档案管理办法Word格式.docx
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负责总承包项目设备随机文件的收集、整理，确保其完整、准确、系统，并提交工程管理部门审核后按档案管理规定归档。
8、工程质量监督站—负责编制、收集、整理建设项目工程质量监督工作中形成的质量监督文件，并按档案管理规定向档案中心归档。
9、监理单位—负责监理文件的编制、收集、整理，统一将编制整理好的案卷报送工程管理部门审核后按档案管理规定归档；
负责督促、检查施工单位/工程总承包单位编制、整理施工文件及竣工图，审核、签署施工文件及竣工图的完整、准确、系统情况，并向档案中心提交施工文件及竣工图质量审核报告。
10、试运行单位—负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件，并按档案管理规定向档案中心归档。
四、项目文件收集、整理与归档
1、反映和记录项目建设重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的项目文件，应当收集齐全，归入建设项目档案。
2、公司项目管理部门和参建单位，应当指定专人负责照片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，建设项目重要阶段、事件、事故，应当有完整的声像材料，并对事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等进行编写。
3、项目可行性研究、任务书，以及项目管理文件和竣工验收文件应按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）进行整理。
项目竣工文件应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）进行整理。
图纸应按照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。
电子文件应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）。
4、项目竣工文件中签署意见栏不允许打印，签名不允许由他人代签或以个人印章代替。
项目竣工图必须逐张加盖并签署竣工图章。
5、项目管理职能部门和参建单位，应在建设项目竣工验收前按阶段或单项，将经过整理的项目文件，提交档案中心归档。
项目竣工文件要求工程竣工后30天内归档，个别涉及地下交叉、隐蔽工程比较复杂的大型项目的竣工文件可在工程竣工后90天内归档。
6、项目文件实体归档份数：
项目前期文件、项目竣工验收文件一式一份；
项目竣工文件一式二份；
声像文件一式一份。
7、项目文件的收集、整理与归档具体执行《呼和浩特石化公司建设项目文件收集、整理与归档实施细则》（试行）。
五、项目档案验收与登记
1、项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。
国家档案局规定未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。
2、项目档案管理机构应当参加项目的中交验收、初步验收，同步进行项目档案的预验收，验收检查率100%，重点检查重要合同、协议等项目前期文件及隐蔽工程检查记录、竣工图、设计变更通知单等项目竣工文件，并填写建设项目档案验收检查记录（主要内容有档案号、验收检查情况描述、检查人、检查日期等），发现问题，要求责任单位限期整改。
3、项目档案验收前，项目设计、施工、监理等方面负责人及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《股份公司建设项目文件归档范围和保管期限表》（附录1）和《建设项目档案验收内容及要求》（附录2）进行全面自检，并形成项目档案自检报告。
4、项目档案自检报告应当包括以下主要内容：
（1）、项目建设及项目档案管理概况；
（2）、保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；
（3）、项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；
（4）、档案在项目建设、管理、试运行中的作用；
（5）、存在的问题及解决措施。
5、项目档案自检工作完成后公司以正式文件形式向项目档案验收组织单位报送建设项目档案验收申请报告，并附项目档案自检报告，填报《建设项目档案验收申请表》（附录3）。
6、新建、扩建和试生产的国家和股份公司建设项目，由档案中心负责填写《建设项目档案管理登记表》（附录4），一式三份，报集团公司办公厅。
六、考核
1、建设项目相关合同不按要求明确资料押金和归档约束条款的，每出现一次，对合同生成单位扣罚300～500元。
2、项目竣工文件应在项目竣工30天内（涉及地下交叉、隐蔽工程比较复杂的大型项目的竣工文件可在工程竣工后90天内归档），不在规定的时间内按公司档案管理要求归档的，每拖延10天扣罚责任单位5％资料押金。
3、项目前期文件和项目竣工验收文件应在文件办结次年3月15日前归档，不在规定的时间内按公司档案管理要求归档的，扣罚责任单位200～300元。
4、项目管理职能部门未确认档案中心对项目文件的审核签字和盖章手续，就办理工程竣工资料押金还付结算的，每发生一次扣罚责任单位300～500元。
七、附则
本办法由集团办公室负责解释。
附：
1.股份公司建设项目文件归档范围和保管期限表
