企业外贸管理制度Word下载.docx
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4）准备报价单:
A.报价单采用文本形式,其优点文件小,不易受电脑病毒感染,海外买家更愿意接受。
B报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助,大家经过详细分析,最后确定。
争取同一产品能有多种报价。
5）询盘处理:
A/接收客户询盘:
至少每天三次收发email（早中晚各一次）
B/询盘回复:
a.确保回复每一个查询
b.及时报价:
一般无特殊情况,客户的每次询价提问确保在一天内完成,争取在两小时内完成,如果需要,报价时连同电子样本、报价单一起发出。
c.回复时尽量告诉买家我们能为她做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司地址,电话,传真让买家感觉我们是一家很正规的公司
C．询盘整理:
每天在收到买家查询后
第一步:
接收和评级,将所有询盘按A`B`C`D`级进行保存（参考客户管理示范）
第二步:
建立买家数据库:
●定期向买家发送市场资讯,行业动态,公司新闻
●隔些日子,向买家发送最新的产品或最热门的产品,并通知买家到网站上去看;
●新产品开发:
寻求买家对新产品的要求和建议,或按照买家的要求定做新产品
●国外参展并拜访客户;
利用买家数据库找出目的地的客户,并查看每次联系的记录,与买家约时间沟通;
●参加商展;
利用买家数据库通知买家摊位号,带上商展的最新样品,追踪表格。
按照买家反馈与买家约见面;
●利用买家数据库寄送最新的样本,样品和节日问候及正常性商务问候;
●利用买家数据库进行统计工作;
了解客户源实力,地域,性质和最受欢迎的产品。
注:
A级:
有明确意向,成交可能性较大的客户。
B级:
有意向,但有些犹豫,需要经过努力才能争取的客户。
C级:
有意向,但属于长线采购,周期较长,不确定因素较多。
D级:
意向不明确,但也有可能成交。
每月由贵公司操作人员将所有A级客户名单及具体情况提交给总经理。
6）客户跟进:
按ABCD级进行。
A级:
每周2次B级:
每周一次C级:
每半月一次D级:
每月一次
方法:
1）将所有的客户资料（如老客户、展览会认识的客户）放入阿里软件/crm客户管理系统中,而不只是来自阿里巴巴的邮件查询。
2）每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时,先在客户管理系统中查找她以前有没有和您联系过,问过产品,如果以前有过联系,当时的进展如何?
在对该客户的情况有一个基本的判断,进行更有效的后续跟进;
如果该客户以前没有联系过,则将她的资料录入到系统中。
3）系统地跟踪每一个查询,一般每半个月至少和客户联系一次,如果有参展、新产品发布或促销活动,通知客户。
4）经常利用客户管理系统来发直邮给所有问过产品的买家。
5）常发新产品推荐给买家。
6）从节省成本角度出发,合理利用电话、传真、邮件,Trademanager;
skype,msn…。
TEL电话:
针对A级客户了解详细的情况;
FAX传真:
传真查询用传真回复（12小时以内）;
POST:
给买家提供最完整的资料,用特快专递寄资料,设计一个反查询表格随信件一起发过去。
7）客户要求寄样品:
a.电子样本。
先寄电子样本给客户,因为速度快而且成本为零,还有样本可随时更新。
b.真实样品。
样品邮寄费一般采用样品免费,快件费到付方式,样品量大,客户先由T/T方式汇到我司帐号,如果客户对产品确有诚意,她会主动提出到付,这样的客户希望很大,关键就取决于样品质量了。
8）网页资料更新:
资料更新（如产品图片更换、公司基本信息修改）是非常重要的一个方面。
就好比是公司的一张脸,需要给人以新鲜的面孔。
阿里巴巴的后台操作工具—SupplierCRM是为了针对跟进买家操作特别设计的,能够自己非常方便的完成部分资料发布及更新。
阿里巴巴提供AdminTools操作手册和培训。
三、外贸部绩效考核方法:
标准:
1、销售业绩2、阿里平台有效利用率3、工作态度及方法（根据三点每季度综合考核一次）
第一季度:
外贸部所有业务员在进公司后,工作期间的连续3个月内如果没有出单子（以到款为准）,将被辞退。
如果没有达到业绩要求,根据第2、3点标准,若表现突出,公司能够考虑给第二次机会;
有效利用阿里1----3个月要求如下:
A:
对阿里资源的充分利用与彻底了解。
在这过程中（会抽查二次）。
B:
你对自己产品的充分认识与对产品卖点的充分认识。
把自己产品经过邮件达到最大价值化。
C:
对自己阿里展台的充分部置。
让买家第一时间能觉的你公司的实力与信认感。
D:
不断的要求自己与买家交流能充分认识的各地区的买家的采购行为。
E:
促步让自己成为电子商务交流的专家,建立更多的网上朋友。
考核:
