苏宁电器连锁集团行政管理手册实用手册.docx
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苏宁电器连锁集团行政管理手册实用手册
目录
第一篇总则2
第二篇基础管理2
第一章行政体系组织机构2
第一节组织机构设置2
第二节内部沟通2
第二章行政管理制度建设2
第三章行政体系的数据管理2
第一节数据2
第二节报表2
第三节ERP………………2
第四章内部监管2
第一节内部监管的原则2
第二节上级对下级的监管2
第三节对基层单位的监管2
第五章持续改进2
第三篇行政管理篇2
第一章行政物资的管理2
第一节行政固定资产及低值易耗品管理规定2
第二节服装管理规定2
第三节印刷品管理规定2
第四节行政办公用品管理规定2
第二章通讯费用管理2
第一节手机卡及话费管理规定2
第二节固定电话费用控制及管理规定2
第三章餐饮住宿管理规定2
第一节员工工作餐管理办法2
第二节外包餐管理规定2
第三节物流食堂管理规定2
第四节员工住宿管理规定2
第四章保洁管理规定2
第一节清洁岗位工作职责2
第二节清洁卫生工作程序、标准2
第三节规章制度、规定2
第四篇物业管理篇2
第一章工程维修管理2
第一节工程维修管理2
第二节电气管理2
第三节水系统管理2
第四节消防、监控系统管理2
第五节中央空调、电梯设备管理2
第五篇采购管理篇2
第一章行政采购过程管理2
第二章行政采购招标管理2
第三章行政采购物资仓库管理2
第六篇安全管理篇2
第一章日常安全管理2
第一节保安岗位职责、工作流程2
第二节职业道德及礼仪规范2
第三节治安防范及安全保卫工作基本常识2
第四节保安管理制度及规定2
第五节车辆管理规定2
第六节保安管理条例2
第二章筹建安全管理2
第一节安全筹建工作的开展2
第二节保安人员的招聘、培训与管理2
第三节施工现场的安全管理2
第五节开业保卫方案的制定2
第六节开业现场的维护与保卫2
第七节开业后期的调整与交接2
第三章消防安全管理2
第一节消防器材、设备管理制度2
第二节消防安全检查工作制度2
第三节消防整改措施制度2
第四节仓库防火制度2
第五节动火用电申请制度2
第六节防火安全教育制度2
第七节消防安全防火奖惩条例2
第八节消防、防火知识培训2
第四章应急响应管理2
第七篇附则2
第一篇总则
随着苏宁电器连锁集团规模的日益发展壮大，行政管理的职能也日益细化完善。
为指导总部及各大区、子公司的行政管理工作，使行政管理工作有章可循，行政管理部在总结集团成立以来行政管理经验的基础上，制定本行政管理手册，以此作为集团各公司各项行政工作的指南。
苏宁电器集团的行政管理工作主要系各项后勤事务的管理，包括行政费用预算管理、行政物品采购管理、手机和固定电话费用管理、办公及环境管理、餐饮住宿管理、行政固定资产及低值易耗品管理、印刷品管理、服装管理、安全保卫管理等。
行政工作复杂、繁重、琐碎，要求每一位行政管理工作人员能够吃苦耐劳，工作细心周到，有责任心意识。
备注：
本手册中“行政部”一词若非特别指出，泛指集团各级行政部门，即总部的行政管理中心（下设行政总监办、行政后勤部、物业管理部、行政采购部、安全保卫部）和大区、子公司的行政物业部。
第二篇基础管理
第一章行政体系组织机构
第一节组织机构设置
行政管理中心下设总监办、行政后勤部、行政采购部、物业管理部、安全保卫部五个部门，大区、子公司设行政物业部。
各部门职能职责如下
1、总监办
（1）基本职能：
全面负责行政物业管理工作
（2）基本职责：
