农业科学技术研究档案数字化规程 编制说明.docx

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农业科学技术研究档案数字化规程编制说明

《农业科学技术研究档案数字化规程》

地方标准制定草案

起草单位：

甘肃省农业科学院

2020年4月16日

《农业科学技术研究档案数字化规程》

编制说明

一、任务来源背景

现阶段，信息化、数字化技术广泛应用，帮助各行各业从复杂繁琐的传统办公迈向自动化、智能化。

农业科学技术研究档案管理工作就是其中之一。

农业科学技术研究档案，是农业科研部门、单位以及科研团队、专家，在组织实施农业科学技术研究和管理过程中，伴随全程形成的文字、图表、数据、照片以及标本、样品、实物等记录记忆体系。

它是描述和查证农业科学知识、技术、成果不断推陈出新的第一手历史真实记录，具有明显的来源价值、技术价值、成果价值和记忆价值，是国家宝贵的科技资源。

但是，传统农业科学技术研究档案深藏于库房，资源信息封闭，利用服务方式落后，查阅案卷费时费力，经常出现查不到、查不全等难题。

同时，随着大数据、区块链技术的广泛应用，电子农业科研文件、数据、图表以及数码照片、音频、视频的不断涌现，数字农业科学技术研究档案资源及数据管理逐渐成为农业科学技术研究档案工作的重要对象。

农业科学技术研究档案利用服务与查档者需求之间存在的差距与矛盾，成为制约新时代农业科学技术研究档案资源建设发展的关键因素。

2019年10月，中国共产党第十九届中央委员会第四次会议通过的《中共中央关于坚持和完善中国特色社会主义制度、推进国家治理体系和治理能力现代化若干重大问题的决定》讲的“坚持和巩固什么、完善和发展什么”高屋建瓴、内涵丰富、意义深远，为突破传统农业科学技术研究档案信息封闭管理束缚，研究编制《农业科学技术研究档案数字化规程》地方标准提供良好契机。

采用“标准法”制定详细的农业科学技术研究档案数字化工作规范和业务流程，明确数字化范围与数据质量及目标任务，可以扩大数字农业科学技术研究档案资源主体范围，提高协同参与度，明晰任务分解，实现前端指导控制，保证数字化数据的准确、有效和可用。

可以顺利将数字农业科学技术研究档案资源汇集到档案信息管理系统平台，通过信息化平台用户端或移动终端APP推送农业科学技术研究档案数字化数据信息，正是推进农业科学技术研究档案开发、数字资源建设和创新利用服务方式的科学路径。

因此，根据甘肃省质量技术监督局有关标准化建设文件精神，由甘肃省农业科学院、甘肃省档案局提出，甘肃省农业科学院负责编制《农业科学技术研究档案数字化规程》地方标准。

今年1月初，向甘肃省质量技术监督局报送《农业科学技术研究档案数字化规程》地方标准制订建议书。

本标准由郭秀萍负责起草完成。

二、编制标准的目的与意义

近100多年以来的农业科学技术研究档案，大多是采用纸质载体形成的。

特别是开展农作物品种选育、栽培技术、病虫害防治、土壤肥料与节水灌溉、畜禽选育与饲养、草原草业、蚕业蜂业、农产品贮藏加工利用研究以及农业科研成果登记、奖励及其推广应用等方面形成的档案，都是纸质载体。

虽然，纸张是采用石灰和石棉等含碱性较强的材料制造，不易老化破损。

可是，在造纸过程中会有残留酸，纸张温度过大时也会吸收空气中的酸性气体，致使纸质农业科学技术研究档案载体PH值变小，加之灰尘、细菌、霉菌等的长期入侵，造成农业科学技术研究档案实体管理诸多安全隐患。

同时，纸质农业科学技术研究档案服务方式落后，而农业科研管理部门、科研人员以及社会公众，并没有停止对农业科学技术研究档案的利用需求。

开展农业科学技术研究档案数字化，不仅保护纸质档案资源、提高管理效率，而且全面开发库藏资源信息、提升档案信息利用效益。

农业科学技术研究档案数字化的最终目的，是将纸质记录信息转化为计算机等现代设备及应用系统管理、识别、读取的数据信息，实现目录数据与文件图像数据的真实、完整、准确、有效和长期可用。

