铁路站段物资采购标准化流程作业指导书Word文档格式.docx

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需在短时间内完成采购，技术标准统一，单次采购总金额3000元及以下的物资可采用线下询价采购方式。

应急采购

应急物资采购是指遇特殊情况时，为预防和最大限度地减少对铁路运输生产及公共安全的影响，保障铁路运输生产安全畅通所需的物资采购。

严重自然灾害、突发公共事件、重大铁路交通事故等突发事件所必需的保障性物资采购。

（8）站段自产自用物资采购

站段自产自用物资采购是指对集团公司各单位、机关附属机构及集团公司主办的集经企业自行生产的，并纳入站段自产自用物资目录的物资所实施的采购。

（7）现场采购

现场采购是各单位车间（班组）就地进行的采购。

对于因点多线长交通不便，运输不便（危化品、易碎品等）导致运输成本较大，且采购金额较小（单次单项采购金额500元及以下）的通用物资。

（8）邀请采购

邀请采购是不发布采购公告，直接邀请供应商，供应商在规定的时间，将资质文件和《报价单》密封送达指定地点，谈判小组通过资格审查和价格谈判工作，推荐报价最低者作为成交供应商的采购方式。

采购有保密要求的特殊物资。

3.1.2采购方式确定

3.1.2.1物资采购首选网上采购方式。

3.1.2.2采用以下采购方式由物资部门经办人员确定采购方式后提报《物资采购方式选择审批表》（附件1），经物资部门负责人签字同意后实施采购：

网上采购；

站段自产自用物资；

谈判采购（合同采购金额2万元及以下）；

线下询价的采购方式。

3.1.2.3采用以下采购方式由物资部门经办人员确定采购方式并提报《物资采购方式决策审批表》（附件2），经物资部门负责人、物资主管领导签字同意，并召开段级会议履行集体决策程序后实施采购：

谈判采购（合同采购金额2万元以上）；

邀请采购；

单一来源采购；

需签订“三定”合同的采购。

3.1.2.4电商采购由物资部门采购人员确定采购方式并提报《物资采购方式决策审批表》，经物资部门负责人、物资主管领导审核签字同意后实施采购。

京东电商前台、第三方商品采购由物资部门采购人员确定采购方式并提报《物资采购方式决策审批表》，经物资部门负责人、物资主管领导人审核签字同意后履行集体决策程序后实施采购。

3.1.2.5单次单项采购金额500元及以下的现场采购由物资部门授权车间（班组）就地实施采购；

单次单项采购金额500元以上的现场采购，由物资部门牵头履行集体决策程序后实施。

3.2电商采购流程说明

3.2.1电商平台商品采购京东慧采平台，苏宁电商平台。

综合比较：

采购下单申请前应综合比较京东、苏宁两个电商平台价格、服务。

针对同品牌同款同配置商品，在商品数量、配送等服务均满足采购需求基础上应按照价低优先的原则进行选择采购平台。

采购下单申请：

根据需求状况等要求，明确需采购物资的品名、品牌、规格型号、商品编号、数量、及收货人等信息。

由物资部门2人或计划提报部门、物资部门各1人（一人进行下单申请，一人核对下单数量与经审批的采购数量是否一致）共同进行采购下单申请并签认。

运营维修单件商品的价格不得超过5000元，批次总价不得超过50万元。

对于大修、更改项目中适合电商平台采购的物资,各单位在下单前应联系集团公司采供所电商平台管理员相关事宜，通过电商平台进行采购下单申请，并在订单备注信息注明计划文号。