①负责本中心全年及各阶段工作计划的制订、执行、督促、跟进、总结及问题的整改、反馈；
②负责集团行政物业费用预算的审核及执行过程的控制；
③负责本中心内各部门、集团内各中心、部门及相关对外事务的协调、沟通；
④负责集团行政、物业、保安人员人事档案、人员调配、人员培训、考核的管理；
⑤负责行政物业及安全保卫制度的梳理、完善及对子公司行政各项规章制度的执行进行监督、检查与指导；
⑥负责本中心收、发文及各种文档的管理。
2、行政后勤部
（1）基本职能：
负责集团行政制度、标准的制定与完善及监督执行；负责行政物资的配置、采购、发放管理；负责集团行政预决算编制及费用控制管理，集团日常行政项目预算计划编制；负责大中型行政物资招标工作的配合
（2）基本职责：
1）行政后勤一组：
①项目内容包括：
通讯、行政低值易耗品事务管理；
②负责集团通讯、行政低值易耗品配置标准的制定、完善及监督执行；
③负责各地区管理中心、子公司通讯、行政低值易耗品预决算的编制及审核，
每月根据各地费用执行情况出具决算报告；
④负责根据预算编制、汇总集团年、季、月度行政物资采购预算；
⑤负责通讯、行政低值易耗品的管理；
⑥负责对地区管理中心、子公司通讯、行政低值易耗品管理工作的指导与监
督。
⑦各地区管理中心、子公司行政体系日常报告审核、跟进。
2）行政后勤二组：
①项目内容包括：
服装、印刷品事务的管理；
②负责服装、印刷品配置标准的制定、完善及监督执行；
③负责各地区管理中心、子公司服装、印刷品预决算的编制及审核，每月根
据各地费用执行情况出具决算报告；
④负责根据行政项目费用预算，编制和汇总集团年、季、月度行政物资采购
预算；
⑤负责地区管理中心、子公司服装、印刷品管理工作的指导与监督；
⑥负责服装、印刷品的管理；
⑦各地区管理中心、子公司行政体系日常报告审核、跟进。
3）行政后勤三组：
①项目内容包括：
餐饮、住宿、保洁、卫生防疫类事务的管理；
②负责餐饮、住宿、保洁各项标准的制定、完善及监督执行；
③负责各地区管理中心、子公司餐饮、住宿、保洁预决算的编制及审核，每
月根据各地费用执行情况出具决算报告；
④负责各地区管理中心、子公司餐饮、住宿、保洁、卫生防疫类报告的审核；
⑤负责各地区管理中心、子公司行政工作的指导与监督；
⑥各地区管理中心、子公司行政体系日常报告审核、跟进。
3、物业管理部
（1）基本职能：
负责集团日常物业各项标准及管理制度的制定和完善及监督、执行；负责物业预决算的编制及费用控制管理；负责各类物业费用尤其是工程改造项目的预决算审核；负责集团各公司设备、设施的台帐管理；负责对集团各公司的设备设施检修保养情况进行指导、监督
（2）基本职责：
1）工程组：
①负责集团各公司房屋档案的建立；
②负责各类装修、改造工程工作的落实、指导、跟进；
③负责集团各公司房屋的维护、修缮管理（包括与业主的协调）；
④负责对集团各公司房屋租赁费的付款周期及付款金额的审核。
2）设备组：
①负责建立设备、设施使用及管理的各项规定，并对各公司执行情况进行监督、检查及指导；
②负责制定集团设备、设施的保养计划，并督促各公司定期对设备设施进行维护、保养；
③负责对租赁物内设备、设施的质量、性能进行评估；
④负责对集团各公司设备设施维护费用的审核，并制定采购计划；
⑤负责集团各大区、子公司各门店设备、设施档案的建立。
3）工程预算组：
①负责对集团各公司土木工程、水电工程、设备设施改造工程预决算的审核；
②负责组织土木工程、水电工程、设备设施改造工程的招标工作；
③负责集团物业各项费用的统计、分析；
