档案管理培训汇编Word格式.docx
《档案管理培训汇编Word格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理培训汇编Word格式.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
举例诠释全宗、案卷、文件之间的关系
（三）全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。
如：
**地区政法系统全宗群
解放战争时期党政机关全宗群
（四）案卷是档案基本的个体保管单位，是由若干个互有联系的文件构成的组合体。
例如：
人事档案一般都是以人为单位立卷，一个人的全部人事档案就构成一个案卷；
会计档案中的帐薄本身就构成一个案卷。
（五）全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。
通常包括：
移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。
全宗卷应单独集中，按全宗顺序保管。
当全宗转交给另一档案馆（室）保管时，其相应的全宗卷也随同全宗移交。
（六）档案保管期限表就是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据。
类型包括：
通用档案保管期限表；
专门档案保管期限表；
同系统机关档案保管期限表；
同类型机关档案保管期限表；
机关档案保管期限表
文书档案保管期限一般定为永久、长期和短期三种。
其中短期为15年以下，长期为16年-50年左右，永久为50年以上。
人民法院的诉讼档案分为永久、长期（60年）、短期（30年），刑事案件的证物不宜长期保管的至少也要保存十五（证物有些是档案，有些则不是）；
案件的结案时间是从终审判决结案后的第二年算起；
档案的销毁是将其中的判决书、裁定书、调解书取出一份，按年度审判级别整理立卷、永久保管。
会计档案的保管期限分为两种：
定期（三年、五年、十年、十五年、二十五年）、永久
其保管时间是从会计年度结束后的第一天算起，会计档案中的预算、计划、制度等文件材料的保管期限是和文书档案一致的
（七）档号
（八）档案代理卡，为了便于库房管理员掌握档案的流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡”或“代理卡”。
二档案管理工作的基本内容
图1档案管理的工作内容
（一）收集是档案管理的实际起点。
其基本任务是将分散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案及散失在国内（外）的档案（或复制品），按照国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，有计划地分别集中到各有关档案馆（室）的活动。
（二）整理是档案管理工作的核心部分。
其基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化。
（三）保管是指狭义上的对已整理好并已经入库存放的档案进行日常的维护管理。
其任务有二：
一是维护档案实体法人管理秩序，使档案在库房中存放和使用时始终有序：
二是保护档案实体不受损害，尽量延长档案实体的“自然寿命”。
（四）检索是指对所保存档案信息的查检寻找。
其基本任务是运用一系列的专门方法将档案的信息内容进行加工处理，编制各种各样的检索工具（目录），并运用这些检索工具为人们查找到所需档案。
（五）提供利用又称利用服务，是直接体现档案管理目的的具体工作。
其基本任务是将档案直接或间接地提供给利用者，最大限度地满足社会各方面对档案的利用需求。
（六）编研是一项研究性的专门工作。
其基本任务是对档案内容信息进行编辑、研究、出版等，将档案信息主动开发提供给各界利用。
鉴定与统计登记够不成严格意义上流程性工作环节。
鉴定是指对档案价值（有用性）的鉴别工作。
其基本任务是通过对档案的原始价值与情报价值（有用性）的鉴别判定，决定档案的存毁。
统计登记是对档案管理的方方面面进行随时记录和量化描述、研究的综合性管理手段。
三档案的保管与整理
（一）保管工作的含义为：
一库房管理；
二档案流动过程中的保护；
三保护档案的专门措施。
（二）档案库房管理
1库房编号有两种方法：
一为所有库房编一总的顺序号；
二分区编号。
编号方式一般是先编建筑物号（几号库、几号楼），然后再以建筑物为单位编层号和房间号，编号方法一般直接按某种顺序用阿拉伯数字顺次编号；
库房内装具的编号一般以保管机构或库房房间为单元进行。
顺序是从左到右、从上到下。
2排架
档案的排架应充分考虑管理和充分利用库房空间等因素。
一般不宜紧贴墙壁，尤其不能紧贴有窗户的墙壁。
装具每一列的走向应与窗户所在墙壁垂直，以避免户外光线的直接照射。
各列之间应保留适当的距离。
档案在装具中的存放方式有竖放和平放两种。
竖放时案卷的脊背朝外，以便于直接看到卷脊上的档号，调卷还卷较为方便。
因此各档案机构采用竖放的方式居多。
平放比竖放更有利于保护档案，其空间利用效率也稍大，但其缺陷是存取不太方便，并需在每一摞夹一纸条或卡片标明起始卷号。
这种方式多用于保管珍贵档案，以及卷皮质软、幅面过大、不易竖放的档案。
3全宗的排列和档案的存放：
一个全宗的档案放在一起,按全宗号流水排列法和全宗分类排列法或按全宗群排列的方法存放。
全宗编号和在库房的实际排列顺序一致。
序时流水编号法按进馆档案的先后顺序编号；
系统编号法如党群、政法、工交、农林、财贸；
按立档单位重要程度编号；
系统流水编号法，如：
G002、J011、A024、X136
4案卷排列
案卷排列就是固定全宗内各个案卷之间的排放顺序。
若全宗内档案进行了分类，实际上就是对类内案卷进行排列。
案卷排列一般按案卷形成的时间顺序和各案卷内容上的相互联系进行，即内容联系密切的案卷排放在一起，形成时间早的案卷排在前面，时间晚的案卷以时间先后依次往后排。
人事档案等专门档案往往是按人名姓氏笔画或拼音字母等逻辑性顺序排列。
