学生档案管理系统设计.docx
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学生档案管理系统设计
学生档案管理系统设计
摘要
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。
作为计算机应用的一部分,使用计算机对学生档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:
检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。
这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率,也是企业的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。
因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情,在下面的各章中我们将以开发一套学生档案管理系统为例,谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。
关键词：
1、模块2、Access2000数据库3、档案管理
一、引言
随着社会的发展，整个社会已逐步信息化、经济信息化、知识信息化等等，办公系统的自动化及各种信息自动化管理已成为社会发展的客观要求。
这种客观性要求在大学学生处各个办公系统及各种信息的管理上体现更加突出，为此我们要力求实现各个办公系统的自动化管理，做到事半功倍的效果，提高工作效率是我们追求的目标。
对学生档案的管理是一个学校不可缺少的部分，一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，而学生人数众多，这种管理方式存在着许多缺点，如：
效率低、难以保存，随着时间的推移，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
二、系统的设计概述
（一）系统设计的任务
学生档案管理系统是学校管理学生档案的重要工具，一个完善的学生档案管理系统的任务主要包括以下几项：
机构设置：
主要负责院、系和班级设置。
学籍管理：
主要负责管理学籍信息，包括学生注册、学籍移动、基本信息和家庭成员信息。
成绩管理：
主要负责管理学生的考试成绩。
奖惩管理：
主要负责管理学生在校的奖惩表现。
系统管理：
负责管理用户信息和用户登陆。
（二）系统的目标
学生档案管理系统是一个现代化软件系统，它通过集中式的信息数据库将各种档案管理功能结合起来，达到共享数据、降低成本、提高效率、改进服务等目的。
一般而言，学生档案管理系统应达到以下目标：
能够管理学生在校期间的各类档案；
能够快速地进行各类档案信息查询；
能够对所有档案信息提供报表功能；
减少人工的参与和基础信息的录入，具有良好的自治功能和信息循环；
减少管理人员，减轻管理人员的工作任务，降低管理成本；
三、系统模块（系统需求分析）设计
根据以上对学生档案管理系统的任务和目标的分析，一个标准的学生档案管理系统应该包含机构设置、学籍管理、成绩管理、奖惩管理、体统管理等功能，每一个功能模块又都包含一系列的子模块。
下面一一介绍它们。
（一）机构设置
机构设置模块用来管理学生所属的院系以及所在的班级，其功能模块有院设置、系设置、班级设置。
本系统默认学校由多个院构成，院有多个系构成，系下面是班级。
1、“院设置”模块
“院设置”模块负责维护院信息，主要应具有增加、修改、删除和查询功能。
院信息主要包括院代码、院名称、英文名称、简称、建院日期、院长、简介等。
2、“系设置”模块
“系设置”模块负责维护系信息，主要应具有增加、修改、删除和查询功能。
系信息主要包括系代码、系名称、英文名称、简称、所属院、建系日期、系主任、简介等。
3、“班级设置”模块
“班级设置”模块负责维护班级信息，主要应具有增加、修改、删除和查询功能。
班级信息主要包括班号、班级名称、所属系、建班日期、班主任、辅导员、班长、团支书、简介等。
（二）学籍管理
“学籍管理”模块主要用来管理学生注册、学生基本信息和家庭成员信息、学籍变动以及学籍报告，其功能模块包括学生注册（新生注册，学期注册）、基本信息、家庭成员信息、学籍变动、学籍报告等。
数据流程如图1所示。
图1学生管理模块流程图
1、“学生注册”模块
“学生注册”模块主要用于管理学生注册，包括新生注册和学期注册。
“新生注册”是指新生报到时所填写的信息，主要有基本信息和家庭成员信息，这些信息也可以在“基本信息”模块和“家庭成员信息”模块中专门填写和管理。
“学期注册”是指高校在每学期开学的时候所进行的注册，确认学生是否按时到校。
一般的本科院校都是4年制，共8个学期，在校生共注册8次（第一次可以看做新生注册）。
2、“基本信息”模块
“基本信息”模块负责维护学生的基本信息，主要应具有增加、修改、删除和查询功能。
当增加一条基本信息时，就相当于进行了一次新生注册。
基本信息包括学号、姓名、入学日期、班级、性别、出生日期、籍贯、民族、身份证号、政治面貌、电话、住址、邮箱、教育背景、备注。
3、“家庭成员信息”模块
“家庭成员信息”模块负责维护学生的家庭成员信息，主要应具有增加、修改、删除和查询功能。
家庭成员信息主要包括成员姓名、关系、职务、所在单位、联系方式等。
4、“学籍变动”模块
“学籍变动”模块主要用于管理学籍移动情况，如（学生退学、降级、转系）等，学籍变动信息包括变动ID、学号、变动类型、变动日期、变动原因等。
5、“学籍报告”模块
“学籍报告”模块主要负责生成学籍报告，内容包括注册信息、基本信息、家庭信息和学籍变动信息。
（三）成绩管理
成绩管理模块主要负责管理学生成绩，包括成绩录入、成绩评审和成绩单生成，其功能模块有成绩录入、成绩评审、成绩单生成。
