
ms.gillianjanes
personnelnanager
(2)pleasephoneustoconfirmthedetails.welookforwardtoreceivingyourcomments.yoursfaithfully
forms.gillianjones
personnelmanager
篇三:
常用商务信函及格式
常用商务信函及格式
你知道怎样写英文信函信头吗?
英文信函的信头也称信端,其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。
书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处,并为回复提供联系方式。
很多公司都会印制带信头的信纸。
一般来说,人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中,将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。
在使用这种信纸打印信函时,一定要注意为信头留出足够的空间。
对于私人商务信函,如求职信等,信头通常写在信纸的右上方。
如果信函的长度超过两页,那么从第2页开始就不再需要信头了,只需写上页码、收件人姓名及日期。
英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别,应遵循从小到大的原则。
特别值得注意的是,地址中的标点符号需正确使用。
当前的习惯做法是,行末一般不加标点符号,但行中间该加标点的地方,还是不应省略。
门牌号码与街道名称之间不加标点,但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。
一、介绍信
1.Dearmr/ms,
ThisistointroducemrFrankJones,ournewmarketingspecialistwhowillbeinLondonfromApril5tomidAprilonbusiness.weshallappreciateanyhelpyoucangivemrJonesandwillalwaysbehappytoreciprocate.
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐,
现向您推荐我们的市场专家弗兰克·
琼斯先生。
他将因公务在4月15日到4月中旬期间停留伦敦。
我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助,并非常高兴施以回报。
您诚挚的
2.Dearmr/ms,
wearepleasedtointroducemrwang,ourimportmanagerofTextilesDepartment.mrwangisspendingthreeweeksinyourcitytodevelopourbusinesswithchiefmanufacturesandtomakepurchasesofdecorativefabricsforthecomingseason.weshallbemostgratefulifyouwillintroducehimtoreliablemanufacturersandgivehimanyhelporadvicehemayneed.Yourfaithfully
我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王先生。
王先生将在你市度过三周,他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。
如能介绍他给可靠的生产厂家,向他提供所需的任何帮助或建议,我们将不胜感谢。
您诚挚的
二、感谢信
Dearmr/ms,
ThankyouforyourletterofJune4,enclosinganaccountoftheorganizationandworkofyourchamberofcommerceandIndustry.weareverygratefulforsuchadetailedaccountofyouractivities.Thisinformationiscertaintohelpincreaseourfuturecooperation.
谢谢您六月四日的来信及随信附上的说明书,该说明书描述了你们工商总会的工作与组织结构。
对给我们一个你们活动如此详细的描述,我们表示非常感谢。
这一信息一定能帮助促进我们未来的合作。
你诚挚的
三、祝贺信
ontheoccasionofthe35thanniversaryofyournationalDay,pleaseacceptourheartiestcongratulations.maythetradeconnectionsbetweenourcountriescontinuetodevelopwitheachpassingday!
值此国庆三十五周年之际,请接受我们最真诚的祝贺。
愿我们两国之间的贸易联系持续发展。
2.Dearmrminister
AllowmetoconveymycongratulationsonyourpromotiontoministerofTrade.Iamdelightedthatmanyyearsserviceyouhavegiventoyourcountryshouldhavebeenrecognizedandappreciated.wewishyousuccessinyournewpostandlookforwardtoclosercooperationwithyouinthedevelopmentoftradebetweenourtwocountries.
sincerely
尊敬的部长先生,
请允许我向您升任贸易部长表示祝贺。
多年来你对国家的贡献被认可,欣赏,我非常高兴。
我们祝愿您在新的职位取得成功,期待我们两国在贸易发展上进一步合作。
诚挚的
四、回复信
Thankyouforyourletterconveyingcongratulationsonmyappointment.Iwishalsotothankyoufortheassistanceyouhavegivenmeinmyworkandlookforwardtobettercooperationinthefuture.
感谢你来信对我的任命表达的祝贺。
我也感谢您对我的工作给予的支持,并期望未来能有更好的合作。
五、邀请信与答复
1、邀请信
weshouldliketoinviteyourcorporationtoattendthe1997InternationalFairwhichwillbeheldfromApril29tomay4attheaboveaddress.FulldetailsontheFairwillbesentinaweek.welookforwardtohearingfromyousoon,andhopethatyouwillbeabletoattend.
在上述地址,我们想请贵公司参加于四月二十九日到五月四日举办的1997国际商品交易会,关于交易会的详情我们一周内将寄给你。
希望不久能收到你的来信,并能来参加。
2、肯定答复
Thankyouforyourletterofmarch20invitingourcorporationtoparticipateinthe1997InternationalFair.weareverypleasedtoacceptandwillplantodisplayourelectricalappliancesaswedidinpreviousyears.mrLiwillbeinyourcityfromApril2to7tomakespecificarrangementsandwouldverymuchappreciateyourassistance.Yoursfaithfully
感谢三月二十八日来信邀请我们公司参加1997国际商品交易会。
我们乐于参加并计划展示我们前几年生产的电子设备。
李先生将于四月二日至七日去你市做具体安排,非常感谢你的协助。
3、否定的答复
Thankyouverymuchforyourinvitationtoattendthe1997InternationlFair.Aswearegoingtoopenarepairshopinyourcityatthattime,wearesorrythatwe 484c-9781-4611c8d9e142.jpg"
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商务信函信头格式"
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shallnotbeabletocome.wehopetoseeyouonsomefutureoccasion.
非常感谢您邀请我们参加1997国际商品交易会。
由于我们将于同一时间到你市新开一家维修店,非常抱歉我们不能前去。
希望以后在某些场合见到您。
商务回信中的经典例句:
本公司断定我们所提供的货色优良,价格公道,感谢贵公司给我们一个机会,使我们的要求得以实现。
wearecertainthatweareofferingasoundarticleatpopularprice,andweshouldappreciateanopportunitytosubstantiateourclaims.
贵公司5月6日函悉,本公司无法承购贵公司开价的商品。
此复。
Inanswertoyourfavourofthe6thmay,weinformyouthatweareunabletotakethegoodsofferedbyyou.
关于贵公司所询麦麸一事,现可提供该货20吨。
Inanswertoyourinquiryforbran,weofferyou20tonsofthesame.
贵函收悉,此地商场仍保持平静。
Answeringtoyourletter,westatethatthemarketremainsquiet.
至今未复5月8日贵函,甚感歉疚,还望原谅。
Kindlyexcuseournotreplyingtoyourfavourofthe8thmayunitltoday.
本月8日贵函敬悉。
?
先生是位诚实可靠的人,特此告知。
Inresponsetoyourletterofthe8thinst.,Iampleasedtosaythatmr.?
isamanoftrustworthycharacter.
关于所询h.先生的情况,谨此高兴地告知,他是一位足以信赖的人。
Inresponsetoyourinquiryrespectingmr.h.,wehavepleasureinstatingthatheisathoroughlyreliableman.
关于s.公司的情况,我们特此欣然函复。
wearegladtoansweryourinquiryconcernings.我们不能提供贵公司特定的那种餐盘的报价。
Replyingtoyourinquiryofthe10thinst.,weareunabletoofferyouplatesofthesizeyouspecify.
贵函收悉,我们已将样品提交本公司的买方,特此奉告。
Inreplytoyourletter,wearepleasedtoinformyouthatwehaveshownthesampletoourbuyer.你方6月12日的来函收悉,兹寄去面额为150美元的支票一张,谨此奉复。
Inreplytoyoursof12thJune,Isendherewithacheque,valuing$150.