集团公司采供所审核无误后确认下单。

3.2.2京东电商前台商品采购

京东商城电商采购前台平台

京东商城电商前台采购商品范围：

仅限于前台促销商品，且价格相比大客户平台价格低的自营商品。

单个商品的价格不得超过5000元，一个采购订单的支付金额不得超过1万元，各单位每月的采购总额不得超过2万元。

京东商城电商前台采购商品相关要求：

如果确需采购前台、第三方商品，须经本单位履行集体决策程序，自行承担采购物资质量责任。

在下单之前，首先维护增票资质。

维护方法如下：

点击“我的订单”—“账户设置”—“增票资质”，维护增票资质。

京东前台下单操作流程与VSP慧采平台下单流程相同。

前台账号统一以“现款”方式结算，下单的支付方式需选择“公司转账”，在提交订单之前，在发票信息处，选择开具发票类型为“集中开票”。

提交订单后在七天之内务必将款打到京东指定账户，完成对账后订单流转。

超过七天，系统将自动删除订单。

3.2.3其他规定

3.2.3.1若在采购过程中，出现需要的货品暂时无货的情况时，操作人员可联系电商运营人员由其协调调货。

3.2.3.2因液体商品的配送要求与一般商品不同，要求计划提报时要明确注明，采购时将液体商品与一般商品分开下单。

3.2.3.3货物到达后应及时对货物品类、规格、型号、数量和外包装等商品状况进行验收，如对商品数量、质量等有异议，应及时将有关信息反馈给电商平台。

电商平台商家采购的物资按照国家三包法和厂家规定履行相关售后义务，同时提供下单时电商平台承诺的售后保障服务。

3.3网上询价采购流程说明

3.3.1设立段报价保密邮箱

各单位应设立接受供应商报价的保密邮箱，邮箱实行三段密码管理，密码原则上应由物资、财务、合同管理部门、技术或办公室等部门分别保管密码，三段密码组合后才能开启邮箱。

密码应妥善保管，不得向他人透露。

保密邮箱可多次使用，根据需要更改密码。

3.3.2发布需求信息

物资部门采购人员在物资采购电子商务平台网上发布需求信息，公告时间不得少于3个工作日。

需求信息中包含采购组织单位信息（采购单位、联系人、电话、地址等）、采购项目概况（项目概况、交货地点、采购方式、采购内容、供应商资质、技术要求等）、采购价格是否为含税价及增值税税率、回复要求等事项（可参考附件3）。

采购详细内容须公告中载明，一般不得通过附件上传。

3.3.3供应商提交报价

3.3.3.1供应商应按要求编制《报价单》（附件4），并在规定截止时间前将《报价单》，以及有关资格、技术文件等资料（扫描件）发送至保密邮箱。

只允许供应商进行一次报价，《报价单》应有供应商法人或授权人签字并加盖公章。

未按规定方式填报及未在截止时间前报价的，视为无效。

3.3.3.2已在中国铁路总公司商务平台注册成功的供应商无需提供资格文件；

未在中国铁路总公司商务平台注册成功的供应商根据需要将资格文件（扫描件）发送至保密邮箱。

3.3.4接受报价

报价截止后，由密码保管人员3人在规定时间、地点共同开启保密邮箱，收集整理《报价单》。

物资部门采购人员对询价结果进行校核并填写《物资询价采购报价校核表》（附件5），对全部有效报价按照由低到高的顺序进行排序并确定推荐结果，参与人员需在校核表上共同签字确认。

3.3.5组织评审

出现下列情况，由物资部门组织财务、合同管理部门、技术或办公室等部门对供应商资格、技术文件进行评审。

对评审合格供应商的报价按照由低到高的顺序进行排序并确定推荐结果，物资部门采购人员填写《物资询价采购报价校核表》，参与人员需在校核表上签字确认。

有未注册供应商参与报价；

采购物资设有供应商资质、技术要求。

3.3.6推荐成交供应商

3.3.6.1供应商有效报价达到2家及以上，推荐报价最低者作为成交供应商。

3.3.6.2报价供应商只有1家或无人参与报价，由物资部门发布第二次需求信息实施二次询价，如果第二次报价仍出现只有同一家供应商报价情况，参与人员共同确认采购结果，意见一致推荐成交供应商。

意见不一致提交段级会议履行集体决策程序后实施采购。

如仍无人参与报价，计划退回需求部门修改技术要求后重新提报需求计划或履行审批程序后转变采购方式。

3.4网上竞买流程说明

创建线上竞买项目

物资部门采购人员在物资采购商务平台竞买模块创建线上竞买项目。

项目信息中包括项目名称、采购编号、联系人及电话、采购单位名称、采购单位地址、市场、类别、模式、项目性质、资格条件、备注、竞价提示等信息，并上传竞买物资明细，其中公告发布时间、售标截止时间、审核截止时间、项目开启时间根据规定和需要合理设置。

包件信息需明确包件编号、包件名称、起拍价、包件描述和添加细目（手工添加、物资目录、excel导入），其中最少参与家数、报价模式（总价或单价）、竞价时长、竞价延时、延时次数、竞价步长、文件售价根据规定和需要合理设置。

