10ERP系统岗位责任制度及操作指南文档格式.docx

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存货核算

财务部

财务会计

财务部主管

质量管理

品质部

品质文员

品质主管

物料清单

工程部

工程文员

工程部经理

需求规划

生产部

生管

生产经理

生产订单

总账

应付款管理

应收款管理

人事管理

人事

行政经理

薪资管理

系统维护

综合部

第五条 

ERP项目实施小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP系统工程师及公司领导层组成，对整个ERP项目的实施负总责。

其ERP系统工程师负责协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施提供技术支持和保障；

第六条 

各部门主管是本模块的部门负责人，负责联络ERP系统工程师解决本模块最终操作，用户提出的与系统有关的所有问题。

第七条 

各部门主管必须结合本部门情况组织制定出本模块操作规范，说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。

第八条 

最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门主管和系统工程师解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。

第九条 

ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。

对上层数据，如发现错误必须及时向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；

同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。

所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。

如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；

第十条 

ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块站点，同时避免账号被他人使用。

如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。

ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。

第十一条 

ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，主管领导应及时上报系统管理员，以便冻结其账号，避免账号被他人使用。

如因此而造成数据错误，视为主管失误，并承当一切后果。

第十二条 

ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。

1.2岗位说明

1.2.1系统设置管理模块（行政部）

◆系统设置管理模块—系统总负责人

主要职责：

1．负责系统的总体运行；

2．负责系统流程的制定、维护和根据实际业务需要进行流程变更；

3．协调各部门的工作，确保流程畅通；

4．审核并确认所有作为ERP系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、订单编码规则文件等；

◆系统日常管理—系统维护员（行政部）

1.监督系统数据（物料出入库数据、物料清单数据、存货档案及各类订单）的正确性和及时性，发现错误及时指导纠正，确保系统有效运行；

2.监督系统文件的执行情况；

3.负责系统日常故障的及时处理；

4.负责系统数据备份管理；

5.系统新增客户权限的分配；

6.系统用户权限的分配和管理；

7.负责系统使用员考核数据的提供。

1.2.2销售管理模块（业务部，生产部）

◆销售管理模块—业务部主管

1.审核并确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括客户编码、客户资料等；

2.如有特殊情况或订单变更时，应及时通知生管；

3.指导、监督各业务人员的工作，检查销售基础数据的正确性，销售订单的正确性；

4.跟踪销售订单执行情况，如有错误或异常情况及时指导纠正；

◆销售业务员

1.接到客户订单之后必须在一个小时内输入ERP系统，在审核确认销售订单的同时告知生管。

2.如发现物料数据、客户资料不正确或有疑问，应及时通知相关人员要求在限期内处理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反应并等候相关指示；

3.保证数据的及时性、准确性，所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行，并将修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处理；

4.跟踪订单执行情况，监督、催促下游环节及时处理订单，以免延误，并及时将情况反馈给部门主管；

1.2.3生产制造管理模块（工程部、生产部）

◆物料清单及存货数据主管（工程经理）

1.监督物料清单及存货档案录入的正确性；

2.监督常规产品物料清单及存货档案的维护情况；

3.监督整个体系中物料的标准化工作（名称、规格型号、单位等的一致性）；

4.负责监督例外情况下BOM清单中替代料的及时处理。

◆物料清单及存货数据录入（工程文员）

1．系统新增物料的录入及旧物料的维护；

2．BOM清单的维护、新产品BOM清单的及时录入，及依据生产部提供的资料设置原材料的物料替代；

3．保证物料BOM与实际工艺清单的一致性，在收到清单或工艺修改书面通知后，及时修改物料清单并及时知会相关部门；

4．新产品的完整BOM在接到数据提供员提供的完整数据后，必须在2个小时内完成录入确认工作（含新物料在存货档案中的录入）。

5．当收到采购部、生产部的物料数据错误置疑通知后，应在提出置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况；

◆生管

1.负责检查计划物料BOM、关键物料清单的完整性、准确性；

2.负责BRP运算，并调整和下发生产计划、采购计划.