案卷的排放顺序一经确定，就应对各案卷逐个进行编号，将其顺序确认固定下来。
第二章 档案的检索分类
一、分类的意义
档案的分类，对于整个档案整理工作的组织和质量以及日常的档案管理，都有重要的意义。
首先，档案如不经过分类，还不免是一堆杂乱无章的材料，只有档案进行合理的分类，才能揭示出它们之间的内在联系，真正使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。
其次，就整个管理工作的程序而言，只有经过分类，其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。
二、档案的分类
（一）宏观档案分类法——中国档案分类法
《中国档案分类法》从20世纪50年代末开始编制，直到1987年第一版正式发表，在1997年又进行了编制和扩充。
它是以不同历史时期的国家机构、社会组织，从事社会实践活动的职能分工为基础，并紧密结合档案技术和反映的事物属性关系，来建立从总到分，从一般到具体的逻辑体系。
它把全表分为政治、科学文化和经济3大部类19个大类。
具体如下：
A 中国共产党党务
B 国家政务总类
C 政法
D 军事
E 外交
F 政协、民主党派、群众团体
G 文化、教育、卫生、体育
H 科学研究
J 计划、经济管理
K 财政、金融、保险、审计
L 商业、旅游业、服务业
M 农、林、牧、渔业
N 工业
P 交通
Q 邮电通信
R 城乡建设、建筑业
S 环境保护、土地管理
T 海洋、气象、地震、测绘
U 标准、计量、专利
《中国档案分类法》采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，用一个字母表示一个基本大类，以字母的顺序反映大类的顺序，如A 中国共产党党务、D军事等。
一些大类下属的二级类目涉及若干个相对独立的领域或数量较多，分类表中采用了双字母制。
如K财政、金融类下涉及4方面内容,分类表中用KA 财政、KB金融、KC税务、KD审计表示二级类。
字母之后，用数字表示下属类目的划分。
类号表达采用层累制的方法。
所谓层累制就是用数字和字母的位数表示类目的级位，一位字母或数字代表一级类，两位代表二级类，以此类推。
如前面的例子中，K表示一级类目，KB表示二级类目，KB1表示三级类目，以下每增加一位数字就增加一级类目，KB13111表示七级类目。
层累制的优点在于它能够清楚地显示类目之间的隶属和并列关系，但每一级只能使用9个数字表达9个同位类，而无法表示同位关系较多的类目，所以《中国档案分类法》采用了两种变通的标记方法：
八分法和双位制。
当同一级类目超过9个时采用1889919293
三、分类的一般方法有
1、时间分类法
A、年度分类法
B、时期分类法
2、来源分类
A、组织机构分类法
B、作者分类法
C、通讯者分类法
3、内容分类法
A、问题分类法
B、实物分类法
C、地理分类法
4、形式分类法
A、按文件种类分类
B、按载体形态分类
C、按形状规格分类
四、常用分类方法：
分类方法很多，常用的主要有三种：
（一）年度分类法
（二）组织机构分类法
（三）问题分类法
五、复式分类法的选择和分类方案的编制
（一）年度--组织机构分类法
适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。
（二）组织机构--年度分类法
适用于撤销机关档案。
（三）年度--问题分类法
多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。
总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。
（四）问题--年度分类法
多适用于撤销机关档案和历史档案。
第四节 立卷
立卷工作内容包括：
组成案卷单位
拟写案卷标题
卷内文件的排列与编号
填写卷内文件目录与备考表
案卷封面的编目与案卷的装订（或“装盒”）
第五节 卷内文件目录、案卷目录与档号
一、卷内文件目录
1、卷内文件排列
时间、重要程度、作者、问题、地区、文件名称
2、卷内目录及备考表
二、案卷目录
案卷目录就是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序排列的一览表。
三、档号
长期以来，我国许多档案馆不编档号，或档号残缺不全，从而影响了档案的查找利用。
全宗号、目录号、案卷号、页号（件号）
1、全宗号
序时流水编号法按进馆档案的先后顺序编号
系统编号法如党群、政法、工交、农林、财贸
按立档单位重要程度编号
系统流水编号法：
2、目录号
3、案卷号
4、件号或页号
5.2分类
归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构（问题）分类
将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）
5.3排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。
5.4.1全宗号：
档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2年度：
文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3保管期限：
归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4件号：
文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
室编件号的编制方法为：
在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。
馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5机构（问题）：
作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5.5编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。
