企业科技档案管理Word格式.docx

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科技档案是企业发展历程的真实记录和客观评价，是企业维护和扩大再生产的决策依据，也是企业发展的生命源泉。

一、科技档案管理的现状

由于近几年来企业的改革、改制、分离和重组，企业的科技档案管理工作也随企业改革进行了调整，目前企业科技档案管理更普遍存在以下几方面的问题。

1、资金投入不足，管理模式落后。

由于科技档案管理涉及软、硬件的投入，经济实力强的企业，科技档案投入的经费多，管理条件和信息化建设发展要快些。

经济实力弱的企业，首先档案管理部门在人员配置上不到位，其次由于经费投入少，企业档案部门很难购置先进的计算机、网络、扫描仪等设备。

只能简单的编制科技档案案卷目录、专题目录，不能运用现代化计算机网络通信技术进行信息交流。

这就使得一些档案管理部门在科技档案管理上只局限于科技档案实体的收集、整理、保管和利用，而对科技档案的数字化、网络化管理则很少涉及。

企业部分决策者没有认识到科技档案信息化的重要性、必要性和紧迫性，以至于企业科技档案管理多年来停滞不前。

在知识经济和信息时代，随着科技档案类别、内容、载体、信息的不断增加，传统的科技档案管理模式已经不能适应新形势下科技档案信息化管理的需要。

2、部分决策者对企业的科技档案不够重视。

科技档案用着的时候重要，用不着的时候不重要，一个单位档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与企业决策者对档案资料的重视程度有着极大的关系。

科技档案是科学研究、基本建设、引进国外先进技术等活动的历史记录和真实反映，是科学资料储备的一种形式，是发展公司事业的重要条件及不可缺少的依据。

档案资产的实用效益是在档案利用中发挥出来的，科技档案资料只要管理好、利用好就能产生更好的经济效益和社会效益。

如果决策者不重视，科技档案管理不好、利用不好，会给企业带来负面的经济效益。

3、科技档案管理部门与设计部门管理相脱节。

因为科技项目档案形成周期不一，不同的科技项目一般需经过论证、立项、实施、验收、推广等过程，短的需要几个月，长的需要几年，所以科技项目的归档时间不能统一。

由于企业档案管理制度不健全，造成档案管理部门和设计部门不能及时的联系、沟通。

使得一些科技人员在工作中积累的有价值的科技档案资料不愿或没及时移交归档，散存在部门或个人手里，这样很容易遭到自然和人为地毁坏，导致科研材料破损甚至丢失，造成科技档案资料残缺不全，不能完整反映该项目的全貌。

最后使得科技档案不能集中统一保管。

如果发生技术档案泄密、失密，其损失是不可估量的。

4、科技档案管理难度大。

由于科技档案是科技工作人员进行项目科学研究活动的真实记录，它记载和反映了项目科学研究活动的全部过程和具体成果。

科技档案与文书档案相比，一是多数以图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、录像带等形式归档的，数量多，笨重不便于折叠，二是技术含量高、关联性强，图纸与图纸的技术衔接较紧密；

三是资料多，归档材料鉴定技术质量要求高；

四是存储期限长，归档材料一般都是永久卷；

五是设计企业商业机密，保密工作要求严。

科技档案管理工作传统而落后的管理方法是单调而枯燥的，而对科技档案资料的收集、鉴定、装订、归档又加大了档案管理人员的工作量。

而且借、查阅手续复杂，大多数档案员不愿意管理科技档案。

5、企业科技档案现代化与企业信息化建设发展不同步。

企业科技档案必须适应信息化要求，除了保管好纸质文档外，还要把电子文件及时的收集、妥善保管起来。

信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求。

当前，在企业信息化建设过程中，推广运用了信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。

而科技档案管理没有与企业信息化同步，出现纸质文档多于电子文档的管理格局，给科技档案的存储、查阅带来很多的不便。

6、科技档案管理基础设施落后，缺乏网络综合应用系统。

由于企业投入经费不足，新建的库房，基本没有将档案网络应用系统列入工程项目。

目前，许多企业的科技档案管理，绝大多数是单机管理，仅仅是实现档案目录计算机检索，科技档案工作严重滞后于其他管理工作。

科技档案管理没有实现数字化、网络化管理，其他业务部门与科技档案管理部门各自为政，重复劳动的现象极为严重，科技档案管理人员的精力只能集中在科技档案整理及目录输录上，不利于科技档案信息资源的开发，无法满足企业生产经营、开发、建设的需要，不能适应现代化企业快速发展的需要。

7、科技档案管理员工的素质与企业发展形势的要求仍有较大的差距。

科技档案管理人员有不少是“半路出家”没有经过档案专业的系统学习对科技档案的管理一知半解，无法正确指导生产技术部门做好科技档案的归档工作。

科技档案部门在技术文件资料归档过程中“坐、等”现象依然存在。

随着办公自动化设备应用于科技档案管理工作中，有些管理人员只会手工操作，而缺乏计算机应用管理技术。

这样很难保证科技档案达到现代化管理要求

二、加强科技档案管理的对策

随着企业现代化发展，特别是网络技术的普及，当前传统的科技档案管理模式已经难以满足现代化、信息化企业的发展要求。

所有这些都对科技档案事业的发展提出了更高的要求，需要迫切实现科技档案的现代化管理。

做好现代化科技档案管理，首先要解决好以下几个关键问题。

1、转变观念，解决好思想认识问题。

党的十六大提出要全面建设小康社会，走新型工业化道路，大力实施科教兴国战略和可持续发展战略。

坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，走出一条科技管理高，经济效益好，资源消耗低，环境污染少，人力资源优势得到充分发挥的新型工业化路子，为我国工业发展指明了方向，企业科技管理工作迎来了新的机遇。

