七天学会时间管理文档格式.docx
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请先完成下面这个小练习,在后面我们将以它作为讲解实例。
练习
假设现在是星期一的晚上,你要计划未来五天的日程,面前是这五天要
做的事情:
1.你从昨天早晨开始牙疼,想去看医生
2.星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡
3.你有好几个月没有回家,也没有写信或打电话
4.有一份夜间兼职不错,但你必须在星期二或星期三晚上去面试(19
点以前),估计要花1小时。
5.明晚8点有个1小时长的电视节目,与你的工作有密切关系
6.明晚有一场演唱会
7.你在图书馆借的书明天到期
8.外地一个朋友邀请你周末去玩,你需要整理行李
9.你要在星期五交计划书之前把它复印一份
10.明天下午2点到4点有一个会议
11.你欠某人200元钱--他明天也将参加那个会议
12.你明天早上从9点到11点要听一场讲座
13.你的上级留下一张便条,要你尽快与他见面
14.你没有干净的内衣,一大堆脏衣服没有洗
15.你想好好洗个澡
16.你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会,预计1小时
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17.你身上只有5块钱,需要取钱
18.大家明天晚上聚餐
19.你错过了星期一的例会,要在下星期一之前复印一份会议记录
20.这个星期有些材料没有整理完,要在下星期一之前整理好,约需
2小时
21.你收到一个朋友的信1个月了,没有回信,也没有打电话给他
22.星期天早上要作一次简报,预计准备简报要花费15个小时,而且
只能用业余时间
23.你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐,但家里什么吃的也没有
24.下个星期二,你要参加一次业务考试
请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级,按优先级把它们重
新排序,然后根据这些事件,制订一个周末的时间安排表。
在这些项目中,有些是互相冲突的,有些则富有弹性。
如何制
订一份合理实用的计划表呢?
在制订时间表以前,请:
1.把要做的事情全部看一遍
2.确定每件事情的重要等级
3.根据重要程度把事情重新排序
时间表可以参照下页的格式:
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时间星期二星期三星期四星期五星期六
每天上班时间为8点-18点(含往来交通时间,中午有1小时休息)
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编好时间表以后,请考虑:
哪些事情被放弃不做?
为什么?
哪件事情有最高的优先级?
你会高兴地执行这个计划吗?
请把你的回答写在下面:
为什么?
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第二天
前一天,我们动笔写了一份为期一周的时间表,对时间管理有
了亲身体会。
现在,我们来学习有关的知识,以便能做得更好。
任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤:
1明确你的价值观
2确定你的目标
3对你的目标按优先级排序
4明确你的任务
5对任务按优先级排序
价值观是我们想和做的基本原则,它是进行时间安排的最基本
的因素。
我们有不同的价值标准,它们形成我们个人特性的基础,
也是我们进行时间管理的基础。
大多数时候,我们根据自己的价值
观采取行动,虽然往往没有意识到这一点。
什么对你而言是最重要的?
家庭?
工作?
金钱?
你首先要明
确自己需要的是什么,然后才能朝那个方向走。
如果你不知道自己
的目的地,你很可能会到达别的地方。
上一节练习中的事件可以分为几个类别:
健康——看牙医,洗澡,等等
家庭——给家里打电话,等等
友谊——买礼物,回信,参加聚餐,拜访朋友,等等
爱情——准备烛光晚餐,等等
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工作——简报,电视节目,会议,整理材料,考试,等等
金钱——夜间兼职的面试,等等
兴趣——看演唱会,等等
重看一遍你对这些事件的排序,可以清楚地看出你把哪一项放
在首位,把哪些放在无关紧要的地方。
这就是你的价值观。
目标是我们的需求和愿望——我们想得到什么。
它们应该直接
源于我们的价值观。
否则,我们所做的事将无法满足自己的需要。
目标往往不能由单个行动达到,需要花费相当长的时间,并需要采
取若干步骤。
例如,周末有一对矛盾:
要么去外地拜访朋友,要么准备星期
天的报告。
如果你决定去外地访问朋友,而不为报告做准备,你的目标很
可能是:
保持友谊,哪怕自己做出某些牺牲。
如果你不去访问朋友,而是准备报告,你的目标很可能是:
尽
最大努力完成工作。
当然,保持友谊和完成工作都是你的目标。
但你对它们的重视
程度取决于你的价值观。
把友谊放在前一位的价值观可能是:
你对生活的真正满足源于
你的家庭和朋友。
把工作放在前一位的价值观可能是:
你对生活
的真正满足来自于追求卓越。
再如,任务表中还有一对矛盾:
星期二和星期三晚上,在公司
开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样,舍弃一样。
它
们分别代表的是工作、金钱和兴趣,对它们如何排序,也完全取决
于你的价值观和目标。
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一旦明确了自己的价值观和目标,接下来制订日程表的过程就
很简单了。
下面是一套时间管理能力的自测题,请为每一项选择最适合你
的修饰语:
是“总是”,还是“经常”,或是“很少”?
