行政管理体系文件Word文档下载推荐.docx
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特制订本规定。
本办法适用于公司所有员工。
3、员工形象规范
（1）工作证：
员工上班时间进入办公区需正确佩戴挂带式工作证，保
持工作证整洁。
违反规定者先以口头警告，若再次发现未佩戴者，记录当月工作证
佩戴情况异常一次，当月累计超过三次者，综合部填写《贡献通知单》，
以邮件方式通知财务部在当月工资中贡献50元作为员工福利基金；
工作证丢失后到综合部补办，需交工本费50元/张；
员工离职，须将工作证交回综合部，否则向综合部交纳50元工本费。
（2）胸章：
员工（监管员）工作期间须佩戴胸章于左胸前，胸章内的名字纸条应保持完整无损。
胸章属公司资产，如有丢失，应及时联系片区主管或负责人向综合—
部提出补办申请，费用20元；
员工离职，必须将胸章交回综合部，监管员可由片区主管或负责人
代交综合部，否则当月工资扣除20元。
（3）仪态：
员工应当保持仪表整洁、着装整齐、坐姿端正。
4、服务规范
（1）用语：
在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。
（2）接听：
接听电话应及时，一般铃响不超过三声，如受话人不能接听，离之最近的员工应主动接听，重要电话作好记录，严禁电话私用超过三分钟。
接听电话时应礼貌称呼“你好！
”。
（3）服务态度：
在接待公司内外人员的垂询时，需微笑应答，以客户为上，不能冒犯对方。
5、员工行为规范
（1）按时上下班，不迟到、早退。
亲自刷卡，不得委托或代人刷卡；
（2）爱惜办公用品，桌面物品摆放整齐；
（3）上班时间不玩游戏，不观看视频，不听音乐，不闲聊电话；
（4）为了公司安全，不得将无关人员带入办公场所。
《公司印章及证照管理办法》
为使公司印章和证照日常使用流程规范化，确保各类印章和证照的
安全使用，特制订本规定。
本办法适用于全公司。
3、印章的分类
印章按使用范围及公司实际情况，可分为公章、法人代表章、业务专用章、财务专用章、仓单专用章、各部门用章。
4、证照的分类
按颁发机构的类别分为营业执照正副本、组织机构代码证正副本、道路运输许可证正副本、国税税务登记证正副本、地税税务登记证正副本。
目前公司印章及证照情况见附表一《公司印章及证照情况汇总表》。
5、印章及证照具体管理办法
第一条公司总经理授权由综合部全面负责公司的印章及证照发放、回收、监督、保管、使用等管理工作。
第二条公司各类印章及证照由专人依职权领取并保管。
第三条综合部负责建立印章及证照管理册，把印章和证照使用情况登记在册。
第四条综合部将持有印章及证照的情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有印章及证照，须在办理归还印章及证照手续后，方可办理离职手续。
第五条公司印章（只限公章、法人手签章及业务专用章）须按要求填写附表二《公章呈批表》，将其与所需盖印的文件一起呈批上报，经公司有关人员审批后，方可用印。
其它部门印章或部门业务专用章由部门负责人审核后即可用印。
第六条印章保管人应对文件内容和《公章呈批表》的名目予以核对,涉及公司经营方面的业务合同必须与已备案标准版本的合同进行核对，经核对无误的方可盖章。
第七条在审核过程中被否决的，该文件予以退回。
第八条用印后把《公章呈批表》作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交综合部归档。
第九条公司印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章外借使用的，需填写《印章或证照借用申请表》，经公司总经理批進后由当事人及综合部（管理印章特权员工）共同携带使用。
综合部人员外出使用印章也需总经理审批。
第十条公章、业务专用章、法人手签章和法人私章的使用决定权归公司总经理，或其授权人：
财务专用章的使用决定权归财务部负责人：
仓单专用章的使用决定权归风控部主管副总或其授权人；
各部门专用章的使用决定权归各部门负责人。
其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。
