公务文书文档格式.docx
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公文是对实践经验高度概括而形成的，是执行政策、解决问题、开展工作的理论依据和政策依据；
下级单位的某些公文是上级机关制定政策或指导工作的参考资料；
许多公文还是重要的凭证和宝贵的历史资料。
第二节公文文种的选用
1、公文种类及适用范围。
公文可分为十三种。
（1）命令。
适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施。
（2）决定。
适用于对重要事项或者重大行动作出安排；
奖惩有关单位及人员；
变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（3）公告。
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（4）通告。
适用于向社会各有关方面公布应当遵守或者周知的事项。
（5）通知。
适用于批转下级机关的公文，转发来自上级机关和没有隶属关系机关的公文，传达要求下级机关办理或者需要有关单位周知、执行的事项，任免人员。
（6）通报。
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（7）议案。
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（8）报告。
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。
（9）请示。
适用于向上级机关请求指示、批准。
（10）批复。
适用于答复下级机关的请示事项。
（11）意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（12）函。
适用于没有隶属关系的机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（13）会议纪要。
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
2、公文文种选用的范围。
（1）根据规定范围选用。
行文单位制发公文，所用的文种必须限于《办法》规定的13种之
列。
不属此列的其他应用写作文体，不能充当公文。
如计划、总结、条例、方案、办
法等事务文书，不能直接作为公文发出。
当某些事务文书需要依靠公文的权威性和郑
重性发出时，可选用“通知”这一文种，将其作为通知的组成部分，并加动词颁布、
颁发、发布或印发来行文。
如“国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通
知”。
（2）根据行文方向选用。
公文按行文方向可分为上行文、下行文、平行文和普行文四类。
上行文是呈送具有主管职能的领导机关或权力机关的，其文种有议案、报告、请示及意见；
下行文是向下级单位发布的，其文种有命令、决定、通知、通报、批复、意见及会议纪要；
平行文是平级单位或没有隶属关系的机关和单位之间的相互行文，其文种是函和意见；
普行文是面向国内外以及社会各有关方面的，没有特定的行文对象的一种公示性公文，其文种主要是公告和通告。
行文方向对文种有严格的要求，切不可乱用。
“意见”是一个新文种，它可用于上行文、下行文和平行文。
作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，作为下行文，文种对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；
无明确要求的，下级机关可参照执行。
作为平行文，提出的意见供对方参考。
（3）根据行文目的选用。
公文的行为目的，是选用文种的又一重要依据。
行文目的是确立公文主旨的前提。
任何一篇公文，确立主旨后必须选择功能相适应的文种，而不允许目的与功能错位。
在实际中，因为未考虑行文目的而容易造成混淆的主要有下述几组文种，其区别主要有以下几方面。
①决定与通知。
有重要事项、重大行动要作出安排，或者要变更、撤销下级不适当的决定事项，用决定；
其主张的强制性比较明显。
对于不是很重要、重大的事项，则不用决定，而用通知。
通知虽然需要下级执行或知晓，但告诉的性质更为突出，同时通知不具备安排的性质；
另外任免人员是通知具有的功能，而决定没有这种功能，有些公文用决定，显然是文种选择不当。
②决定与通报。
奖惩有关单位及人员，其够得上奖励或惩罚这一级别的，用决定；
通常意义上的表扬或批评（有必要发公文的），用通报。
③公告与通告。