总是经常很少
1我觉得我可以工作得更努力
2我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时
3我常常把事情留到最后一分钟才做
4对我来说,开始一项工作很难
5我对下一步要做什么不很确定
6我要开始做某件事之前,要拖延很长时间
7我不知道我做的是否足够多
8我在不同的任务之间频繁地换来换去
9我在某些地方的工作效率比在其他地方的高
10我在某些时间的工作效率比在其他时间的高
11我工作起来没有规律,往往在某件事上花费很多时间后又置之不理
12我不可能完成我想做的全部事情
13我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情
14到这门课程结束之前,我不敢肯定自己是否会坚持到底
15我工作时没有任何计划
请把你的答案和后面的解释互相对照。
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1.我觉得我可以工作得更努力
你总是觉得你可以做得更好一些吗?
如果你总是觉得自己的
时间没有发挥最大作用,这说明你的时间管理技巧有问题,你要学
会善用时间。
2.我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时
很多人对自己的工作时间只有个大致的印象:
我好象一直在工
作。
这样是不行的。
人们的感觉往往和实际并不相符。
研究人员用
录像机摄下实验者的工作情况,把统计得到的工作时间与实验者自
我感觉的工作时间对照,发现两者之间的差距相当大。
如果你对自
己的工作时间没有明确的认识,最好花一天至一星期的时间,逐小
时记录自己的工作时间,结果说不定会使你大吃一惊。
3.我常常把事情留到最后一分钟才做
如果总是出现这种情况,有两种可能原因:
一是你忽视时间管
理,不使用时间表,二是在制订时间表时,没有依照合理的顺序。
4.对我来说,开始一项工作很难
哪怕订好了计划,要开始做这件工作,仍是件头疼的事——如
果常常出现这种情况,那么,症结不在制订计划的环节,而在于“行
动”这一环。
你要有意识地增强自己的行动意识,并学会一些克服
拖延的技巧。
5.我对下一步要做什么不很确定
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如果总是对下一步要做什么不很确定,则是缺乏整体计划的表
现。
6.我要开始做某件事之前,要拖延很长时间
请参见对第4项的解释
7.我不知道我做的是否足够多
请参见对第1项的解释
8.我在不同的任务之间频繁地换来换去
怎样确定分配给不同任务的时间段长度,是一项重要的技巧,
过长或过短都会降低你的效率,你可以通过测试和记录来确定最适
合自己的间隔。
9.我在某些地方的工作效率比在其他地方的高
没有人能完成排除外界影响,不同的地点对人的工作效率有不
同的影响,只不过人们往往没有留意这一点。
如果你清楚地知道自
己在哪些地方的工作效率较高,说明你对自己很了解。
这有助于你
进行时间管理。
10.我在某些时间的工作效率比在其他时间的高
请参见对第9项的解释。
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11.我工作起来没有规律,往往在某件事上花费很多时间后又置
之不理
这也是缺乏整体计划的表现。
12.我不可能完成我想做的所有事情
人不可能完成所有想做的事情,在制订时间表时必须有所取
舍。
但如果连时间表上的事情也总是不能完成,那么不是时间表不
切实际,就是执行的过程出现问题。
13.我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情
先明确价值观,再确定目标,就能容易地为各种事情确定优先
级,优先处理重要的事情。
如果总是对此感到迷惘,则说明对自己
的价值观不很明确,不能清楚地表述自己真正需要的是什么。
14.到这门课程结束之前,我不敢肯定自己是否会坚持到底
如果因为缺乏计划和执行能力,常常不能完成想做的事情,就
会对自己失去信心,做任何事情的时候都不知道自己是否会坚持到
底。
15.我工作时没有任何计划
这是你对自己的计划性的评价,请对照上面各项的解释,看你
对自己的评价是否适当。
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第三天
经过两天的学习,你是不是感到自己对时间管理有了更深的了
解,管理起时间来更轻松了呢?
