BHA302 记录管理规定完整文档格式.docx

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BH-A-30102（0）海阳BHE电子有限公司A4（210x297）

-制.改订履历

制.改订编号

改订项目

改订内容

起案者

2003.07.22

initialrelease

2008.08.01

现有规定样式变更及标准编号的重新设定

2012.02.29

TS16949要求事项反映

1.적용범위适用范围

2.목적目的

3.용어의정의用语的定义

4.책임과권한责任与权限

5.업무절차业务步骤

5.1기록의색인,수집및식별记录的索引，收集与识别

5.2기록의파일링및보관记录的文件及保管

5.3기록의보호记录的保护

5.4기록의검색记录的检索

5.5기록의보유년한记录的保留年限

5.6기록의폐기记录的废弃

6.관련문서相关文件

7.기록및보관记录及保管

8.첨부附件

1.적용범위使用范围

본규정은（주）비에이치（이하“당사”라한다）의효과적인품질운영및고객의지정된요구사항을입증하기위한기록의식별,보관,보호,검색,보유기간및처분에대한관리방법,책임사항에대하여규정한다.

本规定适用于比艾奇公司（以下简称“公司”）为了对效果性的品质运营及顾客制定的要求事项的认定

对记录的识别、保管、保护、检索、保留期限及处分相关的管理方法及责任事项。

2.목적目的

기록관리가체계적으로이루어지고품질운영및고객의지정된요구사항을보증하는데그목적이

있다.

本规定致力于记录管理的系统化地形成、保证品质运营及顾客指定的要求事项。

3.용어의정의用语的定义

3.1기록记录

효과적인업무수행및지정된요구사항을입증하는데필요한서류기록매체의원본또는인증된

사본으로써품질/환경매뉴얼,규정（절차서）,규격및지시서（이하“문서”라한다）에기록및

기록관리책임자가기록으로승인한것을말한다.

记录了用于证明有效完成操作和指定要求事项的文件媒体（正本和副本），如品质/环境手册规定（手册）规格指示书（以下简称“文件”）及记录管理负责人批准为记录的文件。

3.2일반문서一般文书

업무수행의지침이되는업무절차및기준을말한다.

遂行业务指针的业务步骤与标准。

3.3보유년한保留年限

기록이품질운영및고객의지정된요구사항을입증하기위하여최소한보존되어져야하는

년한을말하며보관장소는경영지원팀에서보관한다.

为了力证品质运营及顾客指定的要求事项在经营管理部保存的最少年限。

3.4보호保护

보관중인문서를지정된장소에서보유년한까지열화및손상의방지,분실등의방지를말한다.

是指防止放于指定场所保管的文书在保留年限为止发生热化、损伤及遗失。

3.5분류코드分类编号

분류를위하여만든일련의문자와숫자의조합으로서식기록의분류,파일의분류등에사용된다.

为了将文书分类，将一系列的文字及数字组合在一起将书式记录及文件夹分类。

3.6검색检索

보관중인문서및기록을찾아내는것을말한다.

是指查找保管中的文书及记录。

3.7처분处理

보유년한이경과된문서를절차에따라완전폐기（소각/파쇄）처리를말한다.

是指过了保留年限的文书根据步骤完全废弃（销毁/破碎）处理。

4.1경영지원팀장经营支援部部长

（1）경영지원팀장은기록관리의효과적인수행을위한관리감독등총체적인책임이있다.

经营支援部部长主要负责保证记录管理的有效实施并进行管理监督。

（2）경영지원팀장은보관및보존기간이경고한기록의기관,문서관리대장정리및폐기를

정상적으로운영할책임이있다

经营支援部部长还负责保管保存期限过期的记录期管、文书管理大章整理及文书的正常废弃。

4.2관련부서（팀）장相关部门长

（1）각부서（팀）별보관기록에대한관리책임이있는자로써각부서（팀）장을말한다

是指各个部门对于保管记录的管理者。

（2）관련부서（팀）장은문서고로이관전기록에대한보존및열람등을관리할책임이있다.

相关部门长负责将文书移交前关于记录的保存及阅览的管理。

（3）관련부서（팀）장은승인된기록에대한식별,색인,파일링및보관해야한다

相关部门长应该对已批准的记录进行识别、索引、文件夹整理和保管。

（4）관련부서（팀）장은보관중인기록의열화,손상방지및즉각검색이가능토록유지해야한다.

相关部门长应该维持保管中的记录的阅览、损伤防止并尽最大可能地确保检索效果。

4.3기록관리담당자记录管理担当者

（1）경영지원팀장또는관련부서（팀）장이선임한자로써각부서（팀）의기록을관리하는자를말한다.

经营志愿者及相关部门长是将各个部门的记录进行管理的担当者。

（2）기록관리담당자는절차에따라정확하게사실에의한기록의작성,검토해야한다.

