钢铁产品海运及港存管理办法Word格式.docx

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下列文件是本办法的依据文件。

本办法发布时，所示版本均为有效。

所有文件都会被修订，使用本办法的各方应使用下列文件的最新版本。

2.1《钢铁产品贮存及发出防护管理程序》

2.2《产品交付运输管理程序》

3术语和定义

本办法采用下列定义：

3.1钢铁产品港存：

是指由客户签订销售订单，定金集港或国贸公司出口代理形式，以铁路联运或水陆联运方式经公司出厂的钢铁产品，在客户交付全额货款前、客户交付全额货款后未装船前或国贸出口代理产品装船前的港口存货，其货权归公司所有。

3.2铁路联运：

是指客户签订销售订单，以铁路运输到达启运港口后，再通过近海服务运抵客户要求的目的港的过程控制。

3.3水陆联运：

是指客户签订销售订单，以汽运进港方式到达启运港口后，再通过近海服务运抵客户要求的目的港的过程控制。

4职责

4.1市场营销处是公司钢铁产品海运及港存货权管理的归口管理部门。

4.1.1负责制定和持续改进钢铁产品海运及港存的管理办法，负责协调相关部门按管理办法规定做好钢铁产品海运及港存的业务工作，负责定期检查钢铁产品港存货权的控制过程及执行效果。

4.2国贸公司接受公司委托，负责钢铁产品海运管理工作。

4.3装船原则为先补款的先配船，在舱位不足的情况下，优先配载生产原因的前欠合同。

5工作内容与方法要求

5.1港口流量分配

每月订货前，物流管理室与国贸物流事业部根据当期港存、下月生产计划、港口机具人员变化、铁路、公路运能、租船配载等情况，综合考虑，均衡分配港口内外贸进港资源，以书面通知到营销管理室和销售管理室，据此组织海运合同。

港口流量分配要满足以下要求：

5.1.1保证公司生产输出稳定顺行。

5.1.2保证港口接卸正常、加固材料周转及时。

5.1.3保证按合同交货期交货。

5.1.4保证海运质量。

5.1.5保证客户成本控制在合理范围。

物流管理室海运管理计划员要严格执行港口流量分配，不得随意调整品种、不得随意调整航线，要及时跟踪合同组织情况，发现偏差立即向主管领导汇报，采取措施纠正。

要跟踪合同执行到港情况，主动协调港口卸车仓储，与销售管理室、客户、国贸公司协调补款、装船，加速发货速度。

5.2海运包干费制定

每月订货前，国贸公司物流事业部根据市场预测，提出下一订货周期的内贸海运包干价格意见，报鞍凌公司市场营销处，市场营销处物流管理室结合市场价格、市场波动，提出意见，上报公司领导审批后，录入ERP系统。

5.2.1国贸公司物流事业部要将每月实际执行价格汇总报给鞍凌公司市场营销处，对于实际执行价格与价格文件偏差较大部分，在制定下一周期价格时，要予以纠正。

5.2.2制定内贸海运包干价格要公正考虑锦州、鲅鱼圈、大连到目的港的合理船运费价差，不得因恶意竞争而随意调价。

5.2.3物流管理室海运计划员要及时全面了解国内钢材海运市场变化情况，做好市场写实和分析预测，做好价格对比，作为公司制定海运包干费的依据。

5.2.4对于合同执行月中临时增加的没有价格的航线，有关部门要提前3天将该航线的基本信息（目的港及码头名称、联系方式、钢材品种及合同量、物流要求）提供给物流管理室，物流管理室与国贸公司物流事业部协商共同确认价格，经双方领导签字同意后执行，并纳入下一周期价格报告。

价格一经确定，不得随意更改，不得随意增加航线（包括码头）。

5.3海运委托协议管理

为规范管理，所有内贸海运订单必须签订“海运委托协议书”，海运委托协议由国贸国际货运公司与客户签订，协议中的相关内容（结算单位、收货单位、品名、合同号、合同量、到站、专用线、、目的港、作业区、包干费、货物价值）必须与鞍凌公司销售订单中的内容完全一致，联系电话必须准确、有效，公章加盖清晰。

传真订货的海运协议，要由该品种销售人员在“委托代理人”位置加盖个人专用章。

5.3.1销售订单如果变更结算单位、收货单位、到站、目的港、作业区、其中的任何一项，海运协议必须重新签订，同时原协议收回作废，销售室订货人员要及时通知客户重新签订海运协议，并向客户说明，因客户拒绝重签协议造成的后果，由客户承担。