时间管理的精髓远不止此,今天,
我们除了进一步探索价值观对时间管理的影响,还将学习更多内
容:
任务的类型。
请在脑海中想象一棵大树,树根是你的价值观,树干是你的目
标,树的主枝是你的主要任务,树的细枝和叶子是你的次要任务。
你所做的一切应源于你的价值观,它是树根。
你的目标支撑着各种各样的任务,它们都是为实现你的目标服
务的。
树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来,同样,你通过主要
任务来实现你的目标。
树叶为树的生长提供养份,你通过完成各种次要任务,保持你
现有的生活。
拿出一张白纸,画出一棵树,如下:
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在树根处写上你认为最重要的价值,在树干处写上你的目标,
在几个主枝中写上你的主要任务,在叶子和细枝旁写上各种次要任
务,完成这幅图。
你可以按照下面的步骤进行:
1.树根。
写上你认为最重要的价值。
如果你对这一点比较模
糊,不能清楚地说出自己最想要的是什么,请试一试这个办法——
重新拿一张纸,写下所有想要的东西,如健康、金钱、幸福的家庭、
爱情、事业、自由自在、旅行、安定……写完之后,划去你认为
最不重要的一项,再在剩下的项目中划去一个最不重要的,一直划
下去,直到只剩下一项,它就是你最重视的东西。
2.树干。
写上你的人生目标。
注意,你的人生目标应与你的
价值观是一致的,如果不一致,你写下的树根确实是你最珍视的东
西吗?
或者,你写下的人生目标真的是你最大的希望吗?
3.主枝。
写上几个主要任务。
这些主要任务应是直接为你的
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目标服务的,实现这些任务有助于达到目标。
如果不是这样,请思
考是否有必要在这个任务上面投入时间和精力。
4.树叶。
写上次要任务。
有些次要任务是实现主要任务的手
段,有些次要任务用来维持现在的生活。
次要任务是不可缺少的,
没有树叶的树无法生长,但它们不应占据你的主要精力。
进行时间管理时,这幅图是重要的参考。
面对纷繁复杂的任务,如何才能迅速准确地判断它们对你有多
重要,从而对它们进行选择和排序呢?
按不同的标准,任务可以分
为紧急任务和重要任务、维持任务和发展任务,在此基础上,你就
能快速而准确地分辨出哪些是主要任务,哪些是次要任务了。
紧急任务指:
如果不能按期完成,它对你或别人的价值会减少
甚至消失。
重要任务指:
如果它成功地完成,你或别人将取得很大的收益。
带来的收益越高,这项任务的重要程度越高。
紧急任务和重要任务有四种不同的组合:
1.紧急并且重要的任务
这些任务应具有最高的优先级,应该从现在就开始做。
2.紧急但不重要的任务
这些任务现在需要时间,但优先级比紧急且重要的任务要低。
3.重要但不紧急的任务
它们的优先级不是最高的,但应该在你的时间表中占重要位
置。
4.既不紧急又不重要的任务
你真的需要做这些事情吗?
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发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分
类。
发展任务指:
如果成功完成此项任务,你现在的情况会得到改
善。
例如,你搬进一套更好的住房。
维持任务指:
完成这些任务可维持你现在的情况。
例如,你每
个月缴纳房租和水电费。
发展任务和维持任务有很大区别,发展任务具有如下特点:
通常由你的目标衍生出来
可以作为一项挑战
需要多加考虑
下面是第一天的例子,请先将它们按重要任务和紧急任务的四
种组合分类,再按发展任务和维持任务分类,然后把它们按重要程
度排序。
对比现在的排序和在第一天的排序,两者有什么区别吗?