分公司的各类印章参照总公司的规定执行。
第十一条公司证照的原件使用权在综合部负责人（税务登记证除外），税务登记证的原件使用权在财务部负责人，但如果跨保管部门需使用证照原件的，需由使用部门填写《印章或证照借用申请表》经总经理或_授权人同意后，方可由保管部门人员共同携带使用。
分公司的各类证照参
照总部的规定执行
第十二条印章及证照保管人必须妥善保管印章或证照，如有遗失，必须于自发现遗失时起12小时内向综合部报告。
第十三条公司所有行政事务申请和审批，需统一填写《公司行政事务审批表》，完成相关审批流程。
违反本规定办法，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政和经济处分；
造成严重损失或情节严重的，公司保留移送司法机关处理的权利。
附：
表一《公司印章及证照情况汇总表》
表二《合同审批表》
表三《公章呈批表》
表四《印章或证照借用申请表》
表五《使用公司公章和法人手签章流程》
表六：
对外《授权委托书》模版
表七：
内部《授权委托书》模版表八：
《公司行政事务审批表》模版
附表一：
公司印章及证照情况汇总表
序
号
印章名称
存放部门
保管人
上级责任人
1
公章
综合部
综合部文
员
综合部经理
主要用途：
以公司名义进行的书面文件往来，加盖公司公章；
2
业务专用章
用于公司确认业务的发生；
3
法人手签章
公司的法定代表人认可，一般与公章使用表示法人认可，同法人签名具有冋等效力；
4
法人印鉴
财务部
主管副总
总经理
公司法人私章，与公司财务专用章幵具公司基本帐户，并用于公司幵具支票；
5
财务专用章、发票专用
早，
财务印鉴
财务部经
理
用于财务收支的确认和财务、银行、税务、支票、发票、贷记凭证等。
6
人力资源专用章
人力资源经理
公司内部员工入职、调动、离职、奖惩、幵据说明、内部介绍信或对外幵具员工收入、工作证明时用。
物流部
1号仓
仓储专用章
数据统计主
1号仓经理
7
管
用于客户库存核对表盖章
客户送货回单
各类行政文件通知及
仓储部出具的操作确认函;
运输业务
运输部
8
专用章
数据统计员
经理
9
仓单专用章
佛山分公司
监管部
文员
风控部
用于二方合冋的印章预留、幵具给银行的质物清单等文件；
分公司
分公司综合
10
部文员
分公司业务操作文件、员工劳动合冋、办理税务；
11
早、
用于分公司财务收支的确认和财务、银行、税务、支票、发票、
贷记凭证等。
12
分公司法人私章，与公司财务专用章幵具公司基本帐户，并用于分公司幵具支票。
13
营业执照正副本
常用于合冋签订、银行幵户，般外出办理业务用副本。
14
组织机构代码证正副
本
合冋签订、银行幵户、单位在进行社会交往、幵展商务活动所
必需的证明。
15
道路运输许可证正副
综合部文员
从事道路运输经营的证明，物流和货运站场企业经营之用；
16
国税税务登记证正副
申请减税、免税、退税；
领购发票；
办理外出经营活动税收管理证明；
办理其他有关税务事项。
17
地税税务登记证正副
各分公司相关印章和证照的管理，参照表中要求执行
附表二：
合同审批表
1、公司经营性业务合同均需统一填写该表；
2、各分公司、业务部门的业务合同均按公司合同审核流程规定进行审批，统一填写《合同审批表》后，方可加盖公司公章；
3、公司固定资产采购、设备维护、服务协议等合同不需填写该表，但需填写《公章呈批表》，由主管副总和总经理审批。
见附文一《合同审批表》。
附表三：
非合同文件公章使用
《公章呈批表》
拟稿部门
拟稿人
拟稿日期
份数
内容
稿件之用途
部门领导
签名
公司领导
审批
使用公司公章和法人手签章申请流程图
注:
合同呈批表或审批表保存二年以上，每二年清理一次；
如员工持有印章，须向综合部或相关主管负责人办理归还印章手续后，方可办
理离职手续；
附表四：
印章或证照借用申请表
《印章或证照借用申请表》
借用部门
借用人
借用时间
年月曰
时分
印章或
证照
归还时间
类别
□正本□副本
借用份数
共—份
借用原因
部门经理或
负责人
主管
副总
总经理或
授权人
序号
合同名称
数量
附件名称
签收时间
签收人
备注
附表六：
授权委托书
委托单位：