公告的内容涉及面大，面向国内外，目的是宣布重要事项或者法定事项。
通告的内容涉及面相对要小，是公布要求社会各有关方面遵守或周知的事项。
前者宣布的是重要的、法定的，后者分量没有这么重，公布的目的是让行文对象遵守、周知。
④通告与通知。
通告的内容是公布的，通知的内容是不公布的，是内部红头文件。
通知有明确的主送单位，而通告的发送对象是泛指的。
⑤通知与通报。
通知的内容是可以传达要求下级办理、周知、执行的事项；
而通报对重要精神或者情况只是传达。
⑥报告与请示。
报告的内容是限于汇报、反映、答复，也就是说它只告诉上级机关是什么、为什么；
《办法》第二十一条明确规定：
报告不得夹带请示事项。
而请示则请求指示、批准，也就是说它是请求上级机关解决问题的。
⑦请示与函。
同是请求批准，如果公文的目的是要求管辖自己的上级机关解决问题的，只能用请示；
如果是要求与自己不存在领导与被领导关系（隶属关系）的其他业务部门解决问题的，只能用函。
第三节公文格式
由于公文的特殊地位，拟制公文应当考虑外观严肃、庄重，格式规范。
国家对公文要素标识规则、纸张要求、印制要求等作了明确规定。
1、公文对要素标识的规则。
组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。
具体如下：
①眉首。
公文首页红色反线（红线的宽度同版心）以上的各要素统称眉首。
眉首六要素：
ⅰ、份数序号。
即将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序号。
序号顶格标识于版心左上角第1行，一般只有带有密级的公文要编顺序号，用阿拉伯数码，至少不少于两位数，如“1”编为“01”。
ⅱ、秘密等级和保密期限。
涉及国家机密的公文应当表明密级和保密期限。
根据泄密会使国家的安全利益遭受损害的程度，密集分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级。
保密期限是对公文保密的时效加以规定的说明。
二者均用三号黑色字体顶格标识在版心第一行的右上角，中间用“★”隔开，如“绝密★一年”。
如果只标识密级而不标识保密期限，两字之间空一字。
ⅲ、紧急程度。
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
而以电报形式发送的公文分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
将紧急程度用三号黑色字体顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。
如果需同时标识密级，则密级在上，紧急程度在下，分两行标识。
ⅳ、发文机关标识。
由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”二字组成。
发文机关全称以批准该机关（或单位）成立的文件核定的名称为准，而规范化简称则由该机关的上级机关规定。
有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字，如国务院就有“国务院任免通知”的红头形式。
发文机关标识的字体用小标宋体字，字号不得超过22mm×
15mm。
平行文或下行文发文机关标识边缘至版心上边缘距离为约两行，即发文机关标识的位置到上页边为62mm。
上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，亦即到上页边为117mm，其中的55mm的空白是供上级机关批示用。
联合行文主办机关排列在前，“文件”二字右侧上下居中。
为了保证公文的严肃，首页必须显示正文。
ⅶ、发文字号。
由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关标识下空2行，不要紧贴红色反线，居中排列，用同正文相同的字号字体。
年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应为四位，用【】括入，如：
“【2001】”；
序号不编虚号位（如1不编为001，不加“第”字），联合行文只标主办机关的发文字号。
ⅷ、签发人。
仅在上报的公文中出现，平行排列于发文字号右侧，与前者有1字的间隔。
用同正文相同的字体字号标识“签发人”三字，全角冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。
有多个签发人时另起行按发文机关顺序依次排列。
其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话号码。
