工程项目监理资料管理规定Word格式文档下载.docx

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　　（共7位编码）

①　　②　③

“①”为单位工程代码（1位）。

当一个项目有较多个单位工程时，为使其资料便于区分，规定编码的首位码为单位工程码，其代码与设计图纸中每个单位工程表述的一致，如单位工程为2＃楼，则代码为“2”；

如单位工程为Ｃ栋，则代码为“Ｃ”。

当该项目只有一个单位工程时，此项可缺。

“②”为工程监理资料文件分类代码（3位），根据《施工阶段监理归档资料目录一览表》归档内容，制定的代码详后附件2。

“③”为顺序号（3位数字）。

例如某资料编码为Ｄ1－Ｂ21－023，其表示意思为：

Ｄ1……表示该项目Ｄ1栋单位工程；

Ｂ21……表示Ｂ类第21序号即《Ａ9工程材料/构配件/设备报审表及数量清单》监理资料（详见附件2）；

023……表示顺序号为第23份该资料。

6、分类存放

（1）监理资料经收文、发文、登录和传阅工作程序后，必须使用科学的分类方法进行存放，这样在既满足项目实施过程查阅、求证的需要，又方便项目竣工后资料的归档与移交。

项目监理部应备有存放监理信息的专用资料柜和用于分类存放的专用资料夹（袋）。

在大中型项目中采用计算机对监理信息进行辅助管理。

所需资料柜、盒由总监负责协调解决。

（2）监理部资料管理员应根据项目规模，规划各资料柜和资料盒（袋）内容。

具体实施可按附件1《施工阶段监理归档资料目录一览表》进行规划，但不一定机械地按顺序将每个资料盒（袋）与各类资料一一对应。

例如资质资料（Ａ08～Ａ11）、合同文件（Ａ12～Ａ14）与勘察文件（Ａ15～Ａ16）等数量比较少可合并存放在一个资料夹（袋）内，并在封面注明清楚归档资料类别名称；

而质量复核签证资料中的工序、检验批、隐蔽工程报验（Ｂ19）与工程材料/构配件/设备报审表及数量清单（Ｂ20）的数量较多，则可按单位或时间先后顺序来放在一个资料盒（袋）内。

（3）资料夹装满或工程项目某一分部或单位工程结束时，资料应转存至档案袋，袋面应以相同编号标识。

（4）如资料缺项时，资料代码编号可空缺，并注明“此种资料空缺”字样。

7、借阅、更改与作废

项目监理部存放的资料原则上不得外借，如其他单位确有需要，应经总监理工程师或其授权的监理工程师同意，并在资料管理员处办理借阅手续。

资料管理员办理有关借阅手续后，应在资料夹的内附目录上作特殊标记，避免其他人员查阅该文件时，因找不到资料引起工作混乱。

监理资料的更改应由原制定部门相应责任人执行，涉及审批程序的，由原审批责任人执行，由资料管理员填写更改通知单，并负责发放新版本资料，发放时必须保证各参建单位或部门都得到改后的资料。

资料更改后，应由监理部负责将原资料收回作废。

考虑到日后有可能出现追溯需要，监理部可以保存作废资料的样本以备查阅。

8、归档

监理资料在归档保存中应严格遵照原件和顺序归档的原则。

如在监理工作中出现作废和遗失等情况应给予明确的记录，并做相关处理。

采用计算机对监理资料进行辅助管理的，当相关的资料和记录经相关责任人员签字确定、正式生效并已存入项目监理部相关资料盒（袋）中时，计算机管理人员应将储存在计算机中的相关资料和记录改变其资料属性为“只读”，并将保存的目录记录在书面文件上以便于进行查阅。