法定代表人：
关忠伟
法人授权责任人：
胡敬锋（公司总经办副总）
法人授权责任人签字样式：
；
身份证号码：
工作单位：
一、现委托上述授权责任人作为我司的代表，处理我司质/抵押实
物及相关文件资料（包括但不限于购销合同、发票、汇款凭证、发货单、收货单、质押物进出结存表）移交的经办人，上述授权责任人签字即构成本司的认可，签字确认的法律后果由我司承担。
特此授权！
二、委托期限：
自授权委托签字日起生效，至2013年12月31日止。
法人授权责任人身份证复印件
附表七：
内部《授权委托书》模版
委托人：
受权人：
胡敬锋和杨国聚
兹委托胡敬锋和杨国聚为受权人，当胡敬锋和杨国聚同时签名后，
可全权代表本人办理下列事项：
一、使用公司公章和手签章；
二、需总经理审核的分公司或财务部业务。
1、受权人在其权限范围内签署的相关文件，承担相应权责；
2、受权人无转委托权；
3、授权时间：
2013年05月03日至06月16日。
受权人1：
（签名）
受权人2：
（签名）委托人:
（签名）
附表八：
公司行政事务审批表
项目名称
《公司行政管理体系》V2013版实施
申请部门
实施时间
自2013年6月01日起执行。
意见
负责人：
年月日
备注：
一、目的
为使公司固定资产管理流程化、规范化，达到公司固定资产安全、高效使用，特制订本规定。
二、适用范围
本管理办法适用全公司。
固定资产是指使用期限超过12个月的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。
不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过2年的，或电子设备单位价值在500元以上且使用年限超过1年，均可作为固定资产。
三、固定资产管理流程
1、固定资产申购流程
说明：
1）500~2000元/次只需主管副总审批；
高于2000元/次需主管副总审核，总经理审批。
2）所有的固定资产必须由综合部专人登记，使用人保管，部门共用资产由部门经理负责；
3）所有固定资产必须由申请部门和综合部共同验收通过，并统一填写
《固定资产设备验收单》，否则综合部拒绝办理付款手续；
4）由综合部制定固定资产登记表，统一管理。
2、固定资产维修申请流程
1）200~2000元/次只需主管副总审批；
高于2000元/次需主管副总审核，总经理审批。
2）本流程专指房屋、汽车及其他固定资产批量维修。
3、固定资产报废流程
1）原值500~2000元的资产，需主管副总同意审批;
2）原值高于（含）2000元的资产，需主管副总审核，总经理审批。
4、固定资产调拨流程
1）综合部根据各分公司、部门需要及实际情况合理调拨公司固定资产;
2）原值低于（含）20000元的资产，只需主管副总审批；
原值高20000元的资产需主管副总审核，总经理审批。
3）所有调拨后的固定资产必须由综合部更改相关信息。
5、固定资产盘点流程
综合部和财务部每季度盘点公司固定资产一次，将变动内容填写到
《固定资产盘点明细表》中。
盘盈：
综合部联同财务部统一重新评估价值后，诵知公司财务部入账处理；
盘亏：
对于固定资产台帐上存在的资产，而实物不存在，确认为
盘亏处理时，处理流程等同报废流程。
需填写《固定资产报废申请表》，交综合部、财务部、分公司总经理（主管副总）、总经理审批后进行盘亏处理。
附文表3:
《固定资产盘点明细表》
附表一:
固定资产申购表
年月日
申请人
所属部门
固定资产
名称及型号
估计购入金额
申请原因
部门经理
附表二:
固定资产设备验收单
日期
购物部门
编号
设备名称
型号（规格）
生产厂家
单价
验收意见：
验收人：
制单人：
日期：
附表三
固定资产维修申请表
使用年
限
固定资产原值
估计维
修费用
备注
附表四:
固定资产报废申请表
已使用年限年
附件五:
固定资产调拨单
名称
资产使用
年限
是否正常使用
型号
规格
品牌
调出部门
调入部门
调拨日期
调拨原因
1调出部门
2、调出部门主管副总意见
3、调入部门
4、调入部门
五、《办公用品管理办法》
为使公司办公用品管理合理化、规范化及程序化，更方便工作的开
展，合理节约开支及利用资源，特制订本规定。
三、办公用品采购管理