3.负责定期运行BRP物料需求运算，计算前应检查销售订单、物料BOM是

否有遗漏或错误的，订单是否有逾期现象存在，如发现问题必须马上向相关部门反映并要求更新，待数据正确无误后再进行BRP运算；

4.计划有变动时，及时调整并维护，重运行BRP物料需求计划，并将调整

结果向下游用户作正式的文字通知；

5.当收到下游采购部、生产统计人员反馈的运算单据错误质疑通知后，必须在第一时间积极配合要求部门查清问题，如有误马上协助解决；

6.根据生产实际，按客户订单数量进行自制件及采购件的余量控制。

◆生产统计

1.根据计划数据管理员BRP计算生成的生产任务单，负责对任务单调整及完善,在确定无误后下达生产任务单；

2.当天生成的生产任务单必须当天内完成下达，跟踪生产任务单执行情况明细；

3.发现上游BRP生成的生产任务单有错误或疑问的，生产任务管理员有义务向其相关人员提出，并要求在限期内配合解决；

4.出现无法正常领料时，必须通知仓库进行原因查找并解决，仓库不能解决时需立即通知系统管理员进行处理；

5.生产领料员凭生产部下发的生产制令单到仓库领料，在领料单上须注明所领物料的物料编码、物料名称，对应的产品规格名称、数量及生产部下以的生产制令单号。

涉及到退料时，在退料单上也须注明物料编码、物料名称，对应的产品规格名称、数量及生产部下达的生产制令单号；

生产未用完的料在订单结束后应立即按对应的订单办理退库手续；

6.生产在入库时必须遵守先进先出原则，按最早的订单办理入库；

7.涉及到材料不良或废品时，生产统计须及时按领料时对应的生产订单号办理退库手续，由于未及时办理退库造成帐物不符时，生产统计将承担相应的责任。

1.2.4采购管理模块（采购部）

◆采购管理模块--采购部主管

1.审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括供应商编码、供应商资料等；

2.分配、指导、监督采购订单处理员的工作，检查审核供应商数据、采购订单的正确性，发现错误及时指导纠正；

3.跟踪采购订单执行情况，发现问题及时指导纠正；

◆采购员

1.负责根据采购计划编制采购订单并输入、修改、打印以及传送到供应商；

2.跟踪采购订单执行情况，对于不再执行的订单和应及时关闭，对于逾期的订单应及时变更交货期；

3.不能按计划指令所要求的规格采购物料时，需报经生产部同意后方可执行替代料采购；

4.如发现生产部下发的采购计划不正确或有疑问，应及时通知计划部配合解决，如没有得到解决，应书面向部门主管报告，在有关错误解决后才能进行下一步工作；

5.如发现本层采购订单有错误，马上更正并以书面通知供应商。

1.2.5仓库管理模块（物料部）

◆库存管理模块—物料部主管

1.负责制定仓库编码、库存调整原则、库存事务处理权限分配表；

2.审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括仓库资料、库存调整原因、库存事务处理权限文件等；

3.确保物流畅通，提高库存效率，降低库存成本；

4.负责分配、指导、监督仓储数据管理员的工作，确保库存数据的准确、确保出入库控制的及时性和准确性；

◆仓库记账员

1.据部门主管签发的仓库资料文件，输入、更新系统仓库基础数据，当仓库基础数据发生改变时，应及时通知各相关部门；

2.负责采购到货的收货工作，包括物料名称、数量、规格型号的确认、并录入系统，经检查无误后打印出到货单；

当天输入到ERP系统中.

3.将打印出的到货单传送到检验员处，并跟踪。

作好办理正式入库的准备；

4.严格按采购订单上的物料名称和数量收货，不得超订单收货。

5.品质检验完成（良品处理单，不良品处理单）做外购入库单及其他入库单，并确认审核；

当天输入完成。

6.接到经生产或其他使用部门签字确认的生产领料单、退料单后，当日输入完成（蓝字、红字）生产发料单、其他出库单并审核；

7.及时办理产成品的入库手续，并确认审核、不能因延误影响销售出库；

9.发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；

10.有操作须在接到通知后半日内执行，不能影响各项出入库业务，造成公司经济损失；

11.发现仓储基础数据、物料基础数据、发货通知单、采购订单、生产领料单、退料单不正确或有疑问，应及时通知相关人员，如没有得到解决，应书面向部门主管或系统管理员反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。