数据流程如图2所示。
图2成绩管理模块流程图
1、“成绩录入”模块
“成绩录入”模块负责录入成绩。
首先，通过班级编号和课程号自动生成“班级-课程”成绩列表，然后由管理人员手工输入学生成绩，并进行保存。
成绩信息包括成绩ID、学号、课程号、成绩等。
2、“成绩评审”模块
“成绩评审模”模块主要负责奖学金评审和退学留级评审。
通过对学生成绩进行分析，确定奖学金名额。
3、“成绩单生成”模块
“成绩单生成”模块用来生成成绩单，包括学生成绩单、班级-课程成绩单、学期和学年成绩单等。
（四）奖惩管理
“奖惩管理”模块主要负责学生奖惩管理，包括奖惩录入、奖惩查询和奖惩单生成。
1、“奖惩录入”模块
“奖惩录入”模块负责录入奖惩信息。
首先，管理人员选择目标对象（学生），然后手工输入学生奖惩信息，并进行保存。
奖惩信息包括奖惩ID、类别（奖励或惩处）、名称、日期、单位、原因等。
2、“奖惩查询”模块
“奖惩查询”模块主要负责查询奖惩信息，包括学生奖励查询、惩处查询和奖惩查询。
3、“奖惩单生成”模块
“奖惩单生成”模块用来生成奖惩单，包括奖励单和惩处单两项。
（五）系统管理
“系统管理”模块主要负责管理用户权限，包括用户管理、密码维护和权限设置等，主要功能有用户管理、密码维护、重新登陆。
1、“用户管理”模块负责管理用户信息
用户信息包括ID、用户名称、用户类别（教师、学生、管理员）、密码、权限、电话、邮箱等。
本系统只对一级模块进行权限管理，没有细分到二级模块。
2、“密码维护”模块
“密码维护”负责维护用户密码信息。
3、“重新登陆”模块
“重新登陆”模块主要负责给用户提供重新登陆功能。
四、数据库分析设计
根据系统需求分析，系统需要建立10个表，其用途说明如表1所示。
表1数据表及其用途
ID
数据表名称
数据表用途
1
院信息表
保存学校各院的基本信息
2
系信息表
保存学校各系的基本信息
3
班级信息表
保存各院系班级的基本信息
4
学生基本信息表
保存学生在校的基本信息表
5
家庭成员信息表
保存学生家庭成员的基本信息表
6
注册信息表
保存学生各学期的注册信息，共8个学期
7
学籍变动信息表
保存学生在校期间的学籍变动信息
8
成绩信息表
保存学生的成绩信息
9
奖惩信息表
保存学生在校期间的奖惩记录
10
用户信息表
保存用户的基本信息，包括权限、密码等
（一）系统E-R图
E-R图是一种信息模型图，体现了系统实体之间的关系。
通过系统需求分析，得到了系统的分解功能以及数据流程。
根据这些实体和实体之间关系，可以得到系统E-R图，如图3所示。
图3系统E-R图
（二）数据字典
表2到表11给出了10个数据表（院信息表、系信息表、班级信息表、学生基本信息表、家庭成员信息表、、注册信息表、学籍变动信息表、成绩信息表、奖惩信息表、用户信息表）的具体描述，包括字段名称、数据类型、可否为空和说明。
1、院信息表
表2院信息表
字段名称
数据类型
可否为空
说明
院代码
Char
（2）
主键
院代码为2位
院名称
Nvarchar（50）
NotNull
院名称
英文名称
Nvarchar（50）
Null
学院的英文名称
简称
Nvarchar（50）
Null
学院中文名称简称
建院日期
Datetime（8）
Null
建院日期
院长
Char（10）
Null
学院院长姓名
简介
Text（16）
Null
学院简单介绍
2、系信息表
表3系信息表
字段名称
数据类型
可否为空
说明
系代码
Char（4）
键
2位院代码+2位系自由代码
系名称
Nvarchar（50）
NotNull
系名称
英文名称
Nvarchar（50）
Null
系的英文名称
简称
Nvarchar（50）
Null
系中文名称简称
院代码
Char
（2）
外键
所属学院的代码
建系日期
Datetime（8）
Null
建系日期
系主任
Char（10）
Null
系主任姓名
简介
Text（16）
Null
系简单介绍
3、班级信息表
表4班级信息表
字段名称
数据类型
可否为空
说明
班号
Char（6）
主键
4位系代码+2位班自由代码
班级名称
Nvarchar（50）
NotNull
班级名称
系代码
Char（4）
外键
所属系代码
建班日期
Datetime（8）
Null
建班日期
班主任
Char（10）
Null
班主任
辅导员
Char（10）
Null
辅导员
班长
Char（10）
Null
班长
团支书
Char（10）
Null
团支书
简介
Text（16）
Null
班级简单介绍
4、学生基本信息表
表5学生基本信息表
字段名称
数据类型
可否为空
说明
学号
Char（12）
主键
12位的编号
姓名
Char（50）
NotNull
学生姓名
入学日期
Datetime（8）
Null
入学时间
班号
Char（6）
外键
所在班的班号
性别
Char
（2）
Null
性别（男，女）
出生日期
Datetime（8）
Null
出生日期
籍贯
Nvarchar（50）
Null
学生籍贯
民族
Nvarchar（50）
Null
民族名称
身份证号
Char（18）
Null
18位身份证号
政治面貌
Nvarchar（50）
Null
现阶段政治面貌
电话
Nvarchar（50）
Null
电话号码
住址
Nvarchar（50）
Null
宿舍或者其他住址
邮箱
Nvarchar（50）
Null
邮箱
教育背景
Text（16）
Null
教育背景
备注
Text（16）
Null
其他信息
5、家庭成员信息表
表6家庭成员信息表
字段名称
数据类型
可否为空
说明
成员ID
Numeric（9）
主键
表示种子1、自增1
学号
Char（8）
外键
主表为学生基本信
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