②主体。
红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。
下述均是主题要素
ⅰ、公文标题。
应该准确简要地概括公文的主要内容并表明公文种类，一般应当表明发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
标题的位置于红色反线下空两行，用小二号宋体字，可分一行或多行居中排布；
回行时要做到排列美观，不断开词意。
ⅱ、主送机关。
这是指公文的主要受理机关。
应当使用全称或者规范化简称、统称（如“各省、自治区、直辖市人民政府”）。
主送机关置于标题后第二行，左侧顶格（字号字体同正文），回行时仍顶格；
最后一个主送机关名称后标全角冒号。
ⅲ、公文正文。
位于主送机关名称下第1行，每自然段做空2字，回行顶格。
用阿拉伯数码表示的数字、年份不能回行。
正文用三号仿宋体字；
文中如有小标题可用小三号宋体字或黑体字；
一般每面排22行，每行28字（首页排行数除外）。
ⅳ、附件。
公文如有附件，于正文后第2行左空2字写上“附件”两字（字号字体同正文），后标全角冒号和附件名称，名称后不加标点符号。
附件与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标上“附件”两字，有序号时标上序号。
ⅴ、印章。
除会议纪要和以电报形式发出的公文外，都应当加盖印章于成文日期上。
联合上报的公文盖主办机关的章；
联合下发的公文，发文机关都应盖印章。
印章与正文务必同处一面，不得采取标识“此页无正文”的解决；
印章位置不够时，应调整正文的字距和行距。
ⅵ、成文日期。
以负责人签发的日期为准。
联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
用汉字将年、月、日标全；
“零”写为“0”。
成文日期的右边空4字，上空距离要考虑印章不压正文，一般印章与正文间空1行。
ⅶ、附注。
公文如有附注（公文需要说明的其它问题），如（“此件传达至群众，但不得张贴”），其字号字体同正文，居左空2字加圆括号标识在成文日期和印章下，版记之上。
③版记。
主题词以及以下的各要素统称版记。
ⅰ、主题词。
公文应当标注主题词。
主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。
一般由三个部分组成：
第一、类别词：
反映公文内容的主要类别、范围。
第二、类属词：
反映公文形式的具体方面。
第三、文种词：
反映公文的种类。
如《关于调整<
×
市征收教育费附加暂行办法>
中有关规定的通知》，其主题词应标为：
主题词：
教育调整收费标准通知
从“通知”的标题可以看出，其内容是属于“教育”一类的，所以，类别词摆在最前面；
具体涉及的是“收费”方面的问题，而主题词表中只有“收费标准”一词，所以类属词选用“收费标准”；
因为是对过去规定的调整，所以在类属词前面加上“调整”一词是必要的；
后面再加上文种词“通知”。
“主题词”三字用三号黑体字，居左顶格标识，后加全角冒号
ⅱ、抄送机关。
指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应用全称或者是规范化的简称、统称。
公文如有抄送机关，应置于主题词下第1行，居左空1字；
用同正文相同的字号、字体标识“抄送”并加全角冒号；
回行时与上一行的抄送机关对齐；
抄送机关间用逗号隔开，最后标上句号。
ⅲ、印发机关和引发日期。
位于抄送机关下（无抄送机关的就位于主题词下）占一行位置，用同正文相同的的字号字体。
印发机关左空1字，印发日期右空1字。
印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
ⅳ、版记中的反线和版记的位置。
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同文字的宽度。
版记应置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于该页的最后一行。
公文的办理程序：
一、公文发文办理程序：
1、交拟。
指领导交代公文起草的任务。
一般是根据本单位实际情况的需要，或者是领导阅读本机关以外的公文，根据来文内容，要求本单位贯彻落实时，领导交代相关业务部门或秘书部门起草公文。
2、草拟。
草拟就是相关业务部门接受领导交拟的任务后，明确专人起草公文。
起草人员应保质保量尽快完成起草任务，并套上专用的发文纸，送本部门领导审核。
3、审核。
审核是相关业务部门的负责人进行初审后，在专用的发文纸上签字，然后送秘书部门（办公室）对草拟的公文把关。