5.5.1.1件号：
填写室编件号。
5.5.1.2责任者：
制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3文号：
文件的发文字号。
5.5.1.4题名：
文件标题。
没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。
5.5.1.5日期：
文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6页数：
每件归档文件的页数。
文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7备注：
注释文件需说明的情况。
5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×
宽为297mm×
210mm）。
5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。
归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。
其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1档案盒
5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。
档案盒的外形尺寸为310mm×
220mm（长×
宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等（见图A4a）。
5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A4b、图A4c）。
其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接；
盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
5.6.2.1盒内文件情况说明：
填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2整理人：
负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3检查人：
负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4日期：
归档文件整理完毕的日期。
三、排检方法
（一）分类法：
以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。
优点：
同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。
（二）按作者排检法：
现又称责任者
把同一个作者形成的文件线索集中在一起。
此法一般在机关档案室用得较多。
（三）按文号排检法：
即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。
在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。
但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。
（四）按字序排检法
编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。
1、部首偏旁法：
采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。
2、笔数、笔形法：
其困难在于繁，简字的问题。
3、四角号码法：
全国的人名、地名卡片采用此法较多。
但此法的普及面不广。
4、音序法：
按汉语拼音顺序进行排列。
多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。
此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。
（五）按地序排检法
按照文件形成的地区排列。
此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。
如清代的奏折、地质档案、农业档案等。
（六）主题法
按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。
严格来说，此法与第（四）种方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。
对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。
目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。
第三节 档案机构
一、档案室与机关档案工作
１、关于机关档案工作的性质，历来有不同提法。
第一个提法：
机关档案室是机关秘书部门性质的一种辅助机构，机关档案室工作一般是机关秘书工作的一部分。
另一种的提法：
机关档案工作是一项机要工作或专门工作。
第三种提法：
A、是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业辅助机构。
B、党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一，具有机要部门性质。
C、从全国档案工作来说，档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
第四种提法：
A、档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部机构，主要为本单位工作、生产和科研服务。