记录管理的担当者应该按照相关步骤根据事实准确地做成记录并进行审查。

5.1기록의색인,수집및식별记录的索引，收集及识别

5.5.1기록의색인记录的索引

（1）기록의대상은해당부서에서설정하고기록목록표（첨부#8.5）또는전자매체관리대장

记录的对象是在相应部门设定记录目录表（附件#8.5）或者是电子管理台账

（첨부6）에파악기록관리한다在（附件6）上掌握记录管理

（2）작성된기록은기록목록표또는전자매체관리대장에등록하고파일분류코드에의해철하며

색인표를달아필요한때즉시찾아볼수있도록한다.

作成的记录在记录目录表或者电子管理台账上登陆，可以根据文件分类号装订，需要的时候查看索引表可以立即找到

5.5.2수집收集

（1）기록은기록의발생부서로부터수집되어야하고기록의보유년한이지난기록은

폐기조치한다.

记录应该从记录发生的部门收集并记录保有年限，超过保有年限的废弃处理。

（2）기록의수집은각팀기록관리담당자에의해관리되고해당부서장은이에총체적인책임이

있다.

记录的收集通过各部门记录管理担当管理，相应的部门长要对整体负债。

5.5.3식별识别

（1）파일의식별은기록의종류,보관위치,보안등급등을기재하여구분될수있도록한다.

文件的识别要记录种类，保管位置，保安登陆记载并且要能区分。

（2）전자매체인경우내용,백업일자,보관장소,매체구분,사용자등을기재하여야한다.

电子媒体记录的情况应该记载备份日期，保管场所，媒体区分，使用者等。

5.2기록의파일링및보관记录的文件夹及保管

5.2.1기록의파일링记录的文件

（1）기록서류의파일링:

개개의기록물을모아단위파일을구성한다.

记录文件的文件夹：

单个的记录物集中在一起构成单位文件

（2）박스파일:

단위파일을모아항목별,기간별등으로정리한다.

文件盒：

按照项目别，期间别等将单位文件集合到一起整理。

환경영향

环境影响

환경영향（명）

环境影响（名）

….

관리팀管理部门

000팀部

5.2.2기록의보관

记录的保管

（1）보관방법保管方法

1）서류형태의보관文件形态的保管

일반문서형태의기록은파일링으로구성하여책장에보관한다.

一般文件形态记录的文件夹要在书柜里保管。

책장（예）

书柜（例）

2）전자매체의보관电子文件的保管

전자매체의경우전용케이스에（1:

1）로구성하여책장또는수납장에보관한다.

电子文件的情况用专用盒（1:

1）保管后再在书柜或收纳柜中保管。

（2）문서고에이관移管到文件库

해당부서（팀）에보관하던기록중상당한기간이지나거나사용빈도가적은문서를경영지원팀에

의뢰하여문서고로이관하고이때기록의목록표에는보관장소를수정하여야한다

在相应部门保管的记录中经过相当长的时间而且使用频率也少的文件，经过经营支援部承认后移管，这时候记录的目录表应该修正保管场所。

（3）변환형태의보관变换形态的保管

필요시기록은일반문서형태에서컴퓨터기록매체에의저장등변환하여보관할수있고

해당부서에서기록관리한다.

必要时从记录一般文件形态变更成保存在电脑储存等变化时相应部门记录管理。

（4）인쇄본과전자매체형태로2중보관하는기록의경우에는전자매체기록을우선으로한다.

印刷本和电子本两种形态保管记录的情况下以电子本保管优先。

（5）파일의분류코드는아래의사항에따라분류하여보관한다.

文件的分类编号根据以下情况分类保管

1）HardCopy본의분류코드는6자리로표현하며다음의보기와같이한다.

HardCopy本的分类标号用6位数字参照下面。

BH-□□-□□

서식일련번호样式一般编号

보관부서의약호保管文件的略号

회사표준약호公司标准略号

2）전자매체의분류코드는8자리로표현하며다음의보기와같이한다.

电子媒体的分类号以8位数表现，参照下面

BH-□□-□□□□

전자매체의일련번호电子媒体的流水号码

보관부서의약호保管部门的略号

회사표준약호公司标准的略号

전재매체의일련번호电子媒体的流水编号

구분

区分

일련번호

流水号码

CD01

HDD

HD01

DISK

DK01

（6）보관부서의약호와분류기호는다음과같이한다.

保管部门的略号和分类记号如下。

부서명

部门名

약호

略号

분류기호

分类记号

품질팀

품보

品保

구매팀

购买不

구매

购买

경영지원팀

경지

经支

생산조정팀

生产调整部

생조

生调

경영기획팀

经营计划部

경기

经计

영업팀

영업

营业

재무팀

财务部

재무

财务

설계팀

设计部

설계

设计

제조팀

制造部

제조

制造

제조기술팀

制造技术部

제기

연구소

研究所

연구

研究

（7）파일분류코드의표시위치는파일의윗부분에하고표시방법은세로로놓아표시한다.

단,파일분류코드는보관부서별특성에따라별도부여하여관리할수도있다.（예:

A-1-1）

文件分类编号的标记位置是文件的上面部分，标记方法是竖向标记，文件标号要根据部门别特性单独赋予，管理（例：

A-1-1）

5.3기록의보호记录的编号

（1）해당부서장은기록의중요도를체크하여외부로의유출,분실,파손으로부터보호해야할책임이

있으며,이에따른관리를해야한다.