在项目资料归档前不得将计算机中保存的有效资料和记录删除。

9、组卷、装订

（1）监理资料应按单位工程、归档资料类别、时间的先后顺序和归档内容的多寡分册立卷与装订，每卷组卷的厚度以2.5cm左右为宜，不得超过3.0cm。

（2）资料的档案封面、移交目录、本册目录和备考表均按公司有关规定格式进行填写（详后附件3），档案用纸的规格统一为A4。

10、入库管理

（1）监理资料在工程预验收后一个月内由监理部整理装订，经总监审核签字，填写归档入库单后，移交公司档案室，经公司综合管理员检查合格，分管领导核准后办理资料交接入库手续。

不合格者有权拒收，直到整改符合要求为止。

（2）工程资料归档入库必须内容齐全、签字完整，按归档要求整理成套，零星者不办理入库手续。

（3）资料入库后，由综合管理员加盖“工程资料专用章”登帐、建卡，并建立目录管理台账，方便查阅。

（4）凡入库工程资料一律不得再出库进行修改、涂改或刮改。

需修改者应由相关监理人员另行出修改申请单，报请项目总监签字批准，总工核准再行入库。

（5）公司内职工凡需复制、查阅工程资料者，必须经总工程师同意并办理相关借阅与归还手续。

（6）归档入库工程资料一律不得外借。

（7）一般工程监理档案资料在工程保修期满后应保存一年，重要的工程监理档案保存可延长至三年。

（8）对超过保存期限的监理档案，应清点核对，登记造册，经公司总工程师批准后可销毁。

四、监理资料的管理的基本要求

1、监理资料必须做到“及时整理、真实完整、分类有序”。

要随着工程的进展及时收集，及时整理编目，分类有序。

真实有效。

严禁补报、追记。

2、监理资料的管理应当科学化、程序化、规范化，按附表2要求，以计算机作为工具，建立起计算机网盘共享系统，实现管理计算机化，便于资料查找的效率。

3、监理资料应由项目监理部人员分工配合，各专业监理人员应随工程的施工进展不断收集积累监理资料，并认真、及时地进行编审，交资料管理员归档、处理。

4、监理资料来源面较广，为保证监理资料的收集及时、完整、规范，项目监理部可在第一次工地例会上，向有关单位针对项目资料整理的时间、格式、份数、编码等做明确的要求；

也可在每周例会上讲评资料的收集情况，并在实施中认真督促、给予必要的帮助指导，及时办理签字盖章手续。

5、资料的存储介质质量应符合要求，所有资料必须使用符合档案归档要求填写或打印，不得用易褪色的材料（包括圆珠笔、铅笔等）书写、绘制，以适应长时间保存的要求。

6、资料应保持清晰，不得随意涂改记录，保存过程中应保持记录介质的清洁和不破损，应防止资料受潮霉变或虫害侵蚀。

7、各项目监理机构在工程预验收合格后，按照档案馆资料备案要求进行监理资料的收集与装订，除此之外还需建立电子档案，档案馆备案资料见附表1（具体方法详见镇江市建设工程档案工作手册、可在公司群中下载翻阅）。

8、各项目监理机构应及时按规定向公司和建设单位递交月报，月报内容包括:

被查项目监理工程概况、存在问题、后续工程主要危险源及注意事项、监理工作改进建议等。

五、监理工作基本表式

我司采用现行国家标准《建设工程监理规范》GB/T50319-2013中列出的施工阶段监理工作的基本表式，即Ａ类表（监理单位用表Ａ1～Ａ17）、Ｂ类表（施工单位用表Ｂ0.1～Ｂ5.4）和Ｃ类表（各方通用表Ｃ1～Ｃ3）。