销售订单如果只变更专用线、合同量，可以只在原海运协议上手工修改，不用重新签订协议。

海运协议需交物流管理室留存一份，留存时间，暂定1年。

5.3.2公司承担运费的海运协议，由物流管理室代表公司与国贸国际货运公司签订。

销售室订货人员将相关详细内容（结算单位、收货单位、品名、合同号、合同量、到站、专用线、目的港、作业区、货物价值、特殊要求）汇总，加盖合同专用章，交物流管理室。

物流管理室负责和国贸国际货运公司签订海运委托协议，甲方委托代理人由市场营销处主管处长签字。

该部分协议必须归档保存，每半年交档案室归档一次。

5.4定金集港产品开限

每个工作日（周五）物流中心要保证至少3次及时将已补全款订单的“装船通知单”打印并传真给港口存储及理货单位，对于客户和港口急需的通知单，要随时生成，以便于国贸公司配舱装船。

为了方便工作，对于热轧卷板等易于辨认的品种，可以按订单打印通知单；

对于其他品种，为了避免错发货，一律按车打印通知单。

5.4.1装船通知单传真后，双方要及时核对，如果不清晰、不完整，要立即补传。

5.4.2对于不同交款方式、不同合同月合车发货，通过ERP系统不能完整打印合车信息的情况，需要结合按订单打印和按车打印两种方式，出具装船通知单。

5.4.3装船通知单必须通过ERP系统生成，加盖“港口发货专用章”和办理人的个人专用章，方为有效，其他方式一律无效。

对于特殊情况，必须有主管处长签字、物流管理室主任签字，方可特殊办理。

5.4.4国贸公司接到装船通知单，要认真核对通知单上的信息与港口理货信息是否一致，完全一致方可配船，如果不一致，必须及时查找原因，取得书面纠正，方可按照正确的信息组织装船。

否则，国贸公司要承担由此产生的责任。

5.5港存管理

物流管理室建立港口内贸港存动态表，根据订金集港合同和国贸公司每周二提供的离港装船、港存情况，动态跟踪掌握订金集港合同港存，并根据需要，在ERP上及时向市场营销处领导、销售室公布。

5.5.1国贸公司、港口存储及理货单位每月3日（遇节假日顺延）将公司上月订金集港合同收、拨、存报表报物流管理室。

港存报表按订货单位、合同月统计，对于应补款而未补款、应离港而未离港的港存注明原因。

5.5.2每季度末进行港存盘点。

根据港存报表期末存货量，在港口实地核对实物，必须做到有帐必有物，帐物必相符。

如果出现盘亏或者盘盈，要分析盘亏盘盈原因，盘亏部分必须落实责任，弥补损失。

半年港存盘点按照公司统一安排进行。

5.5.3对于直供企业全款合同港存也要跟踪管理，动态掌握，及时协调各种问题。

5.5.4对于出口甩货港存要重点掌握。

根据订货专业室的出口甩货通知，及时请示领导处理意见，安排返回厂内冲销或者转为内贸合同管理。

5.6装船管理

物流管理室建立船舶动态调度图表，按航线、船公司、船舶、配载货物量编制船舶运行图，及时、全面、准确反应出港口内贸钢材转运速度。

5.6.1每周五10：

00，由国贸公司提供本周船舶配载实际和下周船舶预报，物流管理室据此填制船舶动态调度图表，并根据需要，在ERP或OA上向市场营销处领导、销售管理室公布。

船舶动态调度图表要留存5年。

5.6.2物流管理室每月3日（遇节假日顺延），将上月船舶配载开行情况，汇总分析上报市场营销处，既要真实地反映客观自然因素影响，又要公平地反映人为组织水平。

5.7海运质量管理

物流管理室根据公司钢铁产品包装、储存、搬运质量要求，提出对储存、摆放、吊装、吊具、倒运保管等做出详细可操作的要求，用于帮助客户保证钢铁产品在每个环节都不受人为损害。

