《秘书公文写作与公文处理》八Word文档格式.docx
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《秘书公文写作与公文处理》（八）热★★★
《秘书公文写作与公文处理》（八）
［作者：
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2006-4-28文章录入：
liuyong］
第三讲公文拟写的体式
[内容提要]
公文的规范体式，公文文体的特征，公文的各个组成要素在文面上的安排，公文的排版格式与装订要求。
第一课公文体式概述
公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。
公文其所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。
建国以来，为了摆脱旧的公文体式的影响，党和国家曾对公文体式作过多次规定和改革，从而使公文成为党政机关实施领导与管理的有力工具。
建国之初，继承解放区革命政权机关公文体式的优点，中共中央办公厅于1950年4月印发了《关于文件纸型与格式的规定》。
1951年，中央人民政府政务院颁布了《公文处理暂行办法》，其中第三章对公文体式作了具体规定。
1955年，经中共中央批准的《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》的第二章中，对党委机关的文件体式作了规定。
这一规定原则上也适用于军队和政府机关。
此后，中共中央办公厅、国务院秘书厅又陆续作了一些修改和补充规定，使党和国家机关的公文体式得到统一和不断改进，方便了公文的处理、整理、保管和利用。
例如，1956年以前，文件的书写方法不一致，有的自右至左竖写，有的自左至右横写；
有的文件用纸规格不一，书写不注意留出装订线等，使机关的文件整理立卷工作发生困难。
后来，为适应文字改革的要求，1956年1月，中共中央办公厅和国务院办公厅分别发出通知，文件一律改为自左至右，横写横排，左侧装订，并统一制定了文件用纸的规格要求。
1958年，又通知改变格式过于死板的规定。
除用纸尺寸、横写横排、左侧装订不变外，用纸格式可以根据文种和实际需要自行制定。
十年动乱期间，机关工作的秩序被打乱，文书工作制度也遭到破坏，公文体式的统一也失去了保证，甚至文件结构不完整，标注位置不规范，有的还忘记写上发文机关名称或不写发文日期等等。
粉碎"
四人帮"
以后，机关工作重新得到整顿，文书工作制度也逐步恢复和健全起来。
国务院办公厅于1981年2月、1987年2月和1993年11月先后三次修订发布了《国家行政机关公文处理办法》，都在第三章规定了国家机关的公文格式。
中共中央办公厅也于1989年4月、1996年5月先后两次修订发布了《中国共产党机关公文处理条例》，对党的机关的公文格式，包括排版形式、用纸尺寸、装订要求以及公文版头的主要形式作了具体规定。
国家技术监督局1989年9月5日发布了《国家机关公文格式》（GB9701-88）作为国家标准正式推行。
该标准规定了机关公文通用的纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序、区域划分、字体字号等。
并指出，它适用于我国各级党、政、军机关正式发布的公文，包括命令、指令、决定、决议、指示、布告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函及会议纪要，其他公文可参照执行。
另外，国家对公文拟稿稿纸格式也作了规定，1957年11月，国务院秘书厅在《关于对公文名称和体式问题的几点意见（稿）》中规定了拟稿用的公文稿纸的尺寸、格式的基本项目。
1989年2月，国家技术监督局又批准公布了中华人民共和国国家标准《发文稿纸格式》（GB826-89），规定了发文稿纸的标准格式，并从1989年9月1日起实施。
指出，制定该标准的目的在于建立和健全我国国家机关文件格式的统一系统，简化和统一文件格式，以便于对文件有效、迅速、准确的生成和处理。
由于党和国家领导机关对公文体式规范发布了一系列法规性文件、公布了国家标准，因此，我国各级党政机关、社会团体和企事业单位在公文的拟稿、制发过程中，均应严格遵守这些规定。
第二课公文的文体
公文的文体，是指公文的表达方式和语体特征。
也就是在公文写作中运用语言陈述事情，说明问题所采取的具体方法和特点。
人们在长期的写作实践中，为了反映纷繁复杂的社会生活，适应不同的交际需要，经过不断的总结和创造，逐步形成了不同的表达方式。
通常写作的表达方式有叙述、描写、抒情、议论和说明五种。
不同的表达方式又决定了不同的文体分类。
早在三国时期，魏文帝曹丕在《典论·
论文》中就将文体划分为奏议、书论、铭銇、诗赋四类。
指出：
"
夫文本同而末异，盖奏仪宜雅，书论宜理，铭銇尚实，诗赋欲丽。
说明不同的文体在表达方式上有不同的特点。
人们根据表达方式的不同，一般将文章分为应用文体和文艺文体两大类。
公文属应用文体，它具有应用文体的一般特点，即具有实用性、严肃性和程式性。