为此，必须科学规范做好前端指导与质量控制。

前端指导和质量控制不仅仅是一项简单的工作，而是一个涉及数字化工作制度、业务流程、技术方法和质量标准的运行体系。

需要优选应用现代信息技术、数字技术及其先进软件、硬件，制定科学合理、规范操作、技术先进的“农业科学技术研究档案数字化规程”，指导和管控数字农业科学技术研究档案资源建设的标准化，用高质量的数字化数据实现更好档案信息利用服务，用档案信息利用服务体现农业科学技术研究档案治理现代化的良好效果。

因此，制定《农业科学技术研究档案数字化规程》地方标准，不仅是贯彻落实国家治理体系和治理能力现代化的具体实践，而且有利于提高农业科学技术研究档案管理工作的现代治理水平与信息服务能力。

一方面，为保证其数字化工作效率与数字化数据质量，建立前端指导、优化流程、质量控制的机制保障。

另一方面，为保护纸质农业科学技术研究档案原件，建立安全屏障。

三、国内外现状、发展趋势

当前，随着农业全球化进程的加快，欧美等发达国家日益重视农业标准化管理，积极推进农业标准体系建设。

同时，在农业科学技术档案信息化建设、科技档案装具、科技档案载体安全保护等方面发布了各自的标准规范。

但是，目前尚未有针对农业科学技术研究档案数字化标准的文献报道。

我国，尽管已经颁布了《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）标准文件，但是，从个体而言，对于以案卷级为实体对象的农业科学技术研究档案数字化工作与数据库建设，缺乏统一指导性与实践操作性。

四、编制起草过程

《农业科学技术研究档案数字化规程》的编制，以问题为导向，紧盯科学规范开发农业科学技术研究档案资源信息，实现数据信息快捷、准确、有效查阅、利用的目标。

2018年，我们就开始谋划农业科学技术研究档案数字化工作。

年初，针对8000多卷纸质农业科学技术研究档案的原件形态、主题内容及其内含信息价值进行全面梳理、分析鉴定，同时，对照案卷目录、卷内文件题名、手工检索工具逐一检查，挑选划定急需数字化、暂缓数字化与不必数字化的范围。

经过层层把关，制定农业科学技术研究档案数字化计划，统筹资金、人力与数字化工作条件，制定数字化规划，分期分批实施。

9月，确定第一批数字化对象、方式、时限与质量要求。

11月，如期完成了1957年-2018年期间形成的农业科研成果登记类案卷的数字化，实现了目录数据、文件图像数据与计算机档案管理系统的有效挂接及运行。

虽然，应用数字技术、计算机技术提高了档案信息查阅利用速度，但是，在查阅利用过程中，发现目录著录、文件图像存储格式的技术质量不高，数据的精确性、对应性存在问题。

总结分析发现，数字化工作、业务流程与操作方法不统一，应用技术方面也有不相一致的地方。

主要原因，是没有建立统一、规范的数字化工作制度与业务规范。

因此，分析研究数字化工作成效与存在的问题，参考借鉴档案管理理论与数字档案资源建设成功案例，论证应用新时代计算机技术、数字技术及相关软件的相融性、扩展性与先进性、安全性。

通过理论借鉴、分析流程、实践验证后，形成“农业科学技术研究档案数字化规程”草案。

2019年，确定第二批农业科学技术研究档案的数字化。

应用“农业科学技术研究档案数字化规程”草案，加强管理，规范流程，改进技术方法，最终保质保量完成农作物品种审认定案卷的数字化。

通过数字化数据与计算机档案管理系统挂接运行及检测检验，第二批数字化数据质量合格，检测率达到100%。

实践证明，“农业科学技术研究档案数字化规程”具有统一规范性、技术先进性和实践操作性。

2019年12月至2020年2月，在理论探索与实践应用基础上起草《农业科学技术研究档案数字化规程》地方标准初稿，分别向档案专家、农业专家和农业高校教授征求意见。

反馈意见一致认为该地方标准修订的目的明确，针对性和可操作性强，修订十分必要。

同时，针对本标准条款进行交流，吸取各位专家意见建议，形成《农业科学技术研究档案数字化规程》地方标准送审稿。

五、标准编制原则和主要内容

一是前瞻性和现代性原则。

“农业科学技术研究档案数字化规程”，借鉴国内外纸质档案数字化文献理论与成功案例，应用新时代计算机技术、数字技术等科学方法，结合农业科学技术研究档案管理工作现状，以推进其治理体系和治理能力现代化为目标，提出促进档案信息化、数字化工作效率与数字化数据质量的指导依据。

