学校档案管理暂行办法.docx
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学校档案管理暂行办法
学校档案管理暂行办法
第一章总则
为了进一步加强学校档案的科学管理，有效地保护和利用档案，更好地为学校的各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和浙江省教育厅、浙江省档案局关于档案管理的有关规定，结合我校实际，特制订办法。
一、本校各处室在各项公务活动中形成的全部档案（包括文书、教学、科技、会计、特种载体等不同门类、不同载体的档案），应由校综合档案室集中统一保管。
二、校档案室对各处室的档案工作进行监督和指导。
三、校综合档案室隶属于办公室。
档案工作实行统一领导，分级管理。
第二章机构、人员、职责
一、确立一名副校长主管档案工作。
健全档案工作领导小组，负责档案工作的监督和指导，确定档案存毁。
二、建立档案工作小组，明确专、兼职档案员，组成档案工作网络。
三、档案工作岗位职责
（一）、分管校长岗位职责
1、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的各项方针、政策。
2、加强对档案工作部门的领导，把档案工作纳入学校规划和计划，定期检查和研究学校的档案工作，关心档案室的建设和发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决档案工作中实际困难，为档案工作创造良好条件。
（二）、综合档案室职责范围
综合档案室是学校档案工作的职能管理部门，隶属办公室。
负责对全校档案工作实行统筹规划，组织协调、统一制度、监督和指导，同时负责保存和提供利用全校档案（党群、行政、教学、科研、科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、会计、声像、实物等类档案）。
其职责范围是：
1、认真学习和贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法令和上级有关指示，规划全校档案工作。
宣传档案工作有关法规，提高各级干部和广大群众的档案意识。
2、负责制定本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。
3、指导和协助各部门各类档案的收集、整理和立卷归档工作。
对各档案分室进行指导和监督检查。
4、负责接收、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校的各类档案及有关资料。
5、开展档案的开发和利用工作，主动为教学、科研及各项管理工作和社会服务。
6、利用现代化管理手段，负责编制检索工具，开展档案编研工作、积极开发档案信息资源。
7、建立、健全学校档案工作网络，定期组织档案网络人员的学习与活动。
8、参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作、学术研究和交流活动。
9、保守档案机密，做好档案保护工作，确保档案完整与安全，最大限度延长档案寿命。
10、开展档案宣传工作和利用者教育活动。
11、完成学校领导交办的其它任务。
（三）、档案室主任岗位职责
1、努力学习党和国家关于档案工作的方针、政策、法规，刻苦钻研档案专业知识，不断提高政治思想和业务水平。
2、在办公室主任领导下，负责档案室全面工作。
3、负责组织草拟学校各项档案规章制度，制定本室年度工作计划和总结，并认真地组织实施。
4、做好档案的接收、征集、整理、分类、保管、鉴定、统计工作。
5、负责组织落实室内日常行政事务工作，组织本室同志进行业务学习和学术研究，开展档案编研工作。
6、按规定时间做好档案的进库、编目、上架工作。
7、进行计算机辅助档案管理，包括档案数据录入、检索、统计、编目、编制检索工具，年底内完成计算机录入工作。
8、努力进行档案的编研和档案的学术研究工作，为学校各项工作服务。
9、负责组织档案的价值鉴定和过期档案的销毁工作；
10、负责检查档案库房的“八防”工作，确保档案安全；
11、关心本室同志生活，搞好团结协作，遵守考勤、考核等室内有关制度。
12、完成领导交办的其他工作。
（四）、档案室工作人员岗位职责
1、努力学习党和国家关于档案工作的方针、政策、法规，刻苦钻研档案专业知识，不断提高政治思想和业务水平。
2、指导、协助兼职档案人员做好文件的形成、积累和立卷归档工作，按规定时间做好档案的接收、征集、整理、分类、保管、鉴定、统计和进库、编目、上架工作。
3、学会使用计算机进行辅助档案管理。
4、努力进行档案的编研和档案的学术研究工作，为学校各项工作服务。
5、团结协作，遵守考勤，自觉执行室内档案工作规章制度。
6、完成室领导交办的其他任务。
（五）、各立卷归档部门分管领导岗位职责
1、努力学习党和国家关于档案工作的方针、政策、法规，贯彻执行学校档案工作计划及各项档案工作规章制度。
2、研究和布置本部门档案工作（每学期至少一次），检查执行情况，及时解决档案工作中的问题。
3、主持本部门立卷归档工作，确保归档案卷质量。
4、支持、督促和考核本部门专兼职档案员工作。
（六）、兼职档案员岗位职责
1、熟悉学校有关档案工作规章制度，积极参加档案业务培训，提高档案业务能力。
2、负责本部门文件材料的收集、积累、整理和立卷归档工作，保证应归档文件材料收集齐全、准确、系统。
3、坚持平时预立卷制度，根据本部门工作情况，制订预立卷类目，合理分类存放，便于利用和组卷。
4、归档案卷符合质量要求，做到组卷合理、编写页码准确，书写工整，卷内目录填写清楚，案卷标题简明扼要，有关项目填写齐全。
5、接受档案室监督、检查和业务指导，保质、按时完成归档任务。
第三章档案立卷归档制度
一、档案分类方案
为加强本单位档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，根据湖州市档案局《湖州市档案分类方案编制规则》的规定，结合本单位职能，特制定本方案。
第一条本方案规定了本单位档案分类的原则和方法、档号标识。
