合同档案归档表格Word格式.docx
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兴进公司管理标准
BP/
合同档案管理办法
XX-11-16发布XX-11-16实施———————————————————————————
兴进公司发布
前言
为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。
本流程由成本管理中心负责制定、解释。
本流程主要起草人：
于卉
本流程主要审核人：
王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明
俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛
本流程批准人：
罗欣
本流程首次发布日期：
XX年11月16日本流程发送部门：
公司各部门
更改历史
目录
1目的·
·
32适用范围·
33职责·
34合同的保管方法·
35支持文件·
66相关记录·
6
1.目的
作为公司《合同管理规范》的支持性文件，意在对公司的合同档案管理做一般性规定。
2.适用范围
本规范除特别指明外，适用于以桂林市兴进实业有限责任公司、桂林市景森房地产开发有限公司和桂林市兴进物业服务有限责任公司中任何一方为签约主体签订的涉及房地产项目开发和公司经营的所有合同。
3.职责
成本管理中心负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。
公司各部门保管人员和其他相关责任人员负责具体实施。
4、合同的保管方法：
合同保管应遵循下列原则及时归档原则；
完整保存原件原则；
便于查找原则。
合同保管的范围：
合同（包括附件）；
合同审批表；
合同订立与履行过程中的所有书面材料。
上述材料（以下统称“合同”）应妥善完整保存。
合同保管部门
公司业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管。
成本管理中心负责对以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进
行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。
成本管理中心以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及以上，公司档案室、财务部
应各保留一份合同原件存档，公司成本管理中心、各相关部门成本/工程主管副总各保
留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。
各职能部门以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及（含一式三份）以上，公司档
案室、公司财务部应各保留一份合同原件存档，本职能部门、业务主管副总各保留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。
合同的归档
经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同
其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附件由职能部门合同经办人交付行政部档案管理员及时归档；
各相关部门及人员可留复印件留档，并在发生纠纷需要法律人员协助解决时，按要求将有关材料提交法律顾问或代理律师。
与履行合同有关的材料必须提交给其他当事人且公司没有备份的，经办人员应保留影印
件并按本条第一款的规定处理。
行政部档案管理员对成本管理中心报送的合同进行分类、编号、登记，在进行形式审查后
加盖本公司公章或者合同专用章，保证存档的合同内容完整，具体审查以下内容：
A.合同各方当事人须签字盖章；
B.合同规定的附件应齐全；
C.属于合同保管范围的其他材料。
各职能部门合同管理员负责对归档合同按照《合同归档登记表》的要求作好登记和归档
工作。
各职能部门应对合同进行合理分类和编号，有关规定参照公司《合同分类编号规则》执
行。
合同的使用登记
合同在归档之后，凡调阅、复印的，应在档案管理员处办理登记手续；
绝密级合同的调
阅，须经行政部负责人与调阅者所在的副总经理签字批准。
涉及房地产项目基本合同、土地使用权出让或者转让合同、房屋买卖合同以及其他与不动产有关的重大合同等需经公司总经理签字批准方可借阅。
归还被调阅的合同时，档案管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失，并予登
记，由调阅者签字确认；
如合同有被损坏、涂改或缺失的情况，档案管理员应及时登记并向行政部负责人作出书面汇报。
篇三：
合同档案管理制度（）
合同档案管理制度
第一章总则
一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价
值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相
关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类
一、采购合同：
指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产
等而签订的合同或框架协议。
二、销售合同：
指销售公司产品而签订的合同或框架协议。
三、技术服务合同：
指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订
的合同。
四、产品合作合同：
指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或
委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。
五、测试协议：
指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。
六、联盟协议：
指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。
七、市场营销合同：
指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动
合同。
八、财务合同：
指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。
九、企发合同：
指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。
十、综合合同：
区别于上述类别的其他合同或协议。
第三章档案管理的责任分配
一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。