12.负责每月月初核对实际库存与系统库存，发现错误应根据库存历史数据各仓库管理员提供的上月库存历史数据和仓库进出资料，找出原因记录备案并报告部门主管；

13.照各个物料的盘点周期，仓库管理员定期对各仓库进行盘点，仓库数据记账员在遵照系统盘点作业流程盘点前审核所有仓存单据备份帐存数据，列印盘点表交仓管员物料盘点；

14.严格按生产部下发的生产制令单号办理物料的出入库工作，不得超生产指令单发料，保持谨慎、负责、热情的工作态度和工作作风，确保系统各项库存的准确性。

1.2.6品质管理模块品质部）

◆品质管理模块—品质部主管

1.审核并确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括检验标准，检验项目，检验指标，检验设备仪器，检验方案等基础

2.指导、监督本部门人员的工作，审核检查检验单的正确性，发现错误及时指导纠正

3.制定不良品处理单的处理结果，审核

品质文员：

主要职责：

1.负责来料检验单，产成品检验单的输入工作，保证数据的准确及时，每天的单据，当天必须完成。

1.2.7财务管理模块（财务部）

◆总账管理员—财务部主管

1.负责总账模块的科目维护更新，分帐设置管理；

2.检查每日事务处理，并将集成事务处理过帐到财务模块核对科目总账；

3.结算会计期间，打印资产负债表、损益表等财务报表；

4.指导其他岗位的日常操作，检查错误日志，和系统管理员解决问题；

5.就生产、采购、销售过程中的数据问题提出意见，与相关部门保持有效沟通以达到解决问题的目的；

◆应付账款管理员

1.负责审核采购订单的价格，并维护系统物料采购单价；

2.及时跟进采购员和收货部门处理已收货的记录；

3.每月至少一次检查系统中收货金额是否已被正确过帐至财务事务处理；

4.月结时跟进采购员和收货部门出具已处理的收货单、未处理但已收货的收货单报告；

5.及时检查收货记录处理后数据集成的正确性，及时录入已处理的收货记录对应的进项税暂估；

6.检查对各供应商应付账余额，确保能反映真实的往来。

◆应收账款管理员

1.负责审核结算单的单价、金额等，发现错误及时通知销售订单处理员，并指导纠正；

2.及时打印销售发票，间隔期不超过1天；

3.及时处理已交货的销售订单；

4.过账集成销售数据至财务子系统；

5.及时处理应收账款：

根据客户汇款，输入客户回款，并及时分配回款至各销售发票，不能因自己的延误造成销售订单被冻结；

发票管理，销售更正处理，保证客户余额的准确性；

6.每日对帐并存档，发现问题及时解决、纠正；

7.如发现财务基础数据不正确或有疑问，应及时通知系统理员，如没有得到解决，应书面向项目组反应，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。

