采购合同归档.docx

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采购合同归档

采购合同归档

　　篇一：

采购合同存档流程

　　采购合同存档流程

　　1概述

　　家居乐超市采购部同供应商新签订的合同需要进行备份后归档留存，以便以后查阅的方便。

为了明确签收合同所需要的原附件与签收过程，现制定该流程。

2关键字

　　采购合同签收归档3适用范围

　　适用于家居乐超市各门店4流程主体

　　5关键控制点

　　合同签订完需总裁审批加盖合同专用章。

　　采购支持部留存的采购合同除文本外必须同时具备以下二个附件的原件及复印件：

家装战

　　略协议、促销员管理协议。

　　6应参加培训人员

　　采购部、采购支持部、商务部成员应参加此流程的培训。

7附件

　　20XX年采购部合同签订明细表发信息部开通B2B权限表合同借用登记表

　　20XX年采购部合同签订明细表

　　1.供应商编号：

新建供应商时由系统生成。

　　2.合同类别：

分为新增、续签、补充三种类型。

3.合同有效期：

合同签订生效日期与截止日期。

　　发信息部开通B2B权限表

　　1.2.

　　供应商帐号：

新建供应商时由系统生成的供应商编号。

　　供应商密码：

新建供应商后由信息部开通B2B权限的供应商密码。

　　合同借用登记表

　　培训试题：

　　1）已签订的采购合同，采购支持部是否要对合同进行电子备档（）。

■A是□B否2）为了便于采购合同日后归档和查阅，在商务部审核采购合同时需要关注正式文本中是否

　　已填写（）。

　　■A正确的部门■B正确的地区■C品牌和大类■D交货时限

　　3）签订的采购合同，采购支持部除留存文本外还必须具备（）附件的原件及复印件。

□A合同补充协议■B家装战略协议■D促销员管理协议4）集团有关人员（如：

采购），需借用采购合同的，可以向（）借阅。

□A财务部■B商务部□C采购部■D采购支持部

　　5）新建的供应商，由（）填写《发信息部开通B2B权限表》，开通B2B权限。

□A采购专员■B采购支持文员□C商务专员

　　篇二：

集中采购资料归档以及管理方案

　　采购资料归档以及管理方案

　　目录

　　一、总则

　　1目的..............................................................................................................................32范围..............................................................................................................................33权责..............................................................................................................................34采购资料归档制度.........................................................................................................3-5

　　采购资料归档范围................................................................................................3-4采购资料归档要求....................................................................................................4采购资料归档流程................................................................................................4-5

　　5采购资料保密制度............................................................................................................56采购资料调阅制度............................................................................................................67采购资料销毁制度............................................................................................................6

　　二、采购资料管理

　　1产品资料管理...................................................................................................................72供应商资料管理.............................................................................................................7-8

　　供应商编码制度.......................................................................................................7供应商产品台账制度..................................................................................................8供应商资料管理要求..................................................................................................8

　　三、采购资料归档以及管理流程图四、附件清单

　　一、总则

　　篇三：

公司合同归档办法

　　南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法

　　一、公司合同按内容共分为三类

　　1、工程合同，合同编号：

南锋房（工）合200X-XXX号

　　包括：

规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同

　　2、宣传合同，合同编号：

南锋房（宣）合200X-XXX号

　　包括：

户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同

　　3、行政合同，合同编号：

南锋房（行）合200X-XXX号

　　包括：

土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等

　　二、合同接收程序

　　合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：

合同名称、存档日期、数量。

一般情况下，存档合同应为正副本各一份。

　　三、合同存档程序

　　合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。

然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。

第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。

　　四、合同补充协议接收、存档程序

　　由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。

存档时，要将合同补充协议编号为：

南锋房（X）合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房（X）合200X-XXX号—补充协议2，……）。

补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。

PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：

有补充协议，日期：

XX年X月X日。

　　五、《付款审批表》和《入库单》存档程序

　　合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。

PDF格式文件要与原合同PDF格式文件进行合并。

同时更新Excel格式的“合同目录”中“已付款”等相关信息。

　　六、副本合同向财务部移交程序

　　副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保管，双方交接合同时要在《档案移交登记本》上签字确认，包括：

合同名称、移交时间、移交数量、移交人和接收人签字。

《档案移交登记本》保存在档案室铁皮柜内。

同样，财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记本》上签字确认。

　　七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，移动硬盘保存在档案室铁皮柜内。

移动硬盘不能外借。

　　八、本管理办法由行政部负责解释。

　　篇四：

合同类别和归档要求

　　合同类别和归档要求

　　一、合同类别及归档内容

　　1、技术服务类：

（1）供方资质复印件（含法人授权书、法人和被授权人的身份证复

　　印件，法人本人不需要）

（2）项目计划表（投资或成本）

　　（3）项目非招标审批表（10万元以上项目）或项目中标通知书

　　（4）谈判方案（组织谈判的项目必须要）

　　（5）供方项目报价单

　　（6）谈判人员签到表，谈判记录

　　（7）单项授权书（50万元以上项目）

　　（8）合同基本信息表

　　（9）项目验收结算单

　　（10）

　　（11）

　　（12）合同履行（付款）审查审批表合同文本、技术方案（若不是法人签字需要授权书）若有合同内容变更，要有合同变更审批表

　　2、物资采购类：

（1）供方资质复印件（含法人授权书、法人和被授权人的身份证复

　　印件，法人本人不需要）

（2）项目计划表（投资或成本）

　　（3）项目非招标审批表（30万元以上项目）或项目中标通知书

　　（4）谈判方案（组织谈判的项目必须要）

　　（5）供应商责任承诺书、谈判小组成员责任承诺书

　　（6）供应商签到表，谈判人员签到表，谈判记录

　　（7）单项授权书（50万元以上项目）

　　（8）合同基本信息表

　　（9）项目验收结算单

　　（10）

　　（11）

　　（12）

　　（13）合同履行（付款）审查审批表合同文本（不是法人签字需要授权书）若有合同内容变更，要有合同变更审批表开箱验收单

　　3、基建工程类：

（1）供方资质复印件（含法人授权书、法人和被授权人的身份证复

　　印件，法人本人不需要）

（2）项目计划表（投资或成本）

　　（3）项目非招标审批表（30万元以上项目）或项目中标通知书

　　（4）谈判方案（组织谈判的项目必须要）

　　（5）谈判人员签到表，谈判记录

　　（6）单项授权书（50万元以上项目）

　　（7）施工组织设计和施工布置（100万元以上项目）

　　（8）合同文本（不是法人签字需要授权书）

　　（9）若有合同内容变更，要有合同变更审批表

　　（10）开工报告

　　（11）隐蔽工程申请表，主材检测报告，复测报告，关键节点

　　检测证书