秘书部门（办公室）对草拟的公文进行把关。
4、签发。
有秘书部门（办公室）送专管领导审阅，主管领导认可后在发文专用纸上签字。
5、复核。
指秘书部门（办公室）对将要制发的公文再次把关。
如果有较大的修改，要退回起草部门重新按上述程序进行操作。
如果是领导签发时有不妥当的改动，秘书部门（办公室）则直接向主管领导提出改正建议，以确保公文的准确性。
但秘书部门不应擅自修改，所有改动一定要签发人认可。
6、缮印。
由秘书部门（办公室）对已签发的公文按国家标准局的规定印制成规范公文。
成文前要认真校对，确保准确无误。
7、用印。
缮印完成后要盖上与发文机关相对应的公章。
8、登记。
对于公文印制、发出、入档的份数，以及主、抄送机关单位，秘书部门（办公室）要用专门的登记本登记在册。
9、分发。
由秘书部门（办公室）按实际需要，将公文送达或邮寄或电传给主送和抄送单位。
10、归档。
公文制发的上述程序完成后，要将至少一份正式公文连同原稿一并存档。
二、公文收文办理程序：
收到本机关以外的公文，由秘书部门（办公室）办理，其办理程序是：
1、签收。
由机要员接受并签字。
2、登记。
由机要员对收到的文件按来文机关、来文份数、来文标题、密级、紧急程度等一
一予以详细登记。
3、审核。
指机要人员确定来文是否属于本机关的应收文件，来文的份数与来文机关注明的
份数是否相符，以及对来文有没有差错等核对清楚。
4、拟办。
由秘书长或办公室主任对来文的处理提出初步意见。
5、批办。
由主管领导提出办理意见。
6、承办。
根据拟办和批办意见，由相关业务部门落实文件精神。
7、催办。
由秘书部门（办公室）督促承办部门及时落实批办意见。
8、办复。
承办部门办理完毕后向秘书部门（办公室）答复落实情况。
9、归档。
落实批办意见后，来文原件要回到秘书部门（办公室）存档。
对本机关收文不需要经过收文办理程序。
几种常用公文的写作
一、通知正文的草拟。
在13种行政公文中，通知是使用范围最广、使用频率最高的一种公文，它一般用于传达领导意图、布置工作，所以我们说它是下行文，但是除此，通知也可用于联系沟通，具有知照的作用，因此它还可用于平行文。
通知一般由四部分组成。
第一部分是标题，由发文机关、事由和文种组成。
简单的可只写“通知”二字；
第二部分是主送机关，即受文对象；
第三部分是正文。
分为几类：
1、发布规章制度的通知。
在通知中首先要说明是由于什么原因而发布一个什么样的规章制度；
接着说明发布这一规章制度的意义；
然后说明实施本规章制度的要求；
本规章制度实施的起始日期；
以及本规章制度与以往发布的同类型规章制度关系的说明，如：
以往发布的同类规章制度同时废止。
也有的规章制度仅写现发布什么规章制度，实施的时间，对以往同类型规章制度的处理办法。
如：
《国务院关于发布<
国家行政机关公文处理办法>
的通知》正文中只有两句话：
现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1起施行。
1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。
（《国务院公报》2000年11月10日第31号）
2、批转、转发、颁发公文的通知。
⑴批转公文，是指本机关认为所辖的某一个下属单位所呈送的报告、意见、请示，具有普遍执行的必要，要求所辖的各单位依照此报告、意见或请示贯彻实施时，为此下发的普发性通知。
原报告、意见和请示是上行文，当经过本机关批转，随通知一同下发后，便成了下行文。
⑵转发公文，是指本机关在收到外来公文后，认为需要本机关所辖的下属单位贯彻执行所发的通知。
外来的公文随通知一同下发。
⑶颁发公文（指公务事务文书），是指本机关新制定的规章制度或其他事务文书，需要贯彻执行时而下发的通知。
标题中介词“关于”后面的动词，可以叫颁发，也可以叫发布、下发、印发。
上述三种通知的写法包括以下几部分：
首先说明批转或转发、颁发某一公文的目的、原因；
接着指出被批转、转发的公文的意义；
最后对受文单位应如何对待被批转、转发、颁发的这一公文提出要求。
3、要求办理、周知或执行的通知。
首先说明发通知的目的和根据（如根据上级的指示、某一决定或某一会议精神等），然后列出要求办理、周知或执行的具体事项。
注意：
周知性通知无需收文单位办理或具体贯彻落实，仅是知晓而已。
4、会议通知。
会议通知一般包括的内容是：
开会的目的；
会议议题；
与会人员的条件和人
数；
开会的时间、地点；
与会者应做的准备；
对与会者的其他要求。
5、任免通知。
任免通知在任命（聘任）职务、职称或免除职务、职称时所用。
一般涉及
四个方面的内容：
①任命（聘任）或免除的根据，如根据何种会议决定；