④负责土木工程、水电工程、设备设施改造工程档案的管理。
4、安全保卫部
（1）基本职能：
负责建立、健全集团各项安全管理制度及其监督、执行；负责集团安全保卫队伍的建设管理；负责安全保卫工作年度预算的编制、审核
（2）基本职责：
1）治安组：
①建立、健全总部和各地区管理中心、各子公司、各连锁店、各仓储内（外）库的治安安全管理制度和日常工作流程；
②指导集团的安全保卫工作，根据集团及行政管理中心的总体工作规划，制定安全保卫工作的计划、任务及要求；
③负责对各地区管理中心、各子公司、各连锁店、各仓储内（外）库治安管理制度实施的跟进，对日常工作流程执行的检查；
④负责对各地区管理中心、各子公司、各连锁店重大节假日期间的促销活动的安全维护工作并进行指导；
⑥负责对外相关对口部门的接洽、沟通、协调；
⑦本体系日常事务的处理。
2）消防组：
①建立健全总部和各地区管理中心、各子公司、各连锁店、各仓储内（外）库的消防安全管理制度和日常工作流程；
②负责对各地区管理中心、各子公司消防管理制度实施情况的跟进，对日常工作流程执行的检查；
③建立、健全集团消防管理体系，组建总部及各地区管理中心、各连锁店、各仓储内（外）库的义务消防队；
④制定符合总部及各地区管理中心、各连锁店、各仓储内（外）库实际情况的灭火、应急疏散预案，对全体员工进行消防知识方面的宣传、培训并组织实地演练；
⑤根据集团消防配置标准检查各地区管理中心、各子公司、各连锁店、各仓储外库消防设施的完善情况；
⑥本体系日常事务的处理。
3）内务组：
①负责总部及各地区管理中心、各子公司、各连锁店、各仓储内（外）库全年安全工作计划实施的跟进；
②负责建立、健全总部及各地区管理中心、各子公司、各连锁店、各仓储内（外）库的安全保卫台帐（含人员、设备、器材等）；
③负责制定总部及各地区管理中心、各子公司、各连锁店、各仓储内（外）库全年安全工作的费用预算；
④负责对各地区管理中心、各子公司各项安全费用的审核、跟进；
⑤负责对各地区管理中心、各子公司根据总部全年工作规划制定的保安月工作计划进行审核、调整；
⑥负责安全事故的统计、分析、处理，并提出整改措施、方案、建议。
5、行政采购中心
（1）基本职能：
行政物资的采购、保管、发放
（2）基本职责：
1）计划结算组：
①根据集团各体系行政类物资的需求编制行政物资采购计划并组织实施；
②负责各类采购合同标本的制定、完善；
③负责采购合同的审核、签定、保管；
④负责行政物资采购费用的审核、结算工作；
⑤所有行政物资招标工作的组织安排。
2）行政采购组：
1负责采购流程的制定；
2负责组织制定采购标准、采购手册；
③各类行政物资的采购工作；
④负责集团各类物资的市场调研，准确掌握各类物资的价格、质量的变动状况，定期对供应商进行梳理；
⑤建立、健全集团性的供应商网络，组织执行对供应商的评估工作；
3）保管发放组：
①负责制定仓库管理、验收、发放等相关标准；
②负责各类采购物资的验收、入库、出库工作；
③负责对仓库里的物资进行日常维护（防盗、防损），安排和指导具体物资在仓库内装卸及摆放；
④负责行政物资发放的审核、控制，各类物资的台帐的建立及费用的月度分摊、分析；
⑤负责各类物资的定期盘点；
⑥根据调拨计划，合理安排具体划拨过程，对划拨给子公司的物资，负责向物流部门申请长途运输配送。
第二节内部沟通
一、沟通的原则
实事求是原则,通过沟通实现资源共享,部门间工作的衔接达到最佳理想状态。
二、工作汇报
（一）行政管理中心工作汇报，一般情况下各部门人员向本部门负责人汇报工作,各部门负责人向中心负责人汇报工作.