第二条档案分类原则是以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。
本方案适用于本单位档案实体的分类、整理和排架管理。
第三条本方案共设置6个一级类目。
1、文书档案类（类号：
1）
2、教学档案类（类号：
2）
3、学籍管理类（类号：
3）
4、会计档案类（类号：
4）
5、科技档案类（类号：
5）
6、特种载体类（类号：
6）
7、教师专业类（类号：
7）
第四条二级类目的设置方法如下：
1、文书档案类、会计档案类、教师专业类不设置二级类目；
2、教学档案类的二级类目按工作职能设置；
3、科技档案类的二级类目按基建、设备二个类别设置；
4、特种载体类的二级类目按照片、音像、实物设置；
第五条档号依照《档号编制规则》要求进行标识，编号方法如下：
1、按《归档文件整理规则》整理的文件档号由全宗号、年度、保管期限、件号组成，用“-”连接。
其中，保管期限为永久、30年、10年。
例如：
2009-30年–18
2、按组卷形式整理的档案档号由全宗号、分类号、案卷号组成，用“-”连接。
类别之间用“·”隔开。
例如：
3·1·1-001
二、归档范围及保管期限
第一条为正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本单位主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条本规定中的文件材料是指本单位在其工作活动过程中形成的各种门类纸质和载体（包括照片、声像、磁性介质、实物）的历史记录。
第三条本单位文件材料归档范围是：
（一）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本校工作、研究具有利用价值的文件材料；
（二）本单位工作活动中形成的具有凭证价值的文件材料；
（三）本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的重要材料；
（四）其他对本单位具有查考价值的文件材料。
第四条本单位文件材料不归档范围是：
（一）上级单位的文件材料中，普发性不需要本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
第五条凡属本单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条单位文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
第七条永久保管的文书档案主要包括：
（一）本单位制定的法规政策性文件材料；
（二）本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本单位职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本单位关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本单位机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本单位重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；
（八）同级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料；
第八条定期保管的文书档案主要包括：
（一）本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本单位一般性事务管理文件材料；
（五）本单位关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；
（七）上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料；
第九条本单位形成的业务档案、人事、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
第十条本单位对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
本单位应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的应与文件正本、定稿一并归档。
学校文件材料归档范围及保管期限
一、管理类（GL）
序号
归档范围
保管期限
一
党务工作
1
党支部工作计划、总结
30年
2
党支部大会、支委会会议记录
永久
3
党组织、党员干部、党员情况统计表
永久
4
党员、干部花名册
永久
5
发展新党员材料及批准入党转正延长通知书
30年
6
支部改选、提拔、配备干部的报告和上级党委的批复
永久
7
评选优秀党员的决定、登记表及先进事迹材料
市级以上
县、区及校级
永久
30年
8
党员处分情况材料（处分决定、批件）
永久
9
市区业务主管部门下发的有关党务工作的指示、决定、批复、批转通知、通报、计划、规定、制度等
针对本校的重要的
需要参照执行的
永久
10年
二
行政工作
1
学校印章启用和废止的决定
永久
2
校务会、行政会（含校长办公会）会议记录
永久
3
学校在行政管理（含校务、政务、财务公开）工作中形成的决定、决议、报告、计划、总结等
重要的
一般的
永久
10年
4
学校制定的各项规章制度
30年
5
学校法人年检、法人更换等登记表
永久
6
校庆、开学典礼、毕业典礼、毕业分配大会的报告、总结、记录等
30年
7
本校参加各级表彰大会的先进名单、登记表、先进事迹及代表名单
市级
县区级
永久
30年
8
学校在审计工作中形成的有关材料（如：
校长离任审计报告、审计部门的审计意见等）
永久
9
学校在外事活动中形成的有关材料
30年
10
学校在保卫工作中形成的有关材料
10年
11
本校各种伤亡
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