六、罚则

1、如果发生该项工程由监理人员工作失职造成资料遗失，导致对方监理费不能及时收回者暂停当月工资发放，待问题解决后补发工资。

2、该项工程结束后电脑搬离工地时责任人负责将所有工程资料存盘，所有现场办公用品和设备由总监（或其代表）负责。

若办公用品和设备的遗失由责任人赔偿。

3、公司将每月派专人前去各工地进行督促检查，发现未按公司要求按时完成工程资料的暂停当月一半工资发放。

4、未及时按规定向公司和建设单位递交监理月报，对项目监理机构负责人予以元一次的处罚。

5、如因上级主管部门进行项目检查，经检查评分达不到85分合格要求，受到通报批评，将予以责任人元处罚。

七、其它

各项目监理机构工程监理归档资料的打印、复印应最大可能利用施工项目资源，以提高工作效率，如确实没有利用条件，统一来公司办公室打印、复印，打印、复印的文件类型、名称、数量应如实登记。

附件1　施工阶段监理归档资料目录一览表

编号

资料

类别

归　档　资　料　名　称

要求

证件

资料归档具体要求

项目前期资料

1、施工许可证

2、施工图审批资料

3、工程质（量）安（全）监督手续

复印件或原件均可，但应查验原件。

均由建设单位提供

（原“招投标文件”只收集供查阅、审批之用，不移交公司）

资质

1、施工单位企业资质、营业执照、管理人员及特殊工种人员职称、岗位证书

2、监理单位资质、营业执照

3、分包单位资格报审表

4、工程供货、试验等单位资质、营业执照

复印件，但应查验、核对原件

1、3、4项由施工单位提供并报验

2项由监理部到公司复印

3项附件包括分包单位资质、营业执照、管理人员及特殊工种人员职称、岗位证书等资料可收集但不移交

合同

文件

1、工程委托监理合同、企业营业执照及资质证书

2、施工总承包合同

3、各专业分包合同、检测试验合同、商品砼采购合同等

复印件或原件均可

2、3项分别由建设和施工单位提供

（只收集协议书及专用条件部分）

勘测

1、地勘资料（仅结论部分）

同上

由建设单位提供，（在监理合同中约定提供1份）

设计

1、设计图纸

2、设计交底或图纸会审记录

3、设计变更通知汇总表

4、重大设计变更通知

1项要求：

建筑图提供设计说明、平、立、剖面图；

结构图提供平面布置图。

尽可能少，以能看清楚监理资料、知道工程概况为准

监理机构组成人员资料

1、项目监理机构组成人员任命书

2、组成人员职称证、岗位证、身份证

3、监理部人员分工职责文件

4、监理人员责任书

1、3、4项为原件

1项由公司发文

3项由总监组织分工，并形成资料

4项由监理部填写、本人签字，公司盖章

监理机构人员调换

资料

1、人员调动令

2、人员调动离接岗交接书、交接表

3、调动人员相应的职称证、岗位证书、责任书变动手续

1、2项为原件

3项为复印件

1项公司发文。

总监调动须经业主同意，专监调动报业主备案手续

2项专监、监理员调动由总监负责监交，总监调动由公司负责监交

3项由监理部去公司复印

监理工作计划

1、监理规划

2、监理实施细则（含专项安全监理实施细则、节能细则应使用标准格式文本）

3、监理监督计划

原件

1项要求内容齐全（包括旁站、安全方案）、针对性强、审批、签署齐全

2项要求主要内容齐全，可操作性强，安全监理实施细则应与专项安全方案一一对应

监理

1、监理工程师通知单

2、监理工程师通知回复单

3、工程暂停令及复工报告

4、监理工作联系单

5、参建各方往来文件、报告

要求签署规范、意见正确，章印齐全，编号清楚，收集齐全

其中监理通知与暂停工令，要与回复单与复工报告一一对应，相互呼应

测量核验资料

1、工程测量控制、沉降观测及桩位保护措施等方案报审表