1、日常用品申请及领用流程（不含低值易耗品）
1）低于200元（含200元）的文具由部门经理审批;
200~2000元
由主管副总审批：
2）各部门在每月的25号前将下月办公用品申请计划做好，并经部
门负责人核准后交综合部复核：
3）各部门在预算本部门的办公用品时，应根据下月（季度）实际需
要制定，不得虚报计划，部门经理要对本部门的预算负责:
公司公用的办
公用品由综合部讲行计划统一采购，如办公用A4纸、传真纸等。
4）综合部在复核各部门的计划时，对不合理的计划应退回该部门，
并责令其重新提交计划；
5）综合部复核各部门计划合理后，将其汇总并计算出总金额，制定
每月费用汇总表交部门经理及总（副）经理审批后采购。
6）综合部每月5日前，将办公用品采购后一次性发放到各部门并做
好登记。
7）公司办公用品的采购，原则上由综合部统一购买，属特殊办公用品经
综合部同意，可由申购部门或指定部门自行购买，批量办公用品采购入库时,必须由部门负责人或非经办人的其他人员验收。
8）办公用品采购由综合部指定专人负责，并采取以下方式：
A、定点：
大型超市或指定办公文具店进行物品采购；
B、定时：
每月月底汇总申请计划后，进行采购；
C定量：
动态调整，保证常备物资的库存合理性；
D择优：
选择价赚物美且售后服务好的供应商进行定点采购；
E、特殊物品：
选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。
2、低值易耗品的采购
低值易耗品指单位价值在50~2000元，非经常性采购的办公用品；
如
椅、柜、白板、电话等。
1）申购流程
统一填写《低值易耗品申购表》。
50~2000元（含2000元）的资产，可通过低值易耗品申请流程，由主管副总审批：
高于2000元的物品需经固定资产申购流程，由主管副总审核，总经理审批；
所有低值易耗品必须由综合部专人登记，使用人保管，部门共用
资产由部门经理负责；
所有低值易耗品必须由申请部门和综合部共同验收通过，否则综—
合部拒绝办理付款手续。
四、办公用品领用管理
1）各部门必须在每月上旬到综合部领用计划内的办公用品；
2）各部门的暂时未领用的办公用品必须由部门专人保管，部门经理进
行监督;
3）综合部建立统一办公用品（低值易耗品和固定资产）清单和负责人名单。
五、其它
1）员工离职时，必须向综合部或部门负责人办理办公物品归还手续,未经综合部或部门负责人认可的，各部门不得为其办理离职手续；
2）综合部可按实际使用情况，分配员工的办公物品领用数量、规格和型号。
附件：
附表一
购买文具申请表
部门
申请日期
文具清单
申请原因
批准
低值易耗品申购表
申请人日期
购物清单
预算金额
为进一步规范车辆管理，降低成本、节约费用，保障公司业务正常运行，以使车辆得到安全、合理、有序及高效的使用，特制定以下制度。
本制度适用于全公司非营运车辆，公司营运车辆由物流部负责制定。
3、职责
3.1综合部
综合部作为公司车辆总协调部门，负责制定用车管理规定，检查车辆安全，监督用车情况；
以及办理车辆证照稽查、购买年票、车船税、保险。
3.2车辆管理部门
作为车辆管理部门，负责指定用车的日常清洁、例行保养、故障维修;
以及车辆的使用登记和管理。
4、车辆日常管理
4.1证件办理
综合部登记备案所有公车的证件资料，及时办理车辆年审，购买车船税、年票、保险，公司所有车辆的车辆登记证、备用车匙和保险单原件必须由综合部保管，如需借出必须进行登记。
4.2保养与维修
A.使用部门和人员对车辆及其它附属设施（工具等）应认真爱护、妥善保管，如有损失，应及时维修。
每半月至少对车辆进行一次整车清洗。
B.车辆需维修时，管理部门向主管副总、分公司总经理报告，同意后
方可修车，换下的旧零件须带回验收，维修后提交清单到管理部门备案。
C.车辆必须到指定修理厂（经分公司负责人或主管副总认可的合格维修店或4S店）进行维修，如途中需要维修时，要以电话方式向主管副总或分公司总经理申请批准，未经批准擅自进行修车或购置零配件的，其费用不得报销。
D.管理部门应建立车辆维修保养台账，按里程或说明书向主管副总或分公司总经理提出保养
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