相应部门长应该标记重要度应该保护和管理防止向外部流出，遗失和破损。

（2）해당부서장은문서또는전자매체의보안등록에따라중요한기록은시건장치를해야하며,

외부로유출되지않도록관리해야한다.

相应部门长应该对文件或者对电子文件保完登陆的重要记录设置措施防止流出外部进行管理。

（3）기록의분실또는파손을대비하여전산매체에이를저장하고시건장치가되어있는장치에

백업하여대비한다.

针对记录的遗失或者破损在电子媒体上储存并设置安保装置，并对比备份。

5.4기록의검색记录搜索

기록은열람및검색이용이하도록하며유형별로아래의방법에따른다.

记录的阅览和搜索应该设置的容易些参照以下类型别方法。

（1）HardCopy위치목록표（책장）HardCopy位置目录表（书柜）

책장좌측상단또는보기쉬운곳에아래와같이부착한다.

贴在书柜左侧上端容易看到的地方，如下

단

行

열

列

파일명

（2）전자매체의위치목록표

电子文件的位置目录表

수납장좌측상단또는보기쉬운곳에아래와같이부착한다.

내용

内容

백업일자

备份日期

매체구분

媒介区分

사용자

使用者

（3）문서고의위치목록표

文件库的位置目录表

문서고에보관하는문서는부서별및보유년한에따라보관위치를구분하여관리한다.

在文件库保管的文件要按部门别及保有年限区分保管位置管理。

기록명

记录名

보유년한

保有年限

5.5기록의보유년한

记录的保有年限

（1）년한설정年限设定

1）기록의보유년한은각부서（팀）장이설정하여기록목록표에기록하고5.4항의‘문서고의위치

목록표’에보유년한을포함시킨다

记录的保有年限应由各部门长设定并在记录表中记录，包括5.4向的‘文件库的位置目录表’中的保有年限。

2）보관및보유년한은계약상고객의요구와보증측면을고려하여작성부서에서결정하고

규정류이상의문서는제·

개정시경영지원팀장의심의를득한다.

保管及保有年限是根据合同上顾客的要求和考虑保证侧面由作成部门决定的，规定类以上的文件制，改订是要由经营支援部门长审议。

3）보유년한설정시보유년한설정기준（첨부#8.3,8.4）을참고로한다.

保有年限设定是保有年限设定基准参照（附件#8.3,8.4）

（2）년한변경年限变更

고객의요구와작성및관련부서의필요시요청에의해년한변경이될수있고규정류

이상의문서는경영지원팀장의심의를거친다.

顾客的要求和作成及关联部门的需要邀请年限变更时规定以上的文件要经过经营支援部门长的审议。

（3）보관년한은특별히규정하여관리하지않으며경영지원팀장의판단에의해관리한다.

保管年限没有特别的规定管理而是由经营支援部门长的判断来管理。

（1）보관년한경과기록의심사超过保有年限记录的审查

보유년한을경과한기록은주기적으로심사하여더이상유지할가치가없다고판단되면

이를폐기조치한다.

超过保有年限记录要周期性的审查，如果判断不需要再维持的话废弃处理。

（2）폐기방법废弃方法

1）폐기조치의기록废弃措施的记录

폐기대상기록은폐기문서기록대장에등록하고담당자의서명과함께그일자를기록한다.

废弃台账记录，在废弃文件记录台账里记录担当的姓名及日期。

2）보관중인기록이보유년한을경과하여폐기할경우에는담당팀장의확인한후책임하에

폐기하고,기록관리담당자는기록목록표에기록된폐기문서에적색의두줄을긋고날인후

폐기한다

保管中超过保有年限需要废弃的情况向担当部门长确认并负责废弃，记录保管担当要在记录表中记录的废弃文件画2道红色的线，并盖章后废弃。

3）전산매체에대한폐기는전산팀장의책임하에폐기하며그에대한내역을경영지원팀에

통보한다.

电子文件的废弃是由电算部门长负责废弃，关于它的格式向经营支援部门通报。

6.기록및보존记录及保存

양식명

样式名

양식번호

样式编号

보관부서

保管部门

기록목록표记录目录表

BH-A-30201

3년3年

전자매체관리대장电子媒介管理台账

BH-A-30202

폐기문서기록대장

废弃文件记录台账

BH-A-30203

7.관련문서关联文件

문서관리규정文件管理规定

8.첨부附件

（첨부1）기록관리PROCESSMAP（附件1）记录管理PROCESSMAP

（첨부2）파일분류코드표기방법（附件2）文件分类号放弃方法

（첨부3）보유년한설정기준（附件3）保有年限的设定基准

（첨부4）품질기록관리기준표（附件4）品质记录管理标准表

（첨부5）기록목록표（附件5）记录目录表

（첨부6）전자매체관리대장（附件6）电子文件管理台账

（첨부7）폐기문서기록대장（附件7）废弃文件记录台账

책임/권한

责任/权限

INPUT

ACTIVITY

OUTPUT

PROCESS모니터링,측정

PROCESS顾客监督制度，测定

관리항목

管理项目

주기/방법

周期/方法

기록관리담당자

记录管理担当