（二）一般情况下大区、子公司行政物业部定期向行政管理中心对口部门汇报工作，汇报方式可用书面形式或电话的形式，如遇对口部门无法解决的问题，可由对口部门负责人向中心负责人反映，或大区、子公司行政物业部负责人向中心行政总监办汇报
（三）间接上级指派的任务，要在执行的过程中设法向直接上级汇报，无法汇报时应，完成任务后在汇报。
因工作需要与其他部门多次沟通协调无果，无完成自己的工作职责时，应及时汇报。
突发事件的发生，应在第一时间内向直接上级汇报，同时也可向间接上级汇报。
事件结束或告以段落时，应将书面材料向上级及总部汇报
因其它工作的需要，须向上级汇报且又不方便向直接上级汇报时，可向间接上级汇报。
由于电话关机或线路故障等原因无法联系时，可向间接上级汇报，并说明无法与直接上级联系的实际情况。
（四）上报的方式：
网发、传真和电话
三、与其他部门之间的沟通
（一）本中心部门之间的沟通，主要是工作方面资源、数据的交流沟通，提出合理化的、建议、具有指导性的意见或是对中心乃至整个集团具有建设性意义的课题，最大限度的实现中心资源共享，使得中心内各部门能顺畅的开展工作。
（二）与中心外部门之间的沟通，主要是中心与中心之间工作流程衔接的沟通，使整个集团对行政管理中心的工作性质、工作流程、规章制度等方面有具体的了解，避免其他中心部门与行政管理中心共同配合开展工作时出现不必要的失误，提高办事效率，保证工作质量。
四、部门内部沟通
根据工作需要每个部门内设若干工作小组,都有明确的分工,各工作小组直接对部门负责人负责。
各工作小组之间可通过晨会、周末例会或日常工作中进行沟通、交流，整合部门内现有资源，梳理工作流程，共同努力、相互协作实现本部门制定的工作目标。
五、与基层单位的沟通
与基层单位的沟通重在指导与监督，中心各部门作为全国各大区、子公司行政物业部的上级部门，在业务上对下级单位进行必要的培训与指导，把下级单位的员工培训成业务精通，工作责任心强苏宁人。
下级单位定期向中心对口部门汇报工作，对于下级单位不理解的的问题，中心部门应该对其进行必要的说明与指导，对工作中出现的一些错误给予纠正，并对下级单位工作进行必要的监督，把总体的行政物业费用控制在理想的效果状态内，以期各下级单位在中心总的方针指导下顺利完成中心的工作任务。
第二章行政管理制度建设
行政管理制度建设伴随的企业的发展壮大而不断加以补充修订，中心各部门根据多年来积累的实践经验，相应制定本部门的一些制度、规定。
随着中心部门的重组、职能的细化，行政管理制度建设也迈向新的台阶。
前期行政管理中心分为总务部、行政采购部、安全保卫部三个部门，每个部门根据自身的职责编写一些相应的规章制度，对大区、子公司工作进行必要的指导，作为新进部门人员了解、熟悉、进入行政管理工作角色的学习资料。
随着我司规模的不断扩大，公司遍及全国，不同地域及人文环境对我司行政管理工作也提出了新的课题。
旧的行政管理制度已逐渐不能完全满足公司发展现状，为更好的为公司快速发展提供可靠的后勤保障，使行政管理工作适应公司发展的要求，对行政管理中心的职能进行重组划分，由原来的三个部门增加到五个部门，即行政总监办、行政后勤部、行政采购部、物业管理部、安全保卫部。
管理、服务的职责和范围相比以前更广泛，工作内容包括低值易耗品及固定资产、印刷品、办公用品、服装、餐饮、住宿、卫生保洁、通讯、工程维修、电气管理、水系统管理、消防监控系统管理、中央空调电梯设备管理、行政物资采购发放、安全保卫工作，每个部门内对岗位职责进行细化，使责任更明确。
第三章行政体系的数据管理
第一节数据规范性管理
数据主要分为两大块：
一是每年度费用的预、决算数据和新开店筹建预、决算数据；二是采购计划数据和已采购物资的汇总数据。
要求每一个数据的来源、产生建立在一定依据的基础上或实事求是实际发生的数据。
行政物业部门在开展工作过程中以这些数据为依据进行行政费用的审核、控制，预算数据建立在实际发生的决算数据基础上，准确的决算数据是完成预算的可靠依据，建立各项目的配置标准，完善对基础数据的管理，数据一旦确定将保持其稳定性，不得随意更改。