2.建设项目档案验收内容及要求
3.建设项目档案验收申请表
4.建设项目档案管理登记表（表一、表二、表三）
附录1
石大昌盛集团建设项目文件归档范围和保管期限表
序号
归档文件
保管期限
建设单位
施工单位
设计单位
1
可行性研究、任务书
1.1
项目建议书及其报批文件
永久
30年
1.2
项目选址意见书及其报批文件
1.3
可行性研究报告及其评估、报批文件
1.4
项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件
1.5
环境预测、调查报告，环境影响报告书和批复
1.6
安全预评价报告及批复
1.7
地震安全性评价报告及批复
1.8
地质灾害危险评估报告及批复
1.9
水土保持方案报告及批复
1.10
水资源论证报告及批复
1.11
职业病危害预评价及批复
1.12
设计任务书、计划任务书及其报批文件
1.13
区域总体规划
2
设计基础文件
2.1
工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明
2.2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
2.3
水文、气象、地震等其它设计基础资料
3
设计文件
3.1
总体设计（总体规划设计）
3.2
工艺设计包
3.3
初步设计及其报批文件（基础设计）
3.4
施工图设计（详细设计）
3.5
工程设计计算书
3.6
关键技术试验
3.7
设计审查、鉴定及审批
3.8
安全生产专项设计
4
项目管理文件
4.1
征地、移民文件
4.1.1
征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图
4.1.2
征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书
4.1.3
建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、征用土地使用证
4.1.4
建设前原始地形、地貌的状况图、照片
4.1.5
施工执照
4.2
项目报批文件
4.2.1
项目申请核准文件及附件、核准批复文件
4.2.2
项目开工申请报告及附件、项目开工批复
4.3
计划、投资、统计、管理文件
4.3.1
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划
4.3.2
概算、预算管理、差价管理文件
4.3.3
合同变更、索赔等涉及法律事务的文件
4.3.4
规程、规范、标准、规定等文件
4.3.5
技术协议、技术设计审查
4.3.6
合同控制文件（投资、进度、质量、安全）
4.4
招标投标、承发包合同协议
4.4.1
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件、招标文件审查
4.4.2
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
4.4.3
开标议程、开标大会签字表，报价表，评标纪律、评标人员签字表，评标记录、报告
4.4.4
中标通知书
4.4.5
未中标文件
自存
4.4.6
合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件
4.5
专项申请、批复文件
4.5.1
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划、职业健康等文件
4.5.2
水、暖、电、供气、通信、排水等配套协议文件,以及工程途径铁路、公路、输电线路和河流穿跨越等协议文件
4.5.3
原料、材料、燃料供应等来源协议文件
4.6
QHSE文件
4.7
声像材料
5
施工文件
5.1
建筑施工文件
5.1.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、设计交底记录
5.1.2
施工组织设计、方案及审批记录，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件
5.1.3
原材料及构件出厂证明、质量证明书、复验单
5.1.4
建筑材料试验报告
5.1.5
设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
5.1.6
施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量记录、复核记录、地质勘探资料
5.1.7
土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录、基础检测记录
5.1.8
施工日记、大事记
5.1.9
隐蔽工程检查验收记录
5.1.10
各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告
5.1.11
工程质量检验、评定验收记录
5.1.12
技术总结，施工预、决算
5.1.13
交工验收记录
5.1.14
竣工报告、竣工验收报告
5.1.15
竣工图
5.1.16
5.2
设备及管线安装施工文件
5.2.1
5.2.2
施工组织设计、方案及其审批文件，施工计划、技术措施文件
5.2.3
原材料及构件出厂证明、质量证明文件、复验单
5.2.4
5.2.5
设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等