经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；
非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；
合同相关档案资料的收集、整理；
所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门设档案管理员予以协助管理。
各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章文件合同归档要求
一、文件合同编号规则
合同号是合同档案唯一的保管单位。
销售合同号14位，其余均为12位。
文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。
基本模式：
ST-XX－XS－0001－HT
公司号年度号分类号顺序号部门代码
1．年度号：
年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。
2．分类号：
分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予
识别代码。
3．顺序号：
顺序号4位，用阿拉伯数字表示：
0001、0002……，表示
公司当年某一类合同的序号。
4．部门代码:
部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；
二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；
经领
导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。
合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并
按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写
《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。
五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部
门及平台只留复印件备查。
档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同
档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。
七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文
件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。
第五章合同档案保管期限及销毁
一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；
合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；
合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；
合同金额在5000万元以上的永久保存。
三、档案销毁
1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。
3.合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合
同文档的安全。
4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。
第六章档案借阅
一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申
请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。
若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。
档案材料的复印手续同借阅。
三、借出档案借用期限为一周。
借阅人应到期归还。
确因工作需要继续借用的，
必须再次办理借阅手续（续借）。
对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。
四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。
第七章责罚制度
一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一
经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。
二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或
未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评；
三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令
其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；
四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门
并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；
如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予
通报批评。
六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法
律责任。
第八章附则
一、本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。
该规
定可以依据实际情况进行随时或定期修订,修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。
公司全体员工应遵循最新版本的规定。
二、本制度自下发之日起执行。
三、附件
附件1《档案移交单》
附件2《档案借阅单》附件3《档案销毁清单》附件4《合同登记本》
附件1：
附件2：
附件3：
篇四：
合同档案管理流程图
档案管理流程图
篇五：
文书档案归档范围及保管期限表
归档范围和文书档案保管期限表
一、党务工作（党务、工会、共青团）
1、党务
党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议