2、测量设备或仪器定期核定证书

3、建筑物定位测量报审表

4、测量成果及测量放线报审表

1、3、4项要求原件，2项为复印件，但应查验原件

只移交报审表，附件在施工期间只收集，完工后不移交公司

质量复核签证资料

一、工序报验资料

1、检验批、分项工程报验申请表

2、隐蔽工程报验申请表

二、工程材料/构配件/设备报验资料

3、工程材料/构配件/设备报审表

三、其它报验资料

4、工程开工/复工报审表及附件

5、施工组织设计、专项施工方案报审表

6、工程竣工报验单

要求各报审表及建设、监理审查意见为原件并移交

要求各种报验申请表完整、有效；

监理审查、签署意见具体、准确、规范、不混岗。

除第4项外其余附件可收集供查阅但不移交，审查时应注意：

1、2项要求施工单位按检验批划分表及时形成，不漏报、不漏检

3项要求检查质保书是否真实齐全有效，报审表中应注明本次进场材料的名称、规格、数量、拟使用部位、生产厂家、抽检或复检试验报告编号等

4项应收集附件原件并移交

质量

评估

1、监理部平行或独立检测资料

2、预验收整改清单及整改回执单

3、工程质量评估报告

第3项要求内容全面、规范、真实、有数据统计分析，有质量评估结论及“强标”执行情况

工程质量、安全事故处　理

资　料

1、质量、安全事故中监理部所发的有关通知、报告

2、质量、安全事故会议纪要

3、质量、安全事故处理过程、结果及相应的隐蔽检查资料

要求处理程序按公司有关规定进行处理

1项要求查看现场后，立即报告、通知公司与承包商（先口头，后书面）

3项处理过程要求做好隐蔽签认工作

进度控制资料

1、工程临时延期申请表及附件

2、工程临时延期审批表及附件

3、工程最终延期审批表及附件

4、施工单位报送的周、月、季、年度及总进度计划

要求报验表及附件原件进入资料

投资

控制

1、工程款支付申请表

2、工程款支付证书

3、费用索赔申请表及附件

4、费用索赔审批表及附件

5、现场签证收方单及附件

1~2项只收集申请与审批表，附件只审查不移交

3～5项要求报验表及附件原件进入资料，原施工预算仅作收集供查阅、审批之用，不移交公司

会议

记录

1、工程例会纪要

2、专题会议纪要

3、验收会议纪要

4、其它会议记要（包括涉及进度、安全、投资方面的协调会）

要求总监应对重要会议纪要签认；

会议纪要的签认、签收手续必须完整（查验项目监理部发文薄），会议签到册同时进入资料。

报表

1、监理日记

2、监理工作月报

3、监理台账

4、项目部员工考勤记录

5、收文薄、发文薄、项目监理部印章使用登记薄

要求采用公司规定的统一格式

1项内容要求填写全面、真实、准确、前后呼应，总监定时审阅

2项要求编制、发送及时，内容全面，与其他施工资料吻合，签署规范

3、5项要求记录齐全、及时

4项要求与旁站记录时间吻合

工程竣工资料

1、分部（子分部）工程质量验收记录

2、单位（子单位）工程竣工验收记录表、竣工报告（竣工通知书）

3、监理工作总结

4、监理工作有关音像图片资料

5、监理业务手册

6、工程质量保修书

均为原件

1、2项由监理部催促施工单位提供

3项要求内容全面，包括工程概况、监理组织、人员、履约情况、工作绩效、出现问题及处理情况建议

4项要求及时收集

5项按建设部规定格式填写真实、完整，章印齐全

旁站监理资料

1、旁站监理方案

2、旁站监理交底记录

3、旁站监理记录

1项要求全面，详细、有可操作性

3项采用公司统一印发的记录表，填写规范、及时、不漏项、准确，证明发现了问题、解决了问题

现场安全监理资料

1、危险性较大的分部、分项工程安全专项方案报审表

2、项目监理部的安全管理制度

3、监理部安全责任分工资料