5.2.6
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录、质量检测
5.2.7
5.2.8
强度、密闭性试验报告
5.2.9
设备、网络调试记录
5.2.10
设备安装记录、安装质量检查、评定，事故处理报告
5.2.11
系统调试、试验记录
5.2.12
管线清洗、试压、通水、干燥通气、消毒等记录
10年
5.2.13
管线标高、位置、坡度测量记录
5.2.14
交工验收记录、工程质量检验、验收评定记录
5.2.15
5.2.16
5.2.17
5.3
电气、仪表安装施工文件
5.3.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、设计交底
5.3.2
施工组织设计、方案及审批文件，施工计划、技术措施文件
5.3.3
5.3.4
5.3.5
设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等
5.3.6
系统调试、整定记录
5.3.7
绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录
5.3.8
材料、设备明细表及检验记录，施工安装记录，质量检查评定、事故处理报告等
5.3.9
操作、联动试验记录
5.3.10
电气装置交接记录
5.3.11
交工验收记录、工程质量检验、评定记录
5.3.12
5.3.13
5.3.14
5.4
QHSE文件
5.4.1
作业计划书（项目质量计划、项目HSE计划）、作业指导书，化学品和安全设备或器材的安全数据表
5.4.2
人员培训记录及资质证书、健康检查记录或报告，医疗依托协议或合同
5.4.3
事故调查材料
5.4.4
工作计划、总结、会议纪要，来往信函、备忘录
5.4.5
自然保护区、文物保护区的施工许可、停工令、复工令，土地使用的有关证明文件，环保部门的许可材料等
5.4.6
地貌恢复资料，文物保护相关资料
6
监理文件
监理单位
6.1
施工监理文件、资料
6.1.1
监理合同协议，监理大纲，监理规划、细则及批复
6.1.2
施工及设备器材供应单位资质审核，设备、材料报审资料
6.1.3
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核批准记录，施工进度、延长工期、索赔及付款报审
6.1.4
开（停、复、返）工令、许可证、交工验收记录
6.1.5
设计变更、材料、零部件、设备代用审批资料
6.1.6
监理通知，协调会审纪要，监理工程师指令、指示，来往函件
6.1.7
工程材料监理检查、复检、试验记录、报告
6.1.8
监理月报、备忘录
6.1.9
各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录
6.1.10
工程质量事故、施工安全事故报告、施工质量检验分析评估资料
6.1.11
工程进度计划、实施、分析统计文件
6.1.12
变更价格审查、支付审批、索赔处理文件
6.1.13
单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部分项质量认证、评估资料
6.1.14
主要材料及工程投资计划、完成报表
6.2
设备采购、监造工作监理资料
6.2.1
设备采购委托监理合同、采购方案，监造计划
6.2.2
市场调查、考察报告
6.2.3
设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表
6.2.4
原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告
6.2.5
开工、复工报审表，暂停令
6.2.6
会议纪要、来往文件
6.2.7
监理工程师通知单、监理工作联系单
6.2.8
监理月报
6.2.9
质量事故处理文件、设备制造索赔文件
6.2.10
设备验收、交接文件，支付证书和设备制造结算审核文件
6.2.11
设备采购、监造工作总结
6.3
6.3.1
合同、协议
6.3.2
作业计划书、作业指导书，化学品和安全设备或器材的安全数据表
6.3.3
检测计量设备台帐及证书
6.3.4
人员培训及资质记录、健康检查记录或报告，医疗依托协议或合同
6.3.5
事故调查、统计报告，审查或审核报告
6.3.6
工作计划、总结，会议纪要，来往信函、备忘录
6.3.7
通知、批复、意见、建议，工程师总结报告，不符合报告及记录等
6.4
监理工作声像材料
7
工程质量监督文件
7.1
工程质量监督委托书、协议
7.2
工程质量监督注册申请书、证书
7.3
工程质量监督报告及评价报告
7.4
工程质量管理监督文件（监督方案、计划、交底、工程项目划分意见、质量问题处理通知单、质量监督总结等）
8
物资（设备）采办文件
8.1
询价、报价、采购计划
8.2
8.3
审批手续，调拨文件
8.4
采办决算、物资核销文件
8.5
来往函电、备忘录
8.6
设备材料仓储、运输有关文件
8.7
管理规程、条例、标准、规划文件
8.8
管理台帐、统计表
8.9
照片、音像资料
9
工艺设备文件
9.1
工艺说明、规程、试验、技术总结
9.2
产品检验、包装、工装图、检测记录、复检记录
9.3
设备、材料采购、招投标文件、合同，出厂质量合格证明
9.4
设备、材料装箱单、开箱记录，工具单，备品备件单
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