B、档案室又是国家档案事业组织体系基层组织，是档案馆工作的基础。
档案室的上述双重性质，支配着档案室的整个工作活动。
２、基本任务
（1）对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。
（机关档案室不直接参加立卷工作，而由文书部门进行，同时也有根据具体情况而具体分析的。
）
（2）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。
（3）在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督和指导。
a、传达和贯彻有关档案工作的方针、政策、法规和国家行政管理部门和规定、办法等。
b、制定本机关、本系统和所属单位档案工作管理办法等。
c、对本专业体系所属单位和本单位的档案人员进行专业培训。
（4）按规定向档案馆移交应该进馆的档案。
（5）办理领导交办的其他有关的档案业务工作。
3、档案室的类型
（1）机关档案室，也称为普通档案室、文书档案室。
（2）科技档案室
（3）音像档案室
（4）人事档案室
（5）综合档案室
（6）联合档案室，有些类似于档案服务中心、文件中心。
二、档案馆
（一）档案馆的性质
根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。
我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。
档案馆所保存的档案，有些是有机密性的。
档案馆又具有机要性。
（二）档案馆的基本职责和具体任务
档案馆的基本职责是：
集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。
档案馆的具体任务，主要有三个方面：
1、接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；
2、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；
3、参与编修史志工作。
（三）档案馆的种类
1、按地区可分为：
A、中央级档案馆，如：
中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中国电影资料馆等；
B、地方档案馆，又有省（自治区、直辖市）、地区（市、自治州）、县级档案馆，如：
北京市档案馆、新疆维吾尔自治区档案馆、柳州地区档案馆、桂林市档案馆、呼玛县档案馆。
2、按专业可分为：
A、综合性档案馆，如中央档案馆、四川省档案馆等。
B、专业档案馆，如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、各地城市建设档案馆等。
3、按地区结合专业可分为：
中央级综合档案馆（如：
中央档案馆）、中央级专业档案（如：
中国照片档案馆）、地方综合性档案馆（如：
天津市档案馆）、地方专业性档案馆（如：
包头市城市建设档案馆）。
三、档案行政管理机构
1、档案行政管理机构的性质是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。
既是党的机构，也是政府机构。
2、档案行政管理机构的基本任务为：
A、制定方针、法规性文件、规章制度。
B、对档案工作进行指导、监督和检查。
C、制定发展规划，筹建档案馆。
D、提出鉴定档案的原则和标准，研究和审查保存价值、保管期限等方面的问题，监督销毁。
E、组织并指导理论和技术研究，提出方案。
F、召开会议，研究问题，交流经验。
G、发展档案专业教育，评定职称。
H、组织档案的利用工作
I、党和国家领导机关交办的有关档案工作的其它事宜。
三、常见档案检索工具
1、案卷目录
案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。
案卷目录一般采用书本式，其目录表包括：
顺序号（案卷号）、案卷标题、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。
表中的备注是用来记载案卷中某些需要特殊说明的问题，如移出、销毁、卷内文件的增减、霉烂、字迹模糊等。
2、全引目录
案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。
它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。
3、全宗目录
全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。
其编制目的是向利用者概要地揭示本馆所藏档案的范围，以及用于档案的统计和保管工作。
全宗目录适合于档案数量较大，全宗较多的大中型档案馆。
4、分类目录
分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。
分类目录的主要特点是系统地揭示档案的主题内容，具有较强的族性检索功能。
各档案馆的手工检索分类目录大多采用卡片式。
5、主题目录
主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。
主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。
6、专题目录
专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。
7、文号索引
文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。
文号索引一般采用表格形式，所以通常称之为文号、档案对照表。
也有的档案室以文号为检索项设置较为全面的项目，形成文号目录。
8、人名索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。
在档案利用中检索人物占有相当的比重，由于在标题中很少反映人
升级会员 