发布采购公告和采购文件

物资部门采购人员进入公告发布页面，发布项目采购公告和采购文件。

网上竞价采购公告应载明：

采购人员名称、地址、联系方式；

竞价采购项目的名称、内容；

对竞价人的资格要求；

售标截止时间、审核截止时间、竞价开始时间等内容。

网上竞价采购文件包括竞价人资格条件；

竞标报价规定及要求；

采购物资技术质量要求、检验验收标准和方法、采购物资内容、到货时间、地点等内容。

对已发布的公告如需补充，可以通过新建项目发布补遗公告。

供应商提交资料

公告发布后，已注册供应商在售标截止时间前报名并按照采购文件提供有关书面资料或上传有关资料图片。

资格审查

3.4.4.1物资部门组织财务、合同管理部门、技术等部门人员组成竞价评审小组，在售标截止时间后，审核截止时间前对报名供应商资格进行审核。

审批的依据为：

供应商营业执照经营范围是否涵盖报名包件物资；

供应商是否提供符合包件资格要求的文件；

供应商是否在供应商不良行为处罚期内。

3.4.4.2资格评审合格供应商不满足3家，可履行审批程序后转变采购方式。

3.4.5开启竞价室竞价

审核后供应商满足项目规定的竞价条件，开启竞价室，在竞价时间内供应商对采购物资进行竞价。

3.4.6结果确定

所有包件竞价结束后，物资部门采购人员根据竞价结果按照最低价采购原则确定推荐供应商。

网上集中竞价流程说明

建立集中竞价采购项目

物资部门经办人在物资采购商务平台集中竞价模块增加“批次录入”。

批次录入中包括批次名称、采购人、咨询电话、咨询邮箱、概述内容、竞价室消息等内容；

竞价开始时间、竞价结束时间、可竞价次数、报价是否有延迟根据规定和需求合理设置。

物资部门经办人进入公告发布页面，发布项目采购公告和采购文件。

（相关内容要求与网上竞买相同）

供应商竞价

满足竞价条件的供应商在规定的竞价时间进入竞价室，对采购物资进行竞价。

竞价结果审核

网上集中竞价结束后，通过“我的集中竞价列表”→“已结束的项目”查看结果，结果明细界面包含物资结果查询、物资报价统计等信息。

物资部门组织财务、合同管理部门、技术等部门人员组成竞价评审小组，对集中竞价结果进行审核，根据竞价结果按照最低价采购原则确定供应商及竞价结果。

谈判采购流程说明

发布公告

谈判采购公告由物资部门采购人员在物资采购商务平台网上发布，公告发布时间不得少于3个工作日。

公告中应载明：

采购组织单位信息（采购单位、联系人、电话、地址等）、采购项目概况（项目概况、交货地点、采购方式、采购、供应商资质要求等）、供应商报名时间等有关信息内容（可参考附件6）。

供应商需提交的采购文件应包括：

谈判采购函（附件7）；

加盖鲜章的法定代表人身份证明（附件8）、法定代表人（负责人）身份证复印件、法人授权委托书（附件9）、被授权代理人身份证复印件；

加盖鲜章的企业新版营业执照（三证合一）；

采购物资设有资质、技术要求的需提供相关产品资质文件复印件；

报价人对偏差的说明；

代理商参与评审还需提供：

制造商的委托代理授权书复印件、所代理企业及制造企业的新版营业执照（三证合一）、生产许可、鉴定证书及相关资质证书复印件，并加盖鲜章。

技术文件及报价单。

3.6.2供应商报名

供应商在采购文件载明的报名时间截止前填写《供应商报名表》（附件10），通过邮寄或传真给物资部门采购人，报名表应有供应商签字盖章。

未按规定方式填报及未在截止时间前报名的，视为无效。

供应商报名达到2家及以上，物资部门经办人确定资格文件

和《报价单》递交地点和截止时间、评审时间并电话或电子邮件、短信等方式告知供应商（评审时间一般在报名截止的5日内进行，评审时间与递交资料截止时间应在同一天进行）；

供应商报名只有1家（可进行二次公示），物资部门经办人提报《物资采购方式决策审批表》经物资部门负责人签字同意后，通过召开段级会议履行集体决策程序，经集体决策后按单一来源采购或邀请采购实施。