三个月中有三十个联系中msn或trademanager国外客商。
工作态度及方法:
勤奋、积极、热忱
第二季度:
每月初预报自己的业绩,根据完成率评估。
有效利用阿里4---6个月要求如下（考证自己前三个月的成绩）
考查自己对各地区的买家行为是否了解透彻。
有没有意向客户产生。
（即有多少个网上朋友）
有多少个网上朋友向你要样品（但必须出样品费）。
考核条件:
三个月内有6个以上客户要求寄样。
对客户热忱、专业,在公司内部积极分享,和各部门配合交流畅通
第三季度:
每月有客户成交（不论金额大小）
有效利用阿里7----9个月要求如下
在后台订单栏目里记录每一笔订单
给每个已经合作的客户做服务
邀请高质量客户来华参观我们企业
保持经常与老客户的联系,挖掘客户的新需求
请求过关系要好客户给公司推荐买家
F:
关注后台报表栏目,及时掌握公司国际市场及调整公共产品
热忱、专业、创新
第四季度:
有至少2个翻单客户
有效利用阿里10---12个月要求如下:
考核自己是否把客户有条理的服务与安排,这是成功的关键。
把过去一年中与现在的国外客户系统分类:
1、成交客户按地区、产品等分类,做出个性化的服务计划
2、未成交客户按客户优质等级分类,并能系统性跟进
A类:
寄过样品,并一直保持跟进
B类:
对网上产品询价比较仔细与认真
C类:
对网上产品比较统一询价或让你全面报价
D类:
不是对网上产品询价只是对相关产品询价
3、把过去一年的客户与现在的客户按地区、产品分类,总结各地区或各类买家行为
激情、创新、归纳总结
四、薪金待遇制度:
4．1外贸部销售人员工资待遇:
1、见习业务员（三个月考核,表现优秀者可申请提前转正）
基本工资800元、餐贴150元、各种养老津贴200元、满勤奖50元
2、业务员:
（经考核经过,可转为业务员）
基本工资1200元、餐贴150元、电话补贴100元、按当地劳动部门标准交养老保险、满勤奖50元
3、高级业务员:
（具备独立操作订单的能力,每季度评估一次）
基本工资1600元、餐贴150元、电话补贴200元、按当地劳动部门标准交养老保险、满勤奖50元
4、业务经理:
（具备独立操作订单的能力,可熟练的培养新的业务员,并具备一定的管理能力,每季度评估一次）
基本工资元、餐贴150元、电话补贴300元、、按当地劳动部门标准交养老保险、满勤奖50元
4．2提成制度
提成根据外贸业绩,每月实际结算金额5万美金（包括5万美金）提成百分之一;
10万美金（含10万）,提成百分之一点三,20万美金及以上,提成百分之一点五,
提成部分,每月结算50%;
其余部分与年终奖金一起发放。
4．3年终奖金
奖金根据一年时间阿里有效利用率、工作态度、方法、绩效等综合而定,奖金额度不定
五、外贸部作息时间:
考虑到国外买家的工作时间跟国内工作时间的时差问题,特调整公司外贸部作息时间如下:
上午:
09:
00－11:
30工作
中午:
11:
30－13:
30休息
下午:
13:
30－17:
00工作
晚上:
17:
00－18:
00休息
18:
00－20:
周日休息
如果有特殊情况,需向公司老总请假说明.
六、外贸部的学习培训:
为了形成公司内部学习和交流的良好氛围,达到互助提高的效果,公司鼓励交流,学习和互相帮助,比如:
阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场,而且做好学习笔记,阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用,加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习,好的意见要充分利用,帮助自己提升业务能力和业绩;
七、客户跟进管理方法:
要求每个业务人员,把自己联系中的客户进行软件管理,把每个客户每次跟进的情况,在用户管理平台进行管理和记录,老板会定期查看;
也方便自己有效管理客户。
一周内的新客户必须在当周至少联系一次,对于客户必须进行等级管理,较高级别以上的客户每月至少联系5次（任何形式）。
八、工作报告的提交:
要求外贸部人员,每周写工作报告,打印出来提交给老板或外贸部经理,同时要求自己建立报告档案,报告要求如下:
（参见工作周报）
1．本周工作回顾;
2．本周重点开发的客户以及重点跟进客户（要求说明,客户公司名称,地址,主要联系人,电话,E-mail,客户跟进情况详细描述）;
3．工作总结:
本周工作中发现的问题,包括公司内部的问题,自身存在的问题,改进方法,公司如何给予支持;
自己业务员心态的变化及感受。
公司制定的外贸部管理条例,每位应员工认真执行,有意见能够及时向老板提出,在以后的实施过程中,能够及时补充目的是为了更好的提升个人和公司业绩,建立良好的工作氛围。
若暂无其它意见,公司管理层和外贸部人员能够签订制度共同遵守执行。
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