财务报销工作指南试行财务处编写说明模板.docx
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财务报销工作指南试行财务处编写说明模板
财务报销工作指南（试行）
财务处
二○一六年四月二十七日
编写说明
随着我校教育、科研事业的不断发展，财务工作涉及的领域比过去有所扩大，各项政策制度越来越多，为便于校内教职工、财务人员查阅、掌握有关财务制度和办理有关业务，我们编纂了这本《**大学财务报销工作指南》，以供大家办理报销、处理财务工作时查阅参考。
由于时间仓促且缺乏经验，对编纂工作中存在的问题和不足，敬请读者提出宝贵意见。
财务处
二零一六年四月二十七日
第一章 办理日常报销、差旅报销、借款业务的基本要求-3-
一、办理“日常报销”业务：
-3-
1．印刷费、版面费、资料费-4-
2．水费、电费-4-
3．电话费-5-
4．劳务费-5-
5．公务接待费-5-
6．公务用车费-6-
7．市内差旅费-7-
8．租赁费-8-
9．维修（护）费-8-
10．固定资产-8-
二、办理“差旅报销”业务-10-
三、办理“借款”业务-14-
第二章 网上报销自制凭证的使用说明-16-
一、《**大学实验耗材（进/出库）单》-17-
二、《**大学材料、低值品购入通知单》（一式三联）-17-
三、《劳务报酬支付清单（非在职人员）》-17-
四、《**大学出差审批单》-18-
五、《大额资金审批单》-18-
六、《**大学公务用车报销单》-19-
七、《**大学培训费报销填报表》-19-
八、《**大学会议费报销填报表》-21-
九、《**大学国内公务接待审批单》、《**大学国内公务接待清单》-21-
第三章 其他相关业务流程-22-
一、向国外机构汇款需提供的资料-22-
二、过期报销单据处理流程-23-
三、公务卡结算报销方式的基本流程-23-
四、科研经费报销签字流程-26-
第一章 办理日常报销、差旅报销、借款业务的基本要求
一、办理“日常报销”业务：
应携带：
●合法的原始凭证：
是指在经济活动（业务）发生时从正常渠道所取得的，用来记载和证明经济活动（业务）的发生或完成情况的书面证明，包括：
印有税务监制章、盖有发票专用章的发票；加盖财政部监制的行政事业单位统一收据。
发票和收据的抬头必须是：
**大学。
发票和收据记载的内容、单价、数量须明确，金额的大小写须一致。
●在网上填写并打印出的《**大学报销单》，打印出的《**大学报销单》均应有经办人和项目负责人两人签字。
其中需经学校有关领导或相关职能部门审批的报销业务，应先通过其审核认可后再办理报销手续。
因工作需要而发生的邮费、电话费、办公用品费、资料费、复印费、业务招待费、版面费、会务费、劳务费、材料费等均需在网上“日常报销”中填报。
报销时需注意：
●按上面的类别，分行在网上填写报销单；单价超过200元（含）的发票需提供对方开具的清单。
●从2016年6月1日起，所有200元（含）以上的原现金报销业务一律使用公务卡报销，未使用公务卡发生的资金业务，财务处不予受理。
●发票连号需提供对方开具的清单，连号发票合计金额超过200元需通过转账或公务卡支付。
以下列举一些常见的报销事项，这些报销事项均选择网上报销中的“日常报销”业务类型。
1．印刷费、版面费、资料费：
是指我校师生发生的参考资料的购买费、日常打印和复印费、文章版面费、杂志订阅费等
报销须知
（1）发生在文印室或其他文印机关的印刷费需月结并附清单。
（2）版面费报销需附录用通知，6月1日起必须转账汇款，不再支持邮局汇款业务。
2．水费、电费：
是指我校师生日常购水，各实验基地、实习基地购水、购电等。
