印章管理制度Word格式.docx

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第五条印章的管理

（一）公司的所有印章，均由集团档案处负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（以下简称为印章专管人员）。

印章启用时由集团行政部下发《关于公司启用有关____专用章的通知》（详见本管理规定附件一），注明启用日期、发放单位/部门和使用范围和启用印模。

（二）集团档案处向印章专管人员移交印章时，应填写《公司印章留样备案表》（详见本管理规定附件二）。

（三）由于印章磨损而更换领用印章，仍需在集团档案处登记、留样。

（四）因公司名称变动、部门撤销或重组、印章使用损坏等情形的，原部门有关印章应由印章专管人员及时交回集团档案处，由集团行政部负责声明作废。

（五）严禁印章专管人员将印章转借他人。

（六）印章丢失或被盗时，印章专管人员应立即以书面形式告知集团行政部，集团行政部主管应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。

（七）公司决定需要停用印章或电子章的，由董事长签字同意后由集团行政部下发《关于公司停用有关____专用章的通知》（详见本管理规定附件三）将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。

（八）各部门不得擅自刻制印章或制作电子章，违反本项规定者属于严重违反公司规章制度，给予无条件除名处理，因此造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任，情节严重的追求其法律责任。

第六条印章专管人员的职责

公司所有印章专管人员应遵守本条以下规定：

（一）印章专管人员每天下班前应检查印章是否齐全，存放在安全的地方并上锁，次日上班后，应首先检查所保管印章存放处有无异样，若发现意外情况应立即上报。

（二）印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。

印章代管期间，代管人员对印章的管理和使用承担一切责任。

专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。

交接工作时，应严格办理交接手续，填写《印章交接单》（详见本管理规定附件四），登记交交接日期、管理印章类别。

交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。

若遇紧急突发事件，无法立即办理印章交接手续的，印章专管人员应通过电话或短信等方式，交接印章，并上报总裁，返岗后补办印章交接手续。

（三）印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。

未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管人员不予用印；

经办人拒绝印章专管人员审核文件内容或审批手续的，印章专管人员可拒绝用印并报告总裁/总经理处理。

（四）印章专管人员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。

介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。

（五）因印章管理不严、使用不当、遗失，对印章专管人员予以严厉处罚；

（六）印章专管人员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。

印章专管人员离职时，应将管理的印章、《用印登记簿》等用印相关文件资料送交档案处后方可办理离职手续。

岗位交接人员应按印章领用规定及时到档案处办理印章领出手续。

（七）禁止任何人未经批准携带公章外出。

如确需带出使用时，须经总裁/总经理批准并填写《公章外出使用审批单》（详见本规定附件五）方可带出；

非公章专管人员携带外出时，用印人还应填写《印章交接单》办理交接手续后方可带出。

携带公章外出人员对公章的使用后果承担一切责任。

第七条各类印章的使用规定

（一）公司印章的使用

1、各类印章必须按照使用部门的明确职能和管理范围用章，不得超越本部门职能和管理范围用章。

2、印章专管人员在使用公章前必须认真审核文件资料，凡所填写的内容和拟使用公章的文稿材料不符的，不予用章；

公司相应管理权限主管签署的文件或授权办理的文件，审核无误后方可盖章，否则，出现事故，责任由印章专管人员承担一切责任。

3、凡需要加盖公司印章的公文、介绍信、便函、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函等重要文件，均须填写《____公司用印审批记录单》，（详见本管理规定附件六）经相关部门主管审批签字后，方可使用公司印章。

4、公司印章、法定代表人印章、财务专用章及公司其他印章（合同专用章除外）所用印的文件、资料、附件资料及《____公司用印审批记录单》作为用印凭据档案由印章专管人员留存。

5、严禁在空白表格包括但不限于证书、信笺、合同、协议、证明等空白文件上盖章。

严禁在手写文件上加盖公司印章。

如遇特殊情况，必须报经总裁/总经理签字同意后，方可用章。

（二）合同用印管理规定

1、公司定版各类合同，如采购合同、销售合同、劳动合同等，由印章专管人员根据本部门管理权责审核和用印，并做好用印记录。

2、销售/采购合同专用电子章仅用不公司定版的销售/采购合同。

3、非公司定版的合同，由顾问律师和相关部门主管审议，并签署审核意见，上报公司总裁/总经理审批，审批通过后，经办人应填写《公司合同专用章用印审批单》（详见本管理规定附件七），印章专管人员核查后方可用印。