1.2.8人力资源（行政部）

◆人事管理——行政经理

主要职责

1.负责制定本模块作为系统输入依据的系统文件，包括公司信息，部门档案，职务档案，岗位档案，人员编码等信息

2.指导、监督本部门人员的工作，审核人员档案，人事变动信息的正确性，发现错误及时指导纠正

人事专员：

主要职责

1.负责本部门基础档案的输入和维护工作，包括公司信息，部门档案，职务档案，岗位档案，确保所输入的资料的正确性，及时性，

2.负责新进员工的资料输入工作，确保资料的准确性，及时性，当天新增的员工，资料当天必须完成

3.负责人事变动资料的输入，确保资料的准确性，及时性，当天离职，普升，降职，调职灯信息，当天必须输入，

◆薪资考勤——行政经理

1.审核薪资系统中工资项目，计算公式的正确性

2.审核考勤信息的正确性，发现错误及时指导相关人员及时纠正

3.审核员工工资的正确性，发现错误及时指导及时纠正

人事专员：

1.负责输入和维护薪资的项目和计算公式，确保正确，发现错误及时向部门主管或系统管理员反应，并跟踪

2.每月统计各员工的考勤数据，并导入到系统中，确保数据的正确性，发现错误及时向本部门主管反映，并跟踪

3.负责薪资的试算，并核对每一位员工的工资，确保其正确性

1.2.7系统管理

◆ERP工程师

1.负责系统权限分配；

2.负责系统日常管理、维护和备份；

3.负责解答其它用户按程序提交的技术性问题；

4.协助其它部门主管制定各种方案、制度；

5.负责协调公司内部资源，控制项目进度，配合各部门主管推进系统实施；

1.3危机预防及应急办法

第一条数据备份：

系统管理员必须定期进行相关数据备份，每天做一次增量备份、每星期

做一次完整备份、每月一次归档备份并验证备份数据的正确性；

完全备份和归档备

份资料必须和系统分开存放；

第二条系统管理员定期检查服务器等关键设备运行情况，做好运行日志记录，发现问题要及时处理；

保证系统稳定运行及数据安全；

第三条在发生系统故障或突发事件发生时，系统管理员必须在第一时间把相关情况向上级汇报并通知各有关部门采取措施降低由此造成的影响和损失；

同时根据当时具体情况制定计划尽快恢复系统运行；

第四条各相关职能部门在收到系统管理员故障或突发事件通知后，必须组织本部门相关人员就有关事项做出安排，手工解决与系统有关单据处理，待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系统；

第五条涉及其他如操作流程调整、业务流程重组等情况，必须首先保证内部各环节的正常运转,特别是不能让生产线停工待料；

然后由系统管理员牵头组织各相关部门会议讨论决定相关解决办法并实施。

1.4考核办法

1．各岗位以一百分为基数进行考核，最终得分为ERP考核分数乘以ERP考核占KPI考核的权重的值；

2．各岗位人员不按操作规则执行而造成错误的，每次扣10分；

3．各岗位人员因操作时不仔细、不认真而造成错误的每次扣5分；

4．各岗位人员由于没有按规定对系统数据进行检查而导致错误没有及时被发现的每次扣5分；

5．各岗位人员如发现其他人员提供的数据错误却没有反馈到相关人员或项目组，导致错误延续的，每次扣5分；

6．出现异常情况或例外情况没有及时处理，每次扣5分；

7．系统帐与实际发生业务不一致时，每出现一张单扣2分；

8．同一事故连续出现2次或一个季度内连续出现3次作停止工作再培训处理；

培训机会仅一次，培训后再出现类似情况作调离岗位处理；

9．对所有被处罚当事人的直接领导按以上分值的50％处罚。

第2章用友ERP-U8系统业务操作指南

2.1企业总体业务流程图

销售合同

产品预测单BOM销售订单发货（单）

MRP计划生成MRP计划生成MRP计划生成销售出库（单）

生产订单自动生成采购订单

委外订单

生产订单处理（审核）采购到货（单）

是否采购到货（单）

采购入库（单）

委外入库（单）

已审核订单修改

不良

材料出库（单）

生产订单处理

产成品入库（单）

总体流程说明

◆特别说明：

企业的存货（产成品、半成品）MRP运算的“供需政策”均采用“LP”

方式；

由于“供需政策”均采用“LP”方式和令单不合并的方式，系统中的任何一项业务的发生，都与“销售订单”相对应，可以在单据或报表上查询到业务数据所对应的“销售订单”号及其所在订单中的行号。

企业的存货（原材料）MRP运算的“供需政策”均采用“PE”方式；

由于“供需政策”均采用“LP”方式，原材料采购会安一定期间汇总净需求一次性供应，即合并生成一张计划订单，进行采购。

◆企业总体流程：

从“BOM”、“销售订单”、“产品预测单”开始，通过MRP运算

后，系统自动生成“生产计划”和“采购计划”、“委外计划”，然后根据“生产计划”和“采购计划”、“委外计划”分别生成“生产订单”和“采购订单”、“委外订单”，生产部门根据“生产订单”进行领料及安排生产，并按“生产订单”进行产品入库；

采购部门根据“采购订单”联系供应商进行采购，并按“采购订单”进行收货入库；

委外部门根据“委外订单”联系委外供应商进行加工，并按“委外订单”进行发料、收货入库。

特别说明：

存货档案中属性为“自制”的MRP运算后，系统生成“生产计划”，

存货档案中属性为“外购”的MRP运算后，系统生成“采购计划”，存货档案中属性为“委外”的MRP运算后，系统生成“委外计划”；

如果存货档案中属性同为“自制”和“委外”时，MRP运算后，系统默认生成“生产计划”，如果要外发加工，则在“委外管理”模块中新增委外订单时，点击鼠标右键，然后选择“生产转委外”，即可将生产计划转为委外计划，并同时生成委外订单。

