中级文控管理制度Word文档格式.docx

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为规范公司资料管理，加强资料的收集及管理，有效地为公司各项工作提供服务，增强公司资料的实用性和保密性，结合公司的实际情况，制定本管理制度。

第二条适用范围

（一）资料范围：

本制度适用于公司所有文件制作、修订、审批、受控、发行、回收、归档及销毁等各个环节；

（二）机构范围：

本制度适用于公司各中心/部门及个人。

第三条管理原则

（一）本制度由经营管理部负责起草、颁布、修订、解释，由公司管理层及各中心/部门负责人监督执行；

（二）本制度自签发日起试用三个月，根据试用情况由经管部搜集意见再行整理修订。

第二章文控管理体制及权责

第一条文控管理体制说明

（一）文控管理实行集中与分散管理相结合的管理体制。

公司经营管理部下设文控岗，由文控专员负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导；

（二）各中心/部门需指定部门文件管理员（建议为部门助理）统一管理本部门的相关文件资料，并直接与文控专员对接，协助定期整理归档并按期向文控专员移交。

文控专员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便；

（三）文控工作管理原则：

使用文件唯一性，系统性，易于识别，集中管理与分散管理相结合的原则

（四）文控管理定位：

文控管理既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理中心，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

第二条文控管理权责说明

（一）文控管理权责

1.负责规划、协调公司文件、资料，对各中心/部门文件、资料管理工作进行监督、指导和检查；

2.制订和组织实施公司关于文件、资料管理工作的规章制度；

3.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作；

4.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作；

5.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务；

6.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用；

7.组织公司各部门文件管理员进行业务学习与培训，并对其工作进行指导；

8.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

（二）各部门权责

1.各部门需严格遵守《文控管理制度》，并按制度流程要求制定和使用文件；

2.部门文件管理员将办理完毕且具有保存价值的文件归档，并定期向文控移交；

3.监督和建议文控的管理工作。

（三）文控专员工作职责

1.公司文件的模板、格式、版本、权限、密级的规范；

2.对公司文件的模板、格式、版本、权限、密级、字体等方面的审核；

3.受控、发行、文档的发放、回收、销毁；

4.协调质量管理部及相关部门对体系文件的监督、管控及对其提供审核利用；

5.对外来文件如法规、标准、公文、证书等的受控和管制；

6.对除以上文件以外的其他文件的管制；

7.对归档的文件集中管理。

第三章文控管理流程说明

第一条文控资料管理

（一）文件资料的收集与保管

1.各中心/部门文件管理员需定期向文控移交受控资料（包含纸质及电子文件），经文控检查齐全后整理立卷归档，文控需对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录，按一定次序排列和存放。

部门内非受控的重要资料需定期汇总至部门文件管理员处保管、备份，公司文控定期进行抽查；

2.公司级文件签发后文件原件、审批意见及电子稿直接交由文控保管，文控需根据制度说明，对文件确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；

注明文件的版本号，区分卷宗，确定立档单位；

3.立卷需按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；

材料过宽应折叠整齐；

字迹难辨认的，应附抄件；

以每一案卷端正书写标题；

4.文控需按季度对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报经营管理部；

5.公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。

介于两种保管期限的，保管期限从长。

对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁，文控每年度需对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；

对破损和褪色的材料进行修补和复制。

（二）文件的分类编码规则

1.文件大类分为：

制度/规定：

S；

文件：

F；

资料：

D；

档案：

A；

合同：

B；

2.部门分类代码（拼音缩写）：

总经办：

ZJ、销售中心：

XJ、供应链中心：

GJ、资源中心：

ZJ、运营中心：

YJ、产品中心：

CJ、研发中心：

YJ、市场策划：

SC、经管：

JG、财务：

CW、人力行政：

HR、项目：

XM、销售一部：

X1、销售二部：

X2、售后服务：

SH、质量：

ZL、采购：

CG、商务：

SW、金融：

JR、渠道：

QD、新通路：

XT、车主运营：

CZ、商户运营：

SH、服务运营：

FW、电商运营：

DS、产品：

CP、用户体验：

YH、架构：

JGB、网络软件：

WL、应用软件：

YR、软件实施：

RJ、测试：

CS、运营项目：

YY、研发项目：

YF（法务：

FW、审计：

SJ）；

3.保密用Y表示，非密级则用N表示；

4.密级：

绝密：

AS；

机密：

CS；

秘密：

PS；

普通：

OP；

5.编码原则：

编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）

范例：

总经办2012年某份制度编码为：

SZJNOP120001图解如下：

SZHNOP120001

文件发布流水号

发布年份代码

文件密级代码

文件是否保密

部门分类代码

文件分为代码

（三）文件资料借阅及使用规定

1.总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。

因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《文件借阅申请表》（附件四），部门经理签批核审后方能调阅；