行政物资采购计划数据和已实际发生的采购数据建立台帐进行管理，根据这些数据可适时掌握整个集团行政物资的采购动态。
通过对数据规范性管理把总体行政物业费用有效控制一定范围内。
第二节报表
报表主要是中心各部门上报行政总监办的三六报、月度工作总结和大区、子公司上传的月度报表、采购计划表，通过对这些报表项目的分析，能及时掌握全国各大区、子公司的工作开展现状及费用控制情况。
利于行政管理中心制定相应的措施对大区、子公司进行针对性的指导和监督。
第三节ERP
ERP系统能够帮助企业建立一种新的管理体制，能迅速提高工作效率，节约劳动成本，能实现企业内部的相互监督和相互促进，并保证每个员工都自觉发挥最大的潜能去工作，使每个员工的报酬与他的劳动成果紧密相连，管理层也不会出现独裁现象。
对于企业来说，ERP首先应该是管理思想，其次是管理手段与信息系统。
管理思想是ERP的灵魂，不能正确认识ERP的管理思想就不可能很好地去实施和应用ERP系统。
ERP作为一种先进的管理思想和手段，它所改变的不仅仅是某个人的个人行为或表层上的一个组织动作，而是从思想上去剔除管理者的旧观念，注入新观念。
从这个意义上讲，不管是国外的ERP产品还是本土的ERP产品，关键看其管理思想是否新颖又实用，并且不脱离现实。
ERP系统与日常工作的结合
1、采购管理
随着企业的外购件和原材料在全部零件中所占的比例逐渐上升和对零件质量要求的提高，采购管理显得越来越重要。
采购管理能帮助客户确定合理的订货量，选择优秀的供应商，保持最佳的安全储备，保证按时到货，避免停工待料。
同时为采购人员提供强有力的决策支持，使采购员可以将注意力集中到影响采购活动的关键环节上去，提高采购效率，降低采购成本。
采购计划——通过运行MRP计算产生采购计划，与生产相关的直接物料由系统直接生成采购申请单。
而其它所有的间接物料，则根据相关的采购策略，由手工或系统生成。
采购询价——通过询价，报价的处理，公司对合理的价格进行确认，作为采购单价的依据。
订单输入、变更及跟踪——一旦达成采购协议，可以录入采购订单，订单输入后可以修改、报废和撤销，可对订单的执行情况进行追踪分析。
产品库存查询——订单执行后，需要进行产品库存查询，以便决定是分批发货还是生产完工后一并发货，满足客户需求。
采购接收——包括来料暂收管理（尚未检验）、验收入库管理、订单核销管理等。
零星采购——日常备品备件的采购管理。
供应商评估——通过与供货商合作的历史记录，以行业地位、信誉、履约率、产品发展、工艺技术、质量、成本服务、运输、通信联系方法等方面为评估依据，精确的计算出供货商的信用，对正确评价供货商提供量化的依据。
公司只与通过认证的供货商进行交易。
产品报价——以先前对本部件或相似部件的报价记录或部件模板为依据，快速计算出部件的成本，包括物料，外发加工，人工及其他费用的成本；还可在报价单中加入附加费用，如使用费或设计费等。
客户信用审核——可对客户信用进行审核，核定其信用额度，当应收帐款加上本次交易金额之和大于信用额度时，一般不予交易。
有关客户信息可以在单据上随时查询。
交货期的确认及交货处理——决定交货期和发货事务安排
2、库存管理
仓库是连接生产、供应、销售的中转站，是生产过程中必备的周转场所，自始至终贯穿企业生产经营的全过程，对促进生产提高效率起着重要的辅助作用。
库存管理为企业更好地计划和管理仓库提供了一个强有力的工具。
可以使管理者对库存成品、半成品、原料作出更好的规划和控制，帮助控制库存，保证生产中有足够的供应量，保证存货的准确性并且跟踪货物的流向，减少库存损耗，降低库存成本，提高库存周转率。
入库管理——用于处理入库操作，记录各种收货的类型（如：
外购入库、产品入库、委外加工入库和其他入库等），记录入库物品的物品代码、仓库、货位、数量、单价、供应商或车间、批号等信息，并打印入库单。
出库管理——用于处理出库操作,记录各种发货的类型（如：
销售出库、生产领料、委外加工发出和其他出库等），记录出库物品的代码、存放仓库、货位、出库数量、单价、客户代码或领用部门（车间）、领料单号或发票号等信息，并打印出库单。