3.6.3供应商提交资质、报价

3.6.3.1供应商须严格按采购文件的要求编写资质文件和《报价单》，并在通知规定的截止时间前密封送达指定地点。

物资部门在收到资格文件和《报价单》后，应对报价人名称、资质文件和《报价单》递交时间、递交人、联系电话等，进行登记并妥善保管。

在资格审查前任何单位和个人不得开启资质文件和《报价单》。

3.6.3.2供应商对采购文件有异议的，应当在收到采购文件2日内以书面形式向物资部门提出，物资部门自收到异议之日起3日内做出答复。

做出答复前，应当暂停采购活动。

3.6.3.3在采购文件载明的截止时间后送达的资质文件和《报价单》为无效文件，应当拒收。

3.6.4组织谈判

物资部门按规定组建谈判采购小组，小组成员包括物资、财务、合同管理部门、技术等部门人员，负责资格审查和价格谈判工作。

物资部门根据采购工作量和难易程度安排足够的时间，采取必要的措施，保证谈判采购在保密、公平、公正的情况下，按照采购文件中规定的办法进行审查。

谈判采购采用资格后审方式进行，只有资格评审、技术评审合格的报价人才能进入价格谈判。

主要步骤及应具备的资料包括：

3.6.4.1签到。

填写《供应商会议签到表》（附件11）和《谈判采购小组会议签到表》（附件12）。

3.6.4.2资格审查。

谈判采购小组人员根据资格审查结果出具相关资格审查报告。

资审过程中，谈判采购小组可以要求供应商对资质文件中含义不明确的内容以书面形式做出必要的澄清或说明，但不能做实质性改变。

小组成员应在认真阅读资质文件的基础上进行比较，客观、公正、独立的提出评审意见。

有下列情形之一的，谈判小组应当否决其报价资格：

（1）资质文件未经报价单位盖章，法人或授权人签字；

报价联合体没有提交共同报价协议；

报价人不符合国家或者采购文件规定的资格条件；

同一报价人提交两个以上不同的资质文件或者报价，但采购文件要求提交备选报价的除外；

报价高于采购文件设定的最高限价；

资质文件没有对采购文件的实质性要求和条件做出响应；

报价人有串通投标、弄虚作假、行贿等违法行为。

供应商在供应商不良行为处罚期内。

资格审查完毕后，谈判采购小组进行资格审查形成书面审查意见填写《供应商资格审查表》（附件13）并签字。

如有资格审查不合格的，谈判采购小组当场向该供应商宣布资格审查意见，说明原因，并退还该供应商未开封的《报价单》；

资格评审后只有一个合格报价人，由谈判采购小组确定可否继续进行价格谈判。

3.6.4.3价格谈判。

资格资审查结束后，谈判采购小组与资格审查合格的供应商进行价格谈判。

应多次谈判并填写二次或二次以上《报价单》，以供应商最终报价来确定价格最低的为推荐采购供应商（需备选供应商的，在计划提报和采购文件中明确）。

3.6.4.4提交谈判采购报告。

谈判采购完成后，谈判采购小组应形成《采购评审报告》（附件14）和《采购评审会议纪要》（可参考附件15），全体小组成员签字确认。

报告应载明物资设备名称、规格型号、单位数量、计划价格、原始报价及成交价格、推荐供应商等。

对审查结果有不同意见的应当以书面形式说明其不同意见和理由，会议纪要中应当写明。

3.6.5邀请采购、单一来源采购流程按照谈判采购流程实施，单一来源公告为审前公示，邀请采购不发布采购公告。

3.7线下询价采购流程说明

3.7.1设立物资部门报价保密邮箱

各单位物资部门应设立接受供应商报价的保密邮箱，邮箱实行两段密码管理，密码原则上应由物资部门2人分别保管密码，两段密码组合后才能开启邮箱。

3.7.2编制询价函

物资部门采购人员编制《询价函》（附件16），内容包括物资名称、规格型号（图号）、单位、到达单价、需求数量、运输方式、供货期、供应商及相关要求等事项。

3.7.3向供应商询价

询价采购时至少由物资部门2个人以上共同参加询价，从符合相应资格条件的合格供方中确定不少于3家的供应商作为被询价对象，并向其发出《询价函》邀请其报价。

询价应合理确定供应商报价所需要的时间。

从《询价函》发出之日至规定的报价截止之日，一般不超过3个工作日。

