项目部综合办公室培训内容Word下载.docx

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三、办公室工作的性质和特点　　1、性质　　办公室是一个单位的综合管理机构，具有明显的综合性和效劳性:

（1）综合性。

办公室的综合性主要是由以下四个方面组合形成:

　　首先是多方面根底工作的组合。

办公室的业务范围很广，诸如调查研究、公文撰写、文印收发、会务接待、信访工作、上下联络、档案管理、机要保密等大量的政务性和事务性的根底工作，都在办公室综合承办。

其次是多方面信息的组合。

办公室作为一个单位的信息网络中心,四面八方，上下左右的信息，都在办公室聚集与综合，并且发挥出信息的综合效应。

第三是多知识、多技能结构人员的组合。

由于办公室的工作的多向性、多功能，要求办公室人员的知识和技能结构也必须多种多样，形成一个“通才”与“专才”相结合的有机整体。

例如:

办公室负责人要当领导的参谋和助手，必须具备较好的政治素质、知识文化修养和组织协调能力，能比拟敏捷地领会领导的意图，善于统揽全局，善于集中领导的意见和群众的智慧;

从事文秘工作的人员，必须具备较强写作能力和较高的政策水平，吃透上情下情,熟悉业务，视野开阔，视觉敏锐，善于思考;

从事接待工作的人员，必须朝气蓬勃，热情、耐心，任劳任怨，不怕麻烦，灵活周到;

其他方面的工作人员，也要有相应的专业知识与技能。

第四是多学科组成的综合体。

办公室管理的根底理论就是在管理学、秘书学、统计学、档案学等多学科的根底上形成的，办公室本身也是由多种专业组成，并相互渗透、综合交叉形成的一个整体。

（2）效劳性。

办公室除了具有综合性外，还具有效劳性。

不管是参与政务，还是管理事务，都是为了搞好效劳;

为领导工作效劳，为同级、上下级单位效劳。

效劳是做好办公室一切工作的指导思想。

（3）要求高，时间性强。

办公室要充分发挥助手作用，必须从偏重办文办事转变为既要办文办事，又出谋划策，从收发传递信息转变为综合处理信息，从单凭经验办事转变为实行科学化管理，从被动效劳转变为主动效劳。

办公室各项工作如果没有高标准、严要求，就不能保证工作质量，没有质量的效劳是不会受到欢送的。

同时办公室人员应有很强的时间观念。

没有时间观念，就谈不上工作效率，更当不好领导的助手，　　（4）内容杂，效劳面宽。

办公室是具体办事机构，上下左右、大大小小的事都会聚集到办公室来，工作内容极其繁杂。

但这些工作都是为单位发挥人、财、物的最正确效益而效劳，为实现单位总体方案，管理目标而效劳,必须认真落实。

（6）机要保密性强。

办公室保密范围很广，诸如:

文件保密、会议保密、保密等等，这是办公室保密工作的一个主要特点。

另外，办公室人员在领导身边工作;

接触机密的时机多，知道机密的时间早，所以办公室的保密工作与办公室每一位成员有直接的关系，办公室人员要有很强的保密观念，自觉遵守保密制度。

（7）工作被动性强。

办公室的辅助地位决定了它的工作的被动性。

办公室工作的被动性主要表现在两个方面:

第一，作为领导的辅助层，处于附属地位，办公室必须随时按照领导的指示和意图办事，不能自行其是。

第二，办公室又是单位的枢纽，每天要面对与处理一些事先不可能都估计到的事件，这是被动性的另一方面。

四、办公室的职责和任务　　办公室的工作性质和地位作用，决定了其职责涉及的范围很广，头绪繁多。

其主要职贡和任务是:

　　1、承办职责　　从承办的工作内容来看，大体有三个方面:

（1）承办同级领导层的集体决策和领导同志个人交办的事项。

作为办公室，对本级领导层的集体决策和领导同志个人交办事项负有直接的承办责任。

有些牵涉面较广、归属不太明确且其他有关职能部门不便于也不宜承当的事项，也须由办必公室去具体承当、落实。

（2）承办上一级办公部门交办事项。

上级领导机构的办公室向下级机构办公室交办的调研信息、来信来访、自身建设等任务和事项，办公室应主动牵头承办。

从办公室“承办”的具体形式看，主要有“主办”、“会办”、“转办”、“催办”等。

2、参谋职贡 

　　这是办公室在辅助领导决策过程中，应当承当的重要职责具体原因有三点：

（1）办公室的工作同领导层的工作同步运行与操作。

由于办公室工作的附属性的特点，领导层要抓的工作，也多是办公室着力办的事情，使得办公室的工作与领导同志的工作合拍，从而为办公室辅助领导同志决策提供了便利。

（2）办公室与领导层之间具有经常接触的便利条件，可以随时向领导同志陈述自己的见解和主张。

要正确发挥办公室的参谋职责，还应当注意如下两点:

（1）办公室既是领导办事机构的“管家”，又是协助领导决策的“参谋”。

作为“管家”，办公室是以贯彻和领会领导意图为使命，并以领会、贯彻的准确性和彻底性作为评价工作优劣的根本指标;

作为“参谋”，那么要独立地为领导效劳，以能提出多少真知灼见作为评价工作成败的根本标志。

（2）作为办公室，应当做到领导决策前多参谋，领导决策后多反应。

在领导决策前，办公室要通过调查研究，协助领导广泛收集同决策密切相关的各种情况，然后进行纵向、横向的可行性研究，经过加工筛选，为领导提供可供选择的多种方案;

在领导决策过程中，办公室要通过调查研究，收集和整理各个方面的意见，为领导进行冷静周密的思考提供准确的依据。

在领导决策后，办公室还要通过调查研究，了解和掌握决策意见的执行情况，协助领导抓好跟踪反应，保证决策意见顺利地贯彻落实，或根据客观变化了的形势及时进行调整。

从对领导决策发挥作用的方向上看，办公室的参谋职能可以分为三种类型:

一是“顺向参谋”即紧随领导决策的方向所进行的“辅助性参谋”。

二是“逆向参谋”，即领导的决策意图不符合实际情况时，办公室所进行的“劝阻性参谋”。

三是“侧向参谋”，即领导集中主要精力考虑某一方面工作时，办公室为防止领导顾此失彼而进行的“提示性参谋”。

3、管理职贡　　对机关行政事务实行管理，是办公室应尽的职责。

主要包括以下四个方面。

（1）文书管理。

文书工作是机关日常工作的组成局部，是实现机关职能的重要手段之一。

公文工作，即指围绕公文的拟制、处理与保管而进行的撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记。

批办、催办、立卷、归档等环节所构成的整个流程。

（2）信息管理。

信息工作是领导决策的情报部、掌握工作进度的显示屏、把握工作情况的晴雨表、处理问题的预警器。

办公室辅佐领导决策，发挥参谋职能，主要通过向领导提供适用信息出谋献策来实现。

办公室要始终把信息工作作为一项重要工作来抓。

　　（3）机关财务管理。

办公室还负责有关经费的领拔、运用、缴销、管理和监督等经济事务，主要通过合理安排和执行预算，指导、催促各有关股室和人员开源节流，加强财务监督，维护财经纪律，建立健全机关财务管理的各项规章制度，促进机关工作任务的完成和各项业务建设的开展。

（4）事务管理。

作为领导工作的协助者，办公室既要参与政务，又要承办大量的具体事务。

既包括为领导开展正常工作所需要办理的各种事项，如召开会议、接待、安排车辆等，也包括为机关工作人员生活事务的有关事项，如组织好机关的文娱体育活动，解决好干部职工的福利等等，办公室都应主动参与或关注。

（5）信访工作管理。

办公室在信访工作中，一是要从实践三个代表重要思想的高度，深化认识，增强责任感。

二是要建立和完善有关的规章制度，进一步标准信访工作的程序。

三是对来信来访，要坚持做到热情接待，及时处理，最大震限度地减少其重复来信来访和越级上访。

四是要加大督办力度，挺高办案质量和结案率。

对领导批示和上级有关部门要求上报调查处理结果的信访案件，要建立督办责任制，严格按照信访条例的有关规定，标准信访案件查处情况的上报程序。

4、协调职责　　从工作形式上来分，可以概括为纵向协调、横向协调和内部协调三个方面。

即:

（1）纵向协调。

办公室首先搞好纵向协调，即致力于上下级之间关系融洽，使上令下行，下情上达。

办公室在这方面的职责主要表达在:

当上级的决定、决议、指示、命令形成后要尽快向下传达，使之得以认真贯彻执行，以保证政令畅通，上令下行;

当下级对上级的某一决定、指示不理解或不完全理解，要以认真负责的精神去做解释、说服工作;

当下级对上级的指示、决定、命令有不同意见，要及时、准确地予以反映，使下情得以“上达”，以利于上下沟通，步调一致。

（2）横向协调。

即致力于同级各业务部门之间关系的协调。

业务部门的一些部门性文件、规定，一般均须办公室先修改、审阅，进行协调，统一口径，以免下级难以适从;

业务部门的一些主要工作部署、安排，如召开请领导同志参加的会议，开展由领导同志“挂帅”的突击性、临时性工作任务等，一般也须经办公室统筹平衡、统一协调，以防止部门之间“撞车”和领导同志“超负荷”现象的发生。

（3）内部协调。

内部协调很重要，只有办公室内部的的全体干部职工能够和谐相处，配合工作，办公室的工作才能真正得心应手。

办公室还要强调合理的分工，根据干部职工的特点和长处，充分发挥其每一个人的作用，办公室的工作才有生机和活力。

五、办公室的工作方法和要求　　在办公室工作中，工作方法很重要，办公室的同志应有科学的思维方式并付诸落实。

1、科学的思维方式　　正确的思想来自于实践。

办公室的同志要学会运用调查研究的方法，坚持实事求是的原那么才能掌握科学的思维方式。

这主要包括以下几个方面的内容。

（1）从实际出发思考问题。

这是马克思主义最根本的观点，也是办公室的同志科学思维的根底。

无论是参与政务，协助领导决策，还是办理具体事务，办公室的同志都应当立足现实，从本单位、本部门的实际出发，创造性地执行中央的路线、方针、政策和上级的有关指示精神，从而到达主观与客观、理论与实践的辩证统一。