入库检验——对采购来的材料进行检验，合格物品入库，不合格材料进行索赔或退货处理。
仓库调拨——按照企业业务和管理方式不同，分别处理物料内部调拨处理和存货异地移库处理，提供物料移动数量变化的调入仓库、调出仓库管理模式，保证仓存的实际数量精确。
库存盘点——可根据需要选择使用定期或连续盘点方式，既可对一个仓库的所有物料盘点，又可对某一个物料单独盘点，自动汇总盘点数据，及时生成盘赢亏调整单。
库存控制和优化——可按不同条件快速查询物料及现有库存，对库存信息实时监控。
对企业内的各类物料进行ABC分类管理，并提供最低库存量、最高库存量、安全库存量的预警功能。
3、结算管理
结算管理系统用于对企业的应收应付账款进行全面的核算、管理、分析、预测决策。
应用软件管理应收款业务能够改善发票和付款处理的精度，及时提供客户对帐单，减少处理应收款的时间，改善客户查询响应；应用软件管理应付款业务能减少处理应付款的时间，改进现金支付的控制，提高商业信用。
应收系统：
1发票管理——将订单信息传递至发票，按订单查询发票，发票的审核和打印，发票调整的审计，查询历史资料。
2客户管理——提供有关客户的信息，如：
使用币别、付款条件、折扣代号、付款方法、付款银行、信用状态、交易金额、折扣额等。
3收款管理——提供多种收款处理方法，如：
自动处理收款条件、折扣、税额和多币种的转换。
列出指定客户的付款活动和信用证的应用情况。
4帐龄分析——建立应收帐客户的付款到期期限以及为客户打印结算单的过期信息，并打印对帐单。
应付系统：
1发票管理——将发票输入之后，可以验证发票上所列物料的入库情况，核对采购订单物料，计算采购单和发票的差异，列出指定发票的有关支票付出情况和指定供应商的所有发票和发票调整情况。
2供应商管理——提供每个提供物料的供应商信息，如使用币别、付款条件、折扣代号、付款方法、付款银行、会计科目、交易发票金额、折扣额等。
3支票管理——可以处理多个付款银行和多种付款方式，能够进行支票验证和重新编号，将开出支票与银行核对，查询指定银行开出的支票，作废支票和打印支票。
4帐龄分析——可以根据指定的过期天数和未来天数计算帐龄，也可以按照帐龄列出应付款的余额。
第四章内部监管
第一节内部监管的原则
明确责任、适时通报、定期上报的原则。
各部门每日召开晨会，每周五召开周末例会，定期上报周计划、月度总结，中心通过上报的计划和总结及时掌握各部门工作完成情况和工作动态。
第二节上级对下级的监管
上级对下级的监管主要体现在对下级完成工作任务、质量上的监督和对下级员工在工作责任心、对待工作态度是否认真的检查以及下级员工如何认同、融入苏宁企业文化的培训和指导。
第三节对基层单位的监管
对基层单位的监管主要体现在对基层单位完成工作目标、工作质量方面的检查和对全国各大区、子公司行政物业部门是否控制在集团整个行政体系内的监管以及对行政费用控制在整体预算范围内的监督。
第五章持续改进
第三篇行政管理篇
第一章行政物资的管理
第一节行政固定资产及低值易耗品管理规定
一、总则
（一）为加强集团行政固定资产及低值易耗品的管理，提高行政固定资产及低值易耗品的使用效益，保证资产的完整性。
根据相关规定，并结合我司实际，特此拟定此办法（行政固定资产及低值易耗品以下简称物品）
（二）行政固定资产及低值易耗品的划分：
1、固定资产的标准：
根据会计制度规定，使用期超过一年的房屋、建筑物、机器、运输工具等，或非生产经营用单位价值在2000元以上，并且使用年限在2年以上的，称作为固定资产。
根据集团对固定资产管理部门的划定，行政管理中心所管理的：
房屋及建筑物、办公设备、机器、制冷类、监控设备、电梯扶梯、配电设备、消防设备等凡附合上述规定的统称为行政固定资产。
2、低值易耗品是指不能作为固定资产的各种用具物品、单位价值较低（2000元以下；50元以上），在使用过程中基本保持其原有实物形态不变的物品
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