3.7.4供应商报价

供应商应在规定截止时间前将报价发送至保密邮箱。

只允许供应商进行一次报价，报价应有供应商法人或授权人签字并加盖公章。

3.7.5接受报价

报价截止后，由密码保管2人在规定时间、地点共同开启保密邮箱，收集整理报价。

3.7.6推荐成交供应商

物资部门采购人员对询价结果进行校核，对全部有效报价按照由低到高的顺序进行排序，推荐报价最低者作为成交供应商。

市场价格稳定的物资，《询价函》最长有效期为3个月。

如供应商已明确价格的执行期限，或约定价格的执行方式的，在执行期或约定期内有效。

3.8应急物资采购流程说明

3.8.1遇到紧急情况可启动应急采购。

应急采购应程序简洁、效率优先，原则上使用原有采购渠道（按最近一次采购采购同种物资的成交商、中标或成交单价）联系供应商组织发货。

原渠道无法满足应急需求时，经使用单位经集体决策后可灵活采用更有效率的采购方式。

3.8.2应急物资属集团公司管物资的，实施单位应在事后15个工作日内填报《应急采购报告表》（附件17）上报集团公司物资部。

报告须明确应急采购的内容、理由、采购方式，经物资主管领导签字并加盖单位公章。

3.9站段自产自用物资采购流程说明

3.9.1产品目录公布

3.9.1.1各单位物资部门每年初按照《自主生产物资管理办法》文件要求，组织财务、合同管理部门、技术等部门对本单位集经企业生产的自产自用产品资质进行审核。

3.9.1.2审核通过后，单位发文公布自产自用物资目录。

3.9.2采购

物资部门组织财务、合同管理部门、技术等部门相关人员组成物资采购价格谈判小组，与生产企业进行价格谈判，确定采购结果。

3.10现场采购流程说明

3.10.1本着实事求是、节约成本、有利于实施的原则采购前车间

（班组）必须请示物资部门，物资部门审批后授权现场就地实施采购。

3.10.2车间（班组）在组织自购时，必须安排2人以上共同参与采购过程，采购过程中应做到多处询价比对，尽量降低物资采购成本，并形成书面资料。

3.10.3现场采购报销凭证须报经物资部门审核后方可报销。

3.11供应商不良行为进行核查物资部门需对推荐的供应商是否存在供应商不良行为进行核查，确认供应商是否在总公司、集团公司处罚期内，严禁采购在处罚期内的供应商提供的产品。

查询方式：

登录物资管供分离信息系统首页，在【供应商处分通知】栏通过条件查询供应商。

3.12采购结果审批

3.12.1网上采购、谈判采购（含单一来源采购）、邀请采购、线下询价采购采购完成后，由物资部门采购人员提报《物资采购审批表》（附件18），经物资部门负责人、物资主管领导签字审批。

3.12.2需签订“三定”合同物资及站段自产自用物资采购经谈判确定的采购结果需由物资部门采购人员提报《年度物资采购审批表》（附件19）经物资部门负责人、物资主管领导、主要领导签字审批后，原则上一年内保持有效。

在有效期内发生采购业务时，可直接组织采购。

3.13结果公示

网上采购、谈判采购（含单一来源采购）采购完成后，物资部门采购人员根据审批结果编制采购结果公示，在商务平台进行公示（可参考附件20）。

3.14签订合同

3.14.1合同签订按照集团公司合同管理相关规定执行。

3.14.2签订“三定”合同的采购与成交单位签订为期一年的“三定”合同，实行日常直供，定期结算。

对于在年度供应商考核评价优良的供应商，可由物资部门提出继续合作的申请，经集体决策后，在不超过原合同单价的基础上，经双方达成一致，按规定重新签订为期一年的采购合同。

档案管理

各单位应按照一采一档整理资料备查。

网上询价存档资料

物资需求计划；

《物资采购方式选择审批表》（附件1）；

网上公告信息资料；

供应商的《报价单》（附件4）；

供应商资格、技术文件（如有）；

《物资询价采购报价校核表》（附件5）；

《物资采购审批表》（附件18）；

成交结果公示资料；

《采购合同》。

网上竞买存档资料

网上竞买项目信息；

网上发布的公告；

供应商资格、技术文件；

网上竞价结果；

网上集中竞价存档资料

网上集中竞价项目信息；

谈