但公文文体又与一般的应用文体不同，在表达方式和语言运用上有它自身的特点。
一、公文的表达方式
公文写作中，兼用叙说、说明和议论三种表达方式，这是公文文体的主要特点。
因为公文是办事的工具。
公文的内容主要是传达贯彻党和国家的方针政策，发布法规和规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作、报告情况、交流信息等。
其目的在于简明、清晰、准确地表达意图，而并非审美和传情。
具体地说，报告、请示、通报等侧重于叙述；
法规性文件以及通告、公告等主要是说明；
调查报告、会议纪要以及综合性的工作总结等通常是夹叙夹议；
公文中采用议论为主要表达方式的有讲话稿等。
现将这三种表达方式分述于后：
1、叙述。
叙述是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代。
包括写"
人"
和写"
事"
两个方面。
它是写作中运用最广的一种表达方式。
在公文写作中，一般不专门写人，而是以叙事为主。
叙事就是"
叙述"
在公文中的运用。
除计划性、法规性文体一般等都必须以叙事为基础。
公文的叙事与一般记叙文不同，它不在于具体记叙事实，而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。
公文的叙事必须简明、朴实、不作过多的描述。
公文中运用叙述的方法主要是顺叙。
顺叙就是按照事物发生、发展的自然顺序或时间顺序进行叙述。
公文写作中运用顺叙，容易做到线索清楚，层次分明，便于阅文者迅速掌握事情发展变化的来龙去脉。
公文中的叙述与小说中的叙述不同，写小说讲究跌宕多姿，悬念迭出，让读者自己去思索寻味，所谓"
文似看山不喜平"
；
而公文写作则不同，它不为欣赏，只求实用。
在叙述事物的发展变化时，防止曲折起伏，变幻莫测，而要一目了然、明白晓畅。
如果一篇公文阅者一看标题或者一看开头，就知道讲的什么事情，并猜出它的结局，那就是一篇叙事十分成功的公文。
这一点，恰恰是文艺作品写作之大忌。
此外，公文写作中还根据需要，恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法。
2、说明。
说明是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等解说清楚。
与其它的表达方式相比较，说明的明显特征讲的是客观事物，作者表现的是客观态度。
其基本要求是客观、准确、力求按事物的本来面目作恰如其分的介绍，准确地反映人们对事物的认识程度。
说明，在公文的表达方式中占有很大比重，起着十分重要的作用。
不仅法规性文件、商品说明书主要采用说明的方式，其它如命令、批复、批示等大都直接陈述领导机关的意图、要求与措施，多以说明为主；
公告、通告旨在颁布要求与措施，也以说明为主；
报告、请示中的条款行文也离不开说明。
此外，说明还常与叙述、议论等方法结合起来使用，如为叙述所涉及到的人与事作必要的介绍，为议论作必要的解说与阐释、议论等方法结合起来使用，如为叙述所涉及到的人与事作必要的介绍，为议论作必要的解说与阐释。
说明，也是论据的主要表达方式。
说明的主要方法有：
①定义说明。
定义说明是指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。
下定义是一种严密、科学的方法，要求言简意明，把握事物的本质，必须使用判断句式说明被定义项的本质特征。
下定义不能使用否定句式或比喻句式，更不能同义反复。
②注释说明。
注释说明是指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。
要求简明准确、通俗易懂，使阅者更具体深入地理解说明对象。
③比较说明。
比较说明是指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。
事物之间总是既有联系又有区别的，有比较才能鉴别。
事物的本质、特性往往是在同别的事物相比较时才显示出来的。
比较说明中所选用的事物应该是人们较为熟悉的，具体的，易于阅者理解。
④数字说明。
数字说明是指用确切的数字来说明事物。
数字说明中所使用的数字必须准确无误，来源可靠。
数字运用得好，往往比文字介绍更为简便、更具有说服力。
⑤举例说明。
举例说明是指列举典型事例来说明事物。
有的事物直接说明本质特征不太容易，如能耐举例说明，人们就容易明白了。
举例说明所举的事例必须符合事实，有代表性，且要详略得当，避免事例堆砌，同时还要进行恰当的分析。
⑥分类说明。
分类说明是指根据事物在性状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说明的方法。
这种方法可以把某些较为复杂事物的各方面的特征，在按照种属关系的分类说明中，提示得条理清楚，明白易懂。
分类说明要注意掌握统一的分类标准，标准不统一，逻辑混乱，难免会影响分类的科学性。
以上六种，是公文较常见的说明方法。
此外还有图表说明、引用说明、分析说明等方法，就不一一详述了。
3、议论。
议论。
就是议事说理。