报销须知：
支付水、电费原则上须通过转账或刷公务卡形式支付。
3．电话费：
是指我校师生发生的办公室电话费、手机通讯费等。
报销须知：
（1）室内电话费只能报本部门办公室所发生的费用。
（2）科研经费报销手机费需减去每月58元的电话费补贴。
4．劳务费：
是指因教学、科研、行政管理或其他业务需要，外聘校外人员咨询、上课、实验等发生的劳务费。
报销时应携带《**大学报销单》和《劳务报酬支付清单（非在职人员）》，其中《劳务报酬支付清单（非在职人员）》填写要求详见第二章。
报销须知：
（1）劳务费发放严格按预算拨付的额度执行，不得随意更改预算用途。
（2）科研经费发放劳务费请按照科技处的相关规定审批签字。
（3）培训讲课费发放按照《上海市市级机关培训费管理办法》规定执行。
5．公务接待费：
是指发生的接待用餐费等，报销按照《**大学国内公务接待管理实施细则》执行。
报销时应携带《**大学报销单》、《**大学国内公务接待审批单》、《**大学国内公务接待清单》和接待函。
国内人员接待报销须知：
（1）接待标准参照《**大学国内公务接待管理实施细则》。
（2）报销需附接待函、上级通知、邮件或其他说明等。
（3）所有项目报销接待费严格按预算拨付额度执行，无预算经费不得列支。
（4）科研经费报销接待费，除按照上述要求外，同时按科技处的相关规定审批签字。
国外人员接待报销须知：
（1）接待标准参照《上海市市级机关外宾接待经费管理办法》
（2）报销需附外事处签发的《来宾接待计划表》、接待函、上级通知、邮件或其他说明等
（3）其他要求同国内人员接待报销注意事项一样。
6．公务用车费：
是指因公市内出差而发生的汽油费、通行费、停车费等。
报销时应携带《**大学报销单》、《**大学公务用车报销单》。
其中《**大学公务用车报销单》填写要求详见第二章。
报销须知：
（1）汽油费等交通费报销严格按预算拨付额度执行，不得随意超额使用。
（2）科研经费交付的预算明细表包括：
详细的汽油费预算使用说明页、预算书封面、双方单位盖章页。
（3）按预算报销自驾到外地进行实验的汽油费等，还需提供出差审批单。
7．市内差旅费：
是指我校师生发生的市内出差的出租车费、地铁票费、公交车费、市内住宿费、参加本市举办会议的会议注册费、租车费等。
报销时应携带《**大学报销单》、《**大学市内差旅费报销单》。
其中《**大学市内差旅费报销单》填写要求详见第二章。
报销须知：
教职工因公外出原则上不安排住宿，因工作需要确需住宿的需院领导签字，发生会议注册费、培训费等需提供会议、培训通知。
租车费报销须知：
（1）租车去市区开会报销时需提供会议通知。
（2）租车去外地所发生的租车费需校分管领导签字。
（3）租车费需月结并附行程单，过期将不予报销。
公务用租车费报账，应按实结算，不得公车私用。
租用事由必须填写清楚，会议通知等资料必须齐全，租车价格必须合理。
8．租赁费：
是指我校师生发生的房屋租房费、场地租赁费、仪器设备租赁费、租船费等其他租赁费。
报销须知：
各类租赁费均需附合同，其中租船合同应注明租用船的证件号，租船时间。
如租赁个体户的渔船，同样需开具税务发票，支付租金时需船东签字、并留下身份证号码、电话号码，请保留好出海测试日志，作为租船的证明，以便日后审计备查。
9．维修（护）费：
是指我校师生发生的办公家具、设备、空调、电脑维修费，教学实验用仪器设备维修费，房屋及室外工程维修费等。
报销须知：
（1）设备维修费需提供验收单，后勤服务类维护还需提供维护清单。
（2）房屋及室外工程维修费需提供《**大学维修工程申请单》，具体规定参照《**大学修缮工程采购实施细则》。
10．固定资产：