4、安全监理交底记录

5、专项安全整改通知、报告及其回复

1项要求施工单位按建设部建质［2009］87号文编制齐全、针对性强；

监理审批意见具体、正确，所提意见有回应。

应将报审表和审批意见移交公司，附件只收集但不移交

3项要求有分管人、牵头人姓名

工程见证取样资料及试验

1、见证取样人员授权书

2、见证取样和送检记录台账

3、砼、砂浆、岩芯、钢筋焊接、土石方压实度等试验汇总表、评定表

4、钢材、水泥、砂、石、砖等原材料出厂质量证明和试验单汇总表

5、其它相关检测试验报告汇总表

1、2项原件，其余可用复印件，但收集时应核对原件与相关报告

3、4、5项只收集汇总表和评定表，各试验报告单可收集供查阅，但不移交

备案资料

1、委托监理合同、企业营业执照及资质证书、监理人员名单及上岗证复印件、总监任命书等

2、监理规划（包含安全和建筑节能内容）

3、监理实施细则（要有针对性，节能细则应使用标准格式文本）

4、监理工程通知单及回复

5、监理工程师联系单

6、监理月报

7、工程项目施工阶段各分部工程质量评估报告及工程竣工质量评估报告

8、监理工作总结

9、监理监督计划（叁照范本作相应修改）

除第一项中企业营业执照及资质证书、上岗证可为复印件外，其余各项均为原件

各项目监理机构应认真检查、收集、整理、归档

附件2　　　　　　　　工程资料文件分类代码

序号

代码

资料来源

Ａ　类

建设工程资料

1、建设用地规划许可证

Ａ01

建设单位

2、施工许可证

Ａ02

3、建设工程开工报告书

Ａ03

施工单位

4、施工图审批手续

Ａ04

5、工程质（量）安（全）申请监督手续

Ａ05

6、项目建议有关程序资料、批文等

Ａ06

7、施工招投标文件

Ａ07

建设、施工单位

Ａ08

Ａ09

监理单位

3、分包单位资格报审表及附件

Ａ10

4、工程供货、试验等单位资质资料

Ａ11

1、工程委托监理合同

Ａ12

建设、监理单位

Ａ13

3、各专业分包合同

Ａ14

总分包施工单位

1、地勘资料

Ａ15

勘察单位

2、规划红线资料

Ａ16

市规划办

Ａ17

设计单位

Ａ18

设计、施工单位

3、设计变更通知

Ａ19

4、技术变更核定（洽商）单

Ａ20

5、其它设计文件

Ａ21

有关单位

Ｂ　类

监理资料

公司通知、监

理机构组成人员资料

1、公司通知及有关文件

Ｂ01

2、项目监理机构组成人员任命书

Ｂ02

3、组成人员职称证、岗位证、身份证

Ｂ03

4、监理部人员分工职责文件

Ｂ04

项目监理部

5、监理人员责任书

Ｂ05

Ｂ06

2、人员调动离接岗交接书

Ｂ07

离、接岗人员

Ｂ08

Ｂ09

2、监理实施细则

Ｂ10

Ｂ11

Ｂ12

3、工程暂停令

Ｂ13

Ｂ14

Ｂ15

1、工程测量控制、沉降观测及桩位保护措施等方案

Ｂ16

2、测量人员岗位证书、测量设备或仪器定期核定证书

Ｂ17

3、建筑物控制桩、定位测量资料

Ｂ18

4、测量成果及测量放线资料

Ｂ19

Ｂ20

3、工程材料/构配件/设备报审表及数量清单

Ｂ21

4、工程开工/复工报告及附件

Ｂ22

5、施工组织设计、专项施工方案报审表及附件

Ｂ23

Ｂ24

Ｂ25

2、预验收提出的工程整改清单及整改回执单

Ｂ26

施工单位、监理部

Ｂ27

工程质量、安

全事故处　理资　料

Ｂ28

Ｂ29

Ｂ30

1、工程临时延期申请表

Ｂ31

2、工程临时延期审批表

Ｂ32

3、工程最终延期审批表

Ｂ

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