会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等
永久
发言、简报、小组会议记录10年
党务综合性工作
工作计划、总结、重要专项活动工作报告，重要的调研
材料、党务工作大事记永久
情况反映、工作简报及一般材料10年
上级机关关于党务工作的文件
针对本单位重大问题的指示、批示文件永久
对本单位一般性、普发性的文件10年
对下属单位关于党务工作请示的批复30年
各项规章制度、管理办法与条例等30年
入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册永久
党组织关系介绍信及存根、党费收支永久或30年
党员学习教育等活动形成的文件
重要的永久
一般的10年
党员统计年报、计划总结、组织发展计划30年
党员干部考察、考核、任免、政审决定等永久
党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知
永久或30年
2、组织工作
企业文化建设方面的文件（包括社会公益事业、慈善事业的参
与、投入的记录；
赈灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建设方
面的文件）
重要的30年
组织工作年度计划、总结30年
组织关系介绍信、介绍信存根永久
评选表彰先进集体、劳动模范、先进工作者的材料
受区级（含）以上表彰奖励的永久
受区级以下表彰奖励的30年
领导干部出国（境）审批、考察报告等材料30年
3、纪检与监察工作
纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、
纪要、计划、总结、请示报告及上级批复永久
违纪案件调查处理材料
重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见
等材料永久
一般案件的调查处理材料30年
纪检与监察工作统计报表30年
4、工会工作
工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录
30年
职工代表大会及有关会议文件
发言、简报、小组会议记录等10年
工会会员名册永久
民主管理、劳动竞赛、劳保福利、职工维权方面的文件
重要的永久
一般的30年或10年
女工工作、文体活动等方面的文件、计划生育
工会会费与财务管理材料30年
工作统计报表
评选表彰先进集体、先进工作者的材料（参照一、2、）
职工纪律处分材料
受到警告（不含）以上处分的永久
受到警告处分的30年
5、共青团工作
共青团工作规划、总结30年
团代会、团委（常委、扩大）会会议文件
团员及团组织管理方面的决定、通知、批复30年
团费收据与团组织关系介绍信及存根30年
共青团工作统计报表
团员纪律处分材料（参照一、4、）
6、在本部门工作中形成的除以上条款以外的其他材料
二、办公室
1、行政事务
上级机关颁发的本单位应执行的有关文件30年
上级领导视察本单位的题词、指示、讲话材料
行政工作计划总结等永久
经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等永久
公司制发的行政决定、通报永久
公司同外机关签订的行政协议、合同
有效期20（含）年以上的永久
有效期10（含）年至20年的30年
有效期10年以下的10年
公司的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模
等方面的文件永久
公司文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件
重要的（有领导重要批示和处理结果的）永久或30年
一般的10年
单位编史修志方面的文件
篇六：
档案整理服务合同
档案整理服务协议
委托方（甲方）：
受托方（乙方）：
甲方拟委托乙方为其进行档案归档整理服务工作，双方经友好协商，在平等条件下就档案整理服务工作达成如下协议。
第一条、整理概况
（一）整理类别
年-年，共计年的文书、专业、声像、照片、科技、实物、资料等档案。
（二）整理内容
对档案进行整理、归档、数据录入、上架、编研、打印检索目录等工作。
（三）整理时间
第二条、整理价款
（一）档案整理、数据录入、编研、大事记、打印检索目录等（详见清单）人工费用合计元。
（完工单附整理清单）
（二）材料费用由乙方代为购买，按预算元一次性包干。
（三）档案管理软件由乙方免费提供自行开发的档案软件，根据业务实际需要增加相应的功能模块，同时提供终身的免费咨询和维护。
第三条、整理质量
（一）以甲方单位档案三合一制度为依据，按照省一级标准规定执行，规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。
（二）甲方如有特殊项目或特殊质量要求，应在档案整理前告知乙方。
乙方因遵循甲方要求之方式整理档案而实际上造成档案整理质量不合档案局要求的，乙方不承担责任。
同时，因甲方之特殊要求给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付补偿费用，具体需要双方签订补充协议另行约定。
第四条、甲方责任
（一）负责向乙方介绍、解释整理内容，一次性收集齐乙方整理所需的全部档案资料和照片档案的文字说明。
添置档案工作升级达标所需的各类硬件设备（见清单2）。
（二）为乙方提供必要的工作场所。
（三）负责按照本协议第六条的付款方式向乙方支付费用。
第五条、乙方责任
（一）在约定期限内为甲方提供档案整理服务工作，按照省一级标准的规定对档案进行专业、规范的整理，并对整理质量负责。
（二）负责对档案整理人员进行保密教育，承担对档案整理期间出现的档案内容泄密责任。
（三）必须在甲方指定的场所整理档案，不得将档案自行带出和丢失，重复或无归档价值文件需告知甲方处理，并统一堆放在指定地点，乙方不得擅自处置。
第六条、付款方式
甲方在合同签订后5日内支付项目总价（含人工和材料）的
15%款项，以便乙方尽快安排人手和购买材料；
余款分3个月按项目进度每月支付总价的25%，整理完毕后预留10%的质量保证金，待市档案局验收合格后5日内一次性付清。
第七条、协议变更和终止
协议生效后，甲乙双方需严格履行。
任何一方需要变更服务协议内容的，应与另一方协商，就变更事宜双方重新达成书面协议后方视同对本协议的变更。
任何一方不得擅自变更协议内容，否则视同违约。
第八条、违约责任
在协议履行期间，任何一方不得无故违反本协议，否则视为违约。
违约方应按照协议总价款的10%向对方支付违约金，实际损失大于违约金的，对差额部分，违约方应予以补足。
第九条、争议解决
因履行本协议双方发生争议的，应友好协商解决。
解决不了的，向宜昌市仲裁委员会申请仲裁。
第十条、其他
本协议未尽事宜，双方应补充
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