是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。
在公文写作中，就大多数文种而言，议论不是贯通全文的主要表达方法，而是从属于叙述和说明的一种方法。
议论的要素是论点、论据和论证。
①论点。
论点，又称论题或观点。
是指作者对所论述的问题提出的见解、主张与态度，它是议论的核心。
论据、论证都要为证明论点服务。
论点有中心论点与分论点之分。
中心论点在全文中处于支配地位，又称总论点，分论点是为总论点服务的人属论点，一般较长篇幅的论说性公文都有中心论点与分论点。
分论点对所论述的部分来说是论点，对中心论点来说，同时又起着论据的作用。
②论据。
论据，是证明论点的真实性的根据。
公文的论据，可分为三类。
一类是事实论据，即用具体、可靠的事实或数据来做根据，这是公文论据的主要形式；
二是理论论据，即适当地讲些道理，从理论上进行论证；
硬政策法规论据，以政策法规为论据，是公文论据的独特之处，由于公文本身政策法规性很强，故运用政策法规性论据具有很强的说服力。
③论证。
论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。
在这个过程中要剖析事理，阐明论点和论据之间内在的逻辑联系，使论据很好地为证明论点服务。
在公文写作中，论证的主要作用是说明理由，作出证明。
使阅文者不仅了解要做什么，还要了解为什么做；
不仅明确公文中下了什么结论，而且还要明确下这一结论的根据。
这样，可以减少执行中的盲目性，提高工作效率。
论点、论据、论证三者之间的关系可以这样来表述：
论点是统帅，回答"
要证明什么"
的问题；
论据是基础，回答"
用什么证明"
而论证则是沟通二者之间内在联系的桥梁，回答"
如何证明"
的问题。
在公文写作中，只有把论证的桥梁铺设得科学、严密、才能赋予论证以强大的逻辑力量。
二、公文的语言特点
公文写作规定使用语体文，语体文具有通俗易懂、语义确切等优点。
语言是人类最重要的交际工具。
无论是在社会的政治生活、经济文化生活还是日常生活中，语言都是以充当人类交际和交流思想的工具这一特殊职能为社会服务的。
语言是公文的第一要素。
一篇公文，有思想内容和组织结构，但最终都要通过语言表达出来，使它成为有形的东西。
否则，公文本身就不存在。
由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性，所以，公文运用语言应当做到准确、简明、庄重、得体。
1、准确。
准确是公文语言的主要特征和基本要求。
公文的内容必须用准确的语言来表达。
每个词，每句话都必须有明确的含义。
即用词要准确无误，造句要合乎语法和逻辑。
还要善于辨析词义，区别词的感情色彩，根据特定的语言环境，选用最恰当的词语。
如果在公文写作中用词含混，歧义迭出；
或用语不慎，前后矛盾；
或概念不清，留有漏洞；
或判断不当，结论模糊，其结果必然带来理解上和执行上的困难，甚至造成混乱，也就失却了公文的权威性与严肃性。
公文语言的准确表达，决定于思路的清晰，同时也决定于对字、词、句的精心选择和反复推敲。
2、简明。
简明就是用最少的文字表达尽可能多的内容，做到"
文约而事丰"
。
把公文写得简明了，精练准确，这是公文的现实效用性决定的，也是公文写作的基本要求。
列宁曾经提倡拟写文件要简短，他说：
请写简短些，采用电报文体……写长了我根本不看，一定不看。
毛泽东同志也提出：
报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。
在公文写作中，做到语言简明，决非易事。
要写得简短明白，即需要一定的思想理论水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，还要有较高的文字修养。
在此基础上做到叙述平直，说明扼要，议论精当。
还要掌握公文写作的特定用语，恰当地使用一些缩略语、成语，准确地使用一些引用语。
同时，还要力戒空话、套话和使用一些生僻的词语。
3、庄重。
庄重，就是公文用语必须讲究庄严、郑重。
这是由公文的严肃性、法定权威性和行政约束力所决定的。
公文是处理公务的重要工具。
使用庄重的语言，是公文制发机关应有的严正立场和严肃持重的态度在公文中的体现。
具体地说，所谓庄重，就是公文的用语不俗气，有气派，要使用规范的书面语言。
书面语言的特点是比口语更为精练准确，更加有条理。
还要注意使用雅语、敬语。
雅语是指典雅的语言，相对俗语而言的；
敬语是指尊敬用语，在上行公文中应注意使用敬语。
4、得体。
得体，是指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。
或郑重严肃，或亲切温暖，或欢欣鼓舞，或震慑警觉等。
得体的基本要求：
一是要适应行文的语体风格，如指挥性公文应郑重严肃；
告知性公文应简明晓畅；
请示性公文应恳切明白，切忌使用要挟性语言；
商洽性公文要平和委婉，不得使用指令性语言等。
二是要分清上下级关系，掌握好分寸。
三是要多运用公文的专用语。
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