第一天的例子
4.有一份夜间兼职不错,但你必须在星期二或星期三晚上去面试
5.明晚8点有个电视节目,与你的工作有密切关系
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20.这个星期有些材料没有整理完,要在下星期一之前整理好
22.星期天早上要作一次简报,预计准备简报要花费15个小时,而且
24.三个星期后,你要参加一次业务考试
相信你在了解任务的分类以后,对划分任务的重要程度会更得
心应手。
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第四天
大家可能会希望有一种通用的时间管理方法,学会以后,无论
何人何时何地,都能畅通无阻地运用。
不过,可惜的是,并没有通
用的时间管理方法,就像买衣服一样,我们得根据自己的特点选择
合适的样式和尺码,有时还得量身定做,不同的人需要采用不同的
时间管理方法,有时甚至得自己创造出新方法来。
有的人喜欢列出详细的清单,把时间精确地划分为一小块一小
块,严格地按日程表行动;
有的人则相反,喜欢把握整体,形象地
思考问题,抗拒“机械的”日程表,传统的时间管理方法只会使他
们感到不舒服。
对于后一种人而言,他们只愿把事情简单地排序,
然后设定最后期限,而不愿把它们分割成小块,填入时间表。
无论你属于哪一种,都要找出适合你自己的方法,只有这样,
才能保证时间管理是在帮助你组织时间,而不是加重你的负担。
你
可能需要结合两种风格的管理方法,以便创造出自己的时间管理体
系。
在继续这节课时,请注重考虑你的需要和偏好,按你的想法修
改课程中的建议和方法。
不管你偏好使用哪种风格管理你的时间,下面这几个习惯都会
帮助你提高时间管理的效率。
1.积极积级意味着采取主动,而不是坐等别人先行动,然而
消极地回应。
与主动相反的是被动,被动的人习惯于对周围的事情
做出反应,这使他们耗费掉更多时间。
想一想,然后写下一些能使
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你采取主动的具体方法,以便能对你的时间有更多控制权。
2.通盘考虑从你想达到的目标反推出要做的事情,然后详细
计划。
写下你的目标,然后从目标出发,逐步写出你需要做的事情。
估计每一步所需的时间,然后列出整体计划。
3.按顺序做事对任务进行分类,舍弃不需要的任务,然后把
剩下的任务排序,以便优先处理紧急和重要的任务。
80%的事情只
需要20%的努力。
而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。
因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分
配时间。
做好的事情要比把事情做好更重要。
做好的事情,是有效
果;
把事情做好仅仅是有效率。
首先考虑效果,然后才考虑效率。
4.提前准备保持主动的要诀是事先计划,例如每月制订一份
计划表,在上面标出重要的日期和繁忙的时间,据此来安排其他的
事情。
许多人讨厌日程表,认为它们夺走了自己的自由。
按日程表行
事的确会降低一定的灵活性,但如果认为日程表把人变成奴隶,那
就大错特错了。
这种错误源于对自由的误解。
事实上,有几种不同的自由。
如果混淆两种类型的自由,就会
出现上面所说的误解。
首先,人们提到自由时,往往指的是选择的自由。
我们按自己
的意愿,做这件事,而不做那件事。
反过来讲,一个自由的人不会
被迫做出违背意愿的事情。
这是一种消极的自由。
第二种更重要的自由,是实现自己、控制自己行为的自由。
是一种积极的自由,因为它通向人的目标。
它可以表达为“自由的
意愿”,这是更加高级的自由,也就是“成为自己想要成为的人”
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的自由。
不过,如果只是肤浅地理解这种自由,很可能会认为它和第一
种自由是相对的,甚至无自由可言。
导致这种想法产生的原因是,
现实生活中,为了实现更美好大的目标,我们常常需要放弃当前的
欲望。
例如,在阳光明媚的星期天上午,你也许很想出去好好地玩
一场,不去参加培训班。
从第一种意义上来说,你当然可以自由选
择是否出去玩。
但是,不上课很可能会导致你考试不合格,或者学
不到该学的东西。
学习能使人获得更大的自由,新知识可以使人更
好的完成人生的目标。
所说的这些是为了开阔我们的视野。
我们不要把自己限制在
“自由”狭窄的定义内:
“自由就是想做什么就做什么”。
而应把自
由看成“完成自己设定的人生目标的能力”。
如果不约束和控制自
己的行为,使之符合目标,我们就无法达到人生的目标。
正是因
为如此,日程表非常重要:
它使我们能有计划地运用时间,以达到
自己最终的目的,实现更高层次的自由。
要写一份日程表,没有固定的方式,只需遵循一些基本原则。
在开始前,找到合适的工具。
你可以使用一张纸、日程计划簿或电
脑来记录你的日程表。
首先,你把一天的时间分为几块,如上班的
时间、吃饭的时间、睡觉的时间。
然后再具体划分每一块时间。
写日程表时,要现实一点。
日程表是帮助你安排时间、达到目
标的工具。
不要把日程表写成做不到的愿望列表,那样只会使你被
自己不切实际的计划挫败并失去信心。
灵活地执行日程表。
一般来说,只将时间的50%计划好,其
余的50%应当属于灵活时间,用来应对各种打扰和无法预期的事
7天学会高效管理时间第21页
情。
实际执行时,事情总会发生这样或那样的变化,使你不得不偏
离定好的计划,如果时间表定得过于精确,反而会失去机动性和实
用性。
每隔一段时间评估一次日程表。
每两个星期,重新审视一遍日
程表,看它起了多大作用,是否订得过高或过低,可以怎样改进它。
然后,进行必要的修改。
如果你以前从未好好计划