要分发到各有关港口安全质量商务部门、客户及客户委托的物流公司、保险公司、船公司。

5.7.1相关港口、客户委托的物流公司、船公司要结合物流管理室提出的上述要求，针对公司产品制定相应的作业工艺标准，并严格执行。

5.7.2物流管理室及国贸公司要不定期检查各中间环节操作标准执行情况，发现问题立即纠正，并对违规单位视其行为程度采取整改、赔偿损失、停止业务等处理。

5.7.3集团公司抽调港口外贸装船质量监督人员要对每条外贸船上的鞍钢钢材质量负责，发现问题立即通知国贸公司在港有关人员按照相关规定妥善解决。

5.7.4港口作业公司要和船方人员共同采取有效方式，保证进舱货物摆放科学，合理搁垫、能够抗受海上航行的颠簸、方便目的港卸船。

对于搬运质量要求高、容易发生投诉的镀锌、硅钢、家电行业产品，必须采取绑扎加固。

5.8海运异议处理

在市场营销处销售管理室指导下，物流管理室专项负责海运质量异议处理。

5.8.1物流管理室收到销售管理室转交的客户海运异议投诉，要做好登记，记录投诉单位、起运港、中转港、目的港、时间、投诉内容后，立即转国贸物流事业部，不得延误，敦促其在30个工作日内结案。

5.8.2客户投诉随时结案随时反馈给销售管理室。

每月23日，物流管理室将本月（上月24日—本月23日）的海运异议汇总成表（受理件数、结案件数、结案率、超过30天结案件数、超过30天未结案件数）报市场营销处领导。

5.8.3超过30天仍未结案的投诉，物流管理室要及时向国贸物流事业部、相关保险公司、船公司、客户了解原因，并在3个工作日内协调出解决方案，于7个工作日内出结果。

5.8.4对重点直供企业可采用“企业—保险公司”的投保方式，即固定保险公司为某企业专门提供服务，而不是按船投保，以提高服务水平，加速理赔速度。

5.9海运发票管理

国贸国际货运公司及其委托的船公司、保险公司要按“海运委托协议书”的约定，按时按量为客户开具真实合法有效的发票。

根据不同客户要求，可以采取以下不同的开票方式：

5.9.1按每船实际装载量、配载品种，序时开票；

5.9.2按海运委托协议实际配载量，集中开票；

5.9.3按销售订单发货量每月集中开票；

5.9.4按销售结算增值税发票数量开票。

5.9.5由于客户提供信息错误造成发票错开的，由客户与国际货运公司协商解决，尽量满足客户需求。

5.9.6由于国贸公司及其委托公司错误造成发票错开、晚开，客户无法正常使用的，要无条件给客户补开。

5.9.7由于国贸公司委托的公司开具虚假发票，一经查实，要弥补客户的一切损失，并停止该公司的一切业务。

5.10港口（码头）合格供方

由公司物流管理室和国贸物流事业部联合，每年对现有航线的港口进行资质评价，确定合格供方。

5.10.1港口合格供方可以是国有港口、重点港口、地方港口、民营港口、企业自有码头，不论是哪一种性质的港口，做为合格供方要保证鞍凌产品质量、有相关主管部门的审批手续，有其完整的管理体系和人员，有成熟的港口作业经验，有严密的理货手续，有一定的后方场地或必要的库房，有适用的作业机具和吊具，有安全保证措施，有抵御经济风险能力。

5.10.2评价内容包括营业执照、组织机构代码证、港口（码头）经营许可证，港口（码头）要将上述资料复印件加盖公章送至公司市场营销处一份，手续不全者，暂时停止其业务，随机对部分港口（码头）联合实地验证，发现与所提供资料不一致者，停止业务。

