科技员工出差管理制度Word格式文档下载.docx
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出差预算由财务和总
裁核准。
李德敏
潘璞
2
2002/11/15
出差申请表和出差总
结由营销中心秘书存
档
3
2003/5/22
组织架构及岗位名称
变更
1.0目的
为加强公司员工的出差管理,结合公司有关人事管理或出差费用管理的有关制度,制定本规定。
2.0范围
公司全体员工
3.0参考文件
《出差报销管理程序》
4.0定义
无
5.0职责
6.0资历与培训
7.0工作流程
7.1出差申请
7.1.1因岗位业务工作需要或上级委派出差,员工需以书面或电子邮件的形式填写《出
差申请表》。
申报内容:
出差事由、具体项目、计划出差时间、行程路线安排、工作内容及费用预算方面,明确出差任务。
7.1.2员工根据出差的天数及行程,必须填写《出差申请表》中的费用预算栏。
7.2出差申报、审批和备案
7.2.1总部人员:
7.2.1.1各事业部总经理出差需报商务总监审核,财务部核准预算部分,总裁审批;
7.2.1.2各总监出差需由财务部核准预算部分,报总裁审批;
7.2.1.3各部门员工出差须经直接主管审核,直属各总监核查,财务部核准预算部分,总裁审批;
7.2.2分支机构人员:
7.2.2.1分公司经理出差无论预算金额多少,或是发生否借款,均需上报渠道支持组备案。
由渠道支持组负责抄送给渠道总监、财务总监,并对分公司经理的《出差申请表》存档。
7.2.2.2各分支机构员工出差,属分公司经理直接管理的员工(含销售组组长、行政及财务人员)出差报分公司经理审批(审批的权限控制在月度预算范围);
办事处经理/销售点主任出差须报分公司经理备案;
属办事处或销售点/组的其他员工出差分别报办事处
经理、销售点主任及销售组组长审批、同时抄送分公司经理
7.2.3上述的审批结论按申报流程执行抄送
7.3出差前准备
7.3.1出差经费的支出有两种方式:
个人垫付及预支借款,如涉及提前预支出差费用,则费用申请的借款流程按公司财务制度执行,参见《出差报销管理程序》。
7.3.2员工填写《出差申请表》并经审批批准后,应准备相关的资料,并与任务相关人员取得联系,做好出差前准备工作。
7.4出差期间的管理
7.4.1严格遵守公司各项管理规定,每天应主动与直接主管取得联系,及时汇报工作进展情况和遇到的问题;
7.4.2严格按照《出差申请表》上事先计划的出差路线和行程执行,不得擅自改变出差路线和延误行程,如有特殊情况需要改变路线和延长出差时间,须事先向直接主管汇报,经同意后方可改变;
7.4.3有紧急情况或重大事件时,可不分时间和级别随时汇报,获取上级领导意见后遵照执行;
7.4.4出差期间手机始终处于开机状态,以便能随时取得联系,否则不予报销手机通话费用。
7.5出差总结及评价出差人员应于返回二天内向直接主管提交出差总结(包括行程总结、工作总结及费用支出情况),同时直接主管收到总结后1天内应对任务完成情况做出评价。
评价内容应包括:
1、有无违反行程安排计划;
2、出差工作任务完成情况;
3、出差费用有无预算超支。
总结与评价按7.2执行审批与抄送程序。
分公司经理的出差总结由渠道总监做出出差评价,渠道总监将审核后的出差总结与评价抄送渠道支持组信箱,由渠道支持组负责存档。
并负责提供给财务部作为分公司经理报销的依据。
7.6出差费用结算
返回后一周内,须办理费用报销手续,逾期未报者,财务部门有权拒绝报销。
具体报销流程和结算补贴标准按《出差报销管理程序》执行。
7.7出差责任处理:
有以下行为出差费用不予报销,且情节严重者处予通报批评。
1、未执行审批及抄送流程;
2、未执行《出差申请表》中的行程、路线、时间的出差计划,且更改行程、变更路线时未经上级领导批准;
3、因出差人员工作严重失误,不及时汇报,导致完不成任务且失去补救机会;
8.0记录:
出差申请表》
9.0附录:
9.1附录一:
员工出差管理程序流程;
9.2附录二:
《出差申请表》
附录一:
员工出差审批流程
员工出差管理程序
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版本号:
修改次数:
出差人注1直接主管注2上级主管、财务、总裁
说明
相关
程序
填写《出差申
对预算部分进行
注1:
包括
总部和分支机构所有人员。
《出差报销管理程序》
YES
出差准备
注2:
直接
主管和上级主管根据出差人级别而有不同。
(见具体流程说明)
完成出差任务
抄送
注3:
转入
财务部的
《出差报
销管理程
序》
出差申请表
申请日期:
编号:
申请人
部门
出差事项
出差地和业务
单位
出差时间
费用预算
(必填)
交通费
(交通路线
和交通工具)
住宿费
(住宿标准
和住宿天数)
业务招待费
总预算额
出差经费支出
□□
个人垫付预支借款
借款金额
部门意见
各总监意见
(若为分支机构人
员不填)
财务部
总裁(分公司经
理)
借款人签收
注:
在出差事项栏里,明确填写:
1、计划事项;
2、处理措施;
3、预期结果。
不符合乘坐飞机条件的人员,因工作需要,必须经过总裁批准才能乘坐;
业务招待费领导无批示应示为不同意该笔款项支出,报销时无领导特批,不予审核报销