②被任命（聘任）或免除的人员姓名；
③被任命（聘任）或免除何种职务、职称；
④享受的待遇，如政治待遇、行政级别、工资标准、其他经济待遇等。
以上五种通知的“结束语”有三种处理方式：
一是事完笔止，不写结尾语；
二是写上“特此通知”四字，以示郑重；
三是提出具体的要求，如“在贯彻执行中经验或问题，请及时报告。
”这主要见于第一、二、三种通知。
第四部分落款，注明发文机关和发文时间。
二、通报正文的草拟。
通报是用来表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况的公文。
通报的特点见书上第28页。
通报由三部分组成。
第二部分是正文，不同内容的通报有不同的写法。
1、表彰性通报。
①表彰性通报要从以下四个方面来写：
一是：
开门见山地叙述所发生的事件。
要按事件的发生、发展、结束的顺序，把时间、地点、起因、过程、涉及的单位、人物的做法、行为以及结果陈述出来，事件的陈述不必过于细致、具体，只要说清楚就可以了。
二是：
对事件进行分析、评价。
指明单位或个人的可贵之处，肯定其做法或行为。
这一层文字不要太多，但要说到点子上，提炼出“闪光点”。
这是要求人们向先进看齐的依据。
三是：
说明给予什么样的表彰决定。
这一层可与上一层合到一起写，也可以分开写。
四是：
向干部群众提出学习先进的要求，要求要写得郑重其事，以保证通报的权威性和严肃性。
②写表彰性通报要注意的问题：
表彰性通报不是表扬稿，它不只是宣传一件事，而是要通过事件来树立某种精神、作风。
因此，它作出的表彰决定与提出的学习要求，具有需要执行的权威性。
它不是新闻稿，不对人物场景进行描写，也不抒情，避免故事化，注重概括性陈述。
一定要有对事件的分析、评价。
内容要真实、事实要可靠。
2、批评性通报。
①批评性通报在层次结构上与表彰性通报相似，只是具体内容不同。
首先：
陈述所发生的事件。
事件的陈述同样要把时间、地点、起因、过程、涉及的单位或人物的行为以及结果说清楚。
其次：
分析事件发生的原因，指出错误的性质，以及所造成的影响。
原因的分析要以事实为依据，对错误的定性要准确。
然后：
说明给予什么处分决定。
这一层可与上一层合写到一起，也可以分开写。
最后：
向被通报者提出改正错误的希望，向其他下属单位、群众提出吸取教训、引以为鉴的要求。
②写批评性通报要注意的问题：
对事件的陈述要简明扼要，具有概括性，以能说清楚为宜。
语言繁琐无形中会产生负面效应。
要重视对事件发生原因的分析。
分析原因就是让人明白应该吸取什么样的教训，有的通报省去了这一层，是不妥当的。
表达方法不宜用抒情和描写，遣词造句要恰如其分。
要实事求是，客观公正。
第三部分是落款，注明发文机关和日期。
三、请示正文的草拟。
请示是向上级机关请求指示和批准的上行公文。
请示的特点见书上第33页。
请示主要由四部分组成。
第一部分是标题，标题分为基本型和省略型两种，前者由发文机关名称、事由、文种三部分组成，后者仅事由、文种即可；
第二部分是主送机关，主送机关只有一个，其他机关是以抄送的形式处理；
第三部分是正文，请示正文的层次内容：
1、首先要陈述情况，所谓“情况”是指目前面临的问题，存在的困难。
2、接着要陈述请示的理由。
即说明解决问题有什么意义，有什么好处；
不解决问题有什么后果，有什么影响。
理由写得好不好，是能否引起上级机关重视，最终得到解决的关键。
写理由时，要把握以下三条：
①把理由写充分。
关键是抓住“三性”。
一是重要性，陈述的问题，摆出的困难，要有分量，要典型突出；
二是必要性，问题不是可解决可不解决，而是非解决不可，如果是一般问题，就没有必要请示；
三是可行性，一要看政策是否允许，二要考虑上级机关是否具备解决问题的能力和条件。
②理由要恰当。
一定要注意理由与事项之间的内在逻辑联系，紧扣请示事项表述理由。
不可理由说了一大堆，结果说不到点子上，牵强附会。
③理由不能笼统、含糊。
究竟存在什么问题，有哪些困难，解决问题有何必要性，力求清楚明白。
有些人写请示，往往是“因为。
。
所以。
”一两句话就说完了，理由很难成立，使上级机关无法了解具体情况。
3、紧接着要提出请示事项，也就是要求上级解决什么问题。
事项要鲜明地表达上级将问题解决到什么程度，不可模棱两可；
同时要有自己对解决问题的设想和意见，以供上级审批时参考。
4、最后写结束语。
结束语不能写“特此请示”半句话，更不宜写“此致敬礼”。
常见的有“如无不妥，请批准”，“当否，请批示”，“妥否，请指示”，“可否，请批复”，“特报请核批”等。
总
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