科技档案是生产、科研、基建等活动的原始记录，它是第一手材料。

是企业全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。

以产品为例，从设计试制到品牌的创立，无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸音像等各种形式的档案载体上。

其创业的经验、历程，是难以用金钱买得到的无价之宝。

科技档案是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。

企业管理者认识到科技档案是一种非常重要的资产以后，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产。

加强科技档案的开发和运用，有利于提高企业核心竞争力，有利于企业以最小的资源消耗去换取较大的经济效益；

有利于企业开发新产品、新工艺、提高产品在市场上的竞争力。

同时，强化科技档案的开发和运用，也是一种潜在的经济效益。

为此，要解放思想，更新观念，进一步统一企业管理者及广大职工群众的思想认识，把科技档案管理工作列入企业管理的议事日程，并入财力、物力和人力，使其发挥出应有的作用，推动企业管理，推动企业的快速发展。

2、加强科技档案的管理。

一是企业要设置专门的科技档案室，配备专职档案工作人员建立健全档案工作规章制度，要将科技档案管理作为一项重要内容抓好。

在科技档案人员队伍建设上，要大力引进档案、计算机应用等相关专业管理人才。

二是企业科技档案管理部门要负责对各职能部门的监督、检查和指导，避免科技档案由部门或个人分散保存，要确保科技档案的完整、准确和齐全。

要实行总经理负责、总工程师分管、档案部门和技术部门齐抓共管的机制。

三是要做好科技档案规范化、标准化、科学化管理，大力加强科技档案信息化建设，应用现代化计算机网络信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使科技档案管理模式由传统的档案管理模式，逐步转变为现代化的管理。

3、严格执行档案管理规程，做好科技档案收集、整理、保管工作。

«

国务院科学技术档案工作条例»

规定：

“各单位应建立、健全科技文件的形成、积累、归档制度，做到每一项科研、生产、基建等活动，都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存”。

“各单位应把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围”。

“各单位在对每一项科研成果、产品试验、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科技档案部门参加，对应归档的科技文件材料加以验收。

没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不得验收。

”上述规定明确了科技档案人员的职责、职权和工作规程，为科技档案管理提供了法定的依据。

在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术，如各种设计资料、图纸数据等。

占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。

如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。

及时收集、整理科技档案是档案人员的重要工作，所以，企业领导应支持科技档案人员依法履行职责，企业各职能部门应积极支持和配合科技档案部门工作。

科技档案管理人员要本着对事业认真负责的精神，根据各单位工作情况，把握时机，不断调整，既保证科技档案的正常使用，又能及时、完整、准确的把需要归档的科技档案集中到档案部门，实现科技档案的集中统一管理。

4、做好科技电子文档资料的收集、整理和保管。

目前，计算机技术越发展、应用越普及，许多产品研发、工程技术、基建工程资料的设计、制作都是通过计算机进行的。

手工制作的技术资料很少，产生的电子文档就越来越多。

目前电子文件归档的类型有磁盘、光盘等，对于它的完整性、真实性、版本等从外观上看不出来，它的信息内容“出错”的概率和机会远高于纸质档案，如果保存的电子档案有误，将来在工作中可能要造成失误。

因此，在产品、工程设计资料交接时，除了要注重纸质文件资料的交接，还要注重电子文档的交接，而且档案部门要有专门的设备、专门的人员负责收集电子文件。

5、搞好科技档案信息化及网络综合应用系统。

企业要建立科技档案数字化、网络化信息管理中心，一要正确选用企业科技档案管理软件，其体系结构、系统功能、适用网络结构、后台数据库、与办公自动化系统数据接口、以及科技档案管理模块等要符合档案信息化建设的要求。

二要做好科技档案案卷级、文件级目录数据库的录入、查询和维护工作，通过查找目录、原文传输及扫描等方式，实现科技档案案卷、文件目录检索和全文查询，使科技档案管理模式由传统的档案实体保管，逐步建成科技档案数字化、网络化信息管理平台。

6、加强学习培训，提高管理人员的素质，调动档案管理人员工作积极性。

知识经济，信息时代为科技档案管理工作提供了发展的空间，同时也带来了严峻的挑战。

随着现代化科学技术的发展，特别是电脑、数据库等技术以及办公自动化设备等应用于科技档案工作，科技档案管理工作的方法和手段也发生了深刻的变革，正在从传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。

首先企业领导者要做好科技档案管理工作的宣传和教育工作，使档案人员明白科技档案工作的重要性，对工作有积极的认识。

其次科技档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使科技档案工作者清楚的认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度的发挥个人潜力，使科技档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

另外，科技档案管理队伍素质的高低，决定着科技档案事业的成效。

因此，提高科技档案工作者素质，是加速科技档案进步，推动科技档案事业发展的关键。

首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实科技档案队伍。

同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。

当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对科技档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。

企业应有计划、有重点的加强科技档案管理工作人员的学习与掌握现代科学技术知识，特别是计算机应用能力培训，使科技档案人员熟练掌握计算机基本知识、网络知识和操作技术。

不断提高科技档案人员知识水平和业务素质，是科技档案工作现代化的前提，也是实施以人为本，科教兴档的关键，是推动企业科技档案现代化管理的动力和源泉。

总之，科技档案管理是一门很深的学问。

在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业要确立科技档案是企业独有的信息和知识观念，企业必须加强自身基础，大力开发利用科技档案信息资源，提高整体管理水平，以便更好为企业的生产和发展服务。

参考文献：

科技档案管理概论»

中国档案出版社出版时间：

1993年5月主编：

王君彩

浅谈企业科技档案管理创新»

«

安徽科技»

出版时间：

2009年第8期作者：

李明丽

浅谈企业科技档案管理工作»

2006年第12期作者：

郭立华