《科学技术档案案卷构成的一般要求》.docx
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《科学技术档案案卷构成的一般要求》
《科学技术档案案卷构成的一般要求》
科学技术档案案卷构成的一般要求
（发稿时间：
2011-5-2518:
08:
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1 范围
本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。
本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。
专业性较强和非纸质载体科学技术档案的案卷整理可参照本标准。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然页，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T10609.3 技术制图 复制图的折叠方法
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3·1科学技术文件材料scientificandtechnicalrecords
记录和反映科学研究、生产经营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称，以下简称科技文件。
3·2科学技术档案（以下简称科技档案）scientificandtechnicalarchives
国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人
5·6设备仪器类宜按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。
6 案卷编目
6·1卷内科技文件页号编写
6·1·1案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。
6·1·2已有页号的文件可不再重新编写页号。
6·1·3卷内目录、卷内备考表不编写页号。
6·2案卷封面编制
6·2·1案卷封面应印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式（封面式样见图A.1。
虚线内为提示项，下同）。
6·2·2案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等写。
6·2·3立卷单位，应填写负责组卷部门或单位。
6·2·4起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间—年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。
6·2·5保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。
6·2·6密级，应填写卷内科技文件的最高密级。
6·2·7档号，由全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号组成。
全宗号：
需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定；
分类号：
应根据本单位分类方案设定的的类别号确定；
项目代号：
由所反映的的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定；
目录号：
应填写目录编号；
案卷号：
应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。
6·3案卷脊背的编制
6·3·1案卷脊背印制在卷盒侧面，脊背式样见图A.2。
6·3·2案卷题名，保管期限、档号，填写方法同6.2。
6·3·3案卷脊背项目可根据需要选择填写。
6·4卷内目录的编制
6·4·1卷内目录应排列在卷内文件首页之前，式样见图A.3。
6·4·2序号，应依次标注卷内科技文件排列顺序。
6·4·3文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。
6·4·4责任者，应填写文件的形成者或第一责任者。
6·4·5文件题名，应填写科技文件全称。
文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。
6·4·6日期，应填写文件形成的时间—年、月、日。
6·4·7页数，应填写每件文件总页数。
6·4·8备注，可根据实际填写需注明的情况。
6·4·9档号，填写方法同6·2·7
6·5卷内备考表的编制
6·5·1卷内备考表式样见图A.4。
6·5·2卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
6·5·3立卷人，应由立卷责任者签名。
6·5·4立卷日期，应填写完成立卷的时间。
6·5·5检查人，应由案卷质量审核者签名。
6·5，6检查日期，应填写案卷质量审核的时间。
6·5·7互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号。
并注明其载体类型。
6·5·8档号，填写方法同6·2·7
6·5·9卷内备考表，应排列在卷内全部文件之后，或直接印制在卷盒内底面。
6·6案卷目录编制
6·6·1案卷目录式样见图A.5。
6·6·2序号，应填写登录案卷的流水顺序号。
6·6·3档号、案卷题名、保管期限，填写方法同6.2。
6·6·4总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和。
6·6·15备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
7 案卷的装订
7·1案卷内文件可整卷装订和或以件为单位装订。
7·2以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，式样见图A.7。
档号填写方法同6·2·7，序号填写方法同6·4·2。
7·3案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。
图纸折叠方法见GB/T10609.3。
破损的科技文件应修复。
8 卷盒、表格规格及其制成材料
8·1卷盒式样见图A.6。
8·2卷盒规格和制成材料
8·2·1卷盒的外表面规格为:
310mm ╳22Omm，脊背厚度可根据需要设定。
8·2·2卷盒宜采用 220g 以上的单层无酸牛皮纸双裱压制。
8·3表格规格和制成材料
8·3·1案卷目录、卷内目录、卷内备考表规格为:
297mm ╳2lOmm。
8·3·2表格宜采用 70g 以上白色书写纸制作。
8·4表格字迹应清晰端正。
《科学技术档案案卷构成的一般要求》附录
附录A
（规范性附录）
案卷编目式样
:
案卷题名
立卷单位
起止日期
保管期限
密级
单位统一为mm
比例1：
2
图A1案卷封面式样
保管期限
档号
案卷题名
D=10、20、30、40、50、60
单位统一为mm
比例1：
2
图A2案卷脊背式样
档号
卷内目录
序号
文件编号
责任者
文件题目
日期
页数
备注
单位统一为mm
比例1：
2
图A3卷内目录式样
:
卷内备考表
档号:
互见号:
说明:
立卷人:
年月日
检查人:
年月日
单位统一为mm
比例1：
2
图A4卷内备考表式样
案卷目录
序号
档号
案卷题名
总页数
保管期限
备注
单位统一为mm
比例1：
2
图A5案卷目录
（a）卷盒式样
D=10、20、30、40、50、60
单位统一为mm
比例1：
2
图A6卷盒及其展开式样
单位统一为mm
比例1：
4
（a）卷盒展开示意图
附录I
（规范性附录）
档号
序号
单位统一为mm
比例1：
1
图A7档号章格式
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