◆流程说明：

1．企业的业务流程的源头是从“BOM”、“销售订单”、“产品预测单”开始，技术部门将确定要投入生产的产品在系统的“物料清单”模块中录入“BOM”，销售部门将最终确认的销售合同、协议或电话、传真等需求信息在系统“销售管理”模块录入为“销售订单”，并审核确认。

如果企业需要备货，生产计划部门则在系统的“需求规划”模块中录入“产品预测单”，作为备料的需求。

2．系统以“销售订单”加“产品预测单”的数量之和乘以“BOM”中子件的“基本用量”，做为“产品、半成品”及“原材料、辅料、包材”等的毛需求。

由生产计划部门通过系统的“需求规划”模块的“MRP计划生成”（MRP运算）后，系统产生“生产计划”和“采购计划”、“委外计划”，计划部门根据“生产计划”生成“生产订单”，采购部门根据“采购计划”生成“采购订单”。

委外部门根据“委外计划”生成“委外订单”。

如果“生产订单”的子件用量或子件编码不要修改，则可立即根据“采购计划”生成“采购订单”，向供应商订购材料；

可立即根据“委外计划”生成“委外订单”，向委外商订购发料，同时根据“生产订单”进行“材料及半成品”领用（假定有料可领），然后进行生产。

3．如果“生产订单”的子件用量或子件本身需要修改（比如使用替代料），则应该对已审核过的“生产订单”的子件的“应领用数量”或子件本身（比如使用替代品，或修改子件的应领用数量）进行修改，待修改后再重新在“需求规划”模块执行“MRP计划生成”（MRP运算）操作，系统根据修改后的“子件”及其“应领用数量”生成新的“委外计划”和“采购计划”。

然后采购部门才能根据“采购计划”生成“采购订单”，向供应商订购材料；

委外部门根据“委外计划”生成“委外订单”，向委外商进行发料。

生产部门才能根据“生产订单”进行领用“材料及半成品”（假定有料可领），然后进行生产。

4．物料部根据“生产订单”为生产完工后的产品办理入库，生产二部将需要发货的产品，按客户、按订单在“销售管理”模块中录入“发货单”，并进行审核，自动生成“销售出库单”到仓库办理出库手续；

5．材料到货后，由物料部在“采购管理”模块中录入“采购到货单”，同时报检通知质检员进行检验；

对合格和让步接收物料办（理入库手续，对不良物料通知采购部门退回供应商，同时在“采购管理”模块中录入“到货退回单”，并将不良物料退回供应商。

6．委外业务，物料部门在“库存管理”模块中依据“委外订单”录入“材料出库单”发材料给委外供应商进行加工，委外部门收到加工商的成品时，物料部门在“委外管理”模块依据“委外订单”开“委外到货单”，进行质检，对合格和让步接收物料办理入库手续，对不良物料通知委外部门退回供应商，同时在“委外管理”模块中录入“到货退回单”，并将不良物料退回供应商。

7．针对于采购入库、产成品入库、委外入库、材料出库、委外出库、销售出库等业务库存管理模块录入单据审核增加现存量，在存货核算模块增加出入库成本，在存货核算系统记账生成凭证进入总账。

8．针对于物流带动资金流，采购入库对应的是“采购发票”挂应付账款；

委外入库对应的是“委外发票”挂加工费；

销售出库对应的是“销售发票”挂应收账款。

对于涉及到的供应商、委外商、客户的应付/应收账款全部进行应收/应付系统核算，生成凭证传入总账。

9．由上述可以看出，企业的业务流程，是各个职能部门共同协作来完成的，任何一个部门或任何一位操作人员的失误，将导致系统数据的错误，后果难以预料。

ERP对每一位员工的工作质量提出了更高的要求。

2.2各部门操作流程图

2.2.1物料部ERP系统操作流程图

2.2.1.1采购物料入库

采购入库分采购到货和采购