4、用印的合同上应当先由合同授权签约代表人签字并注明年月日后，方可用印。

5、禁止在手写合同或合同内容填写不全的合同上用印。

6、对外签署的合同或协议等，须加盖骑缝章。

（三）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须办理本条第

（一）项的审批程序。

公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表等）及其他需用公司财务印章的文本等，须按规定办理用印手续。

（四）公司各类印章实行用印登记制度，印章专管人员应每年度6月30前、12月31日前应将该期间填写的《用印登记簿》（详见本管理规定附件八）及用印资料档案全部移交集团档案处存档。

第八条法律责任

（一）任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，不符合本制度规定时，不得擅自使用。

（二）违反本制度的规定使用印章或电子章，造成丢失、盗用、仿制等，给公司造成损失的，要依法追究赔偿责任；

造成法律责任的，要依法追究一切经济与法律责任。

第九条附则

（一）本规定附公司印章管理的相关文件范本。

（二）本规定自发布之时效实施。

（三）本规定由集团人力资源管理中心负责解释。

附件一：

关于公司启用有关____专用章的通知

__________公司各部门及分子公司：

根据_____公司《公司印章管理规定》第____条的规定，由于___________________，现公司已启用“___________专用章”，该印章由公司____部门管理，专管人员为_____。

为实现公司各部门业务对接、规范我公司的对内对外管理，自_____年___月___日起，启用本通知附件的公章，原“_________专用章”印章同时废止。

特此函告。

附件：

新旧印章样式

_____年___月___日

旧印章样式新印章样式

附件二：

公司印章留样备案表

NO:

____________

印章名称：

___________________________章

审批人：

_______________________________

刻制人：

启用时间：

_____________________________

配置及保管部门：

_______________________

印章用途：

印章专管人员：

_________________

印章留样

本留样印章自_________年____月_____日启用。

印章领用凭据及承诺：

本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于____年___月___日自公司办公室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；

若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。

________________

_____年___月___日

附件三：

_____公司文件

司办发〔20___〕___号

关于公司停用有关____专用章的通知

根据_____公司《公司印章管理规定》第____条的规定，由于___________________，现公司决定作废停用原由公司____部门专管人员_____管理的“___________专用章”。

____年___月___日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。

停用印章样式

主题词：

印章停用通知

抄送：

______________，______________，___________，______________。

_____________年___月___日印发

附件四：

印章交接单

___________

部门名称：

___________________________________

交接印章名称：

交接日期：

_____月____日

用印注意事项说明：

1、交接人双方的行为均应遵守_____公司《公司印章管理规定》之规定。

2、其他说明事项：

_______________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

3、印章留样：

留样

4、本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。

移交人：

______________接收人：

_______________

__________年___月___日__________年___月___日

印章授权人签字确认：

___________________年___月___日

附件五：

印章外出使用审批单

1、部门名称：

2、外出印章名称：

3、使用日期：

4、用印事项：

5、外出使用原因：

________________________________________

6、用印责任人：

印章留样：

7、本印章自____年___月___日____时经授权人签字同意外出使用期间，其保管责任和用印责任均由印章________负责。

申请人：

___________年___月___日

_________

__________年___月___日

附件六：

_____公司用印审批记录单

NO:

_________；

申请日期：

_________。

申请人所在部门：

所在部门负责人审核意见：

同意□（由当事人勾选）______________。

文件名称

正/复印件

份数

用途说明

□正本

□复印件

审批同意人

【本栏根据是否需要逐级审批的具体情况填写，不需填全所有栏目】

印章专管人

同意□

签名：

财务部负责人

总裁/总经理

申请使用的印章：

□公司印章

□法定代表人印章

□合同专用章

□财务专用章

用印情况（由当事人勾选）

已用印□　　（申请人签名）（日期）

已用印□　　（保管人签名）（日期）

备注说明

注意事项

用印文件的复印件作为本审批单必须附备的文件。

附件七：

________公司合同专用章用印审批单

用印申请部门

合同份数

经办人签字

联系电话

签约方

甲方：

乙方：

其他方（包括担保方或丙方）：

涉及金额

签约负责人

部门主管签字

顾问律师意见：