5.10.3新增加港口（码头）必须先对其有关资料进行验证，必要时要实地验证，并由物流管理室和国贸物流事业部领导联合签字方可进入合格供方。

企业自有码头要保证船只正常靠泊、连续作业、正常卸船速度方可成为合格供方。

客户选择非本企业自有码头的，必须有该客户单位书面申请，并有该客户与自有码头同意共用协议方可。

5.11船公司合格供方

具备以下基本资质的船务公司或船务代理公司，可成为合格供方：

5.11.1对所经营船舶拥有全部所有权或股份所有权的船务公司；

5.11.2对所经营的船舶拥有有效的长期期租合同的船货代理公司；

5.11.3对所经营船舶拥有船舶所有人（或合法经营人）授权委托长期或阶段性经营的船务代理公司。

船舶要满足以下基本要求：

（1）船龄小于30年。

（2）针对船壳、救生艇、机器、设备、仪器、索具、燃料和物料等已投保全损险或一切险。

（3）每年获得船舶检验局颁发的《适航证书》。

（4）具有下列证件：

《船舶检验证书》；

《船舶国籍证书》；

《船舶最低安全配员证书》；

《船舶营运证》；

《货船适航证书》；

《船舶吨位证书》；

《防止油污证书》；

《防止生活污水污染证书》；

《船舶载重线证书》；

船舶所有权证明；

船舶保险文书；

《安全管理证书》。

5.11.4公司基本资质

（1）企业法人营业执照；

（2）组织机构代码证；

（3）国税及地税登记证；

（4）《水路运输许可证》；

（5）所投标船舶的原船舶所有权证明材料（含股份证明材料）；

（6）期租合同正本；

（7）船舶所有人（或合法经营人）签发的委托经营某船舶的委托合同、协议正本。

（8）企业专职管理人员（含财务人员）与企业签定的2年以上的劳动合同；

（9）公司固定员工中具有船长、大副资质人员的适任证书；

（10）“船东互保协会”保险单。

5.12保险公司合格供方

保险公司合格供方要具备异地联保能力，在目的港所在地区要有完整的符合鞍凌公司要求的保险机构，每年市场营销处和国贸公司物流事业部要对保险公司合格供方资格进行审查，不具备异地联保能力、当年结案率低于85%，而且属于保险公司原因的，停止合格供方资格。

新增加的保险公司，要提供相应资料，经过市场营销处和国贸公司物流事业部共同审查，联合签署意见，方可成为合格供方。

5.13延伸服务

物流管理室和国贸物流事业部要定期走访客户，主动征求意见，及时整改，不断提高服务水平。

研究实施目的港配送，选择基本港，对区域内重点客户实施统一配送，以便于全过程质量监管。

5.14变港市出管理

5.14.1客户如果需要变更目的港、收货人，必须以订单的订货单位或者收货单位提出书面申请，由销售管理室主任签署意见后，由物流管理室审核准备变更的订单是否已补款、是否已离港，具备条件方可签署变更意见。

销售室要注明变港前后的运补，如果从运补高的港口变到运补低的港口，变更人要出具公司财务的退款证明，方可办理变港手续。

因变更目的港产生的一切费用由提出变更方承担。

变更手续归档留存。

5.14.2因错发货、质量不合、超发、出口甩货等原因，需要将产品市出或铁路离港的，必须要有提出方的书面申请，国贸公司见到物流管理室的意见方可办理离港手续，产生的费用由提出方承担。

产品运回后，提出方要将信息反馈给物流管理室。

5.15付费签证

每月结算一次内贸海运包干费，客户承担运费的由公司财务销售结算室根据ERP系统直接付给国贸国际货运公司。

公司承担运费的，国贸国际货运公司每月20—25日将上月的海运费认证单到物流管理室认证后，公司财务销售结算室再向国贸国际货运公司支付海运包干费。

6检查与考核

6.1本办法由市场营销处物流管理室负责解释。

6.2市场营销处物流管理室负责对本办法的执行情况进行监督、检查和考核。

6.3如果没有物流管理室书面特殊通知，在港可发货物（货物在港，并已补全款）要在7—10天之内，组织装船。

6.3.1如果由于物流管理室原因（发货晚、发错货、返厂未及时处理、未及时传递装船通知单等）造成延误船期的，按绩效考核对责任人考核；

6.3.2如果由于国贸公司原因（录入错误、配船错误、未按先后顺序执行等）造成延误船期的，由物流管理室通报国贸公司对其责任人考核；

6.3.3如果由于中标船公司原因（私自将船调整等）造成延误船期的，通知国贸停止该公司6个月业务；

如果客户提出暂不发货，必须有该单位主管领导签字和公章，并报公司市场营销处领导批准后，物流管理室方可通知国贸公司暂缓发货。

6.3.4如果客户未按照补款期限补齐货款，由此产生的在港超期堆存费要从订金罚款中扣除，并支付给存储单位，同时承担超期堆存造成的质量损失。

客户连续三个月不能按期补款或者补款滞期三个月，建议市场营销处领导取消其订金集港资格。

6.4物流管理室与国贸物流事业部每年对上述资料进行联合审查，并随机对部分船舶实际查看，不符合条件的，停止合格供方资格。

6.4.1船公司连续出现3次较大海运质量事故，要暂停业务，分析原因，采取措施整改后，视情况，重新开始业务。

6.4.2船公司不按约定，私自变更目的港卸货的，停止合格供方资格。

6.4.3承担中转过驳的船公司、过驳公司要做好交接，保证质量完好、数量完整。

驳船交接前的一切损失由大船承担，到客户前的损失由过驳公司承担。

7形成文件和记录

7.1钢铁产品港口存货盘点明细表。