2.公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控办公室阅览，不准外借；

秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。

秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的资料由部门负责人及所属中心负责人批准；

跨中心的资料需由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或经营管理部负责人审批，具体按委托书的内容执行；

3.文控专员需在公司ＯＡ上定期公布更新不带任何密级的档案目录。

目录内的普通文件、资料可外借，外借的须办理登记手续，借阅期限不得超过一星期，到期归还；

如需再借，应办理续借手续；

4.电子备份资料借阅手续同秘密级文件资料，经过审批后，可调用相关备份资料，仅供个人参阅，严禁转发或流转；

5.借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；

注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

（四）电子资料备份

1.数据备份的范围：

A系统数据，包括ＥＲＰ、ＯＡ、邮件系统等；

B技术文件电子档；

C关键部门、关键岗位人员工作电脑数据；

关键部门是指涉及公司的核心信息，直接影响公司运行的成效的部门，如研发部；

关键岗位是指涉及部门内核心信息，直接影响部门或公司工作成效的岗位；

D其他具备备份价值的电子文件。

2.备份周期：

根据不同的数据，备份的周期也不尽相同,备份数据应保持可读性；

备份所需的载体和介质必须选用优质的移动硬盘或光碟。

A系统数据周期为每季度末备份一次；

B技术文件每月月底备份一次；

C关键部门、关键岗位人员每年年末备份一次；

流动性比较大的岗位每季度末备份一次；

D关键岗位人员离职，需将其电脑数据在离职前一个周进行备份；

E其他数据，依据性质和实际情况进行备份。

3.数据备份及管理

A由文控协同ＩＴ人员（或网络工程师）对数据进行备份；

B当事双方需在备份记录上签字确认；

C备份数据一式二份,由文控将备份数据的移动硬盘或光碟整理著录，标注其内容、时间、数据量、编号等；

D定期检查数据备份的可读性。

若出现不可读，查看数据标注，核定其修复价值，若需修复，需及时修复；

E文控需定期对备份数据的保存价值进行鉴定，将无需保存的数据上报，经总经理核准后，对数据进行销毁，并做好销毁记录。

（五）文件资料的鉴定和销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司受控文件资料。

当某些文件资料到了销毁期时，由文控专员填写《公司文件资料销毁审批表》（附件五）交部门主管、经营管理部经理审核，总经理批准后执行。

凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；

一般的文件资料由经营管理部经理批准后方可销毁；

2.文件资料销毁时，必须由经营管理部经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字；

3.对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。

第二条文控管理流程

（一）文件/制度发文流程

（二）文件变更流程

（三）文件借阅流程

第四章奖惩

第一条以下情形，由文控专员进行申报，根据公司《奖惩制度》相关规定予以奖励

（一）对保护公司文件，特别是涉密文件的保护有重大贡献者；

（二）对挽救重要文件，做出突出贡献者；

（三）对文控管理提出建设性建议者。

第二条以下情形，由文控专员进行申报，按照公司《奖罚制度》相关规定予以惩处

（一）在无正当理由情况下，借出文件逾期不归还者；

（二）文件信息泄密者（故意泄密，非故意泄密两种情况）；

（三）借出文件遗失；

（四）借出文件破损，难以修复；

（五）未经允许将借出文件带出公司，自行复印等情况。

第五章附件

附件一：

《公司红头文件范本》

附件二：

《公司文件审批表》

附件三：

《文件变更申请表》

附件四：

《文件借阅申请表》

附件五：

《文件资料销毁审批表》

附件六：

《公司制度模板》

附件七：

《公司模板WORD版》

附件八：

《公司模板PPT版》

二○一三年一月一十一日