（3）用开展的观点看待一切。

任何事物都是处在一个发生、开展和消亡的过程中，不变的事物是没有的、办公室的同志研究问题，不能固定一点，用永恒不变的模式去面对变化的现实。

要用开展观点看待一切，掌握相应的开展变化趋势，因势利导，才能使自己的工作处于主动，立于不败。

2、严谨的工作作风　　办公室在工作中，应注重实事求是、严于律己和民主的工作作风:

（1）实事求是的作风。

无论是协助领导决策，还是办理具体事务，都要面向客观现实，一切从实际出发，按客观规律办事。

这就要求办公室的同志要少说空话、多办实事、不图虚名、不做外表文章，说老实话，办老实事，做老实人，不弄虚作假、不文过饰非，不欺上瞒下，不投机取巧，定方案、抓工作务求实在。

同时应当不唯书，不唯上，只唯实，正确对待上级指示，作为办公室的同志对领导机关和领导同志的指示和决定，无疑应坚决执行，这是组织纪律性的表现，但是，在执行领导的指示和决定时，一定要结合实际情况，创造性地加以执行。

强调实真求是，不是听天由命，在客观情况面前无所作为;

而是要勇于开拓、善于进取，把求实精神和革命胆略有机结合起来。

只有这样，才能在自身工作中，解放思想，真正坚持实事求是的原那么。

（2）严于律己的作风。

办公室的同志在领导身边工作，更应当身体力行，做严于律己的楷模，不得谋求任何私利和耍特权;

要自觉遵守和维护党和国家的各项制度，识大体，顾大局，克己奉公，不做有损于全局的事;

要坚持党性，反对派性，自觉地抵抗各种腐朽思想的侵袭;

要加强对子女和亲属的思想政治教育，为群众做出表率。

在政务和事务处理过程中，分清公私，先公后私，公事公办，私事私办，对所谓“公私兼顾”要力求防止，否那么难免被人视为“营私”。

（3）发扬民主的作风。

一是要广泛听取意见，遇事同大家商量。

办公室同志在工作中，特别是协助领导作重大的决策，或者与大家切身利益密切相关的事项，应当广泛听取各方面的意见，尽可能取得绝大多数同志的理解、同意和支持。

二是要妥善处理好民主与集中的关系。

发扬民主作风，并不是不要集中，而是要坚持民主与集中的统一。

在充分发扬民主的同时，把领导的决定化为群众自觉的、统一的行动。

（2）立足当前谋长远。

“不谋万世者，缺乏谋一时”;

办公室的工作从职能上讲要具有超前性。

这种超前性决定了办公室的同志必须要用开展的观点看待一切，就是要动态的分析问题，要立足当前谋长远。

办公室的同志眼晴不能只盯着现实，而要象下棋一样，注意多看几步棋。

（3）见微知著抓本质。

办公室的同志要有细致的观察力，要对周围环境的变化和新事物、新情况、新问题有敏锐的感知力，并善于从细微处发现新的东西，规律性的东西、别人发现不了的东西，要从一点点小苗头，及时感知并把握事物的本质。

　　（4）随机应变作决断。

办公室的工作必须迅速果断。

对于看准了的事情，一定要争分夺秒，当机立断;

对于一时还把握不了的事项，要多方面收集有关情况，权衡利弊，及时地作出处理决定，或提出可供选择的处理意见，供领导决策时参考。

随机决断是驾驭全局的关键一环。

4、牢固树立“四种意识”　　办公室必须切实加强自身建设，不断提高工作水平和能力，关键要树立好“四种意识”:

（1）树立政治意识。

办公室的同志都要把讲政治贯彻到每一项工作中，落实到实际行动上。

不听、不信、不传各种政治谣言，做到立场坚决，旗帜鲜明。

（2）树立学习意识。

加强学习是构建学习型机关的需要，要坚持不懈地抓好学习，办公室的工作任务越是压头,越要注意学习，否那么，物竞天择，适者生存，极有可能被时代所淘汰。

（3）树立效劳意识。

要牢固树立效劳意识，切实增强工作主动性，积极为各项工作的开展提供优质高效的效劳。

对重要会议，重大活动，要提前介入，做好预案，精心筹划，周密安排，把工作想在前，做在前、效劳在前。

　　（4）树立创新意识。

办公室的工作千头万绪、涉及面广，如果只是按部就班地做工作，就会常常处于被动状态。

因此，办公室的同志要充分发挥主观能动性，与时俱进，创造性地开展工作。

要创新工作理念、创新工作机制，主动抓好各项工作。