是指我校师生购买教学仪器、机电设备、电教器材、体育设备等，还包括办公设备、图书资料购置、信息软件购置等费用，
报销须知：
（1）报销需携带：
《**大学报销单》、《**大学设备采购专控申请表》或《**大学零星设备、家具申请单》、发票原件、供货合同、《**大学仪器设备购置、工程项目结算付款清单》、设备验收单、《**大学固定资产财务入账凭证》。
（2）购买仪器、设备、办公家具、图书、软件单件超过一千元需做固定资产。
（3）专控设备包括：
台式电脑、便携式计算机、路由器、服务器、磁盘阵列、网络交换机、打印机、复印机、传真机、嵌入式分体式空调机、照相机、摄像机。
需注意：
这些设备即使没超过一千元，报销仍需要提供《**大学设备采购专控申请表》、设备验收单。
（4）固定资产入账凭证领取流程：
先需学院、部门资产管理员进入数字平台“资产管理系统”，进入“报账管理”进行录入，然后再去设备领取“固定资产入账凭证”。
二、办理“差旅报销”业务
应携带
◆住宿费发票、车船票、飞机票、登机牌等。
◆如果坐飞机，需提供在公务机票网站用公务卡购买机票的相关证明：
左上角有GP+序列号的公务机票、在公务机票网站输入农行卡时的网页截图或者手机扣款短信截图的付款凭证。
学生坐飞机出差，需通过公务机票网站提供的代理商，用转账的方式购买公务机票。
◆在网上填写并打印出的《**大学差旅费报销单》。
◆《**大学出差审批单》
在网上填写《**大学差旅费报销单》时，除“补贴金额”由财务审核人员填写外，其余各栏应按规定如实填写，填写时注意事项：
●车船费按出差时间先后、出差路线顺序填列在相应栏内。
●“市内交通费”一栏，应填写上海市内去机场或车站、码头的来回市内车费，出差当地的公共交通费属包干性质不能填报。
●购票手续费、机票保险费、会议注册费等，请填在相应的栏内，机场建设费包含在机票内，直接合计填在“金额”栏内。
●报销时，将需报销的单据按车船费和其他费用的先后顺序整理排列，
严格按《**大学差旅费管理办法》的相关出差标准进行差旅费报销。
特别提醒：
◆出差补助以住宿费发票为凭据，按标准给予补贴后，不再另外报销出差地发生的餐费、交通费等；无住宿费发票者一般不给予报销补贴。
到外省市开会的，必须由会议承办方出具有效的“食宿自理”证明，注意：
有会务费原则上不给予出差补贴。
◆出差费用应使用公务卡结算。
附：
《乘坐交通工具等级表》、《差旅住宿费和伙食补助费标准表》
乘坐交通工具等级表
交通工具
级别
火车（含高铁、动车、全列软席列车）
轮船（不包括旅游船）
飞机
其他交通工具（不包括出租小汽车）
司局级、正高职称
火车软席（软座、软卧），高铁/动车一等座，全列软席列车一等软座
二等舱
经济舱
凭据报销
其余人员
火车硬席（硬座、硬卧），高铁/动车二等座，全列软席列车二等软座
三等舱
经济舱
凭据报销
差旅住宿费和伙食补助费标准表
序号
地区
住宿费标准
淡旺季浮动标准建议
伙食补助费标准
（城市）
旺季期间
旺季上浮价
上浮比例
司局级
其他人员
司局级
其他人员
1
北京市
650
500
100
2
天津市
480
380
100
3
河北省（石家庄）
450
350
100
4
山西省（太原）
480
350
100
5
内蒙古（呼和浩特）
460
350
100
6
辽宁省（沈阳）
480
350
100
7
大连市
490
350
7-9月
590
420
20%
100
8
吉林省（长春）
450
350
100
9
黑龙江省（哈尔滨）
450
350
7-9月
540
420
20%
100
10
上海市
600
500
100
11
江苏省（南京）
490
380
10
升级会员 