二是系统性和全面性原则。

“农业科学技术研究档案数字化规程”，由数字化计划方案、设施设备优选及其数字化前再鉴定、再整理、数据库建设、数据检测检验并与计算机档案管理系统有效挂接运行、数据检索阅览利用的一系列关联运行体系，是一项系统工程。

内容全面，包括数字化规划、组织及其数字化业务流程、数据信息查阅利用服务等工作制度、操作规程与技术方法。

三是标准性和实用性的原则。

该标准的编制，以国家档案法规标准为根本遵循，重点参考《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）等标准文件，经过农业科学技术研究档案数字化实践验收，提出确保其数字化数据真实、完整、准确、有效和长期可用的指导依据与机制保障。

修订标准的名称：

《农业科学技术研究档案数字化规程》

标准的主要内容

本标准设定了农业科学技术研究档案数字化的原则、组织、流程、数据库建设、数据管理及其数据信息检索、阅览、利用和运维安全各环节操作方法与技术标准。

六、主要试验（或验证）情况分析

《农业科学技术研究档案数字化规程》地方标准起草前，系统学习《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），并根据实践验证结果、参考借鉴大量文献编制而成。

2018-2019年，标准起草小组开展农业科学技术研究档案数字化试点，选择应用新时代计算机技术、数字技术和设备，就数字化目录数据、文件图像数据与计算机档案管理系统的链接、识别、读取进行检测，并对元数据采集、著录、存储及其检索、阅览和利用进行检验，提出了技术参数评价优选方案。

同时，查阅国内外文献，针对数字农业科学技术研究档案资源建设，筛选、总结最为具体、适用、有效的操作规程。

根据两年的实践证明，保证农业科学技术研究档案数字化数据质量的关键参数，分辨率取值范围是300dpi—600dpi；文件图像存储格式应是TIFF（G4）、JPEG或JPEG2000，格式应当通用，并可转换为OFD、PDF等格式，方便不对等条件下读取利用；目录著录项目，包括全宗号、目录号、分类号、案卷号、题名与副标题、责任者、形成日期、保管期限、密级，以及排检与编号、附注等以揭示案卷、卷内文件、图像的内容与形式特征的记录事项。

其他内容均遵循数字化工作程序与业务流程常项指标或高于行业指标。

七、标准中如果涉及专利，应有明确的知识产权说明

本标准起草过程中，不涉及任何专利。

八、推广应用论证和预期达到的经济效果等情况

2018-2019年，经过在甘肃省农业科学院农业科学技术研究档案数字化工作中的应用论证，达到了预期目标和信息利用服务效益。

实践证明，应用新时代计算机技术、数字技术及先进信息设备，将库藏农业科学技术研究档案数字化，开发释放关于农业科研计划管理、课题设立、项目申报、开展研究、结题验收、成果评价等自然研究过程与组织管理程序方面的历史真实信息，极大地促进了农业科学知识、技术、成果信息的利用共享，提升了农业科学技术研究档案管理效率与信息利用价值效益。

九、采用国际标准和国外先进标准情况，与国际、国外同类标准水平的对比情况，国内、外关键指标对比分析或与测试的国内、外产品、样品相关数据对比情况

《农业科学技术研究档案数字化规程》地方标准中，计划组织、关键技术参数指标高于或等于国家纸质档案数字化标准的相关指标。

本标准规定的数字化业务流程及著录指标是《农业科学技术研究档案数字化规程》特有标准，其他相关国家标准中未提出。

十、与现行相关法律、法规、规章及相关标准，特别是强制性标准的协调性

《农业科学技术研究档案数字化规程》地方标准与现行相关法律、法规、规章及相关标准，特别是强制性标准保持一致。

十一、重大分歧意见的处理经过和依据

本标准中存在的重大分歧意见，主要是农业科学技术研究档案数字化数据著录项目的确定，经过咨询、分析、采纳专家意见，最终确